4行政部岗位说明书.docx
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4行政部岗位说明书
行政部岗位说明书
一、部门职责
一、基本信息
部门名称
行政部
部门编号
部门负责人
行政经理
部门编制
部门描述时间
2012.4
二、部门设置目的
根据公司经营目标和经营活动，处理解决公司内部和外部的各项事务，与外联部门建立良好的公共关系，为公司各部门提供良好的后勤保障工作。
三、主要工作职责
1.餐厅管理
1.1员工餐厅监管，确保工作正常有序进行；
1.2餐厅物料采购、使用监管，确保各种食材的合理利用；
1.3餐厅卫生监管、成本控制；
1.4合理调整菜品保证饭菜质量，不断提高员工用餐满意度。
2.寝室管理工作
2.1为异地员工办理入住及退寝手续，并根据实际情况对住寝人员进行相应调整；
2.2检查寝室卫生，每月对优秀寝室进行评比；
2.3监管寝室安全，发现问题及时处理，确保寝室安全；
2.4负责寝室的租赁、退租及相关手续的办理工作。
3.车辆管理工作
3.1负责车辆的调度、使用、维护保养，保证车辆的安全性能，确保车辆及人身安全；
3.2对每次发生的车辆费用进行监管，并进行合理控制；
3.3车辆资料建档，保管车辆相关手续，并做详细记录。
4.外联工作
4.1负责公司公共关系的建立，公司外部事物的协调工作；
4.2负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；
4.3完成上级交办的工作。
5.行政内勤
5.1负责公司的资产、设备及办公用品管理，定期对公司资产清查，避免公司资产的流失和浪费；
5.2负责公司物品的采购及发放，保证公司各部门的需求；
5.3配合物业部进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；
5.4负责公司各部门员工工装的订购及发放；
5.5对公司电话费用进行监管，并根据实际情况提出合理化建议；
5.6负责公司各部门费用预算的统计、审核工作；
5.7处理公司及行政部的内部事务。
6.行政前台
6.1对来访客人做好接待、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员；
6.2电话接听，传真接收，确保及时准确；
6.3负责整理、分类、保管公司文件；
6.4负责上传总部文件的跟进和流转工作；
6.5公司节假日及其他重大事件或活动的通知撰稿会签、公布、公示；
6.6负责做好公司例会及中高层领导的会议记录；
6.7对公司图书室进行管理，确保图书的整洁，无丢失，并详细记录每次的借阅情况。
7.保洁管理
7.1商场卫生管理；
7.2四楼办公区卫生管理；
7.3负责保洁公司的招投标工作，选择合适的保洁公司为公司服务。
8.法务工作
8.1公司日常法律事务的处理；
8.2公司各部门合同的审核；
8.3接受公司各部门法律咨询；
8.4代表公司参与外部法律事务活动；
8.5协助集团法律事务工作。
二、行政管理组织架构
三、岗位说明书
（一）行政经理岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
行政经理
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
1
岗位类别
职能类
岗位等级
经理
下属人数
14
二、岗位设置目的
建立、完善公司行政管理体系，确保有效运行；主持公司的行政管理和企业文化建设工作；负责公司内部行政事务与对外联络工作的统筹管理。
三、主要工作职责
□工作权重：
20%—外联管理：
负责外联工作及办理、管理公司各项证照
□工作权重：
20%—财务计划：
组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案，提出成本控制建议
□工作权重：
15%—制度建立：
组织制定行政管理制度，起草归档公司相关文件，督促、检查制度的贯彻执行
□工作权重：
10%—组织活动：
组织、协调公司员工活动、年会、市场类活动及各类会议
□工作权重：
20%—内部协调：
主持部门内部的建设工作，协调公司内部行政等工作
□工作权重：
5%—寝室安排：
督导公司员工寝室的相关管理工作，对异地住寝员工提供服务保障
□工作权重：
5%—餐厅管理：
保证员工用餐安全，提高员工用餐满意度
□工作权重：
5%—办公用品及耗材管理：
负责公司的办公用品采购及费用控制
四、工作权限
决策权限
对部门工作的组织、计划、实施有决策权
监督权限
对其它部门行政相关工作的执行和落实具有监督检查的权力
建议权限
对公司内部组织、计划、实施流程或内容具有创新建议权
五、工作关系
内部
直接上级
总经理
直接下属
行政部长、法务部长
工作流程图
内部协调部门或岗位
