移动办公系统建设方案.docx
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移动办公系统建设方案
云诚移动办公系统
建设方案
沈阳云诚科技有限公司
2015年9月
一、应用背景
如何有效地把企业管理起来，是每个企业管理者需要天天面对的问题，传统的纯手工办公方式不仅效率低、成本高，而且无法适应企业的快速发展和变化，成为企业扩大规模、再上一个台阶的瓶颈，主要体现在以下几个方面：
1、工作申请审批效率低，申请人需要拿着申请单挨个部门找相关领导审批，大量的时间都浪费在路上了。
2、工作办理进度不透明，工作到底进行到哪一步了需要到处打听，无法随时了解。
3、工作查询统计不方便，查看工作信息需要一张张地翻纸质的单子，非常麻烦；如果想统计点数据，就更加困难，需要层层汇总上报，不仅统计结果准确率不高，而且反映的信息经常延后。
4、工作办理不规范，企业可能制定了各项规章制度，但往往流于形式，没有真正落实和执行，不按规定办事的情况还是会经常出现。
5、信息传递不及时，发布公告需要层层转达，经常造成信息滞后，内部没有统一的信息发布渠道，造成小道消息满天飞，不利于公司维护自身利益和形象。
6、知识没有得到有效利用，企业长期积累的各种知识很多以电子文档的形式分散在不同的员工电脑上，没有统一管理，一旦员工离职，或者电脑被病毒破坏，就会造成公司无形资产的损失；而且，员工之间并不知道对方有什么文档可以利用，经常需要重复劳动。
7、沟通渠道不通畅，企业现有的沟通方式太少，除了见面、打电话以外，员工之间缺少更多更有效的的沟通方式，造成内耗严重，无法做到协调一致的执行公司战略；另外，员工之间传递文件要么用U盘等物理介质，要么用QQ等个人聊天工具，不仅容易传播病毒，而且容易造成信息泄露。
8、办公用品、固定资产、车辆、会议室等行政资源没有得到精细化管理，资源浪费现象经常发生；档案、印章等重要物品也没有很好的管理，一旦出事，就会给公司造成巨大损失。
二、解决方案
1、方案简介
信息技术的飞速发展引发了一场深刻的生产和生活方式变革，极大地推动着经济和社会的发展。
越来越多的单位开始重视并积极开展信息化建设，用科学的管理手段来提高自身的管理水平，以应对竞争日益激烈和瞬息万变的外部环境。
其中，办公自动化系统（OA）是很多单位信息化的首选应用。
因为OA是其他信息系统的基础，只有通过OA将日常行政事务管理好，才能更好地处理其他业务工作。
现代管理学认为，管理过程各个环节的主体都是人，人的行为是管理过程的核心。
移动办公系统以人为中心，通过十个方面的解决方案，将人与人、人与事、人与物、人与资金和人与信息这五种最重要的关系以科学而高效的方式管理起来，最终提高办公效率、降低管理成本、提升组织竞争力。
下面给大家一一介绍一下这八个方面的解决方案。
1.1、工作审批解决方案
通过办公系统中的工作流子系统，可以实现各项工作的在线申请和审批，让多个人和多个部门不用见面就可以共同协作完成工作的办理，系统会自动记录工作办理过程中产生的各种数据，相关人员可以随时了解工作的办理进度，并且，最后还能够对工作数据进行查询和统计，从而实现规范工作流程、提高办公效率、方便领导决策的目的。
工作流是移动办公系统最核心的功能，通过它可以实现以下六个目标：
1.1.1提高工作效率
应用办公系统前：
申请人需要拿着纸质的单子挨个部门找领导签字，领导有时还不在，需要来回跑多次，如果距离较远，则大量的时间都浪费在路上了。
应用办公系统后：
申请人与审批人不用见面，通过网络就可以实现工作的协同办理，节省了大量的时间，让大家把更多的精力放在实际业务的处理上。
1.1.2记录工作数据
应用办公系统前：
很多工作办理时都是口头商议，事后一旦出问题，没有任何书面的依据，无法分清责任。
应用办公系统后：
可以完整地记录工作过程中的详细数据，包括办理人、办理时间、办理意见、相关附件等，不仅可以提供书面依据，而且方便查询和统计。
