组织部会议组织标准作业流程.docx
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组织部会议组织标准作业流程
中共县委组织部会议组织标准作业流程
一、目的
对会务工作程序进行规范,确保会议召开高质量、高效率。
二、适用范围
适用于组织部组织和承办的各种会议。
三、职责
(一)、小型会议、部长办公会、月度例会由办公室负责会务工作。
(二)、重要会议由会议承办科室负责会务工作,办公室做好配合工作。
(三)、重大会议可根据需要成立大会会务组负责会务工作。
四、工作程序
会务工作流程如下图所示:
组织部会务工作流程示意图
(一)、接受会议任务。
会议承办科室或人员在接到会议任务时,应准确记录会议召开的各项要求,全面掌握有关情况,做好相关准备工作。
(二)、会议方案制定。
根据接到会议的任务和领导的有关要求,制订会议方案。
会议方案内容主要包括:
1、会议概况。
会议概况包括会议名称、主办科室、协办科室、时间、地点、与会人员(包括出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员等)。
2、会议议程。
3、会务安排。
包括会议通知、文件资料准备、会场布置、会议用品安排、会议交通安排、会议记录纪要、摄影摄像安排、会议期间参观安排、住宿就餐、会议预算编制、会议费用领用和报销各项准备工作的责任人和完成时间,以及发言人及发言稿安排、颁奖、会议主持等各项会议准备工作及其相应的负责人。
4、会议经费预算。
列出各项会议费用(包括会议场地费、用餐费用、住宿费用、交通费用、颁奖奖金奖品费用,以及会议用品费用等),做出预算方案。
5、其他特殊要求。
(三)、会议方案审批。
将拟订的会议方案报主管部长审核把关后,提交部长办公会研究通过。
(四)、会前筹备。
会前准备内容如下图所示:
会前准备内容示意图
1、会议通知。
(1)、重要的会议一般通过短信平台通知。
特别重要的会议应发书面通知。
需要口头通知的会议,应拟定简明扼要的通知稿进行通知;
(2)、通知内容包括:
会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容、注意事项、联系电话等,可根据实际情况减少通知内容;
(3)、通知范围:
参会领导、其他参会人员、列席人员以及相关单位;
(4)、通知下发后,会议承办科室应掌握人员出席、请假情况并及时向领导汇报。
2、会议文件准备。
由会议承办科室负责会议文件的准备。
会议上需下发的文件,需经部长办公会研究通过。
对大会需下发的文件资料,应明确专人负责收集和分发。
会议文件主要有:
(1)、会议主体文件,包括主持词、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等;
(2)、会议程序文件,包括秩序册、议程文件、日程安排等;
(3)、会议管理文件,包括会议须知等。
3、会场布置。
布置会场应体现会议的性质和需要,烘托会场气氛。
(1)、会场的装饰
a主席台的装饰。
根据会议需要在主席台及发言席摆放花卉。
大型党务会议时背景帷幕需摆放党旗、上方悬挂党徽;
b会场前景装饰。
根据会议需要悬挂标语。
(2)、会场座次排列。
a主席台人员座次的排列。
会议主席台座次排列顺序,一般按职务高低排列,以主席台座位为准,单数以中间为上,双数中间两人以左为上,然后依次排列。
如领导对座次安排有特殊交待,则按领导的意见为准;
b标识座次的方法,可采用在主席台或会议桌上摆放名签、会场座位后贴上姓名、在与会人员出席证(入场券)上注明座次等方法;
(3)、其他要求。
a会场要需要制冷、取暖、通风等事项应提前与机关事务管理局沟通;
b会场桌椅及桌上纸巾、湿巾、矿泉水的摆放应整齐划一,横成行、竖成列。
c名签要统一、规范、醒目,摆放要整齐;
d会场内音响、话筒、灯光等设备应提前2小时调试,会前10分钟重试,确保正常使用。
同时准备备用品,随时应付突发情况。
(4)、特殊要求。
a对表彰类会议,可根据需要安排礼仪人员、乐队等。
要求上述人员着装整齐,守纪律、听指挥;
b对召开的电视电话(视频)会,提前与有关单位联系,安排好会场及有关技术保障工作;
c根据会议需要可配备倒计时设备;
