档案管理培训教学.ppt

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档案管理大庆吉昌龙孟凡松前言QIANYAN档案管理-档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动档案管理专人专项负责档案管理目录管理目录1.归档文件的收集2.归档文件的价值鉴定3.归档文件的整理及装订4.归档文件的分类5.归档文件的排列8.归档文件装盒6.归档文件的编号7.归档文件的编目9、归档文件的存放收集收集1.1.1归档文件的收集归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。

一、收集概述二、收集文件收集文件总的原则是齐全完整。

所谓齐全完整是指要把单位、部门，所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录的收集。

1.1.2归档文件的收集即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；常规会议、专题会议、临时会议、战略会议即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；1.1.3收集方法上要注意两点第一点是注意平时收集第二点是注意年终收集，2.1.1归档文件的价值鉴定归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节-经验归档范围的文件材料，必须按有关规定向负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

文件材料归档范围是：

反映公司主要职能活动和基本历史面的对公司工作、企业建设具有利用价值的文件材料；单位工作活动中形成的在维护企业、集体和员工权益等方面具有凭证价值的文件材料；公司需要贯彻执行的上级机关、兄弟单位的文件材料；下级部门报送的重要文件材料；对工作具有查考价值的文件材料。

2.1.2文件材料不归档范围是不需办理的一般性、电话记录，内部互相抄送的文件材料，负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。

档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

2.1.3永久保管的文书档案主要包括：

（一）制定的法规政策性文件材料

（二）召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）活动中形成的重要业务文件材料；（四）关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）机构演变、人事任免等文件材料；（六）房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

2.1.4定期保管的文书档案主要包括：

（一）活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）一般性事务管理文件材料；（五）关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级制发的属于主管业务的一般性文件材料；（七）上级和同级制发的非本主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级、下级关于一般性业务问题的来函、请示与本的复函、批复等文件材料；（九）下级报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

确定归档文件的整理及装订规则已明确规定：

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

规则规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件，装订前首先必须对它们进行排序。

一般来说顺序如下：

1、正本在前，定稿在后2、正文在前，附件在后3、原件在前，复制件在后4、转发文在前，被转发文在后5、复文在前，来文在后6、中文本在前，外文本在后归档文件装订归档文件整理3.1.1确定归档文件的整理及装订分类分类归档文件的规则中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

一是对于内设机构职能较多，形成文件数量大，分工明确的单位，按保管期限年度机构（问题）分类法;二是对于内部机构设置简单的基层单位或小机关，形成文件数量不是很多的单位，按保管期限年度分类法。

4.1.1归档文件分类4.1.2什么是保管期限年度机构（问题）分类法？

就是先文件按保管期限分，每保管期限下面按年度分将归档类个，再在年度下面按机（）分。

类构问题类永久：

2015年办公室、人事、财务.2016年办公室、业务一处、业务二处.2017年办公室、业务一处、业务二处.4.1.3什么是保管期限年度分类法？

保管期限年度分法类就是先文件按保管期限分，再在保管期限将归档类下面按年度分。

类永久：

2005、2006、200730年：

2005、2006、200710年：

2005、2006、2007排列排列归档文件的文件的排列在同一年度、同一保管期限、同一机（），归档应构问题内按事由合、重要程度行排列。

结时间进要、文件、表、刊物等成套性文件可集中排列。

纪会议统计报简报1.同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。

2.不同事由间归档文件排列可根据文件的重要程度排列，分不清的，可以按时间的先后顺序排列。

原文在前，译文本在后3.不同文本的排列5.1.1归档文件排列编号编号归档文件的6.1.1什么是归档文件的编号？

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号22201716办公室永久归档章格式1、全宗号2、保管期限3、年度4、室编件号5、机构（问题）6、馆编件号归档章格式包括6项内容全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号。

因为是必备项，有全宗号的单位，必须填写，没有全宗代号的单位此栏空置，保管期限：

填写归档文件保管期限，分为：

“永久”、“30年”、“10年”。

也可填写简称“永”“30”“10”。

年度：

填写文件形成年度，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。

如：

一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。

室编件号：

按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。

室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内，从“1”开始逐件流水编号。

机构（问题）：

规则将机构（问题）项作为选择项，是因为对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构馆编件号：

暂不填写，如需档案移交进馆时按进馆要求填写。

编目编目归档文件的编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。

编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。

如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。

7.1.1归档文件的编目7.1.2归档文件目录的项目填写文件目包括归档录1、件号2、责任者3、文号4、题名5、日期6、页数7、备注7.1.3归档文件目录装订归档文件目录应装订成册并编制封面。

也就是说将归档文件目录区分不同保管期限分别装订，原则上每年形成三本目录（永、30、10），每本目录中的不同机构（问题），用归档文件目录封面区分，并且在归档文件目录右肩上标注机构（问题）。

装盒装盒归档文件装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。

不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

8.1.1归档文件装盒1、盒内文件情况说明：

填写盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，无上述情况，暂不填写。

2、整理人：

填写负责整理归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。

3、检查人：

填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

4、日期：

填写归档文件整理完毕的日期。

归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。

备考表填写：

备考表置于档案盒内文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

8.1.2归档文件装盒档案放哪儿容易分类易于保密保护性好检索简便9.1.1抽屉式直立档案319.1.2开放式横向档案整齐划一便于取阅易于查找保密性一般329.1.3穿孔式活页夹容易损毁有顺序性保密性差容易保存339.1.3档案盒容易保存有顺序性34标准统一便于存取长期保存保护性好9.1.4档案盒35灵活取用存量较小容易脱落9.1.5金属文件夹36隔水防污拿取方便保密性低暂时保存9.1.6透明资料袋37拿取方便临时存取保密性差9.1.7多层资料盒9.1.8归档文件整理流程示意图收集齐全完整平时及时收集鉴定确定归档范围、剔除不归档文件2006年以后划定保管期限（永久、30年、10年）；06年以前仍为永久、长期、短期装订确定归档文件整理单位，并按规定方法装订分类保管期限年度机构（问题）或保管期限年度排列按保管期限及文件形成时间。

同一事由内的归档文件排列、不同事由、不同文字间的归档文件排列编号首页上端居中空白处盖归档章填写归档章各项编目按要求填写归档文件目录装订归档文件目录装盒将归档文件按件（卷）号顺序装入档案局专用档案盒内填写备考表编制填写档案盒封面及盒脊入柜将整理好的档案对照目录按要求、顺序依次装入档案柜保管并放入防虫药小结归档文件如何整理A平时管理，收集齐全完整B专人专项负责C目录清晰，工具表格合理使用D摆放有序，编号明确E分类清楚F保管安全G借用手续谢谢！

Thankyou！

感谢聆听多多指正！

不为学习仅供参考！