1.1.3规范工作流程
应用办公系统前：
虽然制定了很多规章制度，但很多都无法真正落实，仅停留在纸上。
应用办公系统后：
每一步可以限定办理人员、可以操作的输入项、转交的条件等，流程一旦定义好，就必须按照预先设置好的规则执行，电脑不会讲人情，从而可以很好地保障公司制度的执行。
1.1.4监控工作进度
应用办公系统前：
工作办到哪一步了，申请人和相关领导都很难实时掌握，需要到处打听。
应用办公系统后：
申请人和相关领导随时可以了解到工作进行到哪一步了，每一步办理人填写的数据或批示意见，不需要再问别人。
遇到进展缓慢时还可以催办。
1.1.5明确工作目标
应用办公系统前：
很多员工每天不知道自己到底有多少事需要处理，哪些轻，哪些重，过一天算一天。
应用办公系统后：
当有工作需要员工处理时，系统会采用手机短信、电脑弹出窗口等形式提醒员工；而且，每次登录办公系统，在首页都会显示当前员工的待办工作，以此来实现目标驱动。
1.1.6分析工作结果
应用办公系统前：
原来的工作数据要么没有记录，要么用纸质的单子记的，一旦时间长了，想查询和统计数据非常困难。
应用办公系统后：
领导随时可以查询和统计工作数据，系统提供智能报表设计器，客户可以根据自身需求定义报表格式，从而实现对工作结果多层次、多角度的分析，为决策提供支持。
工作流子系统具有以下功能和特点：
●支持自定义表单：
系统提供可视化的表单设计器，用户不需要专业的知识即可自定义各种工作表单。
可以从Word和Excel直接导入表单模板。
●支持自定义流程：
系统提供可视化的流程设计器，用户只需点点鼠标即可绘制出复杂的流程。
流程支持分支，支持回退。
●支持图形化进度监控：
用直观的流程图显示工作的办理情况，办理进度一目了然。
●支持权限的精确控制：
管理员可以设置流程中的每一步由哪些人办理，以及每一步可以操作表单中的哪些输入项，从而实现权限的精确管控。
●支持固定流和自由流：
本系统不仅支持刚性的固定流程，还支持柔性的自由流，从而可以对不同的人和事灵活的使用不同的管理手段，做到刚柔并济，面面俱到。
●支持扩展插件：
对于特殊流程，系统还支持外接插件，可以满足客户的各种个性化需求。
●支持手机审批：
系统支持通过手机进行审批，极大的方便了经常出门的领导，避免因为外出而耽误工作的办理，实现随时随地办公。
●支持短信提醒：
当有工作需要办理时，系统会自动给办理者发送提示短信，以便他及时办理，从而提高办事效率。
●支持自定义查询和统计报表：
用户可以自己配置查询和统计报表的格式和查询或统计条件。
1.2、移动办公解决方案
1.2.1什么是移动办公
移动办公是指利用最新的无线通信技术，让企业的管理者无论何时何地，都可以通过智能手机掌控企业内部的管理，不再受时间和地点的约束，实现随时随地的移动办公。
办公系统的发展经历了以下三个大的阶段，移动办公是目前最先进的办公管理手段。
1.2.2为什么要移动办公
现在很多管理者因为种种原因需要经常出门，很少天天守在办公桌前，那么领导一旦出门之后，很多工作就无法继续进行，影响了工作进度。
●不确定的工作地点
●人不能守着信息用，信息应该随着人流动
●移动的时间要比在办公位置上的时间更大
●要能够随时处理紧急、突发性的事件
1.2.3解决方案
为此了解决上述问题，我们研发了移动办公软件，领导通过智能手机或平板电脑就可以随时随地处理内部工作，不再受时间和地点的限制，极大地方便了那些需求经常出门的管理者。
移动办公系统的移动客户端主要功能有工作审批和监控、内部邮件收发、内部通讯录、日程安排等，支持市面上主流的手机和平板操作系统，包括Android、iOS、Windows等。
移动办公满足3A标准：
AnyOne+AnyTime+AnyWhere
1.2.4功能介绍
移动办公客户端的具体功能如下：
●工作审批：
用来查看和审批下属提交的各种申请。
●工作查询：
