灰常实用的word技巧.docx

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灰常实用的word技巧

Office应用技巧案例1

一、安全1

1.Word文档自我防卫5招1

2.Word2000文档安全保护妙招七则2

3.浅谈Word2003的“保护文档”功能3

4.为保护Word文档设置两道门槛6

5.在Word中藏好你的秘密7

6.Word表格编排的几则技巧9

7.Word文档折页打印巧实现10

二、编辑11

8.Word中编辑各种格式公式11

9.仅用键盘在Word中快速插入水平分隔线11

10.巧妙合并Word2000文档11

11.排序不是表格的专利11

12.上下标快速输入12

13.输入带圈字符又一法12

14.巧妙输入平行四边形的符号12

15.用F4键重复文字输入13

16.妙用Word中的自动图文集输入个人信息13

17.用鼠标选取文字13

18.利用F8键进行快速选取14

19.Word2000选取操作技巧14

20.Word2000的另类选取14

21.在长文档中移动或复制对象14

22.在Word中嵌入已有的Excel工作表15

23.Word预览编辑巧设置15

24.用“智能剪贴板”灵活复制文本16

三、表格16

25.表格Word表格编排的几则技巧16

26.将Word表格压缩进行到底17

27.使用Word2000表格的诀窍18

28.将Word表格一分为二20

29.用Word巧妙复制表格21

30.用Word绘制“斜线表头”的二种方法22

31.斜线表头的处理22

32.解决Word表格粘贴的错位问题22

33.快速删除Word表格中指定的行或列23

34.你会用Word的排序功能吗？

24

35.按姓氏笔画排序24

36.网页内容转Word表格24

37.让文字自动适应Word表格单元格大小26

38.在Word中高效率应用表格的选择录入功能26

39.编号自动录入28

40.表格自动填充29

41.Word中巧输星期29

42.完型填空题的录入29

四、操作技能29

43.“Alt”和“Ctrl”键在Word中的妙用29

44.用Shift+F1组合键快速查看格式信息30

45.用Shift+Alt组合键移动复制文本块30

46.用Shift+F5组合键快速回到上次编辑的位置30

47.用Shift+F3组合键快速切换大小写字母30

48.用Ctrl+]和Ctrl+[组合键快速设置字体31

49.用Shift键快速退出Word31

50.解除Word非法退出后的只读锁定31

51.浏览长文档不再是负担31

52.另有妙用的Ctrl+Z34

53.鼠标“双击”在Word编辑中的应用34

五、格式34

54.在Word中微调字体大小35

55.Word分栏排版中的怪问题35

56.让文档格式更美观随心所欲调整Word的间距36

六、工具36

57.“工具计算”真方便36

58.帮你找回写作灵感的Word修订功能37

59.Word“邮件合并”技巧四则37

60.不必重复劳动用Word合并功能巧制作询证函39

61.利用WordXP与ExcelXP打印信封40

62.妙用Word“邮件合并”功能41

63.创建自动翻页功能42

七、宏42

64.巧用Word的宏制作试卷42

八、基本知识44

65.Word“插入”菜单详解44

66.Word文档中的下划线50

九、视图51

67.应用WordXP的任务窗格功能51

68.在文档中快速跳转52

69.显示过宽文档52

十、替换52

70.快速清除Word文档内的多余空行53

71.巧解多页面问题妙用Word“空行替换53

72.再谈将Word文档巧妙“替换”文字54

73.图象巧换文字54

十一、图形与图片54

74.快速排列图形54

75.使用Word2000制作优美印章54

76.缩写图象尺寸55

77.制作图片水印页面55

十二、文件转换56

78.轻松将Word格式选择题转为Excel文档56

79.Word文档转为WPS文档58

80.Word不能打开WPS文档的问题58

81.如何实现Word和WPS文档的相互转换59

十三、样式59

82.套用还是自定义巧用“样式”编辑Word文档59

83.将样式传给其他文档60

84.原来是你在作怪轻松清除Word中的页眉横线61

十四、页面设置与打印62

85.节约纸张把单行合并打印到“上一页”62

86.Word打印设置技巧六则62

87.即时取消后台打印63

88.在Word中跳过首页计算页码63

89.Word中跳过首页计算页码66

90.页面设置68

91.Word中分节符的妙用69

92.纵横页面混排70

93.三步搞定纵、横页面的混合打印70

94.用Word打印书籍的技巧71

十五、预览73

95.在Word中实现文件的预览73

