基于VB的办公事务管理系统的设计.docx
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基于VB的办公事务管理系统的设计
分类号____________
密级____________
2008届本科毕业生毕业论文
题目：
基于VB的办公事务管理系统
作者姓名郑晓龙
指导教师余鋆
学科专业计算机科学与技术
系别计算机与信息科学学院
学号1
基于VB的办公事务管理系统的设计
郑晓龙梁春燕杨建昌
（计算机与信息科学学院2004级本科一班甘肃·庆阳745000）
摘要：
在世界经济形势、管理思想和经济技术都在不断发展的形势下，各种先进的管理思想与管理手段竞相争辉，各种信息化管理软件百家争鸣。
办公事务管理系统作为一个可视化管理软件，在处理局部或一些小型公司的办公事务管理作业中具有方便、灵活、实用、易操作等特点，能够赢得市场的青睐。
办公事务管理系统的设计采用Visual Basic软件作为系统的界面、功能开发工具，数据库部分采用Microsoft公司的Access2000数据库进行开发。
该管理系统的完成能够基本实现办公事务管理的规范化、自动化。
办公事务系统根据公司内部的每天都必须管理的各个事务进行了详细的管理，其中包括：
文件管理、财产管理、会议管理、值班管理、事故管理、提案管理、车辆管理等。
关键词：
VisualBasic；数据库；程序；办公事务管理
中图分类号：
TP311.00
1可行性研究
几乎每个大、中型的公司都有财产、文件、值班、事故、公用财产使用等方面的问题，就其中一个方面举例来说，如车辆管理，如果每个公司都用手工给每个人员记录车辆的使用情况，等人员用完后在记录一次，更复杂的情况是在车辆的使用中发生事故，还要详细记录车辆发生事故的地点对方的姓名及其电话，车辆的损坏程度等都要做出相应的记录。
可手工抄写有时很容易出错。
若将数据输入计算机，需要花费时间，但根据这些数据由计算机计算剩余的资源及对它的结算的速度很快。
数据一次输入可以多次使用。
例如通知的时候可以输入一份发送给每个用户。
1.1技术可行性
根据我们掌握的知识，合理建立数据库、利用vb开发工具开发数据库管理应用系统来实现办公事务管理在技术上是可行的。
如果开发软件给定的时间比较短，应采用自上而下的模式开发以保证开发的任务完成。
在系统第一次正式运行时开发者要全程在场，以便能及时发现问题、解决问题。
1.2经济可行性
开发办公事务管理系统，以后每年都可以使用该软件，用计算机进行事务管理省时、省力、不易出错，很有必要性。
2需求分析
根据日常办公事务中出现的问题以及用户需求，办公事务管理系统必须完成文件管理、财产管理、会议管理、值班管理、事故管理、提案管理、车辆管理七大功能。
其中文件管理包括行文管理、往来信函管理、客户投诉管理、报表发送管理；财产管理包括财产登记、财
产维修、财产投保、财产增减四大部分；车辆管理主要包括车辆登记、车辆使用、车辆事故录，这四部分要求可以逐条浏览记录；可以插入、删除或修改某条记录，并能将结果返回到数据库中；可以通过给定条件查询相关记录，并对记录进行输出，输出时不仅通过vb的表格控件进行显示，还应将查询结果输出至excel表格。
财产管理、会议管理、值班管理以及提案管理要求以表格的形式显示数据库表中所有记录；可以插入、删除或修改某条记录，并能将结果返回到数据库中；可以通过给定条件查询相关记录，并对记录进行输出，要求通过vb的报表控件打印输出。
系统管理模块主要用于对系统的用户进行管理，可以添加新用户、删除一个已经存在的用户；可以为用户修改密码，并可以通过此模块退出系统。
3系统设计
3.1系统总体架构
图3.1系统结构功能图
3.2数据库设计
基于需求分析阶段所做的操作，可以确定在此系统中涉及的表有行文管理数据表、信函管理、报表管发送管理表、客户投诉管理表、车辆登记表、车辆使用表、财产登记表、车辆事故表、财产投保表、财产维修表、财产增减表、会议管理表、值班管理表、提案管理表、事故管理表、系统管理表。
4、功能实现
4.1登陆窗体设计及实现
办公事务管理系统面向两类用户，一类是普通职员，也就是普通用户，此类用户可以通过此管理系统来浏览各数据表的内容，能够通过一定的条件来查找需要的记录，还可以对自己的密码进行管理；另一类就是系统管理员，这类用户不仅具有普通用户的所有权限，并且可以对数据表进行更新操作，对后台数据库进行管理，并且还可以对所有用户进行管理。
因此在设计时用相应的权限来标识用户的身份，并且根据权限的不同来确定用户属于哪类用户，能进行什么样的操作。
界面设计及实现代码如下（如图4.1）
图4.1
代码：
DimcntAsInteger'记录确定次数
PrivateSubCommand1_Click（）
DimsqlAsString
Dimrs_loginAsNewADODB.Recordset
IfTrim（txtuser.Text）=""Then'判断输入的用户名是否为空
MsgBox"没有这个用户",vbOKOnly+vbExclamation,""
txtuser.SetFocus
Else
sql="select*from系统管理where用户名='"&txtuser.Text&"'"
rs_login.Opensql,conn,adOpenKeyset,adLockPessimistic
Ifrs_login.EOF=TrueThen
MsgBox"没有这个用户",vbOKOnly+vbExclamation,""
txtuser.SetFocus
Else'检验密码是否正确
