组织部会议组织标准作业流程.docx

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组织部会议组织标准作业流程

中共县委组织部会议组织标准作业流程

一、目的

对会务工作程序进行规范，确保会议召开高质量、高效率。

二、适用范围

适用于组织部组织和承办的各种会议。

三、职责

（一）、小型会议、部长办公会、月度例会由办公室负责会务工作。

（二）、重要会议由会议承办科室负责会务工作，办公室做好配合工作。

（三）、重大会议可根据需要成立大会会务组负责会务工作。

四、工作程序

会务工作流程如下图所示：

组织部会务工作流程示意图

（一）、接受会议任务。

会议承办科室或人员在接到会议任务时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

（二）、会议方案制定。

根据接到会议的任务和领导的有关要求，制订会议方案。

会议方案内容主要包括：

1、会议概况。

会议概况包括会议名称、主办科室、协办科室、时间、地点、与会人员（包括出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员等）。

2、会议议程。

3、会务安排。

包括会议通知、文件资料准备、会场布置、会议用品安排、会议交通安排、会议记录纪要、摄影摄像安排、会议期间参观安排、住宿就餐、会议预算编制、会议费用领用和报销各项准备工作的责任人和完成时间，以及发言人及发言稿安排、颁奖、会议主持等各项会议准备工作及其相应的负责人。

4、会议经费预算。

列出各项会议费用（包括会议场地费、用餐费用、住宿费用、交通费用、颁奖奖金奖品费用，以及会议用品费用等），做出预算方案。

5、其他特殊要求。

（三）、会议方案审批。

将拟订的会议方案报主管部长审核把关后，提交部长办公会研究通过。

（四）、会前筹备。

会前准备内容如下图所示：

会前准备内容示意图

1、会议通知。

（1）、重要的会议一般通过短信平台通知。

特别重要的会议应发书面通知。

需要口头通知的会议，应拟定简明扼要的通知稿进行通知；

（2）、通知内容包括：

会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容、注意事项、联系电话等，可根据实际情况减少通知内容；

（3）、通知范围：

参会领导、其他参会人员、列席人员以及相关单位；

（4）、通知下发后，会议承办科室应掌握人员出席、请假情况并及时向领导汇报。

2、会议文件准备。

由会议承办科室负责会议文件的准备。

会议上需下发的文件，需经部长办公会研究通过。

对大会需下发的文件资料，应明确专人负责收集和分发。

会议文件主要有：

（1）、会议主体文件，包括主持词、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等；

（2）、会议程序文件，包括秩序册、议程文件、日程安排等；

（3）、会议管理文件，包括会议须知等。

3、会场布置。

布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。

（1）、会场的装饰

a主席台的装饰。

根据会议需要在主席台及发言席摆放花卉。

大型党务会议时背景帷幕需摆放党旗、上方悬挂党徽；

b会场前景装饰。

根据会议需要悬挂标语。

（2）、会场座次排列。

a主席台人员座次的排列。

会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，单数以中间为上，双数中间两人以左为上，然后依次排列。

如领导对座次安排有特殊交待，则按领导的意见为准；

b标识座次的方法，可采用在主席台或会议桌上摆放名签、会场座位后贴上姓名、在与会人员出席证（入场券）上注明座次等方法；

（3）、其他要求。

a会场要需要制冷、取暖、通风等事项应提前与机关事务管理局沟通；

b会场桌椅及桌上纸巾、湿巾、矿泉水的摆放应整齐划一，横成行、竖成列。

c名签要统一、规范、醒目，摆放要整齐；

d会场内音响、话筒、灯光等设备应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。

同时准备备用品，随时应付突发情况。

（4）、特殊要求。

a对表彰类会议，可根据需要安排礼仪人员、乐队等。

要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥；

b对召开的电视电话（视频）会，提前与有关单位联系，安排好会场及有关技术保障工作；

c根据会议需要可配备倒计时设备；

d对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。

4、会议用品准备。

会议承办科室应提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所需物品的名称和数量详细列出，由办公室统一采购。

主要包括：

a制作签到材料。

包括签到本、签到笔、签到台；

b制作证牌。

包括名签牌、出席（列席）证、奖状、证书等；

c制作奖品、奖金红包等。

具有颁发奖品、奖金议程的，准备好奖品和奖金红包。

d印制会务秩序册。

根据实际需要，可印制会务秩序册。

会务秩序册内容包括：

议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排（如乘车号）等；

5、会议交通安排。

会议承办科室应明确专人负责提前确定会议所需车辆，并报办公室统一调配。

会议需要多辆车时可将车辆编号、排序。

6、会议记录、纪要。

会议承办科室应安排好门人员，做好会议记录、会议纪要。

7、会议摄影和摄像。

电教中心需安排专门人员，会议期间进行摄影和摄像。

如需新闻报道，会议承办科室应提前一天与市、县新闻媒体联系，并由办公室调配车辆做好记者的接送工作。

8、会议参观点勘察。

对会议安排有参观内容的，会议承办科室应安排专门人员提前到参观点进行现场勘察，全面掌握情况，确定合理的行车路线、方案等。

9、住宿、就餐安排。

（1）、住宿。

会议承办科室应提前统计好住宿人数、性别、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方法，安排宾馆值班等。

由办公室派专人督促住宿宾馆落实；

（2）、就餐。

会议承办科室应掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前一天确定就餐地点、食谱等。

由办公室派专人督促就餐餐厅落实。

10、会议经费预算编制。

根据会议需要，编制会议经费预算，报送主管财务工作的部领导。

（五）、会前检查。

会议召开前，由会议负责人、主管部领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。

对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。

（六）、会议报到。

会务工作人员应至少提前30分钟到会场负责签到。

1、会议签到。

要求与会人员本人签到。

签到完毕后，应汇总情况，向会议负责人报告。

会务工作人员应对没有到会人员进行催促。

2、领取文件、资料。

各种会议文件及资料在会议签到处统一发放，或提前放置于会场座位处。

3、会议引导。

会议开始前，会议承办科室应安排专门人员引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。

（七）、会中服务。

1、会场服务人员应统一佩戴胸卡，穿着统一服装，使用礼貌用语，适时搞好会场服务。

2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。

3、会议期间会议承办科室应安排专人搞好会中服务。

4、重要会议的记录，应使用组织部专用稿纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。

（八）、会后工作。

1、会场整理。

会议结束后，应疏导与会人员离开会场并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室、客房等。

2、收回会议文件。

会议承办科室对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。

3、会议纪要及信息。

重要会议应及时整理出会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放。

会议承办科室应及时总结上报信息（省市媒体和省市组工信息）。

4、会议文件的归档。

会议承办科室将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。

5、督办落实。

会议承办科室根据会议部署督办落实，并将督办情况向有关领导汇报。

6、会议经费结算。

由办公室人员对会议费用进行结算。

7、会务工作总结。

会议结束后，会务人员应对会议组织过程进行总结。

五、相关附件

（一）、《会议安排表》样表

（二）、《签到表》样表

附件1：

县委组织部*****会议安排表（样表）

会议名称

会议时间、地点

参加领导

及人员

（共人）

活动安排

（约分钟）

会议主要议程：

主持人：

会议服务

媒体

信息

拍照摄像

茶水

会议记录

车辆保障

责任分工

（注：

）

附件2：

县委组织部*****会议签到表（样表）

单位

签名

时间

备注

单位

签名

时间

备注

年