财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部
外部协调单位
政府相关部门等
六、任职资格
教育背景
最低学历
大专
专业背景
行政管理相关专业
职称或专门资格证书
无
工作经验
8年以上相关工作经验
知识与技能
知识
精通行政管理相关知识
熟悉国家和地方相关政策、法规
了解治安管理条例
技能
熟练掌握OA相关计算机操作技能，一定的治安管理经验，一定的文字功底
能力要求
良好的沟通、组织、协调、控制的管理能力
上岗培训要求
无
其他
无
七、工作特征
使用设备
电脑、电话
工作环境
主要在室内办公，偶尔出差
工作时间
8:
30-17:
30（11:
30-13:
00午休），（每周作六休一，每日工作8小时）按需加班
八、职业发展通道
可晋升岗位
行政副总
可轮换岗位
各部门其他平行岗位
九、薪酬体系
基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+驻外补助（外派员工）+年终奖+五险一金
（二）法务部长岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
法务部长
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
1
岗位类别
职能类
岗位等级
部长
下属人数
0
二、岗位设置目的
负责公司法律事务工作，为公司运营提供法律支持，参与公司诉讼和非诉讼活动；负责公司的风险防控，确保公司利益不受侵害，以达到公司利益最大化风险最小化。
三、主要工作职责
□工作权重：
30%—合同管理：
推进和完善公司商务合同、劳动合同及合同档案管理制度体系建设
□工作权重：
25%—参与诉讼和仲裁活动：
对公司仲裁和诉讼案件进行处理
□工作权重：
25%—风险防范和权益维护：
确保企业自身行为合法合规，防范法律风险；防控、应对来自企业内外的侵害行为，维护企业合法权益
□工作权重：
10%—普法管理与推进：
对员工进行法律培训，提升员工法律意识，丰富员工与业务相关的法律知识，从源头上防范法律风险
□工作权重：
10%—知识产权保护：
保护公司知识产权
四、工作权限
决策权限
无
监督权限
监督合同和档案管理体系，防范法律风险
建议权限
对公司内部组织、计划、实施流程或内容具有建议权
五、工作关系
内部
直接上级
行政经理
直接下属
无
工作流程图
内部协调部门或岗位
财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部
外部协调单位
律师事务所、派出所、法院、检察院、劳动仲裁部门等
六、任职资格
教育背景
最低学历
本科
专业背景
行政管理相关专业
职称或专门资格证书
无
工作经验
5年相关工作经验；3年企业法务工作经验
知识与技能
知识
通晓所属行业法律法规及法律事务
具有良好的法律逻辑思维能力、良好的分析、法律事务处理能力
具有良好的语言沟通、协调、语言文字表达能力
技能
获得律师职业资格证或通过国家司法考试
能力要求
良好的沟通、组织、协调、控制的管理能力
上岗培训要求
无
其他
无
七、工作特征
使用设备
电脑、电话
工作环境
主要在室内办公，偶尔出差
工作时间
8:
30-17:
30（11:
30-13:
00午休），（每周作六休一，每日工作8小时）按需加班
八、职业发展通道
可晋升岗位
行政经理
可轮换岗位
各部门其他平行岗位
九、薪酬体系
基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+驻外补助（外派员工）+年终奖+五险一金
（三）行政部长岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
行政部长
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
1
岗位类别
职能类
岗位等级
部长
下属人数
12
二、岗位设置目的
全面负责公司行政管理体系的建立和完善并确保有效运行；主持公司的行政管理和企业文化建设工作；负责公司内部行政事务与对外联络工作的统筹管理。
三、主要工作职责
□工作权重：
20%—外联管理：
协助经理管理外联工作及办理公司所需各项证照，管理公司重要资质证件，组织好来客接待和相关的外联工作
□工作权重：
10%—保洁管理：
负责公司外包保洁公司管理，跟进检查保洁工作情况
□工作权重：
10%—财务计划：
协助经理制定行政部工作发展规划、计划与预算方案，对成本控制提出建议
□工作权重：
20%—餐厅管理（20%）：
保证员工用餐安全，不断提高员工用餐质量
□工作权重：
5%—寝室安排（5%）：
督导公司员工寝室的相关管理工作，对异地住寝员工提供服务保障
□工作权重：
5%—制度建立（5%）：
