《采购与供方管理规范》.docx
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《采购与供方管理规范》
滨才地产管理体系文件之九
黑龙江省滨才房地产开发有限公司
采购与供方管理规范
（09版）
受控号：
持有人：
文件编号：
BCMS－09
发布日期：
2009年月日
生效日期：
2009年月日
编制：
审核：
批准：
目录
1规范说明3
2制度与流程4
2.1供方管理总则4
2.2采购与招标管理程序7
2.3合同管理程序23
2.4甲供材管理程序36
2.5甲限材管理程序39
1规范说明
1.规范的管理和使用
1、本规范是公司为导入、实施规范化管理体系而编制，是公司管理体系的一部分，包括了公司采购与供方管理体系要求的关键制度与流程文件。
2、公司所有部门、人员应遵守本规范中的规定和要求。
3、本规范为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。
本规范是公司内部管理文件，未经公司总经理批准，任何人不得将规范内容以任何形式提供给公司以外人员。
4、本规范及相关表单将在公司OA办公系统中发布，公司相关人员根据公司授权查阅。
5、本规范由公司人力资源部负责管理。
在本规范执行期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到人力资源部。
人力资源部每半年一次对规范的适应性、有效性进行评审，必要时对规范予以修改。
2.文件名称（体例）
1、规范：
公司明文规定的工作标准；
2、制度：
明确公司人员共同遵守的办事规程或行动准则的文件；
3、程序：
明确或强调某项工作进行的先后次序及其要求的文件；
4、流程：
明确或强调某项工作进行的先后次序，以流程图予以表述的文件；
5、办法：
明确处理事情或解决问题的方法的文件；
6、规定：
明确某一事务的有关方式、方法或数量、质量等要求的文件；
7、准则：
明确言论、工作等所依据的原则的文件；
8、细则：
明确某项规章、制度、措施、办法等的详细规则的文件；
9、作业指引：
某项工作的指导性文件；
10、表单：
为完成某项工作所需的或提供客观证据的表格文件。
3.解释权
本规范的解释权在人力资源部。
2制度与流程
2.1供方管理总则
1.目的
为提高供方选择的工作效率，使供方所提供产品和服务满足合同要求，促进长期、稳定合作伙伴关系的建立，制定本总则。
2.适用范围
本总则适用于公司经营管理全过程中所有供方管理的原则。
3.术语和定义
1、供方
是指为组织提供产品或服务的组织或个人。
2、供应链管理
整个供应链系统进行计划、协调、操作、控制和优化的各种活动和过程，以实现价值链的最大增值以及内外部客户的高度满意。
4.职责
4.1.责任部门
1、负责组织职责范围内供方的邀请招标、议标、询价委托或单一来源采购。
4.2.人力资源部
1、负责供方的总体控制和管理；
2、负责组织供应链管理工作的审核。
5.工作程序
5.1.供方管理总则
5.1.1.房地产供应链管理
1、房地产开发的供应链是从获得土地至客户服务的贯穿整个房地产开发全过程的供方资源总合，整个开发过程涉及到市场调查机构、策划机构、设计单位、建筑承包商、材料设备供应商、造价咨询机构、销售代理机构、广告媒体、物业管理等众多供方。
2、房地产供应链的系统管理有利于规避开发风险，并有利于供方管理效率和绩效的提高。
3、依据房地产VAC（价值链增值模型分析），在价值链不同阶段的供方为企业带来的价值指数是不同的。
价值关注点包括：
A（数量）、C（成本）、Q（质量）、R（风险）、T（时效）、S（服务）。
4、公司遵从以下规则，有效管理供方：
a）价值链前端的供方，重点管控：
供方提供产品的质量、风险、时效。