用来查询和监控各项工作的办理情况。
●日程安排：
用来查看和安排自己的日程。
●我的邮件：
用来收发内部邮件。
●我的便签：
用来记录一些琐碎的信息，以便日后查找。
●我的文档：
用来查看和编辑自己的各种电子文档。
●通讯录：
用来查看联系人信息，包括个人通讯录和公共通讯录。
●公告通知：
用来查看单位发布的各种公告和通知。
●内部资讯：
用来查看单位发布的各种资讯。
1.3、信息门户解决方案
目前在很多企业和政府部门，信息传递不及时，没有良好的信息发布渠道，为了解决这些问题，移动办公系统提供了公告通知、内部资讯、消息中心、短信中心等功能，以系统首页、弹出窗口、手机短信等多种提醒方式，可以实现信息的及时传递，并建立信息门户，对信息进行统一的发布和管理。
本系统的门户支持自定义，管理员可以随时添加新的门户和设置门户内显示的内容。
包含以下功能：
●首页门户：
在系统首页可以将每个用户关注的信息进行集中展示。
●资讯中心：
用来发布各种新闻资讯，可以对资讯进行分类管理，支持评论。
●公告通知：
用来发布公告和通知，支持回执，可以进行分类管理。
1.4、知识管理解决方案
在很多企业和政府部门，很多重要的信息分散在员工的个人电脑上，没有统一的管理起来，为此，移动办公系统提供了知识库的功能，可以让大家按照部门或业务将各种资料分门别类的保存到服务器上，并统一进行权限分配，这样既可以防止因为员工个人原因造成信息丢失，又可以方便员工之间分享知识，避免重复劳动。
包含以下功能：
●文档中心：
用来管理组织内部的公共文档，可以按目录和文件进行授权。
●互动问答：
当员工遇到问题时可以在此向其他同事请教，形成知识互动。
●网络相册：
用来分享公共照片，不用安装任何看图软件，在网页内即可查看。
1.5、沟通交流解决方案
管理的本质是沟通，沟通对每个组织来说都非常重要，而现在很多企业和政府部门沟通渠道少、沟通成本高，为了解决这个问题，移动办公系统提供了内部邮件、内部论坛、网络会议和网络投票等功能，可以方便员工之间的沟通，减少沟通障碍，降低内耗。
具体功能如下：
●内部论坛：
为员工提供一个交流的平台，可以建立多个版块。
●聊天室：
实现员工之间的在线聊天，可以多人聊天，也可发送悄悄话。
●网络会议：
可以召开在线网络会议，会议内容自动记录。
●内部投票：
可以发起内部投票，投票项目可以单选，也可多选，可以设置为匿名投票，也可以要求实名投票，投票结果以图形化的形式显示。
●
任务安排：
领导在此可以给下属安排任务，下属可以反馈办理进度，领导随时可以查看办理进度，并可以给出评价。
1.6、行政资源管理解决方案
行政工作涉及面广、工作量大、事务繁杂、责任重大，常常让行政管理人员感觉“心有余而力不足”。
通过移动办公系统提供的行政管理模块，可以有效地对办公用品、固定资产、档案、车辆、会议室、印鉴、图书等行政资源进行精细化管理，提高这些资源的利用率，尽量减少资源的浪费。
具体功能如下：
●用品管理：
能够规范低值易耗品的申购、入库、保管、发放、使用及盘存等程序，提高利用效率，降低办公经费。
●资产管理：
实现对固定资产从入库、领用、调拨及报废的统一管理。
●车辆管理：
能够更加有效地利用车辆资源，控制管理成本，规范用车秩序。
●会议管理：
实现合理、高效地利用会议室，满足各种会议、接待工作的需要。
●档案管理：
实现档案的管理，包括登记、借阅、归还等功能。
●印鉴管理：
实现重要印鉴的管理，包括借用、归还等功能。
●接待管理：
能够提高接待及公关工作的效果，充分展示单位形象。
1.7、公文流转解决方案
在很多政府部门和大型企业内，每天都有大量的公文需要处理，传统的处理办法是拿着纸质的文件挨个部门找领导签批或审阅，不仅办理效率低，以后也不方便查阅，为此我们设计了基于计算机网络的公文管理系统，能够实现公文的网上签批和查询，并且支持公文正文的在线编辑、签章和套头，支持修改痕迹保留，极大地方便了公文的处理。