Office应用技巧案例

一、安全

1.Word文档自我防卫5招

文档也有安全性问题，尤其对于Office文档，为了让您的文档更安全，Office提供了比较完善的安全和文档保护功能，它包括：

安全级别、数字签名、密码设置、窗体保护和批注口令。

1）文档的安全级别

对Word文档最大的安全隐患就是宏病毒，为了防止宏病毒Word设立了安全级别的概念。

您可在“工具→选项→“安全性”选项卡→宏安全性”的“安全级”选项卡中进行设置，安全级别共分为高、中、低三挡。

高级别将只运行可靠来源的宏，其它宏一律取消；中级别在打开一个宏时，您会看到一条警告，让您选择是否启用；低级别就不进行宏的保护。

当选择高级别时，已安装的模板和加载项（包括向导）中的宏可能会被禁用。

您只有在“工具→选项→安全性→宏安全性”中单击“可靠来源”选项卡，然后点击“信任所有安装的加载项和模板”复选框，才能让安装的宏不被禁用。

注意：

所有随MicrosoftOfficeXP的模板、加载项和宏都经过了Microsoft数字签名。

一旦针对这些已安装文件中的一个安装添加到了您的可靠来源列表中，随后与这些文件的交互操作将不再生成消息。

2）数字证书的保护

很多文档的来源都是不详的，所以安全性无法保证。

Office可以通过数字证书来确认来源的可靠。

并通过数字证书对文件或宏进行数字签名。

一般来说，数字证书是从商业证书颁发机构和内部安全管理员或信息技术专业人员处获得的。

普通用户可以使用Selfcert.exe工具亲自创建数字签名（由于用Selfcert.exe自己创建的数字证书不是由正式证书颁发机构发行的，使用这种证书添加签名的宏方案将被认为是自签名的方案，这样其他用户有可能无法运行自签名的宏）。

用数字证书进行宏的签名很简单：

打开包含要签名的宏方案的文件，在“工具→宏→VisualBasic编辑器→工程资源管理器”中，选择要签名的方案。

再点击“工具→数字签名”命令。

提示：

1.一定要在宏测试完毕确认后再对宏进行签名，因为对已签名的宏方案的代码进行了更改，它的数字签名就会被删除。

如果是自签名的证书，那么在每次保存时都会对宏方案自动重新进行签名。

2.如果要防止用户因意外修改宏方案而导致签名失效，请在签发之前锁定宏方案。

您的数字签名只能说明您保证该方案是安全的，并不能证明是您编写了该方案。

因此锁定宏方案不能防止其他用户利用另一个签名替换您的数字签名。

3.如果您创建了一个可向宏方案添加代码的加载项，则代码应该确定下列内容：

如果方案已经进行了数字签名，在继续运行之前，是否通知用户修改签名方案的结果。

3）文件的密码设置

Word的文件密码包括两种：

修改权限密码和打开权限密码。

打开权限密码使得Word文档变成只读文件，如果打开了文档并对其进行了更改，则只能以其他的文件名保存该文档。

而修改权限密码则允许用户随意修改保存。

具体设置办法：

打开文件，在“工具→选项→安全性”选项卡中进行密码设置。

提示：

若要创建一个长的密码，请单击“高级”，然后选择RC4加密类型。

4）防止用户改窗体

由于某些文档需要将窗体保护起来，以便他人只能在指定的区域中输入信息。

所以Office提供了窗体保护功能。

使用窗体保护功能时，窗体域中的任何信息都将重新设置。

具体方法：

“工具→保护文档→窗体”。

若要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体，在“密码（非必选项）”框中键入密码。

不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。

如果要保护整个窗体，请单击“确定”按钮。

若要只保护部分窗体，这些部分必须处于不同的节中，单击“节”，然后清除不需要保护的节的复选框。

5）批注口令的添加

批注在审阅中是非常重要的，Office在“工具→保护文档”中进行了对批注的保护。

您只需选择需要保护的对象，将密码键入到“密码”框中，即可实现保护。

来源：

2.Word2000文档安全保护妙招七则

对一个电脑用户来说，文字处理工作是必要的。

出于某些目的，我们常常需要对自己的文档进行保护。

这里所说的“保护”有两层含义。

第一、确保自己文档中的信息不被其他未授权用户看到；第二、避免宏病毒、误操作及其他各种原因使文档文件受损，保证文档的完整性。

现在我就以使用Word多年的经验（虽然有点自卖自夸），谈谈保护Word2000（以下简称Word）文件的方法和措施。

1）隐藏文档纪录

当我们打开Word时，首先会看到什么？

对了，只要用鼠标点击“文件”菜单，默认情况下会列出最近使用过的4个文件。

这样，我们打开过的文件会完全暴露在外，无需查找也能轻易被别人发现。

出于保密需要，我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件，要达到这样的目的，只要在“工具”→“选项”→“常规”选项卡中不选中“列出最近所用文件”即可。