b）价值链中端的供方，如建筑承包商、材料设备供应商、造价咨询机构，重点管控：
供方提供产品的质量、成本和时效。
c）价值链后端的供方，如销售代理机构、广告媒体、物业公司，重点管控：
供方提供产品的质量、风险、服务。
5.1.2.供方管理原则思想
1、供方是企业公共关系的重要组成部分；
2、供方管理是企业整合资源的主要内容；
3、公司与供方是平等互利的合作伙伴关系；
4、全面加强供方管理有利于供方资源的共享、提高工作效率、降低运营成本，防范职务违法违规。
5.1.3.供应链管理审核
1、公司将定期对供应链管理进行审核，审核供应链管理过程的符合性和有效性，确保达成供应链管理绩效目标。
2、人力资源部组织供方管理审核工作，审核人员根据专项审核内容从各职能部门抽调，审核中通过供方选择及供方评价过程记录、采购记录的抽样检查，审核公司供应链管理过程的符合性和有效性。
具体参见《制度与流程管理制度》。
5.2.供方的选择
5.2.1.公司各类所有供方的选择必须执行规定。
所有供方的最终选定必须执行以下程序：
1、搜集并获取供方信息；
2、对供方进行考察；
3、建立或更新供方信息库并报审、报备；
4、组织实施邀请招标、议标、询价委托或单一来源采购。
5.2.2.供方选择方式
1、公司供方的选定有邀请招标、议标、询价委托、单一来源采购四种方式，详见《采购与招标管理程序》；
2、各类供方的分类、选择方式、审批权限等见《采购与招标管理程序》中《采购方式、责任部门与审批权限规范》。
5.2.3.供方信息管理
1、所有为公司提供各类产品或服务的供方在选定前由责任部门在对供方进行考察评价后保留供方信息及评价、选择记录；
2、责任部门分别对各类供方的原始资料进行分类建档、保管、维护，并根据日常资质审核、评估以及供方自身信息变更情况及时更新档案记录，为今后评标、合同会签、履约评估和结算支付等工作提供参考或依据。
6.相关文件
6.1.《制度与流程管理制度》
6.2.《采购与招标管理程序》
6.3.《合同管理程序》
6.4.《甲供材管理程序》
6.5.《甲限材管理程序》
7.附件及表单
7.1.附件《供方全流程管理要素规范》
2.2采购与招标管理程序
1.目的
为明确和规范公司的各项采购与招标工作，确保供方提供的产品或服务满足公司的要求，降低开发风险，提高采购工作效率，制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于公司各部门所有产品和服务类别的采购与招标管理。
3.术语和定义
1、责任部门
是指负责供方选择及合同执行的公司职能部门。
2、经办人
是指责任部门内具体承办供方选择及合同执行的岗位人员。
3、邀请招标
是指公司对于规定的重大采购事项以招标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织参与投标，并组织进行评标，以确定最终供方的供方选定过程。
4、议标
是指公司对于较重要采购事项以书面邀请的方式邀请特定的法人或其他组织参与洽商，并组织进行评审，以确定最终供方的供方选定过程。
5、询价委托
是指公司对于一般性采购事项直接与供方进行接洽，通过比质比价以确定最终供方的供方选定过程。
6、单一来源采购
是指公司与对市场具有相对垄断地位或唯一性的供方进行洽商并确定供方的供方选定过程，如供水、供电、供暖管线工程等。
4.职责
4.1.责任部门
1、负责责任范围内供方信息的收集和初步联系、前期洽谈；
2、组织实施对供方的评估、考察；
3、按规定的程序和要求组织实施责任范围内的采购与招标工作；
4、组织实施采购验收。
4.2.成本合约部
1、组织实施施工类、监理类的采购与招标工作；
2、协助、监督材料设备类、设计类、营销类的采购与招标组织工作；
3、审核责任部门材料设备类、设计类、营销类招标计划和招标文件；
