管理技能之三 有效沟通.docx
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管理技能之三有效沟通
管理技能之三有效沟通
第8讲为什么沟而不通
【本讲重点】
沟通障碍
组织沟通与人际沟通
沟通障碍
1.高高在上
这类障碍是由身份、地位不平等造成的。
沟通双方身份平等，则沟通障碍最小，因为双方的心态都很自然。
例如，与上司交流时，下属往往会产生一种敬畏感，这就是一种心理障碍。
另外，上司和下属所掌握的信息是不对等的，这也使沟通的双方发生障碍。
2.自以为是
人们都习惯于坚持自己的想法，而不愿接受别人的观点。
这种自以为是的倾向是构成沟通的障碍因素之一。
3.偏见
沟通中的双方有一方对另一方存在偏见，或相互有成见，这会影响沟通的顺畅。
4.不善于倾听
沟通的一个重要环节是倾听，沟通不可能是一个人的事情，当有一方在表达时，另一方必须专注倾听才能达到沟通的效果。
而人一般都习惯于表达自己的观点，很少用心听别人的。
5.缺乏反馈
沟通的参与者必须要反馈信息，才能使对方明白你是否理解他的意思。
反馈包含了这样的信息：
有没有倾听，有没有听懂，有没有全懂，有没有准确理解。
如果没有反馈，对方以为他已经向你表达了意思，而你以为你所理解的就是他所要表达的，造成误解。
为了消除误解，沟通双方必须要有反馈。
6.缺乏技巧
技巧是指有效沟通的方式，目的是消除因方法不当引起的沟通障碍。
关于沟通技巧，主要从下面一些角度去认识：
◆你会正确表达想法吗？
◆你能够按对方希望的时间和方式表达想法吗？
◆你能够与不同职位、不同性格的人进行沟通吗？
◆如果已经造成误解，你能够消除吗？
组织沟通与人际沟通
1.组织沟通和人际沟通
职场中的人经常遇到两类沟通：
一是组织沟通，一是人际沟通。
所谓组织沟通指企业按照组织程序进行的沟通。
一个企业如果制度完善，有健康的企业文化，它的组织沟通就会运行顺畅。
例如，有些企业有很好的会议制度，通过会议进行有效的沟通。
有的公司报告制度较为完善，通过这种书面的形式，也可以实现有效的沟通。
再如，一些公司有内部意见的沟通机制，像设置内部意见箱，或者举行不定期的员工座谈会等。
组织沟通多数通过一定的制度形式加以规定。
人际沟通概念比组织沟通更为宽泛，人际沟通既发生在组织内部，也发生在组织外部。
与上司、同事、下属、供应商、经销商、家人、朋友等的沟通，都是人际沟通。
2.人际沟通的常见误区
以自然人状态进入企业，一般容易发生两个方面的问题：
（1）把自然人状态采用的沟通方式和方法带进组织之中
例如，你的下属可能会不顾场合、声泪俱下地向你倾诉委屈，而这时你的客户可能就坐在对面。
又如，私下议论公司的规章制度、部门的爱莫能助人和事等等，这些行为都不应该发生在组织内。
（2）归罪于外
前面讲过，如果一个组织有很好的制度和文化，所有成员都能够进行顺畅的沟通。
但是现实中，企业大多都存在许多沟通的障碍。
沟通不能顺利进行，有些职业经理可能推卸责任，归罪于外。
他们会找出各种理由来搪塞。
沟通障碍虽然很多来自于别人，来自于组织，以及其他一些客观原因，但是作为职业经理，一定要善于发现自己存在的问题。
【自检】
分析你在工作中最容易遇到的沟通障碍，并分析沟通不顺畅的原因。
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【本讲总结】
本讲主要分析沟通不畅的原因。
沟通不畅的常见障碍是：
身份、地位不平等产生的距离感影响沟通顺利进行；自以为是和偏见是沟通不畅的两种原因；倾听和反馈是沟通中最重要的两个环节，不善于倾听、缺乏反馈使沟通无法进行；沟通需要讲究技巧，缺乏技巧使沟通不能顺利进行。
本讲最后讲到组织沟通和人际沟通两个概念。
明确这两种沟通的范围十分重要，避免把人际沟通的态度带进组织沟通中。
【心得体会】
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第9讲沟通的对象和渠道
【本讲重点】
沟通对象