这样做就没人能发现最近被使用过的文件了？

答案当然是否定的。

在一般情况下，Windows的“开始”菜单中“文档”子菜单会列出用户最近使用过的所有文件，对敏感内容应及时予以清除。

我们可以通过点击“开设”→“设置”→“任务栏和开始菜单”→“高级”选项卡中的“清除”按钮（这是Windows2000下的方法，Windows98下的操作类似）。

可是，频繁的清除也太麻烦，再说，有时候忘记清除怎么办，有没有一劳永逸的办法呢？

我们可以通过修改注册表来实现。

在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一个名为“NoRecentDocsHistory”的DWord值，将其键值设置为1，可使“文档"菜单中的内容不再改变。

或者在上述分支下新建一个名为“NoRecentDocsMenu”的二进制值，并将其键值设置为“01000000”，重新启动后“文档”菜单将从“开始”菜单中消失。

2）躲开他人视线

现在我们可以开始安心编辑文件了。

不好，突然有人走了过来——有时我们不希望别人看到自己正在编辑的文档。

如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑的文档，对已经设置了“不显示最近使用文件”的用户来说，要是目录很深，那可惨了……其实有一种简单的办法：

首先用“Ctrl＋A”选中全文，再用工具栏中的“字体颜色”按钮将字体设置为白色。

如果嫌步骤太多，可以自己录制一条宏命令：

选择“工具”→“宏”菜单中的“录制新宏”命令，在弹出的对话框中输入宏名（随你自己定，比如“隐藏”），按下将宏指定到键盘的按钮，在弹出的对话框中指定执行这个宏所使用的快捷键组合（我们可以任意选择，但不要和已有的快捷键组合冲突）。

等别人走开以后，我们再按下Ctrl＋Z组合键即可（其实，这是利用“撤销”命令的原理实现的）。

3）给文档设置密码

漫长的文字录入工作终于完成了，如果不希望那些XX的用户使用你的保存文件，就应该给它设置密码。

打开“文件”→“另存为”→点击“工具”按钮中的“常规选项”，在密码栏中输入密码，确认输入后即可。

这里要说明的是，Word提供了两种类型的密码用于文件保护：

“打开权限密码”——限制XX的用户打开文档；

“修改权限密码”——限制XX的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。

这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。

密码的最大长度为15个字符，并区分字母大小写。

另外，选中“建议以只读方式打开文档”选项，这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示，如果我们选择“否”不接受建议，文档仍以常规方式打开。

需要提醒大家，别以为加了密码就万事OK了，对许多破解Office文档密码的软件来说，长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。

所以，真正需要加密的重要文档，我们还需多加留心，尽量使用数字、字母大小写混合加密。

4）加密后的小措施

即使文档已经进行过加密保护，我只要动动鼠标，仍然可以了解你的文档的一些内容。

用鼠标右击文档，在弹出菜单中选择“属性”，可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。

这是为什么呢？

原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文，然后再给文档起标题。

这样一来，Word就会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。

所以为了使自己的隐私得到更好的保护，我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。

如果你不想让别人知道你的一些用户信息，还应在“工具”→“选项”→“用户信息”选项卡里做一些修改工作（包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“通讯地址”等）。

5）方便安全的审阅

经过上述方法处理文档，可以说基本是安全的。

但是，我们完成一篇文档后，可能还需要交给他人审阅，使用“工具”→“保护文档”命令可对原文档进行保护。

这样，他人在文档原稿上所做的修改都以用修订标记或批注标记的形式记录下来。

另一种方法是使用“版本”功能：

选中“文件”→“另存为”→点击“工具”按钮中的“保存版本”，以后再选择“文件”菜单中的“版本”命令，就能在弹出的对话框中选择所需的旧版本进行查看和处理。

6）宏病毒防范

Word提供了对宏病毒的警告保护，用户可以选择“工具”→“宏”→“安全性”命令，在弹出对话框（图4）中设置各种安全级别。

建议设置为“高”或“中”，使Word禁止非可靠来源文档中宏的运行，或在运行前给出警告提示，让用户选择运行与否。

但是某些软件（比如IBMViaVoice2000）可能会强制你将其设置为“低”。

另外，需要提醒大家的是Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀毒，所以要真正杜绝宏病毒，应该使用防病毒软件。

