工厂实用表格大全一.docx
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工厂实用表格大全一
文件名称
文件化的信息管理
编制部门：
品管部
文件变更记录
修订日期
最新
版本
修订内容
页次
制定
审核
批准
2016-4-01
A
首版发布
8
1目的
为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本。
2适用范围
适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。
3文件种类
3.1体系文件（含质量管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、QIP、PI、控制计划、记录表单等）
3.2技术类文件（含产品图、模具图、产品规格书、BOM、ECN等）
3.3外来文件（客户图纸、CQA、客户检验标准、客户要求、承认书、客户检验报告…等客户资料；质量方面标准、法律法规；设备说明书等）
4职责
4.1文控中心（DCC）：
负责各类文件的受控、发放、回收、监督管理及各部门文件使用情况的稽核；
4.2各部门：
负责各类相关文件的编制、审核、批准和申请发放，负责受控文件的接收、使用和保管，并对现场使用的各类文件进行保护和防护；
5程序
5.1公司代码/部门代码/文件性质代码/文件系列号
◆公司代码：
公司代码表
公司名称
公司代码
东莞市斯浦昊汽车零件有限公司
GD
◆文件性质代码：
文件性质代码表
文件类别
代码
文件类别
代码
文件类别
代码
质量手册
QM
工作流程/作业指引/操作指导书
WI
程序文件
QP
记录表单
FM
◆文件系列号：
文件系列号
系列号用途
系列号编号范围
同类文件系列中，用于区分不同文件之后缀编号
01~99或001~999
5.2文件编号规则
文件编号规则表
文件等级
文件类型
编号方式
一级文件
质量手册
GD-QM-XXX
（公司代码+手册代码+系列号）
二级文件
程序文件
GD-QP-XXX
（公司代码+程序文件代码+系列号）
三级文件
作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PDS等
GD-WI-XXX
（公司代码+文件代码+系列号）
记录/表格
各部门的各类表单/表格/报告
GD-FM-XXX
（公司代码+FM+系列号）
5.3文件编制/审批权限
文件编制/审批权限表
文件类别
代码
编制
审核
批准
会签
质量手册
QM
品质经理
——
总经理
——
程序文件
QP
部门主管/经理
——
总经理
——
工作流程/作业指引/操作指导书
WI
部门主管/工程师/授权人员
——
部门经理/主管
——
5.4文件的编制/审核/批准/会签
5.4.1各部门根据过程、产品或其它管理需要，编制相关类型的文件。
完整的文件应包括文件名称、文件编号、版次、页序、文件目的、适用范围、工作程序、流程图、引用标准、工作方法、图片等相关内容，具体参照附件格式。
5.4.2文件编制完成后应经过相关授权人员的审核、批准，必要时经相关部门会签确认。
具体权限见《文件编制/审批权限表》。
5.5文件编号控制
5.5.1DCC文控员根据文件受控情况，制定各部门各类型文件的受控文件清单，并公示在共享盘上，受控文件清单在受控文件发布时适时更新，以保持清单与文件的一致性。
5.5.2文件编制部门在制定新文件时，可从共享盘上同类文件的受控文件清单中查看获得文件的新编号，或向文控中心咨询获得文件编号。
文件编号规则见5.2。
5.6文件的受控/发放
5.6.1文件编写完成并经权限人员审批后，提供给到文控中心申请发行。
5.6.2文控中心对文件进行会审，发现文件存在明显的遗漏、矛盾、逻辑错误、基本内容不全、与其它文件相冲突…等现象时，将文件退回申请部门进行重新制定，待存在问题得到纠正后方可受控。
5.6.3文件在申请发行时，文件的电子档需同时发送到文控中心处进行保存。
5.6.4DCC文控员接收到需发放的文件正本及电子档后，根据《受控文件发放一览表》或文件上列明的文件发放部门，复印相应的份数、加盖“受控文件”印章，并在《受控文件发放/回收登记表》中进行登记后，通知相关部门领取文件。