该系统具有以下功能和特点：
●支持自定义表单：
用户可以根据情况自己设计发文拟稿纸和收文登记单。
●支持自定义流程：
用户可以针对不同类型的公文设计不同的收发文流程。
●支持电子签章：
可以为领导设置电子签章，在公文处理单中即可显示领导的签名。
●支持痕迹保留：
能够查看每一步的修改痕迹，从而可以清楚的知道文档的修订过程。
●支持批注：
领导可以在正文内插入批注，以便后续步骤进行相关处理。
●支持自动套头：
在设计流程时可以为不同的流程设置相应的文档模板，在办理时即可实现自动套头。
●支持多种编号方式：
即支持公文管理员手动编号，也可以由系统自动编号。
1.8、个人办公解决方案
移动办公系统个人办公模块提供的日程安排、我的日志、我的网盘、我的相册、我的便签、我的消息、待办事宜等功能，可以方便员工保存自己的重要信息、明确工作目标、辅助员工提高自己的办公效率。
具体功能如下：
●待办事宜：
让员工清楚的知道还有哪些工作需要办理。
●我的邮件：
能够在同事之间收发邮件，支持上传附件，支持回执，支持回复和转发。
●我的文档：
用来保存各种文字信息，如工作日志、工作计划、工作总结等，支持私密文档。
●我的网盘：
员工可以将自己重要的文件上传到服务器上，以防被病毒感染或丢失。
●我的相册：
员工可以将自己的各种图片上传到服务器上，以便以后查看。
●我的日程：
用来安排自己的日程，可以分轻重缓急，可以设置是否提醒。
●我的任务：
用来查看领导给自己安排的任务，可以向领导反馈完成情况。
●我的便签：
用来记录一些琐碎的信息，以便以后查找。
●通讯录：
包含个人通讯录、内部通讯录和公共通讯录三个大的群组，方便员工查找。
●个人设置：
用来修改员工自己的信息，包括联系方式、登录密码等。
1.9、即时通讯解决方案
现在很多单位的员工之间聊天和传文件都使用QQ、MSN等个人聊天工具，这些工具娱乐性比较强，单位无法很好管理。
为此，我们研发了专门用来在办公场合使用的即时通讯工具，可以实现聊天、传文件、发邮件等功能，而且，该工具与办公系统进行了无缝对接，可以一键登录办公系统，可以接收办公系统中的公告、新邮件、待办工作等消息提醒，并能够直接打开处理。
1.10、人力资源解决方案
人力资源是所有组织最核心的战略资源之一，通过移动办公系统提供的人事档案、绩效考评、考勤管理、薪酬管理、招聘管理、劳动合同等模块可以使管理者能够更为简洁、高效、宏观、准确的把握单位的人力资源信息，从而为决策提供可靠帮助。
同时将人力工作者从机械繁重的日常人事管理工作中解脱出来，专注于人力资源的战略规划工作。
具体功能如下：
●人事档案：
可以建立完善的员工人事档案，支持批量导入。
●薪酬管理：
可以为不同的岗位定义不同的工资模板，工资项目可以灵活设置。
●绩效考核：
可以根据本单位的部门或岗位设计考核指标及评分标准，支持多层级考核。
●考勤管理：
提供灵活的班次设置功能，能够按照日或月进行统计和分析，包含请假功能。
●招聘管理：
制定、审核招聘计划，建立应聘人员人才库，录用者资料自动转入人事档案。
2、建设目标
通过本系统的建设可以达到以下目标：
●规范工作流程，记录决策的过程，实现办公的自动化。
●突破沟通障碍，实现远程零距离、无接触式协同办公。
●降低沟通成本，实现移动化办公，有效控制管理风险。
●拓展沟通渠道，实现多层次沟通，塑造良好单位文化。
●及时发布信息，减少传递的环节，实现信息快捷传达。
●建立信息门户，统一发布的平台，消除内部信息混乱。
●规范信息管理，多级别权限控制，确保单位信息安全。
●有效利用资源，实现无纸化办公，降低办公管理成本。
●加强知识管理，提高知识利用率，有效利用无形资产。
●明确工作目标，提高成员执行力，实现工作目标驱动。
3、建设原则
移动政务办公平台的建设遵循以下原则：
●需求牵引原则：
以应用需求为牵引，硬件设施选型可以适度超前。
●统一性原则：
确立长期建设思想，统一规划，分阶段实施。