7）突发事件下的文档保护

有时候可能由于突发事件（比如断电、死机）导致文档未能保存，难道就让所做的一切都付之东流？

我们应尽量利用Word提供的“自动保存”功能，在“工具”→“选项”→“保存”选项卡中设定“自动保存间隔时间”，不要把这个间隔时间设置得太短，否则频繁的保存，一来浪费时间，二来损伤硬盘。

设置好后，再碰到上述情况，Word的自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件，恢复文件中包含了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。

若是Word没有自动打开恢复文件，我们可手工将其打开。

恢复文件的后缀名为asd，其路径在“工具”→“选项”→“文件位置”选项卡中查找，对于Windows9x/Me一般为“WindowsApplicationDataMicrosoftWord”文件夹，对于Windows2000一般为“DocumentsandSettings用户名ApplicationDataMicrosoftWord”文件夹。

Word还提供了文档备份的功能。

选中“工具”→“选项”→“保存”选项卡中的“保留备份”选项，在将当前的修改内容保存到原文档的同时，Word会自动保留一个备份文档（备份文档是以wbk为后缀名的）。

好了，说了这么多，可能大家已经发现，原来对于文档文件的保护工作，并非一定要通过加密软件才能完成的，Word自身已经为我们提供了不少功能，只要我们平时注意积累，就会让自己的文档越来越安全。

来自：

赛迪网--中国电脑教育报

3.浅谈Word2003的“保护文档”功能

Word文档的保护功能可以说从Word97一直到WordXP都是老一套，没有很大的变化，一些用户甚至对它都不屑一顾了。

但Word2003的“保护文档”功能有了较大的改观，除沿袭了以前版本的修订保护、批注保护、窗体保护之外，还新增了对文档格式的限制、对文档的局部进行保护等功能。

下面就请大家与笔者一起来体验这些新功能吧！

1）设置文档的格式限制功能来保护文档格式

如果您使用文档的“格式设置限制”功能，则可以防止用户应用你未明确指定的可用样式；也可以防止用户直接将格式应用于文本（例如，项目符号或编号列表，以及字体格式），限制格式之后，用于直接应用格式的命令和键盘快捷键将无法再使用，从而对文档的格式进行保护。

-具体方法

1.单击“工具”菜单中的“保护文档”命令，进入“保护文档”任务窗口。

2.在“保护文档”任务窗口中，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，单击“设置”按钮（如图1所示）。

图1保护窗口设置窗口

3.在弹出的“格式设置限制”对话框中勾选“限制对选定的样式设置格式”，然后在对话框中选择需要进行格式限制的样式，并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框（如图2所示）。

图2格式设置限制

4.点“确定”按钮，会弹出一个警告对话框，点击“是”按钮。

比如，我们在“格式设置限制”对话框中取消了对“标题1样式”的勾选，确定后，在弹出的警告对话框中单击“是”，这样凡是应用了标题1样式的区域格式将会被清除掉，而其他格式则保留。

5.在“保护文档”窗口中单击“是，启动强制保护”。

6.在“启动强制保护”对话框中的“新密码（可选）”框中键入密码，确认该密码后点“是”即可启动文档格式限制功能。

提示：

1.若要将样式限制为最小数目的推荐选项，请单击图2中的“推荐的样式”按钮。

您可以将样式限制为更少的选项，但是这样会删除MicrosoftWord在某些功能中使用的样式，例如目录以及项目符号或编号列表。

2.若希望保留部分键入时自动套用格式功能（工具/自动更正选项/键入时自动套用格式），例如将分数“1/2”更改为“？

”，请选中“允许自动套用格式替代格式设置限制”复选框。

2）设置文档的局部保护功能

Word2003的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了，可以将部分文档指定为无限制。

-具体方法：

1.选定需要进行编辑的（无限制的）文本，按住Ctrl键可选中不连续的内容；

2.在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”，防止用户更改文档（如图3所示）。

图3编辑限制

3.在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。

如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组”框中的“每个人”复选框；如果允许特定的个人编辑所选部分，单击“更多用户”，然后输入用户名（可以是MicrosoftWindows用户账户或电子邮件地址），用分号分隔，点“确定”（如图4所示）。