IfTrim（rs_login.Fields
（1））=Trim（txtpwd.Text）Then
userID=txtuser.Text
userpow=rs_login.Fields
（2）
rs_login.Close
UnloadMe
frmxinxi.Show
Else
MsgBox"密码不正确",vbOKOnly+vbExclamation,""
txtpwd.SetFocus
EndIf
EndIf
EndIf
cnt=cnt+1
Ifcnt=3Then
UnloadMe
EndIf
ExitSub
EndSub
PrivateSubCommand2_Click（）
UnloadMe
EndSub
PrivateSubForm_Load（）
DimconnectionstringAsString
connectionstring="provider=;datasource=db1.mdb"
conn.Openconnectionstring
cnt=0
EndSub
4.2信息界面设计
在登陆成功后，应该进入一个信息显示界面，在显示界面中显示系统的相关设计信息，要求以动态字幕进行显示。
主要用到了vb中的时钟控件，通过对该控件相关属性的设置来实现相应的功能。
4.3主界面设计
在进入主界面以后，在主界面上以菜单的形式来管理各大模块。
其中一级菜单有文件管理、财产管理、会议管理、值班管理、事故管理、提案管理、车辆管理以及系统管理。
其中文件管理、车辆管理、财产管理和系统管理包含二级菜单，把它们所包含的功能模块又作成相应的菜单项，点击菜单项后进入的界面用vb中的选项卡实现。
在选中一个一级菜单以后可以通过do-case语句可以判断你选中了哪个菜单项，然后判断应对数据库中哪一张表进行操作。
以文件管理为例，文件管理包含行文管理、信函管理、报表发送管理和客户投诉管理四个菜单项（如图4.3）：
图4.3.1
当单击其中的任一项都可打开如图示的界面（图
图4.3.2
然后编写代码，来判断应对哪个数据表进行操作。
PrivateSubcmdsearch1_Click（）
SelectCaseSSTab1.Tab
Case0
UnloadMe
frmsearch1.Show
Case1
UnloadMe
frmsearch2.Show
Case2
UnloadMe
frmsearch3.Show
Case3
UnloadMe
frmsearch4.Show
EndSelect
EndSub
PrivateSubForm_Load（）
DimsqlAsString
Ifuserpow="guest"Then
Frame2.Enabled=False
EndIf
SelectCaseselect_menu
Case"xingwen"
SSTab1.Tab=0
Case"xinhan"
SSTab1.Tab=1
Case"baobiao"
SSTab1.Tab=2
Case"kehu"
SSTab1.Tab=3
EndSelect
'打开行文管理数据库
sql="select*from行文管理"
rs_xingwen.CursorLocation=adUseClient
rs_xingwen.Opensql,conn,adOpenKeyset,adLockPessimistic
Ifrs_xingwen.EOF=FalseThen
rs_xingwen.MoveFirst
viewdata_xingwen
EndIf
其中，会议管理、值班管理、事故管理没有下级菜单，单击这些菜单项，直接打开页面进行操作。
5测试
以行文管理测试设计
5.1对主要数据进行测试
测试项目
测试步骤
发文号
发文日期
份数
保密年份
测试结果
1
空
发文号不能为空
2
011
空
请按照yyy-mm-dd输入发文日期
3
011
1994-10-24
空
份数请输入数字
4
011
1994-10-24
a
空
保存年份请输入数字
5
011
1994-10-24
10
空
6
011
1994-10-24
10
2
增加成功
5．2对主要功能测试
修改功能测试：
在数据库中已存储了001-011号文件，可以对它们进行查询，删除和修改等功能。
对011号文件进行修改，修改项目有发文日期，保存年份和份数。
6编译并打包发布
6.1编译过程描述：
对于教复杂的程序，出现错误总是不可避免的。
VB提供了程序调试工具，通过设置断点、观察变量和过程跟踪等手段，可以帮助程序设计人员来排除程序中出现的错误。
程序中的错误可分为编译错误、运行错误和逻辑错误三种类型。
6.2发布过程描述：
VB有两中发布过程：
接生成可执行文件，在VB的文件菜单中就可以生成。
有Package&Deppioyment中就可以生成了。
在安装文件时，需要把文件打包发行。
参考文献
[1]梁伟,苏瑞.Visual Basic管理信息系统项目开发实践[M].北京：
科学出版社，2005
[2]闵敏,吴凌娇.VisualBasic程序设计实用教程[M].北京:
机械工业出版社，2005
[3]龚沛曾,陆慰民,杨志强.VisualBasic程序设计教程（6.0版）[M].北京:
高等教育出版社,2000
[4]龙厚斌,姜继红.Access2003中文基础教程[M].北京:
人民邮电出版社,2006
[5]史济民,顾春华,李昌武,苑荣.软件工程-原理、方法与应用[M].北京：
高等教育出版社，2002
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