沟通渠道
选择沟通对象与沟通渠道的要领
沟通对象
沟通对象的选择
良好沟通的第一步就是选择正确的沟通对象。
如下图所示，沟通的对象是多种的：
图9-1沟通对象
对于职业经理，正确的沟通对象只有两种：
1.当事人
企业成员、部门之间总会发生一些冲突和矛盾，处理这类问题的基本原则是与当事人沟通。
假如销售部和市场部之间发生的冲突，就应该由两个部门的经理直接进行沟通。
假设销售部与市场部出现矛盾，按照以上所讲的“与当事人沟通”的原则，应该由肖经理与史经理直接沟通。
实际上，有的人不是先与当事人沟通，而是先与其它部门的人谈，这种情况就是选择沟通对象不当。
上下级之间的沟通也往往有类似的情况。
如果和下属之间发生矛盾，应该与下属通过沟通来解决问题。
假如你认为某个下属工作不力，不要对其它下属说，更切忌把他作为反面的榜样。
你应该做的是与这个下属直接沟通。
2.指挥链上的上、下级
员工之间发生冲突，除了相互之间进行直接沟通以外，还可以请上司帮助解决。
同样，部门之间的障碍，双方之间既可以直接沟通，也可以找上一级管理者帮助处理。
这种按照指挥链的上、下级的关系进行沟通的方式是应当倡导的正确方式。
沟通对象错位
1.应当与上司沟通的，却与同级或下属进行沟通
【事例】
人力资源部的任经理对上面交待的工作感到非常为难：
刚刚经过层层筛选招进来的网络部门的员工，却因为公司经营政策调整要被辞退。
他感到很不好受。
吃午饭时，他和系统集成部的习经理谈起了此事：
“公司太不负责了，这让我怎么和新员工交代？
”
2.应当与同级沟通的，却与上司或下属进行沟通
【事例】
销售部的肖经理对新近人力资源部招收的一批销售代表感到很不满意。
在一次同老总的谈话中谈到了此事：
“不知道现在人力资源部的人都在忙什么，最近给我们招来的人根本就不合适。
”老总把这件事记在了心上，在一次部门经理会议上点名批评了人力资源部。
人力资源部任经理感到非常气愤，认为销售部觉得招的人不合适可以给我说嘛，到老总那里告什么状。
从此，和销售部有了芥蒂。
3.应当与下属沟通的，却与上司或其他人员进行沟通
【事例】
销售部经理发现最近部门的小王工作不积极，常常请假，他想先向其他同事了解一下。
于是中午休息时，他对部门的另一位下属小张抱怨道：
“最近这个小王可成了问题了，是不是这样啊？
”很快，小张把这件事传给了小王，其他同事也知道了。
弄得大家都挺别扭。
【自检】
你在日常的工作中，是否发生过沟通对象选择不当的情况。
例如，下属甲的事情却与下属乙沟通。
请分析并提出正确的处理方式。
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沟通渠道
沟通渠道的类型
沟通渠道也就是沟通的方式，常见的有两种：
一对一
会议沟通
一对一沟通是双方直接进行沟通，会议沟通是在一个组织内部进行、多方参与的沟通。
在实际工作中，常常发生沟通渠道相混淆的现象。
沟通渠道错位
1.应当一对一进行沟通的选择了会议沟通
【事例】
销售部与人力资源部之间，就人员招聘的事项产生矛盾。
销售部认为，人力资源部工作不力，没有招收到合适的销售人才；而人力资源部则认为，销售部对于人才的要求太高，或者面试的方法不当。
类似于这样的情况，完全可以一对一沟通，没必要在会议上提出，因为双方各执一言，不利于问题的解决，并且浪费与会人员的时间，耽误会议其他议程。
2.应当会议沟通的选择一对一进行沟通
【事例】
公司近期要改变报销办法，这是一件涉及全公司的事情。
但是，老总却认为有必要同每一位部门经理谈谈此事，于是一个人一个人谈，以每个人40分钟计算，8位经理共花去老总320分钟的时间。
效率太低了！
选择沟通对象与沟通渠道的要领
在进行一对一沟通时，必须按照选择当事人和指挥链的上、下级作为沟通对象的原则来处理问题。
同样，在会议上，也要注意沟通对象的正确选择。
会议沟通的内容有两种，一种是具体的事情，第二种是某个具体的人。
作为职业经理，应该避免的是第二种情况。