起草及归档公司相关文件，组织制定行政管理制度及督促、检查制度的贯彻执行
□工作权重：
5%—组织活动（5%）：
组织、协调公司员工活动、市场类活动及年会等
□工作权重：
15%—内部协调（15%）：
主持部门内部的建设工作，协调公司内部行政等工作；
□工作权重：
5%—办公用品及耗材管理（5%）：
办公用品采购及费用控制
□工作权重：
5%—公司安排的其它工作（5%）：
及时完成公司安排的其它工作
四、工作权限
决策权限
对部门工作的组织、计划、实施有决策权
监督权限
对其他部门行政相关工作的执行和落实具有监督检查的权力
建议权限
对公司内部组织、计划、实施流程或内容具有创新建议权
五、工作关系
内部
直接上级
行政经理
直接下属
内勤专员、外联专员、司机、保洁主管
工作流程图
内部协调部门或岗位
财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部
外部协调单位
政府相关部门等
六、任职资格
教育背景
最低学历
大专
专业背景
行政管理相关专业
职称或专门资格证书
无
工作经验
8年以上相关工作经验
知识与技能
知识
精通行政管理及相关知识
熟悉国家和地方相关政策、法规
了解治安管理条例
技能
熟练掌握OA相关计算机操作技能，一定的治安管理经验，一定的文字功底
能力要求
良好的沟通、组织、协调、控制的管理能力
上岗培训要求
无
其他
无
七、工作特征
使用设备
电脑、电话
工作环境
主要在室内办公，偶尔出差
工作时间
8:
30-17:
30（11:
30-13:
00午休），（每周作六休一，每日工作8小时）按需加班
八、职业发展通道
可晋升岗位
行政经理
可轮换岗位
各部门其他平行岗位
九、薪酬体系
基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+驻外补助（外派员工）+年终奖+五险一金
（四）仓库管理员岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
仓库管理专员
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
1
岗位类别
职能类
岗位等级
员工
下属人数
0人
二、岗位设置目的
根据项目发展的实际需要，完成企业的日常行政事务，落实企业仓库进出库事务，确保各项业务顺利完成。
三、主要工作职责
□工作权重：
45%—资产管理：
负责公司资产管理和办公用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费
□工作权重：
20%—宿舍管理：
负责公司的宿舍管理，对异地住寝员工提供全方位服务保障；
□工作权重：
15%—办公秩序维护：
负责公司各部门的办公秩序和纪律检查，确保工作正常有序无违纪
□工作权重：
10%—协助处理事项：
配合物业部进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作
□工作权重：
5%—配合事项：
协助公司处理各项突发事件
□工作权重：
5%—其它事项：
及时完成上级交办的工作
四、工作权限
决策权限
无
监督权限
对各部门行政制度、流程执行和落实负有监督检查权
建议权限
对本岗位的工作创新有建议权
五、工作关系
内部
直接上级
行政部长
直接下属
无
组织流程图
内部协调部门或岗位
财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部
外部协调单位
无
六、任职资格
教育背景
最低学历
大专
专业背景
行政管理、文秘等相关专业
职称或专门资格证书
无
工作经验
1年以上相关工作经验
知识与技能
知识
精通资产管理流程及宿舍管理制度
熟悉公司相关部门办事流程
了解各部门的业务状况，全面掌握企业内外部的行政后勤动态
技能
计算机操作技能：
熟练
能力要求
良好的沟通协调和关注细节能力
上岗培训要求
行政制度
其他
无
七、工作特征
使用设备
电脑、电话
工作环境
主要在室内工作，偶尔出差
工作时间
8:
30-17:
30（11:
30-13:
00午休），（每周作六休一，每日工作7小时）按需加班
八、职业发展通道
可晋升岗位
行政部长
可轮换岗位
各部门其他平行岗位
九、薪酬体系
基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+年终奖+五险一金
（五）司机岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
司机
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
2
岗位类别
职能类
岗位等级
员工
下属人数
0人
二、岗位设置目的
合理调度车辆，保障各项工作的正常用车
