WLGIIID03B0办公及生活设施管理规定.docx

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WLGIIID03B0办公及生活设施管理规定

XXXXXX工程有限公司

办公及生活设施管理规定

WLG-III-D03B/0

2012年05月02日发布2012年05月02日实施

目录

1目的2

2范围2

3定义2

4职责2

5程序3

5.1生活设施的管理3

5.2工作环境的管理4

5.3项目实施过程环境控制4

5.4职业安全与健康环境控制5

6相关文件5

7记录5

1目的

为确定、提供和维护为实现产品的符合性所需的生活设施和工作环境，以确保产品满足顾客和适用的法律法规的要求，特制定本规定。

2范围

本规定适用于对实现产品符合性所需的生活设施和工作环境的管理。

3定义

a）生活设施包括：

建筑物、工作场所和相关的设施；过程设备（硬件和软件）；支持性服务（如运输、通讯或信息系统）；

b）工作环境是指工作时所处的条件，包括物理的、环境的和其他因素，如噪声、温度、湿度、照明或天气等。

4职责

a）总经理工作部按《印章管理规定》、《车辆管理规定》和《通讯管理规定》的要求负责公司印章、车辆和通讯设施的统一管理；

b）总经理工作部按《办公设备及用品管理规定》和《信息化管理规定》的要求负责办公设备及用品、会务及计算机及网络的归口管理；

c）设计部/公共专业部负责按《计算机软件管理规定》的要求负责计算机软件有效性评审的组织工作，确保使用有效的专业软件；

d）工程管理部按《劳保用品管理规定》的要求负责劳保用品的归口管理；

e）项目部按《现场办公及生活管理规定》、《项目安全与环境管理工作规定》的要求负责现场办公及生活、项目安全与环境工作的归口管理；

f）总经理工作部负责组织对公司本部工作环境的监督检查，工程部负责组织对项目工作环境的监督检查；

g）各相关部门负责对本部门环境控制状况的检查；负责本部门人员职业安全与健康规定的培训与考核；负责规定区域的清洁卫生；负责配合主管部门进行环境工作检查。

5程序

5.1生活设施的管理

5.1.1生活设施的识别

生活设施是实现产品符合性的物资保证，公司应确定、提供并维护为实现产品符合性所需的生活设施，这些生活设施包括：

工作场所（公司本部、项目现场等）和相应的设施；设计和管理软件及工具；支持性服务（车辆管理、通讯管理等）。

5.1.2生活设施的提供

各部门需要配置生活设施时，依据各部门的需求，填写《采购申请单》，经主管领导审核，总经理批准后，按《物资采购管理程序》及相关作业文件的要求组织进行采购。

a）办公设备及用品的提供按《办公设备及用品管理规定》的要求执行，现场办公及生活按《现场办公及生活管理规定》的要求执行；

b）劳保用品的提供按《劳保用品管理规定》的要求执行；

c）计算机及网络的提供按《信息化管理规定》的要求执行；

d）

e）

5.1.3生活设施的验收

a）总经理工作部应组织使用部门对采购的设施进行安装调试，确认满足要求

后，在《固定资产登记表》上签登记。

b）对验收不合格的设施，由总经理工作部组织相关部门与供方协商解决；

c）

5.1.4生活设施的使用与维护

a）总经理工作部制定设施保养计划，规定保养的项目及频次，并监督检查计

划的执行情况；

b）总经理工作部按计划收集《设施日常保养记录表》，作为对设施进行检修的

依据。

总经理工作部根据《设施日常保养记录表》中反映的问题，及时组织进行检

修，并填写《设施检修记录》，经使用部门签字验收后存档备查；

c）现场使用的设施应按规定编号或标识，以便于维护和保养；

d）对已无法使用的生活设施，由使用部门填写《报废申请单》，经总经理工作

部核实，总经理批准后报废，总经理工作部在《固定资产登记表》中注明情况；

e）对于用于专业设计软件，在初次使用前应予以确认，必要时进行再确认。

设计部负责按《计算机软件管理规定》的要求对软件进行确认，并编制《有效软件

清单》，清单经批准后实施。

5.2工作环境的管理

运作流程

5.2.1水资源使用场所包括：

a、生活用水（卫生间、清洁用水等）；

b、消防用水；

5.2.2电资源使用场所包括：

办公用电（电灯、中央空调、打印机、复印机等）；

5.2.3总经理工作部1次／月统计各区域用水、用电数量，并与历史数据相对比。

5.2.4公司全员应具备节约用水的理念，总经理工作部负责不定期巡查办公区域用水情况，若有跑、冒、滴、漏、浪费水资源状况，应责成区域负责部门予以改善。

5.2.5电资源管理和控制原则：

需要时打开用电设备，不需要时随手关闭，节约用电。

5.2.6办公区域中央空调的使用时间：

夏季——当气温高于28度、冬季——当气温小于10度时，前台职员可以通知物业打开空调开关。

本着节约用电的原则，中央空调使用时，夏季室内温度应保持26度左右，冬季室内温度应保持18度左右。