在会议上沟通的事情应该具有普遍性，以上述所讲的人力资源部与销售部的矛盾为例，人力资源部一直不能为销售部招收合适的人才，如果其它部门也存在类似的情况，市场部、财务部等各个部门也持有相同的看法，认为人力资源部的工作没有到位，那么原因何在呢？
通过会议讨论，或许就能分析出真正的原因，也许是公司的薪酬待遇太低，也许是各个部门对人才的要求太高，也许是招聘方式不当。
沟通对象和沟通渠道的选择在企业的沟通中非常重要。
要牢记你是处于一个组织的环境中，不是自然人，一言一行都对组织内的其他人产生影响。
如果选择的沟通对象不当，或者沟通渠道不合适，就会给其他人的工作带来很多麻烦。
所以在这一点上，应该谨慎，要克服选择沟通对象和沟通渠道的随意态度，最重要的是杜绝私下说三道四。
【本讲总结】
沟通对象和沟通渠道的选择是进行有效沟通的前提。
本讲针对在这两个选择中容易犯的错误，分析如何选择正确的沟通对象和沟通渠道。
正确的沟通对象是：
当事人或指挥链的上、下级。
职业经理可以选择的沟通渠道一般有两种：
一对一沟通和会议沟通。
在选择沟通对象和沟通渠道时，要根据实际情况，避免发生混淆。
【心得体会】
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第10讲沟通是倾听的艺术
【本讲重点】
倾听的重要性
倾听的好处
倾听的障碍
倾听的技巧
倾听的重要性
调查研究发现，沟通中的行为比例最大的是倾听，而不是交谈或说话。
如下图所示：
图10-1沟通行为比例
如上图所示，倾听在沟通过程中占有重要的地位。
我们在沟通中，花费在倾听上的时间，要超出其他的沟通行为。
【名言】
首先细心倾听他人的意见。
——松下幸之助
倾听的好处
获得信息
倾听有利于了解和掌握更多的信息。
对方说话的过程中，你不时地点点头，表示你非常注意谈话者的讲话内容，使说话者受到鼓舞，觉得自己的话有价值，也就会更为充分、完整地表达他的想法，这不正是沟通所需要的吗？
发现问题
对于下属、同事、上司和客户，通过倾听对方的讲话，推断对方的性格、工作经验、工作的态度，籍此在以后的工作中有针对性地进行接触。
【事例】
销售部的小郭近来工作业绩不理想，常常迟到、请假，销售部的肖经理找小郭谈话：
“小郭，最近工作感到怎么样？
”小郭避开经理的眼睛，低下头说：
“还可以。
”“真的吗？
”肖经理继续问，“怎么近来总迟到？
上个月的销售额也完成的不好啊。
”小郭看了一眼经理，“哎，我这个月努力吧。
”“有没有什么问题？
”肖经理想知道究竟，“没什么……”小郭欲言又止，肖经理鼓励道：
“有什么困难就讲出来，千万别放在心里面。
”小郭看了一眼经理，又说了起来，“上个月……”，小郭谈了十几分钟，肖经理明白了。
多听对方的意见有助于发现对方不愿意表露的、或者没有意识到的关键问题。
从中发现对方的出发点和弱点，找出关键点，这样就为你说服对方提供了契机。
【事例】
一说到“垃圾时段”，市场部史经理就感到非常自豪：
“‘垃圾时段’可以少花钱，多办事，取得出人意料的效果，这可是我们的一大发明创造……”。
肖经理认真地听完后说：
“‘垃圾时段’的开发是一个绝妙的创意，你看，怎样利用‘垃圾时段’或其他形式把销售抬上去，现在的问题是销售额连预计的一半都没有达到，咱们怎么办？
”
建立信任
心理研究显示：
人们喜欢善听者甚于善说者。
实际上，人们都非常喜欢发表自己的意见。
所以，如果你愿意给他们一个机会，让他们尽情地说出自己想说的话，他们会立即觉得你和蔼可亲、值得信赖。
许多人不能给人留下良好的印象，不是因为他们表达得不够，而是由于他们不注意听别人讲话。
别人讲话的时候，他们可能四处环顾、心不在焉，或是急欲表达自己的见解，这样的人不受欢迎。
防止主观误差
平时对别人的看法往往来自于我们的主观判断，通过某一件事情，就断定这个人怎么样，或者这个人的说法是什么意思，这实际上带有很多的主观色彩。
注意倾听别人说话，可以获得更多信息，使判断更为准确。
倾听的障碍
观点不同
观点不同是倾听的第一个障碍。
每一个人心里都有自己的观点，很难接受别人的观点。
当别人在诉说时，你可能这样想：
