文书的拟写与处理.docx

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文书的拟写与处理

第一章　公文概述

一、公文的概念

广义：

凡是反映公务活动的文书，都称为公文。

狭义：

国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（简称《办法》）第2条给行政公文下了一个定义：

行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、公文的特点

1．公文由法定作者制发（法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织）

2．公文的制发具有程序性

3．公文具有法定效力

4．公文具有规范的体式（一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指文件的格式。

）

三、公文的种类

从不同的角度来看，公文可以有多种分法。

不同的分类，从不同的方面揭示了公文的特征或属性。

1．按适用范围来划分

《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行的公文有13种：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

2．按行文方向来划分

可分为下行文、上行文和平行文。

3．按缓急程序来划分

可分为特急、急件、一般文件三类。

这是从公文的办理时限来划分的。

急件应当在接到文后3天之内办理完毕，特急件应在1天内办理完毕。

4．按保密级别来划分

可分为三个等级：

绝密、机密和秘密。

四、行政公文的行文规则（非重点，但主要在应用上）

为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，《办法》第13条、第14条指出：

“行文应当确有必要，注重效用。

行文关系根据隶属关系或职权范围确定。

”具体的行文规则有：

1．下行文规则

（1）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（2）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

（4）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

2．上行文规则

（1）请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（2）报告不得夹带着请示事项。

（3）一般不得越级请示和报告。

（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。

（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

3．联合行文规则

（1）同级政府，同级政府各部门，上级政府部门与下一级政府可以联合行文。

（2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。

（3）政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。

（4）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（中国作家协会副部级）

4．其他行文规则

（1）属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。

（2）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

五、公文的格式

公文的格式体现了国家机关行政公文的权威性，是公文的重要组成部分。

1．公文的书面格式

公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。

按国家质量技术监督局1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（1）眉首部分

眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

①公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

并不是所有的公文都需要编制份数序号。

《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。

编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象，以便掌握其是否有遗漏或丢失。

因此，发文机关在发文和收文机关在收文的时候都要登记份数序号。

②秘密等级和保密期限涉及国家秘密的公文应当在首页右上角第1行标明密级和保密期限，其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。

如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用“★”号隔开。

③紧急程度紧急程度表示对公文送达和办理的时间要求，分特急和急件。

紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行。

④发文机关发文机关指制发公文的机关。

应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

⑤发文字号发文字号由机关代字、年份、序号组成。

机关代字。

指用1到2个汉字表示发文的机关。

例如：

“国办发”表示国务院办公厅制发。

年份表示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

例如：

〔2007〕表示文件是2007年制发的。

序号表示某年依次制发的文件的号码，不能编虚位，不能加“第”字。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

⑥签发人上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

（2）主体部分

公文主体部分包括文公标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。

①公文标题一般由发文机关名称（作者）、文件的主题（事由）及文种（文件名称）三部分组成，位置在文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中排列。

②主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

位置在标题之下、正文之上，要求左顶格书写。

③公文正文这是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。

正文结构一般包括导语、正文主体和结尾三部分。

导语部分用来表示制发公文的依据、目的或原因。

主体是公文的核心部分，其结构安排要有逻辑性、条理性。

因各文种的发文目的等方面不同，其写作要求也不同。

结尾，各种公文一般有与文种相适应的习惯结束语。

④附件指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。

如有附件，在正文下空1行空2格标识“附件”字样，说明所附材料名称及份数。

⑤成文时间一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关（部门）的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。

行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“○”。

⑥公文生效标识——印章单一机关制发公文时，也可不签署发文机关名称，只标识成文时间。

成文时间距离右边沿空4个字，加盖印章；当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2个印章均压成文时间；当联合发文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。

