公司采购合同执行管理制度.docx

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采购合同执行管理制度

第1章总则

第1条目的

为了确保采购合同的顺利执行，降低采购合同执行过程中发生的违约事件提升采购工作的管理水平，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于采购合同的执行控制工作。

第3条管理职责

1.采购部全面负责采购合同的执行。

2.法务部协助采购部进行索赔、纠纷的处理。

第2章采购订单编制管理

第4条采购订单编制程序

1.采购合同签订后，采购部应根据本企业生产经营需求和各部门的申请编制采购订单，经采购总监审批后交送供应商。

2.订单发送到供应商处后，采购人员应与供应商代表进行沟通，确认其收到采购订单。

第5条采购订单内容规范

采购订单应包括以下四项内容。

1.采购物资的名称、品种、型号、规格。

2.订货总数量、分期交货数和订单号。

3.包装运输说明、到货地点、随货文件和验收方法。

4.订单生效条件和纠纷处理办法等。

第3章订单执行跟踪管理

第6条执行订单跟踪

供应商确认采购订单后，采购人员应进行跟踪，实施订单执行过程中的管理监控。

第7条订单跟踪内容

具体跟踪事项主要包括以下四个方面。

1.跟踪供应商生产及备货过程，发现问题及时反馈，出现变更时应立即解决并保证准时到货。

2.随时关注生产需求变化，如生产急需则应立即与供应商协调，协助供应商完成紧急供货；如生产活动出现延缓，经采购总监批准延缓或取消订单时，采购人员应与供应商进行沟通，确认其可承受的延缓时间或中止订单操作，并协商相关赔偿事宜。

3.跟踪库存状况，保证库存水平。

出现库存过高或过低时，应及时与供应商联系，制定相应采购方案，保证库存控制在合理水平。

4.跟踪物资的备货、装运过程，确保供应商发货物资的规格、数量、质量符合要求。

第4章采购物资验收管理

第8条物资验收步骤

1.采购人员在接收货物前应与供应商确认交货与验收时间，并保证相关事宜符合合同约定条款。

2.交货验收的地点应依照采购合同制定地点为主，若预定地点因故无法进行校验，采购人员应提前通知供应商并立即实施转移办理，确保在约定时间实施验收。

第9条物资验收内容

采购物资的验收工作主要有以下三个方面的内容。

1.验收数量，查验交货数量是否与采购合同、订单及运送凭单相符，采购人员应进行两次数量清点，确保验收工作准确无误。

2.检验质量，确认接收物资与订购物资一致，并检验其质量是否符合采购合同约定的质量要求，

3.检验单证，即对供应商的供货清单与承运单位的货运清单进行检验。

第10条物资验收结果处理

采购人员应根据验收结果对物资进行处理，具体处理办法如下表所示。

物资验收结果处理说明表

处理办法

适用条件

具体说明

入库

验收合格的物资

对物资进行“合格”标识，并交送仓储部办理入库手续

拒收

验收结果不符合合同条款规定的物资

1、 通知供应商在限期内收回物资2、 若合同约定准许换货，则应在供应商交妥合格品后再发还

补齐

物资短损

通知供应商在限期内补齐短损物资

索赔

物资出现损坏

向供应商或运输单位索赔

第5章采购结算管理

第11条通知结算

采购部确认物资已验收入库后，应通知财务部按照采购合同约定的方式进行付款。

第12条确认到账情况

财务部完成付款后，采购人员应及时与供应商进行沟通，确认款项到账情况，执行采购合同。

第6章合同执行变更

第13条合同变更条件

合同执行中出现下列情况之一的，采购人员应及时向上级领导报告，并按照国家法律法规、本企业有关规定及合同约定与供应商代表协商变更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能执行的。

2.对方在合同约定的期限内没有执行合同所规定的义务的。

3.由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行但会导致重大损失的。

4.其他合同约定的或法律规定的情形。

第14条合同变更处理程序

采购合同需要变更时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同双方协商解决。

协商不成需进行仲裁或诉讼的，采购部相关人员协助法律顾问办理有关事宜。

第7章合同执行纪律规范

第15条合同法律约束

采购合同签订后即生效，具有法律约束力。

采购合同执行的相关人员必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密等义务。

第16条执行记录管理

在采购合同执行过程中，采购部应对合同的执行情况以台账形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证。

第17条违纪行为

采购合同执行与管理的相关人员不得有下列行为，否则将视情节轻重给予相应处分。

1.泄露合同内容或私自更改合同内容。

2.丢失合同。

3.参与合同工作时发生的严重的不负责任、不合规定的其他行为等。

第18条合同执行违纪处理

1.合同执行过程中，相关人员违反国家和本企业相关规定，造成经济损失或其他损失的，本企业将视其性质和情节轻重，给予责任人行政和经济处罚。

2.违纪情节严重、触犯刑法的，应及时移交司法部门处理，本企业保留对责任人的追索权。

第8章附则

第19条本制度由采购部制定，经总经办审批后通过。

第20条本制度自公布之日起实施。