4、根据限额或目标成本编制施工类、监理类招标标底、评标办法，或委托编制。
4.3.相关部门
1、参与相关供方的评估、考察，提出供方选择意见；
2、参与相关招标文件、计划的审核，提出审核意见；
3、协助各责任部门的采购与招标组织工作。
4.4.人力资源部
1、参与、指导、监督各职能部门的采购与招标组织工作；
2、负责采购招标相关制度、流程、表单的起草、编制或审定。
4.5.评标小组职责
1、负责工程类（施工、监理、材料设备）、设计类与营销类的重大招标采购项目邀请招标的评标工作；
2、按规定的时间和地点开标、评标；
3、根据评标结果推荐中标单位。
4.6.总经理
1、全面负责公司采购与招标工作的领导、决策与监督；
2、审批项目总体采购计划和采购方式；
3、审批与邀请招标、议标相关的计划、文件、标底及评标办法等；
4、指定公司邀请招标评标小组成员；
5、根据评标小组评标结果决标；
6、审批议标、询价委托、单一来源采购供方选定结果；
7、审批其他与采购与招标有关的事项。
5.工作程序
5.1.采购与招标组织管理
5.1.1.公司各类采购与招标工作应当遵循公开、公平、公正、择优、诚实守信的原则，公司任何机构或个人不应干扰采购与招标工作的正常进行或以包括肢解招标项目在内的任何方式回避本程序的规定。
5.1.2.人力资源部
人力资源部是公司采购与招标管理的总体控制和管理部门，负责公司所有供方管理、采购与招标管理的指导和监督，并负责与供方、采购招标相关制度、流程、表单的起草、编制或审定。
5.2.采购方式
5.2.1.采购方式分类
1、公司各部门所有产品和服务类别的采购有邀请招标、议标、询价委托、单一来源采购四种方式。
2、各类产品和服务具体采购方式的规定详见附件《采购方式、责任部门与审批权限规范》。
5.2.2.邀请招标的范围
邀请招标主要适用于重大施工类、监理类、材料设备类、设计类、营销类的采购。
5.2.3.议标的范围
议标主要适用于重要施工类、监理类、材料设备类、设计类、营销类的采购。
5.2.4.询价委托的范围
询价委托适用于公司各部门所有一般性产品和服务类的采购。
5.2.5.单一来源采购的范围
1、单一来源采购是指对市场具有相对垄断地位或唯一性的供方的选择。
2、对于邀请招标、议标中以下情形可采用单一来源采购：
a）供方具有相对市场垄断地位，如自来水公司、供电公司、煤气公司等；
b）产品或服务具有明显的优势（具有相对市场垄断地位）；
c）新材料、新工艺、设计要求的市场供方是唯一的。
5.3.供方考察
5.3.1.邀请招标、议标供方初选
1、责任部门按照公司运营计划或采购计划规定的时间于邀请招标、议标前完成供方信息的收集、初选工作。
2、供方初选程序
a）收集供方信息
供方来源途径：
――通过社会关系的介绍获得所需供方信息；
――通过书籍和网络等媒介获得所需的供方信息；
――发布公开招（竞）标信息，获得所需的供方信息；
――通过同行或相关企业获得所需的供方信息；
――本公司人员推荐；
――其他途径。
b）责任部门与供方进行主动联系，要求有意向供方提交公司简介、产品（服务）简介、营业执照、资质证书、产品价格等必要证明文件的复印件。
c）根据供方对公司提供的产品或服务的重要程度及对经济影响程度等因素，可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：
――供方信誉能力调查。
通过收集信息、问询其他合作过的单位等形式对相关供方进行信誉与能力的调查，了解供方的详细情况，包括：
企业概况、组织机构、技术力量、人员素质、设备配置、社会信誉、资信等；
――实物或样品的评价。
根据供方提供的材料、设备、图纸、广告策划文件、已做项目等资料，要求供方提供上述实物或样品，并对其进行观察、检测和评定，保留相关记录；
――核准有关法律地位的证明文件；