●经济性原则：
立足对已有业务应用系统和数据库等资源的完善与整合。
●先进性原则：
采用当今主流技术构建，整体架构具有很强的可升级性。
●安全性原则：
按照国家法规划定信息安全域和信任域，实施等级保护，加强系统信息安全管理。
●自主性原则：
优先采用具有国有自主知识产权的硬件设备和软件产品。
●标准化原则：
业务流程遵循国家的相应操作规范，数据交换格式和系统技术体系遵循国际标准。
●易用性原则：
考虑到使用者不同的计算机操作水平，系统操作一定要简单、方便。
●重点保护原则：
在不同安全界面采用不同级别安全措施，重点保护核心区域、核心数据和核心应用。
4、系统特点
本系统具备如下特点：
1）安全性：
信息安全是办公系统实施的第一要素，本系统不但能够实现内外网的物理隔离，有效防止泄密，同时也可以确保内外网具有强大的抵御攻击能力，防止非法侵入带来的损失；
2）整合性：
本系统通过建立政务办公信息流和事务信息流的平滑对接，提高信息流的效率。
同时，能够实现多种沟通模式的整合，通过通讯平台的多样化优势，提高办公系统系统的覆盖能力；
3）可扩展性：
办公系统系统的实施是一个分阶段的长期过程，本系统的构造具有高度的扩展性，以降低系统扩充的投入成本，并满足信息技术高速发展的需要；
4）示范性：
本系统采用的技术和产品对社会具有广泛的示范性和引导性，本系统的总体结构依据国家办公系统安全规范和国家办公系统标准技术参考模型设计。
5）兼容性：
兼容IE、Firefox、Chrome等市面上主流的浏览器，使用这些浏览器时，不需要安装任何插件即可查看流程图。
6）可配置性：
支持多种界面布局和多种皮肤风格，用户可以根据自身喜欢进行选择。
5、系统架构
移动政务办公平台的目标就是整合政务内部网（Intranet）和各个政府部门之间政务网（Extranet）之间的业务流，形成协调一致的网络应用环境。
所以，移动政务办公平台采用了多层体系结构，并特别注重数据的规范和交换。
方案将系统结构划分成系统服务、底层框架、基础组件、应用组件和移动办公五层。
系统服务和底层框架采用业界最先进和稳定的技术，建立了开放与共享的应用平台。
基础组件、应用组件和移动办公则以业务为核心，分别实现不同的业务系统。
方案中，采用XML语言对数据格式进行统一和规范，并采用先进的WebService技术进行数据交换，可以与其他系统进行方便快速地整合。
6、网络结构
本系统的网络结构如下所示：
从图中可以看出，本系统跨两个网络，一个是公司内部网络，在公司内办公的员工可以通过公司局域网访问本系统；一个是外部Internet网络，让出差在外的员工、领导可以访问本系统。
另外，公司领导还可以通过智能手机随时随地审批公司内部的各种申请。
7、安全机制
办公系统对安全的特殊需求实际上就是要合理地解决网络开放性与安全性之间的矛盾。
在办公系统系统信息畅通的基础上，有效阻止非法访问和攻击对系统的破坏。
具体到技术层面，除了传统的防病毒、防火墙等安全措施以外，办公系统特殊的安全需求主要表现在以下几个方面。
（1）．内外网间安全的数据交换
办公系统应用中势必存在内网与专网、外网间的信息交换需求，然而基于内网数据保密性的考虑，我们又不希望内网暴露在对外环境中。
解决该问题的有效方式是设置安全岛，通过安全岛来实现内外网间信息的过滤和两个网络间的物理隔离，从而在内外网间实现安全的数据交换。
安全岛是独立于办公系统内、外网的一个特殊的过渡网络，它被置于内网、专网和外网相交的边界位置，一方面将内网与外网物理隔离断开防止外网中黑客利用漏洞等攻击手段进入内网，另一方面又完成数据的中转，在其安全策略的控制下安全地进行内外网间的数据交换。
通过添加VPN通信认证、加密、入侵检测和对数据的病毒扫描，就可构成一个在物理隔离基础上实现安全数据交换的信息安全岛。
（2）．网络域的控制
办公系统的网络应该处于严格的控制之下，只有经过认证的设备可以访问网络，并且能明确地限定其访问范围，这对于办公系统的网络安全而言同样十分重要。