印章之间互不相交相切。

署名。

以国家领导人名义发布的公文还需有领导人署名。

⑦附注指与文件有关的简要说明。

如有附注，应当加括号标注，标识在成文时间下一行。

（3）版记部分

版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。

①主题词是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。

标引主题词必须从有关主题词表中选用，如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等。

主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。

一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间各有1个字的间距。

②抄送单位（抄送机关）指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。

抄送机关之间用逗号隔开。

③印发机关和印发时间印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关。

印发时间是指把公文文稿送往印刷的日期。

这两项位于抄送机关之下（无抄送机关位于文题词之下）占

1．行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印时间用阿拉伯数码标识。

2．公文的特定格式

（1）信函式格式

发文机关名称距离页的上边缘为30mm，字号由发文机关酌定。

发文机关全称下为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗）。

发文机关名称及双线均印红色。

（2）命令格式

命令标识由发文机关加“命令”或“令”组成，用红色标宋体字，字号由发文机关酌定。

联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。

在签发人签名章下1行右空2字标识成文时间。

（3）会议纪要格式

会议纪要标识由“×××会议纪要”组成。

会议纪要不加盖印章。

会议通知

海城派出所刘所长：

为加强我区治安管理，兹定于二○○三年十月十一日下午在我处大会议室召开第四季度治安工作例会，请届时务必准时到会。

海城街道办事处

2003年10月1日

第二章文书拟写与处理　　　　　　　　　　　　　　　　

本章知识体系提要：

第一节：

文书的拟写

第二节：

收发文的处理

第三节：

文档管理

掌握层次：

1、了解相关的基础知识2、分析案例3、掌握拟写要点

第一节文书拟写

第一大块：

公务文书的写作

批转转发性通知报告、请示问答函

一、批转转发性通知

（一）基础知识的了解

1、概念批转、转发、印发公文的通知，统称为批转转发性通知。

它是复合体公文，所谓复合，一是通知本身，另一指被批转、转发、引发的公文。

2、类型

批转通知——批转下级机关公文的通知。

重点在于“批”

转发通知——转发上级机关和不相隶属机关公文的通知。

重点在于“转”

印发通知——印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知。

重点在于“公布”

（二）示例分析1、批转通知示例

2、转发通知

　　　　　　　　　　国务院办公厅转发科技部等部门

　　　　　　　　　关于推进县（市）科技进步意见的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

　　科技部、中央编办、财政部、人事部《关于推进县（市）科技进步的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请结合本地区、本部门实际认真贯彻执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　国务院办公厅

　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○六年四月二十七日

注意：

不相隶属的机关转发，要说“……已经××同意”；如果是上级机关，就直接写“现将《》转发给你们，请……”

注意：

发文范围很小的事务性通知可以直接用文种《通知》

3、印发通知

通知练习题：

一、判断下列事项是否可以用通知行文

1、×省人大常委会拟颁布一项地方法规。

2、×市水电局将召开水利建设工作会议，需告知各县、区水电部门事先做好准备

3、×县纪委拟批评×局×××干部玩忽职守、造成国家经济损失的错误。

4、×市政府拟批转市卫生局关于做好灾后防疫病工作的意见。

5、×县县委拟向所属各级党委组织布置学习江泽民同志“七一”讲话的有关事宜

通知与通报的区别（蓝书143页）

二、请改正下列标题的毛病

1、国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知

2、国务院办公厅批转关于国家旅游局进一步清理整顿旅行社意见的通知

3、××乡人民政府关于印发××县人民政府〔2000〕10号文件通知

4、××厂关于转发×分厂《关于建立安全岗位责任制经验总结》的通知

5、国家旅游局关于批转国务院《旅游社管理暂行条例》的通知

答案：

一、1、公告2、通知3、通报4、通知5通报、

二、

1、国务院批转国家医药管理局进一步治理整顿医药市场意见的通知

2、国务院办公厅转发国家旅游局进一步清理整顿旅行社意见的通知

3、××乡人民政府关于转发××县人民政府〔2000〕10号文件通知

4、××厂关于印发×分厂《关于建立安全岗位责任制经验总结》的通知

5、国家旅游局关于转发国务院《旅游社管理暂行条例》的通知

二、报告

（一）基础知识

1、概念是汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。

2、特点汇报性陈述性

3、类型

汇报工作报告（例行事务）

反映情况报告（重大、突发事件）

答复询问报告（被动行文）

4、结尾惯用语“特此报告”“专此报告”“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”“以上报告，如有不妥，请指正”。

（二）案例分析

　　　　　市商务局关于百货公司重大火灾事故的报告

省商务厅：

　　6月4日凌晨2时40分，我市江南区百货公司发生重大火灾，经过两个多小时的扑救，于5时将明火扑灭。

该公司二层楼经营的商品以及柜台、货架、门窗等全部烧毁，直接经济损失达50万元。

造成此次重大火灾的直接原因，是二楼……

　　这次火灾的发生暴露了该公司领导对安全管理工作极不重视，内部管理混乱，安全制度不健全，违章……

　　火灾发生后，市政府、市商务局十分重视，三次派人员到事故现场调查，并对事故进行认真处理，……

　　今后，我们要吸取教训，切实加强对安全工作的管理，及时消除各种不安全的因素和隐患，为企业创造来良好的经营环境。

市商务局

二○○八年一月五日　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

以下为答复报告正文格式

　　　　　　关于我校工会干部有关待遇的报告

市总工会：

　　×月×日函悉。

现将我校工会干部有关待遇报告如下：

　　一、我校基层工会主席由教师兼任，每年减免工作量40学时。

　　二、部门工会主席任职期间享受本单位行政副职待遇，由教师担任的每年减免工作量30学时。

　　三、校工会委员任职期间减免工作量30学时；部门工会委员每年减免工作量15学时。

　　专此报告。

　　××大学工会

一九九九年六月十五日

病文分析

　　　　　关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告

省行：

　　×月×日，××地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，×江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重。