5.6.5领取文件时，须对照所需领取文件的名称/版本/份数，在《受控文件发放/回收登记表》上签名确认。
5.6.6若文件是换版发行，文件领取部门须同时交回旧版文件，旧版文件未回收时不得发放新版文件。
文件初次发行时不存在旧版。
5.6.7所有受控文件均需经过文控中心加盖受控印章正式发放后使用。
5.6.8出于环保考虑，对于质量手册、程序文件等不用在生产现场出现的管理类文件，经审批过程完成并加盖“受控文件”印章后，可扫描成彩色PDF档，在公司共享盘中采用电子档方式发放。
各部门只可以阅读，不具备编辑、剪切等改变文件属性的功能。
5.6.9所有的文件文控中心都需要保存最新版的电子文档，电子文档储存在公司的服务器内，电子文档按部门别区分归档，电子文档需要设置权限，除文控中心外，其它任何部门只有阅览权，无剪切、复制、删除、修改等权限。
5.7临时文件的发放与回收控制。
5.7.1临时文件定义：
下列情况下发行的文件均称为临时文件：
a）新项目开始初期，正式的受控文件还未确定发行，暂时用于指导新项目生产或作业的文件，如临时QIP、临时PI等；
b）只适用于某张订单，或只适用于客户指定的一定生产数量的产品（如：
客户指定A订单中前1000PCS使用不同的加工方法或包装方式…等）；
c）只适用于某个特定时间段的临时性文件（如1个月、45天…等）。
5.7.2临时文件的编制和审批：
对5.7.1a）的临时文件，由部门负责人审批即可；对5.7.1b）和5.7.1c），按5.3《文件编制/审批权限表》权限批准。
5.7.3临时文件发放时，由文控中心加盖“暂时发行”章后按5.6程序发放，发行时需在“暂时发行”印章上注明临时文件的适用时间期间等信息。
对于仅适用于某张订单或一定数量产品的临时文件，由文件编制部门在文件上注明其适用的订单或数量等相关信息。
5.7.4临时文件在既定的使用期内具有与受控文件相同的效力，在达到了规定的使用期限，或所适用的特定订单完成交付，或达到了既定数量的生产要求后，即自动过渡为无效文件。
5.7.5文控员根据《临时文件发放/回收登记表》中所记录的信息，适时关注所有临时文件的有效期限，在文件到期时通知文件使用部门，由使用部门及时交回文件，文件回收按5.10“文件的回收/作废”程序处理。
5.8文件在使用部门的管理控制
5.8.1文件经受控发放生效后，各使用部门应按照文件要求执行，必要时，组织相关人员对文件进行传阅学习，必要时进行培训。
5.8.2文件使用人员应保护好受控文件，使文件保持清晰、便于识别和查找及不可遗失、不得在受控文件上私自涂改或划改。
5.8.3各部门使用的应是经文控中心加盖红色“受控印章”的受控文件，不得将受控文件私自复印使用（受控印章为黑色），或将文件电子档直接打印使用（无受控印章）。
在文件使用部门发现私自复印文件或直接打印的文件时，将追究相关人员责任。
5.9文件的更改控制
5.9.1因过程变更、工作内容改变、流程优化、产品改进、客户要求变更等原因需对文件进行修订时，由文件原编制部门或其它类似职能的人员对文件进行修订，以符合实际运营状况。
5.9.2文件修订后须按照5.3规定执行审核和批准。
5.9.3文件修订时，修订部门需同时填写《文件变更申请单》，说明变更原因及变更情况，经部门负责人批准后，与修订后的文件同时提交到文控中心申请受控发放。
5.9.4文件修订版本与版次的控制
质量手册
程序文件
三级文件
表格
版本
A--Z
A--Z
A--Z
A--Z
单页修改版次
版本+（0—9）
/
/
/
变更原则
1每有变更，只修改对象页修改码。
2某页变更9次后或整体有一半页数有修改记录时换版。
每修改一次均需换版
每修改一次均需换版
每修改一次均需换版
5.9.5修订后文件发放时，领取部门应交回文件的旧版本，以保持文件的适用性和唯一性。
旧版文件未回收时不发放新版文件。
5.10文件的回收/作废
5.10.1文件经过修订/变更升版后，根据《受控文件发放/回收登记表》中的记录，所有旧版文件均从原发放接收单位回收并加盖“作废”章作废处理。
5.10.2作废的旧版文件，除文控中心的原版文件需要保存以供追溯以外，其它作废文件均可废弃或作为回收纸使用，对于涉及到技术机密或客户信息的文件，作废后可直接碎纸机处理。
5.10.3保存的作废文件应与其它有效文件隔离，文件夹封面明确“作废文件”字样，以防止非预期的使用或误用。