――服务或生产能力，近三年已完成的合同情况、正在履行的合同情况；
――客户投诉、法律纠纷、社会信誉、售后服务以及质量管理体系认证的情况；
――考察了解正在进行或已完成项目的情况及业主的评价；
――财务状况调查。
3、供方考察
a）对于初选合格供方的考察，一般应要求供方到公司进行面谈、洽商或提报，再由责任部门与相关部门根据供方提供的信息资料和洽商结果，对其信誉、能力进行充分评估后，填写《供方考察记录表》，经相关部门人员签字确认，列入邀请招标或议标入围名单。
b）对于初选合格并决定组织进行实地考察的，由责任部门依据《采购与招标管理程序》中《采购方式、责任部门与审批权限规范》规定的权责，协调组织相关部门对供方进行实地考察和综合评估，填写《供方考察记录表》，经相关部门人员签字确认，列入邀请招标或议标入围名单。
c）对于初选不合格或初选合格后经考察或实地考察认定不符合要求的供方两年内不得再予考察。
d）所有参加邀请招标、议标供方均需履行以上程序后方可开始组织招标或议标。
5.3.2.询价委托、单一来源供方初选
询价委托、单一来源供方可参照“5.3.1邀请招标、议标供方初选”的程序，由责任部门独立进行考察，然后直接进入5.7、5.8采购程序。
5.4.采购方式的审批
5.4.1.对于适用于邀请招标、议标、单一来源采购的采购项目，责任部门需填写《采购招标计划审批表》（包括：
采购产品、采购标底、拟采取的采购方式、计划时间安排、评审方式、邀请招标入围名单等），依据《采购方式、责任部门与审批权限规范》规定的权限报批。
5.4.2.对于适用于询价委托的采购项目，责任部门填写《采购申请单》按规定的权限报批。
5.4.3.《采购方式、责任部门与审批权限规范》规定了各类产品和服务采购方式的原则规定，最终采购方式由最终审批人视具体采购项目情况决定，责任部门在采购申请中可提出调整采购方式的建议。
5.5.邀请招标程序
5.5.1.采购招标计划
1、对于符合公司邀请招标规定的采购项目，责任部门于采购前编制《采购招标计划审批表》，附《供方考察记录表》，按公司规定的权限报批。
2、施工类、监理类采购《采购招标计划审批表》报总经理审批。
3、材料设备类采购《采购招标计划审批表》报成本合约部审核，总经理审批。
4、设计类采购《采购招标计划审批表》报成本合约部、设计总监审核，总经理审批。
5、营销类采购《采购招标计划审批表》报成本合约部、营销副总审核，总经理审批。
6、总经理依据采购事项审批决定采取邀请招标、议标或其他方式实施采购：
a）总经理审批决定采用邀请招标的情况，责任部门负责编制招标文件，准备招标资料。
b）总经理审批决定采用议标的情况，后续执行“5.6议标程序”。
5.5.2.邀请招标入围名单的选定
1、邀请招标入围供方最低为5家。
2、在采购招标计划审批前或审批过程中，责任部门按照“5.3.1邀请招标、议标供方初选”规定的程序对供方进行初选，组织相关部门对供方进行评估、考察、选定，确定入围名单。
3、施工、监理类供方由成本合约部组织，项目工程部人员参与考察。
4、材料设备类供方由采购部组织，成本合约部、项目工程部人员、设计部人员参与考察。
5、设计类供方由设计部组织，成本合约部参与考察。
必要时，项目工程部人员参与考察。
6、营销类采购由采购部组织，成本合约部、营销管理中心人员参与考察。
7、对垄断性企业、政府或配套主管部门关系企业需进入招标的，责任部门应当附说明并阐述理由。
8、对于长期合作或已经多次考察的供方，可免于考察，但在报批时应提供前期考察的记录和相关资料。
9、对于供方的考察相关部门根据标底额或议标事项的重要程度等确定是否参与对供方的考察，不参与考察的情况，相关部门应认可责任部门的考察结果。
10、责任部门将入围单位填入《采购招标计划审批表》，附《供方考察记录表》，按公司规定的权限报批。
5.5.3.招标文件与合同文本