经初步不完全统计，农田受灾总面积达38000多亩，各种农作物损失达100多万元，农民个人损失也很大。

灾后，我们立即深入灾区了解灾情，并发动干部群众积极开展生产自救。

同时，为了帮助受灾农民及时恢复生产，我们采取了下列措施：

　　一、对恢复生产所需的资金，以自筹为主。

确有困难的，先从农贷指标中贷款支持。

　　二、对受灾严重的困难户，优先适当贷款，先帮助他们解决生活问题。

到×月×日止，此项贷款已达××万元。

　　由于这次灾情过于严重，集体和个人的损失都很大，短期内恢复生产有一定的困难，仅靠正常农贷指标难以解决问题。

为此，请省行下达专项救灾贷款指标××元，以便支持灾区迅速恢复生产。

　　以上报告当否，请批示。

　　　　　　　　　　　　　　　　××银行××市支行

　　　　　　　　　　　　　　　　一九××年×月×日

存在的问题：

1、文种选择有误

2、内容偏离话题

3、语言瑕疵较多

4、报告不得夹带请示事项，报告属于陈述性公文，不需回复。

请示

（一）概念

1、概念

请示是下级机关向上级机关请求指示、答复、审核和批准有关事宜时使用的请求性文件。

2、类型

·请求指示：

使用情形

a）对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；如××地区街道办事处关于解决农转居群体就业与社会保障问题的请示

b）对工作中发生的重大问题或一些新情况、新问题依据原先规定难以处理；例如《关于确定××市高校行政级别的请示》

c）平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一，需要向同一上级机关请示作出裁决等等.这些都属于请求上级指示的政策性请示，

·请求审批

a）对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的问题；关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示

b）对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的事项，都属于请求上级审批的工作性请示，例如《关于××建设项目需用资金的请示》。

3、特点一文一事请批对应事前行文

4、请示与报告的比较

项目

请示

报告

行文目的

向上级机关请求指示或批准

向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问

写作结构

请示中可以有报告的成分

不能夹带请示事项

结束语

请批示　请批准

谨此报告，请审阅

处理方式

上级必须表态

可以和可不表态

内容宽窄

只能一文一事

有专题报告，也有综合性的

发文时机

在工作进行前

事前、事中、事后

报送制度

只有在必要时才行文，不能有也不应有定期请示的规定

有“月报”、“季报”、“年报”等定期报告的规定

相同

①两者都属上行文。

②为督促各级领导干部认真履行职责，对行文负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人。

③通常情况下，报告和请示的标题可省略发文机关。

二、范例分析与结构

请示的结构：

标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期＋附注

***上行文，发文字号不应居中排列，应该居左空1字，右侧流出签发人位置。

　　　　　　　　　　××电视机厂关于引进

　　　　　　　　　　彩色电视机生产线的请示①

②××市电子工业局：

　　③当前，随着人民生活水平的提高，市场彩色电视机供不应求，黑白电视机销售不畅。

我厂由于设备陈旧，影响质量，所生产的××牌黑白电视机大量积压，工厂已面临亏损的局面。

为了更新我厂设备，扩大再生产，迅速扭转被动局面，适应市场需要，根据中央电子工业部电技字（99）29号文件关于引进国外先进生产设备的规定，我厂拟从日本松下电器株式会社进一条生产设备较先进的彩色电视生产线。

所需外汇120万，由我厂自筹50万，其余70万可由中国工商银行贷款解决。

引进后，第一年即可试生产彩电20万台。

第二年正式投入生产，可年产50万台，创利润500万元。

二年内即可还清银行贷款。

并年上交国家利税约200万元。

　　当否，请批示。

　　　　　　　　　　　　　　　④××电视机厂（公章）

　　　　　　　　　　　　　　一九九九年十月十五日

⑤（附注：

联系人×××，联系电话：

×××××）

说明：

“①”表示----标题：

发文机关＋事由＋文种

1、请示不能写单元素标题，以《请示》作为公文标题的写法是错误的；只写发文机关与文种的标题欠明确，也是不可取的。

2、标题中不采用“申请”“请求”等词语，以避免与文中“请示”在语意上的重复

“②”表示-----主送机关

“③”表示----正文：

发文缘由+请示事项+结尾

发文缘由——说明请示的意义、根据以及背景

请示事项——正文的核心，必须具有可操作性。

但不能只写问题，不表明看法

结尾——一般有固定的表达。

“当否，请批示”、“以上要求，请予审核”、“妥否，请批复”

“④”表示----落款与

“⑤”表示----使用“请示”，应出具附注。

写法是，在成文日期下一行居左空2字，加圆括号注明发文机关联系人的姓名与电话。

点评：

该请示虽然写的简短，但结构完整、表意明确。

标题属于规范的公文标题，由发文机关、事由和文种三部分组成。

正文部分不仅明确提出请示事项，还在事项之前分析了电视机生产的现状和发展趋向，为请示事项的提出作了充分的铺垫，并在事项之后提供了解决问题的具体方案，很利于请示的批准.