5.2.7公司全员应具备节约用电的理念，总经理工作部负责不定期巡查办公区域用电情况，若有长明灯、空调使用部门房间无人等现象，应责成区域负责部门予以改善。

5.3项目实施过程环境控制

a）项目部在对项目实施过程进行策划时，必须根据项目特点考虑项目实施过程环境的影响与控制要求，这些需控制的过程环境因素可能包括：

温度、湿度、照明、卫生、清洁度、震动等；

b）对在通常环境条件下环境因素的正常变化不会对产品质量造成显著影响的情况，可不特别明确对过程环境的控制要求，但须充分考虑气候及天气变化的影响；

c）对在通常的环境条件不能满足环境控制要求的情况，除在相关的工艺文件中明确环境控制的要求外，还应考虑必要的环境控制措施，包括对环境控制设施的资源需求；

d）

5.4职业安全与健康环境控制

a）项目部负责对项目实施过程中的所有危险因素，包括人身、财产、环境安全因素，进行识别与分析，制定并落实相应的控制措施，具体执行《项目安全环境管理规定》和项目质量、安全计划的有关规定；

b）人力资源部负责组织对新员工进行安全意识教育与安全规程的培训，具体执行《人力资源管理程序》的规定；项目部负责组织对项目成员进行安全规程与公司相关安全管理文件的培训，并保存相应的培训记录；

c）工程管理部应策划并配置为确保项目实施所必须的劳保用品或防护设施，以减少环境对人体的危害，确保人体健康和工作效率。

6相关文件

a）《印章管理规定》（WLG-III-B04B/0）；

b）《车辆管理规定》（WLG-III-D01B/0）；

c）

d）《信息化管理规定》（WLG-III-D05B/0）；

e）《计算机软件管理规定》（WLG-III-D06B/0）；

f）《办公用品管理规定》（WLG-III-D04B/0）。

g）

h）

i）

7记录

a）生活设施配置申请单（WLG-III-D03-T1）；

b）生活设施验收单（WLG-III-D03-T2）；

c）生活设施档案（WLG-III-D03-T3）；

d）设施日常保养记录表（WLG-III-D03-T4）；

e）设施检修记录（WLG-III-D03-T5）；

f）设施报废申请单（WLG-III-D03-T6）；

g）有效软件清单（WLG-III-D03-T7）；

h）工作环境检查记录表（WLG-III-D03-T8）。

生活设施配置申请单

使用部门

设施名称

页次

/

生产厂家

型号规格

价格

主要技术参数

设施购置理由

签字/日期

负责人/日期

总经理工作部意见

主管副总经理意见

签字/日期

签字/日期

记录编号：

WLG-III-D03-T1

生活设施验收单

设施名称

安装地点

页次

/

生产厂家

型号规格

出厂编号

数量

价格

主要技术参数

随机附件及数量

随机资料

设施安装调试情况

签字/日期

签字/日期

使用部门验收结论

总经理工作部验收结论

签字/日期

签字/日期

记录编号：

WLG-III-D03-T2

生活设施档案

编号：

WLG-III-D03-T3

主管部门

总经理工作部

设施类型

办公设备

页次

/

编号/名称/型号

价格

验收日期

使用部门

备注

（责任人）

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

编制/日期

审核/日期

设施日常保养记录表

使用部门

设施名称

页次

/

型号

设施编号

保养内容

编制/日期

批准/日期

保养记录

异常情况记录

日期

保养情况描述

设施状态

是否申请维修

保养人/日期

检查人/日期

记录编号：

WLG-III-D03-T4

设施故障检修单

记录编号：

WLG-III-D03-T5

使用部门

设施名称

页次

型号规格

设施编号

故障现象

检修情况记录/维修费用预算

使用部门或人签字/日期

检修单位人员/日期

总经理工作部意见（修或不修，处理措施）：

检修结果

使用部门验收记录

签字/日期

签字/日期

设施报废申请单

申请部门

设施名称

页次

/

型号规格

设施编号

生产厂家

使用年限

报废原因

总经理工作部意见

签字/日期

签字/日期

主管副总经理意见

高层管理办公会意见

签字/日期

签字/日期

记录编号：

WLG-III-D03-T6

有效软件清单

主管部门

版次

页次

/

名称

类型/版本

用途

来源

编制/日期

批准/日期

审核/日期

记录编号：

WLG-III-D03-T7

工作环境检查记录表

记录编号：

WLG-III-D03-T8

项目名称

受检单位

页次

/

单位负责人

检查日期

检查项目

检查部位

检查记录

备注

检查结果综述

处理意见

签字/日期

签字/日期