合同管理内部控制制度与流程图含关键管控点.docx
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合同管理内部控制制度与流程图含关键管控点
合同管理内部控制制度与
流程图
1、合同授权审批制度
制度名称
合同授权审批制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条为明确单位合同审批权限，规范单位合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给单位带来的风险，特制定本制度。
第2条规范单位合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国本单位法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护单位的合法权益。
第2章适用范围
第3条本制度所称合同指单位与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
第4条本制度适用于单位所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
第5条本制度中所称部门指代表单位洽谈、签订合同的各业务、职能部门。
第6条本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
第3章授权审批职责
第7条合同分类。
1．一般性合同：
合同标的在××万元资金支出或××万元资金收入以下的合同。
2．重大合同：
合同标的超出××万元资金支出或××万元资金收入的合同。
第8条单位对外签订合同均由董事长授权局长代表单位行使职权。
第9条局长职责。
1．审批单位所有格式合同和各部门的合同文本。
2．负责单位对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。
3．授权业务经办人员代表单位签订合同。
第10条副局长审核单位格式合同和各部门合同文本。
第11条各部门负责人职责。
1．负责草拟与本部门业务相关的合同文本
2．协助法律顾问拟定单位主营业务格式合同。
3．初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。
第12条法律顾问职责。
1．草拟单位主营业务格式合同或单位重大、特殊合同。
2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。
第4章授权审批流程
第13条原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用单位制定的格式合同或部门合同文本。
第14条法律顾问草拟的格式合同应经副局长、局长审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。
第15条各部门草拟的合同文本应经副局长审核、局长审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。
第16条业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。
第17条业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、副局长审核、局长审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
第5章附则
第18条本制度由单位制定并负责解释。
第19条本制度报局长审议批准后生效。
第20条本制度自××××年××月××日实施。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
2、合同会审制度
制度名称
合同会审制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范单位合同制定行为，制定本制度。
第2条本制度适用于单位各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。
第3条本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同单位法务部对合同文本进行审核。
第2章合同的会审内容及要点
第4条合同拟定。
1．法律顾问会同各部门起草单位格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。
2．合同拟定者须按单位规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。
3．合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。
第5条合同会审主体及内容。
1．法务部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。
2．技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）、单位技术标准等进行审查。
3．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。
4．法务部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
第6条合同会审要点。
1．合法性。
包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
2．经济性。
主要指合同内容是否符合单位的经济利益。
3．可行性。
包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
4．严密性。
包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。
第3章合同会审管理规定
第7条参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。
第8条会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。
第9条会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。
第10条各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过××个工作日。
第11条根据法律规定及单位需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。
第12条会审通过的合同报局长审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。
第4章附则
第13条本制度由单位法务部制定并负责解释。
第14条本制度经局长批准后自××××年××月××日实施。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
3、合同违约及纠纷处理制度
制度名称
合同违约及纠纷处理制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给单位带来的损失，保障本单位合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及单位相关规定，制定本制度。
第2条本制度适用于单位所有合同违约及纠纷情况的处理。
第2章合同违约处理
第3条合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或单位自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理。
第4条针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理。
1．要求合同对方继续履行合同。
继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本单位享有的法定权利。
不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本单位就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。
2．要求合同对方支付违约金。
合同对方违约的，本单位可按照合同约定要求违约对方支付违约金。
3．要求定金担保。
合同对方违约，本单位可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。
违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。
4．要求赔偿损失。
合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本单位造成损失的，本单位有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。
第5条单位自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报局长，经批准后承担相应责任、履行有关义务。
第3章合同纠纷处理
第6条合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导。
第7条经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。
第8条合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
第9条单位法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报局长批准后实施。
第10条纠纷处理过程中，单位任何部门或个人XX，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。
第4章附则
第11条本制度由法务部负责制定，经局长审核批准后实施。
第12条本制度解释权归法务部。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
1、合同签订流程图
2、合同的解除与变更流程图
3、合同管理风险与关键环节控制
1、合同管理风险
本单位在日常经营活动中，难免会与外部单位、组织等发生业务往来，为保证双方的权益，应在平等互利的基础上，依法签订合同，约定双方的权利、义务等。
在合同的设立、履行、变更、终止的过程中，本单位应加强管理，做好内部控制工作，并关注：
（1）合同行为违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失；
（2）合同未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；
（3）合同内容不完整、权利义务不明确或未签订合同，可能导致本单位资产或股东权益遭受损失；
（4）合同条款未恰当履行或监控不当，可能导致违约损失；
（5）合同信息安全措施不当，可能导致商业秘密泄露；
（6）合同纠纷处理不当，可能导致本单位权益受损。
2、合同关键环节控制
本单位在实施合同管理内部控制过程中，至少应加强关键环节的控制，以规避上述风险，避免给本单位造成损失。
（二）合同授权审批
1、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用本单位制定的格式合同或部门合同文本；
2、法律顾问草拟的格式合同应经合规部经理、总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同，各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、合规部审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同；
3、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同；
4、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、合规部经理审核、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
（三）合同会审控制
1、合同拟定
法律顾问会同各部门起草本单位格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。
合同拟定者须按本单位规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。
合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。
2、合同会审主体及内容
合规部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核；财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查；合规部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
3、合同会审要点
①合法性：
包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
②经济性：
主要指合同内容是否符合本单位的经济利益。
③可行性：
包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
④严密性：
包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。
4、参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作；
5、会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通；
会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误；
6、各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过2个工作日；
7、根据法律规定及本单位需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。
会审通过的合同报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。
（四）合同专用章管理
1、合同专用章由本单位办公室统一印制，并指定专人保管；
2、本单位因业务发展需要对外签订合同由本单位总经理或其授权的人（职务代理人）签章，同时加盖合同专用章；
3、合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经合规部核准，不得在其它文件上使用；
4、业务经办人代表本单位与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签字人审查同意后方可用印；
5、印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章：
未经编号的合同；缺少审核及报签文件的合同；属于代签但缺少授权委托书的合同；
6、原则上合同专用章不得携带外出使用，确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续；
7、合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章；
8、未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管，印章管理人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好交接记录；
9、合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，重新使用时应先验锁；
10、合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交办公室予以封存或销毁；
11、合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。
（五）合同违约及纠纷处理
1、合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或本单位自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理；
2、针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理：
①要求合同对方继续履行合同：
继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本本单位享有的法定权利，不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本本单位就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务；
②要求合同对方支付违约金：
合同对方违约的，本本单位可按照合同约定要求违约对方支付违约金；
③要求定金担保：
合同对方违约，本本单位可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保，违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金；
④要求赔偿损失：
合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本本单位造成损失的，本本单位有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。
3、本单位自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务；
4、合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导；
5、经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效；
6、合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
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