“你的观点没有什么新意，你不用说，我都知道是怎么回事。
”带着这样的想法，你自然难以认真听对方的话。
例如，你的下属跟你建议，零售可能比批发的利润更大，你却想你两年前经营的就是零售，效益不佳，这种做法根本不行。
在这种心理作用下，你连下属认为零售的好处的陈述都不愿意听。
由于坚持自己的观点，对于对方的解释和结论，如果是“英雄所见略同”，你肯定是心满意足；但如果是出入很大，你可能会产生抵触情绪——反感、不信任，并产生不正确的假设，在这种排斥异议的情况下，你又如何能够静下心来认真地进行倾听呢？
偏见
偏见是倾听的重要障碍。
假设你对某个人产生了某种不好的看法：
“这个人没什么能耐。
”他和你说话时，你也不可能注意倾听。
又假设你和某个人之间由于某种原因，产生了隔阂，如果他有什么异议，你就可能认为他所做的一切，都是冲着你来的。
无论他做出什么解释，你都认为是借口。
时间不足
时间不足是中层经理们最主要的沟通障碍之一，主要表现为以下两种情况：
■一是安排的时间过短，对方不能在这么短的时间内把事情说清楚。
他可能言简意赅，忽略了许多的细节，需要你仔细去把握。
对于倾听者的你来说，这么短的时间内既要听清楚对方所要表达的内容，还要明白并要做出回应，非常匆忙，容易产生失误。
■另一种情况是在工作过程中的倾听。
你根本就没有时间认真倾听对方所要表达的内容，下属临时有重要的事情找到你寻求帮助，事先并没有约定好时间，你正忙着其他的事务，你只是草草地听着对方的简单叙述。
急于表达自己的观点
人们都有喜欢自己发言的倾向。
发言在商场上尤其被视为主动的行为，可以帮助你树立强有力的形象，而倾听则是被动的。
在这种思维习惯下，人们容易在他人还未说完的时候，就迫不及待地打断对方，或者心里早已不耐烦了，往往不可能把对方的意思听懂、听全。
【事例】
销售部经理向市场部经理抱怨华南地区的广告没有起到促进销售的作用。
环境的干扰
一般情况下，中层经理没有自己单独的办公室，上司、同事、下属都可以随时随地找到他／她，而且都是急事。
所以，虽然中层经理和下属整天在一起，但要进行一对一的沟通却很困难。
倾听的技巧
设身处地
站在对方的角度想问题，可以更好地理解对方的想法，赢得对方的好感，从而找到对双方都有利的解决方法。
【事例】
行政部经理
销售部经理
“简化费用报销手续根本不可行，这样无法监督费用的使用情况，很多人会借此乱花公家的钱。
”
“行政部经理讲的也有一定的道理，他负责行政费用，如果日常行政上的报销都象销售部这样的话，钻空子的事就真不好管了……”。
积极回应
如果在倾听过程中，你没有听清楚，没有理解，或是想得到更多的信息，想澄清一些问题，想要对方重复或者使用其他的表述方法，以便于你的理解，或者想告诉对方你已经理解了他所讲的问题，希望他继续其他问题的时候，应当在适当的情况下，通知对方。
这样做一方面，会使对方感到你的确在听他的谈话，另一方面有利于你有效地进行倾听。
倾听过程中的回应主要有三种表现形式：
积极地回应应当采用“同情”和“关切”两种形式。
准确理解
理解对方要表达的意思是倾听的主要目的，同时也是使沟通能够进行下去的条件。
以下是提高理解效率的几个建议：
1．听清全部的信息，不要听到一半就心不在焉，更不要匆匆忙忙下结论。
2．注意整理出一些关键点和细节，并时时加以回顾。
3．听出对方的感情色彩。
要注意听取讲话的内容、听取语调和重音、注意语速的变化，三者结合才能完整地领会谈话者的真义。
4．注意谈话者的一些潜台词。
5．克服习惯性思维。
人们常常习惯性地用潜在的假设对听到的话进行评价，倾听要取得突破性的效果，必须要打破这些习惯性思维的束缚。
听完再澄清
由于信息传播的不实，造成他人对你的误解，在这种情况下，要等对方表达结束后，再去澄清事实，消除他的误解。
有些事情，越急于解释越说不清楚，还容易给人造成“越描越黑”的印象。
排除消极情绪
先不要下定论。
在谈话者准备讲话之前，自己尽量不要就已经针对所要谈论的事情本身下定论，否则，会带着“有色眼镜”，不能设身处地，从对方的角度看待问题，出现偏差。