5.11文件的申领/换领/补领
5.11.1因生产设备增加、工作内容拓展或其它原因需要增加领取文件，或因原有文件磨损/毁损需要换领文件，或因保管不善导致文件遗失需要补领文件时，申请人须填写《文件申请表》，经部门负责人审核、文控中心会签后方可发放。
5.11.2文件换领时须同时回收毁损文件作废处理；因文件遗失而补领文件时，申请部门/人员应书面注明遗失原因并提出纠正预防措施。
多次遗失文件或遗失情况严重的，文控中心可对遗失部门或人员进行适当的处罚。
5.12文控中心原版文件管理
5.12.1所有文件的正本原版及电子档均在文控中心保存，所有文件均以加盖“受控文件”印章后发放到相关部门的受控版本为准，文控中心的原版文件只作保存和溯源作用，原则上不向外借阅和使用。
5.12.2若因客户需要或其它重要原因需要借阅文件时，需经过文控中心同意，并在《文件借阅登记表》上登记签收，并在规定的时间内归还到文控中心。
5.13文件管理状况稽查
5.13.1为监督文件使用部门是否正确使用文件、是否对文件进行有效的保管和防护、及是否存在私自复
印文件等不良情况，文控中心文控员每月不定时到各部门进行检查稽核，并根据稽核结果对受稽核部门进
行相应处理。
5.14外来文件管理
5.14.1外来的客户图纸、标准、检验规范等客户文件，由相应对口部门将客户文件资料转化为公司内部图纸/标准/规范后，再由DCC受控发放到各相关部门。
客户原图纸或原文件由文控中心加盖蓝色“外来文件”章后保存在文控中心，不得发放。
5.14.2需要外发给供应商、协力厂商或其它机构的图纸，不得直接使用客户图纸/文件（包括电子档或纸档），外发的图纸/文件不得出现公司客户的LOGO、名称等相关信息。
5.14.3对外来文件中的法律法规、标准等文本，由文控中心保存，不作编号。
文控中心并适时通过专业网站/行业协会/报刊/网络论坛等渠道收集法律法规、标准和最新消息并及时更新、公布。
5.14.4设备使用说明书：
对于购入设备的说明书，由相关部门归档保存（如：
调试设备、编制设备操作/保养规程等）。
5.14.5工程规范
顾客提供的图纸和技术规范经项目部评审后，交由DCC登记于《顾客工程规范记录表》中，所有的顾客工程标准/规范及其更改应保证按顾客时间计划及时评审、分发和实施，并不得超过两个工作周。
顾客提供的工程标准/规范的接收、评审、分发和实施日期，应记录在《顾客工程规范记录表》中，每项更改在生产中的实施日期应记录。
5.15表格/表单管理
5.15.1每一种表单/表格均有唯一的识别编号，具体编号规则详见5.2，所有表格/表单经确定发布后即形成受控的固定格式，其格式由文控中心在共享盘上公布，各部门在使用时可从共享盘上下载使用，或按照受控格式进行批量印刷使用。
5.15.2各部门在使用受控的表格/表单时，应注意保持表格/表单的完整，如公司LOGO、表单名称、表单的唯一性编号及表单版本等内容。
5.15.3若因为表单已不能满足工作需要、不能充分反映工作内容、或客户要求、产品改进等需求而需要修改时，部门进行表单内容修订并升级表单版本后，将电子档提供给文控中心评审，一经确定后由文控中心在共享盘上进行更新，并通知各部门使用新的表单。
5.15.4修订后的新版本表单发布后，各部门在工作中不得再使用旧版本的表单。
5.15.5归档表格根据《记录清单》中规定的保存期限，由相关部门负责保存，保存期详见《记录清单》
5.16文件的销毁
5.16.1作废文件原稿盖红色“作废”印章，同时收回分发件，并在原告上“文件受控分发章”上盖“标注分发件文件收回，装订后存档，并与其它文件隔离放置
5.16.2作废文件之原稿保存三年后销毁，并将销毁情况记录于“文件销毁一览表”
5.17保存在计算机中的受控文件的管理
质量负责人每月用移动盘对电子报告档案数据进行备份更新。
6相关文件无
7质量记录
7.1《受控文件清单》
7.2《受控文件发放/回收登记表》
7.3《临时文件发放/回收登记表》
7.4《文件申请表》
7.5《文件更改申请表
7.6《文件借阅登记表》
7.7《工程规范、更改评审表》
7.8《文件管制章》
7.9《记录清单》
8流程图
8.1文件管理流程图
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