东都酒店筹备期物资采购管理办法.docx

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东都酒店筹备期物资采购管理办法

东都酒店筹备期物资采购管理办法

物资的采购、供应管理，是酒店整体管理的重要组成部分，攸关酒店能否正常开业的关键。

强化物资采购管理的规范化，也是对保障物资供应，节约使用资金，加速资金周围，降低成本消耗，提高经济效益，都有着十分重要的作用．

一、采购管理机构：

采购的管理机构为采购管理小组。

组长：

董事长

副组长：

总经理

成员：

采购部，财务部，各部门经理

二、请购核决权限

（1）、筹备期采购物品由各部门根据工作的需要填制开业所需物品明细表（包括名称、规格、数量、质量标准及到货时间），报采购部，采供部汇总并编制本酒店采购物品明细目录送采购管理小组讨论通过，经董事长签字批准后，采购部根据资金情况、筹备进程、仓库的容量及总经理指令，分期分批、保质保量采购到位，确保开业需要。

（2）、临时性零星金额在1000元以下的采购，由采购部经理签字审核，总经理批准，采购部即可进行采购。

（3）、所采物品未在采购物品明细目录中的且请购金额在1000元以上，在总经理审核签字后报董事长批准后，采购部方可安排进行采购。

三、采购管理办法

1、采购部是东都酒店（以下简称本酒店）采购业务的管理责任部门。

2、各部门根据工作的需要填制开业所需物品明细表（包括名称、规格、数量、质量标准及到货时间），报采购部，采供部汇总并编制本酒店采购物品明细目录送采购管理小组讨论通过，经董事长签字批准后，采购部依据批准后的采购明细目录按月编制采购计划，目录应详细描述所采物品的名称、规格型号及性能指标，避免不必要的误解。

3、由采供部、财务部制定合理的物资定额，物资定额包括日常定额和仓库储备定额，消耗定额由使用部门制定，储备定额由采供部制定。

储备物资一般不超过一个月的库存量，由外埠按期发货的物品，库存量允许在三个月以内，超过规定期限的存量物资积压，采供部应负经济责任。

4、每月末各部门按照核定的物资消耗定额〈先扣除本部门周转库的库存〉编制本部门的物资采购计划，由本部门经理审核签字后报采供部，采供部接到各部门报来的请购单后，按以下程序汇总、审核：

（1）根据请购计划所填写的采购内容，检查其是否扣除周转库的库存和是否还有相同规格的物品，如库有存货，则取消该项采购．

（2）审核各部门编报的月计划，是否控制在定额以内，如超出计划，则要查询超计划定额的原因．

（3）由采供部审核汇总，扣除部门库内一周的周转量，将补充数量填入实际采购数量内，采供部经理签字后送总经理核准报董事长审批（按权限分别报批），财务部经理根据各部门消耗定额和请购内容核对．凡属于购置固定资产及大型维修项目的和所规定使用年限内，经检查是否具有年度预算，请购固定资产是否办理报批手续，经审核无误后报请总经理、董事长（按权限审批）批准执行．

（4）采购员必须根据当月批准的《采购计划》中所下达的品种、规格、数量进行适时优质的采购，属于采购大宗和高档贵重的物品，必须经采购管理小组通过招标、议标等方式共同审定，确定供货商，签定采购合同，方可采购。

对不符合质量的物品，负责退换，对退换不了的物品由采购员负责经济损失。

（5）大宗和高档贵重的物品采购合同的谈判签定，由采购管理小组共同洽谈签定，董事长签字批准后，方为有效。

（6）物品的采购应坚持以直供厂、渠道商为主，零售为辅，货比三家，质量优良，价格合理的原则，大宗物品和日常用量大的物料消耗品必须将几个厂家的出厂价进行比较，选择质量好，价格合理的厂家为较固定供应点．采购员在酒店确定的价格范围内进行采购，如无特殊原因，突破宾馆确定的价格范围，其突破部分的经济损失由采购员承担，采购的质量不合格物品由采购员承担经济责任．