【案例】
可能的情绪
例子
先入为主，对对方的话根本无法专心倾听。
“这件事根本就行不通，怎么这家伙又……”
个人好恶。
“他的这个话题我根本就不感兴趣，都什么年头了！
”
由对对方的个人看法引起。
“怎么每次都是这个家伙来诉苦！
”
由利益冲突造成。
“想和我争？
别想！
”
【自检】
在沟通中，你容易出现的“不愿听对方说话”的原因是什么？
你是如何处理的？
你认为自己能够在哪些方面做出改进？
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【本讲总结】
本讲主要讲述倾听的好处和倾听的技巧。
倾听在沟通行为中占有最大的比例，倾听的好处很多。
现实中，许多人都“不愿听对方说话”。
有效的倾听必须注意沟通技巧，排除各种沟通的障碍，客观有效的沟通。
【心得体会】
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第11讲反馈的技巧
【本讲重点】
反馈的意义
给予反馈的技巧
接受反馈的技巧
反馈的意义
反馈是沟通过程的一部分
所谓反馈就是在沟通过程中，信息的接收者向信息的发生者做出回应的行为。
一个完整的沟通过程既包括信息发生者的“表达”和信息接收者的“倾听”，也包括信息接收者对信息发生者的反馈，如下图所示：
图11-1信息反馈示意图
不作反馈的后果
不作反馈是沟通中常见的问题。
许多经理人“误”认为沟通就是“我说他听”或“他说我听”，常常忽视沟通中的“反馈”环节。
不反馈往往直接导致两种恶果：
一是，信息发生的一方（表达者）不了解接收信息的一方（倾听方）是否准确地接收到了信息。
例如，在沟通时，常常遇到一言不发的“闷葫芦”，你表达的信息往往“泥牛入海”，毫无消息。
二是，信息接收方无法澄清和确认是否准确地接收了信息。
给予反馈的技巧
针对对方的需求
反馈要站在对方的立场和角度上，针对对方最为需要的方面，给予反馈。
例如，“试用期考核”是由人力资源部和其它用人部门双重实施的。
用人部门给人力资源部反馈新进人员的试用期表现时，仅仅反馈“该员工的表现”是不妥的。
因为从人力资源部的角度来看，期望了解两个方面：
一是“该员工的表现”，二是“用人部门的意见”。
如果没有第二方面，人力资源部难以采取下一步措施。
所以，如果仅仅反馈第一方面就是没有很好地了解对方需求，导致反馈低效率或反馈失败。
具体、明确
以下是给予具体、明确反馈的两个例子：
【例一】
销售部肖经理对于人力资源部的工作的反馈：
错误的反馈
评述
“任经理，你们就不能给我们招些合适的人才？
”
这种表述不具体，只是表明了不满、抱怨情绪，无助于解决问题，而且，容易伤和气。
正确的反馈
评述
“我们这一周面试了33个人，通过了9个人，其中有4个人嫌薪酬低，3个人认为这份工作对他们的职业发展没有太大益处，另外2个人还要再考虑考虑。
”
说明问题的具体情况，大家可以围绕问题发生的原因进行分析讨论。
【例二】
销售部肖经理对于人力资源部的工作的反馈：
错误的反馈
评述
“小李，你的工作真是很重要啊！
”
这种表述方式很空洞，对方也不知道为什么自己的工作就重要了，从而不能给对方留下深刻的印象。
正确的反馈
评述
“客户非常注重我们报告的外观，外商常常通过报告的装帧来判断我们工作的品质和效率，用我们这份东西，他们要去争取外国公司的巨额投资。
小李，你的工作很重要。
”
这种对下属的反馈就不是干巴巴的说教，而能起到事半功倍的效果。
正面、具有建设性
全盘否定的批评不仅是向对方泼冷水，而且容易被遗忘，下属很可能对批评的意见不屑一顾，理由是同严厉的上级无法进行有效的沟通。
相反，赞扬下属工作中积极的一面，并对需要改进的地方提出建设性的建议，更容易使下属心悦诚服接受。
对于大多数人来讲，赞扬和肯定比批评更有力量。
例如，销售部经理：
“小王，你的工作很有成绩。
我有个建议，对你是否有帮助？
”
对事不对人
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