1、责任部门负责整合相关部门及人员的要求和提供的资料编制招标文件及合同文本（要约条件）。
合同文本应尽可能采用公司制定的标准合同范本。
2、合同形式主要有固定单价、固定总价等，应根据招标项目具体情况合理选择。
3、招标文件编制完成后，连同招标文件、合同文本（要约条件）以《申报审批表》报成本合约部审核，分管副总/总监审核，总经理审批。
4、责任部门在上述工作完成后即可发标。
5.5.4.招标答疑
1、投标单位有答疑要求的情况，一般事务性问题由责任部门直接进行答复，对于技术性问题等由责任部门组织相关部门向投标单位进行答疑。
答疑前，有关人员先进行内部沟通，就投标单位提出的质疑做好解答准备；
2、答疑会上对投标单位的提问及答疑人员的答复应做答疑纪要，所有投标单位的提问及答疑人员的答复均应向所有投标单位公开；
3、答疑纪要应在次日前由责任部门编制完毕，并及时发送给投标单位，作为招标文件的补充部分。
5.5.5.标底与评标办法的编制
1、标底
a）施工类与材料设备类评标前由成本合约部编制标底或委托编制标底，以《申报审批表》报总经理审批；标底由成本合约部编制后保管，于评标小组评标时公开；
b）设计类、营销类、监理类招标，责任部门应事先收集相关行业价格信息，可不编制标底；
c）确不宜或不能编制标底的情况，需以《申报审批表》报总经理批准。
2、评标办法
a）施工类与材料设备类评标前由成本合约部编制评标办法，以《申报审批表》报总经理审批；
b）评标办法主要有综合定量评标法、合理低价法，应根据招标项目内容合理选择；
c）综合定量评标法适用于设计施工一体招标的工程、技术含量较高的工程以及关键设备材料采购项目。
除了考虑价格因素外，需要考虑投标人的技术水平和企业资信、实力等因素，但其经济标所占权重不得少于70%；
d）合理低价法适用于技术含量较低的工程以及一般设备材料的采购项目。
其首先应明确投标文件必须满足招标文件的实质性要求，同时还应明确评判投标价格是否低于个别成本的详细程序、办法、标准等，利于评标成员的正确评判；
e）对于施工、材料设备类招标，需设立拦标价（标底上浮5%），超过拦标价的按废标处理；
f）其他类招标一般采取多维度评审，责任部门应编制相应的评标办法。
5.5.6.组成评标小组
1、邀请招标评标前，由责任部门提出评标小组组成名单，填写《邀请招标评标小组组成审批表》。
评标小组成员应包括责任部门分管副总/总监、相关部门负责人、相关专业技术人员等。
必要时，应邀请外部专家参与评标。
2、对于与项目后期物业管理相关的景观工程、弱电工程、消防工程、电梯、发电设备等招标项目，责任部门应邀请物业公司相关人员参与招标文件的评审和技术标的评审，并参与询标；
3、《邀请招标评标小组成员审批表》报总经理审批后，由责任部门保存。
4、总经理秘书负责担任评标小组执行秘书，具体负责招标、评标过程监督工作。
5.5.7.收标、开标
1、责任部门在招标文件规定的时间和地点进行收标，投标文件由责任部门保存；
2、为体现招标公平、公正、公开的原则，所有开标一律在评标小组评标会议上开标，投标文件经主持人检查合格后当场拆封。
5.5.8.评标会议
1、招标责任部门提起召开评标小组评标会议。
2、责任部门确定评标时间后，于评标前一日晚（上午开标、评标的情况）或当日上午（下午开标、评标的情况）将评标安排通知到评标小组成员。
3、评标办法于评标前两小时内发放至评标小组成员，小组成员按评标办法进行评标。
5.5.9.评标、决标
1、评标、决标程序
a）评标会议由责任部门负责主持；
b）评标小组在规定的时间和地点进行集中评标；
c）责任部门汇总《招标评分汇总审批表》，报总经理审批。
2、投标书专业审核
a）评标过程中，评标小组相关专业人员应对投标书进行专业审核并出具具体意见；