图4添加用户

4.对于允许编辑所选部分的个人，请选中其名字旁的复选框，最后单击“是，启动强制保护”，并输入保护密码。

提示：

若要给文档指定密码，以便知道密码的用户能解除保护，请选中“密码”单选按钮，在“新密码可选”框中键入密码，然后确认该密码。

若要加密文档，使得只有文档的授权拥有者才能解除保护，请单击“用户验证”（如图5所示）。

图5启动密码保护

这样，只有选定区域的文本可以编辑（高亮显示），而其它没有选中的区域就不能进行编辑。

如果要停止保护，可单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮，输入密码，即可解除保护。

来源：

4.为保护Word文档设置两道门槛

电脑给我们工作和生活带来了无穷的便捷和乐趣，有时也会带来一些尴尬，甚至“防不胜防”，比如：

你起草一份合同发给对方，对方在你合同中进行了一些小小的修改，若你稍有“不慎”，那可能酿成错。

笔者在Word的应用中发现──我的文档只准看，不让改（复制、粘贴和修改等操作），有兴趣了解此法吗？

请看我的：

1）第一道槛　雕虫小技

当你编辑好文档后，选取“视图→工具栏→窗体”，在弹出的“窗体任务栏”上选取“保护窗体”，如图1。

这时，当前Word文档中的内容已经不能选取，光标也停留在文档起始的位置，工具栏上和菜单中的相关功能按钮及鼠标右键菜单（复制、粘贴等）也不可用，同时，键盘也不能进行输入、选取和删除等操作，即使用“文件→另存为”把文档存成其他文件名，再次打开也照样无法操作，使文件不能修改和复制。

这个功能确实不错吧？

但你动动脑筋，再观察一下“窗体任务栏”，发现的什么？

若没有发现，就请用鼠标再点取“保护窗体”，发现了什么？

呵呵……原来是雕虫小技！

2）第二道槛　真枪实弹

不是说前一道门槛是雕虫小技，第二道门槛一定来一个真枪实弹，真正把你想“复制、修改”之心拒之门外。

请看：

将要保护的文档打开，选取“工具→保护文档”，在“保护文档”对话框中选取“窗体”，并输入密码，如图2。

当你再次点击窗体任务栏中“保护窗体”时，就得提醒你输入密码，没有密码当然只有被拒之门外。

但是，我还得说一句：

密码只能用一次！

也就说：

你自己修改了“窗体保护”的文档后，要重新设置“窗体保护”，否则，该文档与普通文档一样了。

来源：

5.在Word中藏好你的秘密

为了保护电脑的重要文件，大家各显神通，其中多数人采取给文件加密码的方法，实际现在采用密码保护是一种最不安全的方法，这样更容易激起别人研究的兴趣。

破解密码的软件网上到处飞，您的密码一会儿就解决了。

那么我们要怎样保护自己的文件呢？

其实我的保密措施非常简单，将Word文件中的重要内容隐藏起来，别人打开了文件，看到的是一些非常普通的内容，他也就失去研究的兴趣了。

跟我来吧！

1）隐藏文字

在Word中有一项功能，就是能够隐藏其中的文字。

选中文件中重要的内容，单击[格式]→[字体]，打开“字体”对话框，在“字体”选项卡中，勾选“隐藏文字”复选框，单击[确定]按钮（如图1）。

您的重要内容即被隐藏起来，为了迷惑对方，可以在文件中添加一些无用的内容，以免引起别人的怀疑。

图1

2）利用“版本”功能

如果您的文件中有一些重要的图片，无法采用第一种方法进行隐藏的，您可以利用Word的“版本”功能来实现。

在“文件”菜单上，单击“版本”命令，打开“版本”对话框，单击[现在保存]按钮（如图2）。

在“保存版本”对话框，在“版本备注”中输入正在保存的版本的说明信息，再单击[确定]按钮后保存。

然后将文件中的重要内容删除，只保留一些普通内容，或重新添加一些与文件无关的内容，保存并关闭文件。

重新打开文件，只显示普通内容，要显示保存的“版本”内容，单击[文件]→[版本]命令，打开“版本”对话框（如图2），选中原有版本，单击[打开]按钮，即能显示“版本”中内容。

图2

提示：

保存的“版本”内容，只能浏览，无法直接修改、保存，若要修改，您可以将当前“版本”内容另存为一个独立的Word文件，然后才能修改。

怎么样？

在Word中演出的这场“空城计”不错吧！