然而目前绝大部分网络是基于TCP/IPV4网络协议的，它本身不具备这种控制能力。
要加强办公系统网络的控制与管理能力，可以采用基于802.1x带网络接入认证功能的交换机来实现。
802.1x协议能够对接入设备实现认证，从而控制网络的设备访问，它可以利用第三方的认证系统加强认证的安全强度，如Radius、TACACS以及CA等系统。
802.1x协议使得办公系统网络处于中心可管理的状态，从而使得各种网络域管理策略得以实现。
（3）．信息传递过程中的加密
办公系统应用涵盖政府内部办公和面对公众的信息服务两大方面。
就政府内部办公而言，办公系统系统涉及到部门与部门之间、上下级之间、地区与地区间的公文流转，这些公文的信息往往涉及到机密等级的问题，应予以严格保密。
因此，在信息传递过程中，必须采取适当的加密方法对信息进行加密。
基于IPsec的加密方式正被广泛采用，其优点显而易见：
IPSEC对应用系统透明且具有极强的安全性，这一点对于要开发庞大应用的办公系统来说，就显得极有好处了，应用系统开发商不必为数据传输过程中的加密做过多的考虑。
IPsec有多种应用方式，采用IPsec网关是比较理想的选择，它同时也易于部署和维护。
（4）．操作系统的安全性考虑
网络安全的重要基础之一是安全的操作系统，因为所有的政务应用和安全措施（包括防火墙、防病毒、入侵检测等）都依赖操作系统提供底层支持。
操作系统的漏洞或配置不当将有可能导致整个安全体系的崩溃。
更危险的是，我们无法保证国外厂家的操作系统产品不存在后门。
在操作系统安全方面，有两点是值得考虑的：
一是采用具有自主知识产权且源代码对政府公开的产品;二是利用漏洞扫描工具定期检查系统漏洞和配置更改情况，及时发现问题。
（5）．数据备份与容灾
任何的安全措施都无法保证数据万无一失，硬件故障、自然灾害以及未知病毒的感染都有可能导致政府重要数据的丢失。
因此，在办公系统安全体系中必须包括数据的容灾与备份，并且最好是异地备份。
8、数据存储
现代的政府已经变得越来越依赖数据处理中心进行应用处理，对于在政府里电子化程度很高的部门，对其数据处理中心的完整性和可用性提出了很高的要求。
在数据电子化进程中，新一代的应用处理系统大多采用数据集中存放、集中处理的大集中先进模式替代原有的多分区多中心、数据分散式存储和处理的方式，这种新模式对于加强监管、数据共享、新应用的开发和降低计算中心的运营成本有极大的好处。
数据中心的建立是办公系统的基石，是政府信息化的基础设施。
作为基础设施，如何保证安全、可靠、规避风险及应对突发事件，成为政府领导人最为关切的问题，尤其是近年来国内外发生的一系列意外事件，使得灾备中心这一存在已久、却一直不被人重视的信息设施变得十分引人瞩目。
建立数据中心和灾备中心，除了必须具备安全、可靠、高效之外，还需要应对突发访问。
因此，构架数据中心及灾备中心的网络，无论是技术设备，还是经验技能都有很高、很特殊的要求。
从业务层面上看，办公系统数据中心将整合国家各部门之间的信息资源，并且通过互联网络，在权限范围内，有效地将这些信息资源提供给需要的政府机关和领导，实现跨部门、跨行业、跨地域的政府信息共享和协作，消除政府信息孤岛，提高信息的含金量，为加强政府部门之间的协作和沟通提供了有效的桥梁。
办公系统数据中心作为电子政府数据交换和应用服务的核心部件，数据中心在实施中需要考虑以下因素：
●可用性设计：
全冗余设备配置。
内容交换机实现服务器间的故障切换。
●高速性设计：
线速交换机；内容交换机实现服务器间的负载均衡。
●高安全性设计：
多级Firewall、IDS构成不同的安全域；Firewall限制不必要的流量，IDS检测合法流量中的攻击行为；严格配置状态Firewall
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