（7）各使用部门应将本部门的周转库月末的库存编制明细表于当月26日前报财务部和采供部．

（8）采供部门必须按时按量保证各部门订购物资的到位，影响需用计划，视具体情况承担相应的经济处罚．

（9）采购人员必须不断提高业务素质，掌握市场行情和价格政策，熟悉采购物品的名称、性能、规格、用途，杜绝购非所用，避免积压浪费．

（10）采购人员必须自觉遵守采购纪律，廉洁自律，对一切购销中的各种回扣，必须如数交公，严禁私收回扣，否则，一经查出将从严处罚．

三、采购流程图

四、物资供应及仓库管理规范

1、为了强化物资用品的计划管理，严格执行物资的入出库制度，使仓库管理员有效地掌握物资入出库的主动权，规定各使用部门，应将经总经理批准的当月采购计划复印一份，交仓库作为入出库控制的依据．

2、入库验收工作应由采购部经办人员组织，由使用部门、采购部及财务部派员共同验收，并办理入库验收单，库管人员应依据入库验收单、装箱清单进行实物清点，核对无误，方可入库并做好记录，财务部据此办理报账手续。

3、严格执行物资入出库制度，认真办理物资入库验收手续，应做到三不入库：

（1）规格、数量与采购计划不符不得入库；

（2）不符合质量标准的不入库；

（3）计划外或未经领导批准的不入库。

4、认真执行物资出库手续，仓库管理人员必须认真审查出库单是否符合规定，内容是否完整，签字是否齐全，并同时核对其部门的申请采购计划批准的品种、数量是否相符，不能突破．以保证采购计划及成本费用计划的有效执行。

才能进一步保证宾馆利润计划的实现。

5、保管员对库房的所有物品，都应按类别、品种、规格、分别码放，做到定物、定位、定架，一目了然，易于盘点，同时每种物品，都必须设置有收、付、存数量的物品卡，每日应将当日发生的收付存结出，以便能及时准确的反映库存，而且也为提供采购信息和作为控制考核储备定额的依据。

6、保管员对每月库房的物品卡要与记账会计对帐一次，必须做到帐卡相符，卡实相符。

7、库房的所有物资，必须做到完好无损，凡因责任心不强和保管不善而造成物资损失的，根据损失具体情况，按损失总额的1％－2％追究其经济责任。

8、库房每月末必须进行一次全面清查盘点，并按规定表格，编制盘点表，每月二十五日内报送财务部，发生盘盈盘亏情况时，应附文字说明，经财务部审查和提出处理意见后，报请总经理批准执行。

8、本规定如有未尽事宜，经有关领导研究后，可随时修正补充。

东都温泉酒店采购申请单

编号：

申请部门：

年

月

日

序号

物品名称

规格型号

数量

估计价格

用途

需用日期

备注

申请人：

申请部门经理：

批准人：

注：

本采购单一式三份，一份申请部门留存，一份交采购部，一份交仓库。

备注栏

需注明预算内外。

东都温泉酒店采购计划表

库存统计为：

月日

上报日期：

月日

货号

货名及

单位

上月销量

库存量

采购计划

经营方式

结算

方式

规格

仓储

柜存

数量

单位

金额

经销

赊销

代销

备注

申请人:

部门经理：

总经理：

董事长：

东都温泉酒店验收入库单

部门:

年月日

名称

规格

数量

单位

单价

合计

备注

合计（大写）：

部门经理：

库管：

送货人：

东都温泉酒店出库单

部门:

年月日

名称

规格

数量

单位

单价

合计

备注

合计（大写）：

部门经理：

库管：

领货人：

东都温泉酒店退货单

退货人：

退货地点：

联络电话：

E-Mail:

汇款日期：

年

月

日

订货日期：

年

月

日

曾向贵单位订购下列物品，因商品严重瑕疵或损毁，故办理退货。

项次

商品编号

名称

数量

单价

总计

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

注：

因退货产生的运费负担及部分手续费，皆由贵单位承担。

东都温泉酒店比价采购表

一、商品信息：

二、供应商资料：

1、

2、

3、

三、部门意见：

采购部：

财务部：

　四、总经理核准：

五、董事长审批：