b）对于施工、材料设备类评标，成本合约部评标人员负责对投标书中子目分项、定额套用、单价、数量、合价、材料价格、取费标准、下浮率、独立费（如开办费、配合费等及其他）是否符合要求出具具体意见。
3、评标
a）初步审核结束后，评标小组根据审核意见对投标文件的投标报价、技术能力、管理水平以及履约信誉等方面进行详细评审；
b）评标小组根据所制定评分办法进行打分；
c）责任部门对各项评分进行汇总统计，按评分从高到低进行排序，推荐中标候选人，第二、三的为后备的中标候选人，填写《招标评分汇总审批表》，由评标小组成员共同签字确认后，报总经理；
d）总经理根据专业审核意见和评标排序意见，遴选重点询标单位；
e）询标前责任部门组织相关部门拟定书面问题提纲，书面询标事先传送至被询单位，由被询单位统一答复（一般被询的投标单位在三家以上时）；
f）询标前，成本合约部专业工程师应对报价详细分析，以便后续有针对性地进行询标；
g）询标
⏹询标由责任部门组织相关部门（参与考察部门）代表实施。
询标分为口头询标、书面询标；
⏹施工招标询标主要内容：
a、最终报价；b、付款条件，支付方式；c、工期及其承诺；d、质量及其承诺；e、安全生产文明施工承诺；f、拟派项目班子名单；g、变更及结算方式；h、结算时间要求；i、保修承诺；j、其他。
⏹材料设备采购招标询标主要内容：
a、报价；b、进场时间；c、设备安装时间；d、后期服务（保修）承诺；e、运输保管方式；f、付款条件，支付方式；g、质量承诺；h、其他。
⏹其他采购类招标询标依招标特点由责任部门确定询标内容；
⏹责任部门与重点询标单位谈判，要求重点询标单位在统一报价标准的基础上重新报价，并与之就合同文本细节进行谈判。
h）询标后，责任部门对询标记录进行汇总、整理，填制《洽商（询标）记录单》，并填写《招标评分汇总审批表》中询标后推荐意见，报总经理决标。
必要时，再次进行口头询标。
4、决标
a）总经理根据最终询标结果在《招标评分汇总审批表》中审批、决标；
b）一般性招标项目由总经理或授权委托人审批决标，施工类、材料设备类、设计类、营销类招标金额在500万元以上的重大招标项目决标，和总经理认为有必要时的一般性招标事项应召开评标小组会议进行决标，必要时邀请董事长参加决标；
c）决标后，责任部门负责向中标单位发出中标通知书，同时抄报各相关部门；
d）对于未中标单位，由责任部门发送《感谢函》。
5.6.议标程序
5.6.1.采购招标计划
1、对于符合公司议标规定的采购项目，责任部门于采购前编制《采购招标计划审批表》，附《供方考察记录表》，按公司规定的权限报批。
2、施工类、监理类采购《采购招标计划审批表》报总经理审批。
3、材料设备类采购《采购招标计划审批表》报成本合约部审核，总经理审批。
4、设计类采购《采购招标计划审批表》报成本合约部、设计总监审核，总经理审批。
5、营销类采购《采购招标计划审批表》报成本合约部、营销副总审核，总经理审批。
6、总经理依据采购事项审批决定采取邀请招标、议标或其他方式实施采购。
5.6.2.议标入围名单的选定
1、议标入围供方最低为3家。
2、在采购招标计划审批前或审批过程中，责任部门按照“5.3.1邀请招标、议标供方初选”规定的程序对供方进行初选，对供方进行评估、考察、选定，确定入围名单。
3、对于符合公司议标规定的采购项目，责任部门参照“5.5.2邀请招标入围名单的选定”中参与考察的部门或人员，视情况确定是否邀请相关部门参与考察。
4、对于供方的考察相关部门根据标底额或议标事项的重要程度等确定是否参与对供方的考察，不参与考察的情况，相关部门应认可责任部门的考察结果。
5、对于长期合作或已经多次考察的供方，可免于考察，但在报批时应提供前期考察的记录和相关资料。
6、责任部门将入围单位填入《采购招标计划审批表》，
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