注意事项：

1、主送一个机关

2、逐级请示

3、语气宜温和谦恭

病文分析

　　　　　①关于举办团干部培训班的请示报告

县委：

　　目前我县团干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应。

据查，全县专职团干部中36岁以上的40名，其中41岁以上的28名，大大超过了有关规定。

从文化水平来看，大专文化的仅占6％。

而且近年来，团干部更新较快，每年平均30％左右。

在新老交替过程中青黄不接的现象也较为突出。

　　为了改变这种状况，②我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎。

现在根据我们的师资能力，拟于今年10月至明年4月再办③一至二期团干部培训班。

具体意见如下：

（一）培养目标：

培养具有一定马列主义、毛泽东思想基础理论水平和党的政策思想水平，较全面地掌握青年工作理论和团的业务知识，热爱团的工作，思想正派的团委书记和专职团干部。

（二）培训时间3个月左右

　　（三）内容与安排：

①马列主义，毛泽东思想概论，约占课时的65％；②团的工作理论，约占课时的30％；③其他方面知识，约占总课时的5％。

④考试及格者，发给毕业证书，承认学历。

　　（四）学员条件：

……

　　⑤（五）招收人数和报名办法：

本次共招收40名，由各乡、直属单位、各系统的党委（组）和团委推荐，报县团委批准，填写一式两份的报名表。

报名7月20日截止。

　　⑥为了适应飞速发展的新形势之需要，加强团干部队伍的政治素质，完成培养有理想、有道德、有文化、守纪律的一代共产主义新人的使命，关键是建设一支符合四化要求的团干部队伍。

办这个培训班就是为了这个目的。

　　以上意见，如无不妥，请转发有关单位。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××县团委

二○○四年×月×日

说明：

“①”表示　文种不规范“②”表示-----语言不够准确“③”表示----内容含混，分寸失当

“④”表示----违反有关法规“⑤”表示----层次标序有误“⑥”表示----结构紊乱，行文的目的因该放在前面

报告与请示的练习题

一、判断题

1、某地发生一突发性重大事故，向上级反映此事故及其有关情况，用报告行文。

2、报告可以同时上报两个上级机关。

3、报告不能用“以上报告当否，请指正”之类的结束语。

4、关于申请修建教学大楼的报告。

5、关于发生重大火灾事故的报告。

6、关于扩建油库的请示报告。

7、关于加强外事工作的报告。

8、报告标题可只用“报告”两字。

9、凡必须得到上级机关批准和指示后才能办理的公务，都可用“请示”行文。

10．请示可以一文一事，也可以一文多事。

答案：

1、√2、×3、√4、×5、√6、×7、√8、×9、×10、×

二、写作训练

根据下述材料，拟写一份请示

××省外资局拟于2005年12月10日派组（局长×××等5人）到美国纽约市××设备公司检验引进设备。

此事需向省政府请示。

改局曾与对方签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察。

在美考察时间需20天，所需外汇由该局自行解决。

各项费用预算，可列详表。

习题：

请根据下文回答

翠湖小区居委会

关于申请兴建健身场的请示

街道领导：

为了推动全民健身运动，根据小区居民的迫切愿望，拟在小区活动中心附近增设群众健身场，因经费不足，拟请街道拨款一百二十五万元用于购置健身器械。

此事关系到小区居民的切身利益，请务必批准。

翠湖小区居委会（章）

二○○三年6月1日

问答函

一、基本概念的了解

（一）概念不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。

（二）类型：

·询问函·答复函

函与请示、报告的区别见应用文写作147页

二、范例分析

询问函

　　春风计算机科技有限公司人力资源部关于人事调查的函

义达公司人事部：

　　我公司正在进行人事调整工作，根据省政府关于重视选拔任用“海归”人才的精神，我部推荐黎栗同志担任某部门负责人工作。

为查实黎栗同志的情况，烦贵部协助我公司调查以下问题：

　　一、黎栗同志在贵公司工作的起止期。

　　二、黎栗同志在贵公司两次受奖，是何奖项

　　三、黎栗同志在贵公司表现的评价

　　特此函达，请予复函。

　　　　　　　　　　春风计算机科技有限公司人力资源部