d对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的,应提前通知。
4、会议用品准备。
会议承办科室应提前制定周密方案或者开列用品准备清单,将所需物品的名称和数量详细列出,由办公室统一采购。
主要包括:
a制作签到材料。
包括签到本、签到笔、签到台;
b制作证牌。
包括名签牌、出席(列席)证、奖状、证书等;
c制作奖品、奖金红包等。
具有颁发奖品、奖金议程的,准备好奖品和奖金红包。
d印制会务秩序册。
根据实际需要,可印制会务秩序册。
会务秩序册内容包括:
议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排(如乘车号)等;
5、会议交通安排。
会议承办科室应明确专人负责提前确定会议所需车辆,并报办公室统一调配。
会议需要多辆车时可将车辆编号、排序。
6、会议记录、纪要。
会议承办科室应安排好门人员,做好会议记录、会议纪要。
7、会议摄影和摄像。
电教中心需安排专门人员,会议期间进行摄影和摄像。
如需新闻报道,会议承办科室应提前一天与市、县新闻媒体联系,并由办公室调配车辆做好记者的接送工作。
8、会议参观点勘察。
对会议安排有参观内容的,会议承办科室应安排专门人员提前到参观点进行现场勘察,全面掌握情况,确定合理的行车路线、方案等。
9、住宿、就餐安排。
(1)、住宿。
会议承办科室应提前统计好住宿人数、性别、预订客房、档次和房间数量,拟定房间分配方法,安排宾馆值班等。
由办公室派专人督促住宿宾馆落实;
(2)、就餐。
会议承办科室应掌握就餐人员情况,包括少数民族人员及不同饮食习惯,提前一天确定就餐地点、食谱等。
由办公室派专人督促就餐餐厅落实。
10、会议经费预算编制。
根据会议需要,编制会议经费预算,报送主管财务工作的部领导。
(五)、会前检查。
会议召开前,由会议负责人、主管部领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度,确保各项工作落实到位。
对未完成的任务,明确专人限时完成,确保会议按时顺利召开。
(六)、会议报到。
会务工作人员应至少提前30分钟到会场负责签到。
1、会议签到。
要求与会人员本人签到。
签到完毕后,应汇总情况,向会议负责人报告。
会务工作人员应对没有到会人员进行催促。
2、领取文件、资料。
各种会议文件及资料在会议签到处统一发放,或提前放置于会场座位处。
3、会议引导。
会议开始前,会议承办科室应安排专门人员引导与会人员入座,制止无关人员进入会场。
(七)、会中服务。
1、会场服务人员应统一佩戴胸卡,穿着统一服装,使用礼貌用语,适时搞好会场服务。
2、会议开始后,会务人员应巡视会场,维持会场秩序,妥善处理突发情况,确保会议顺利进行。
3、会议期间会议承办科室应安排专人搞好会中服务。
4、重要会议的记录,应使用组织部专用稿纸,记录应真实、准确、完整,不得随意做增删改动。
(八)、会后工作。
1、会场整理。
会议结束后,应疏导与会人员离开会场并检查会场,查看有无遗留物品、资料,清退会议室、客房等。
2、收回会议文件。
会议承办科室对需要收回的会议文件,在会议结束时及时如数收回。
3、会议纪要及信息。
重要会议应及时整理出会议纪要,报领导审定后,按规定范围发放。
会议承办科室应及时总结上报信息(省市媒体和省市组工信息)。
4、会议文件的归档。
会议承办科室将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。
5、督办落实。
会议承办科室根据会议部署督办落实,并将督办情况向有关领导汇报。
6、会议经费结算。
由办公室人员对会议费用进行结算。
7、会务工作总结。
会议结束后,会务人员应对会议组织过程进行总结。
五、相关附件
(一)、《会议安排表》样表
(二)、《签到表》样表
附件1:
县委组织部*****会议安排表(样表)
会议名称
会议时间、地点
参加领导
及人员
(共人)
活动安排
(约分钟)
会议主要议程:
主持人:
会议服务
媒体
信息
拍照摄像
茶水
会议记录
车辆保障
责任分工
(注:
)
附件2:
县委组织部*****会议签到表(样表)
单位
签名
时间
备注
单位
签名
时间
备注
年