三、主要工作职责
□工作权重：
70%—车辆驾驶：
遵守《中华人民共和国道路交通法》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车，保证车辆的正常出行
□工作权重：
20%—车辆保养清洁：
定期维修、保养车辆，及时清洁，保证车量的安全性能，车辆整洁
□工作权重：
5%—违章处理：
及时处理所驾驶车辆的违章
□工作权重：
5%—公司安排的其它工作：
及时完成公司安排的其它相关工作
四、工作权限
决策权限
按照公司规定使用车辆
监督权限
对各部门行政制度、流程执行和落实负有监督权
建议权限
对本岗位的工作创新有建议权
五、工作关系
内部
直接上级
行政部长
直接下属
无
组织流程图
内部协调部门或岗位
总经办、财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部
外部协调单位
保险公司、车辆维修单位、检车单位等
六、任职资格
教育背景
最低学历
大专
专业背景
专业不限
职称或专门资格证书
驾驶资格证B2
工作经验
二年以上驾驶经验
知识与技能
知识
精通车辆保险办理手续及流程
熟悉行驶区域的交通路线及交通规则
了解车辆维护、保养和违章处理等各种情况的办理程序
技能
熟练掌握驾驶技能
能力要求
良好的沟通、协调和组织能力
上岗培训要求
无
其他
无
七、工作特征
使用设备
车辆
工作环境
主要在车上工作，偶尔出差
工作时间
8:
30-17:
30（11:
30-13:
00午休），（每周作六休一，每日工作7小时）按需加班
八、职业发展通道
可晋升岗位
行政主管
可轮换岗位
行政专员或各部门其他平行岗位
九、薪酬体系
基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+驻外补助（外派员工）+年终奖+五险一金
（六）内勤专员（行政前台）岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
行政前台
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
2
岗位类别
职能类
岗位等级
员工
下属人数
0人
二、岗位设置目的
日常接待、各种会议的记录工作以及电话函件的接转，为各部门有序地展开工作提供保障。
三、主要工作职责
□工作权重：
30%—前台电话接听与传达：
接听电话，接收传真，确保及时准确
□工作权重：
20%—待客及礼仪工作：
对来访客人做好接待、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员
□工作权重：
20%—文件整理与转达：
会议记录的整理与转达
□工作权重：
20%—流转文件的上报与整理：
负责流转文件的整理、分类、上报与保管
□工作权重：
5%—考勤管理：
部门员工考勤统计，汇总整理公司外派员工的考勤数据
□工作权重：
5%—其它工作：
及时完成公司安排的其它工作
四、工作权限
决策权限
无
监督权限
对各部门行政制度、流程执行和落实负有监督权
建议权限
对本岗位的工作创新有建议权
五、工作关系
内部
直接上级
行政部长
直接下属
无
组织流程图
内部协调部门或岗位
财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部、
外部协调单位
媒体、政府、企事业单位
六、任职资格
教育背景
最低学历
大专
专业背景
行政管理、文秘等相关专业
职称或专门资格证书
无
工作经验
1年以上相关工作经验
知识与技能
知识
精通公文写作
熟悉办公礼仪、来访接待流程
了解前台工作流程
技能
熟练使用各种办公自动化设备
能力要求
良好的沟通、协调和组织能力
上岗培训要求
办公自动化
其他
无
七、工作特征
使用设备
电脑、电话、传真机
工作环境
主要在室内工作，偶尔出差
工作时间
8:
30-17:
30（12:
00-14:
00午休），（每周作六休一，每日工作7小时）按需加班
八、职业发展通道
可晋升岗位
行政主管
可轮换岗位
行政专员或各部门其他平行岗位
九、薪酬体系
基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+年终奖+五险一金
（七）保洁主管岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
保洁主管
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
1
岗位类别
职能类
岗位等级
员工
下属人数
0人
二、岗位设置目的
保障公司商场及格林兰大酒店四楼（公司主要办公场所）整体卫生符合要求。
三、主要工作职责
□工作权重：
40%—商场卫生的管理与督促：
管理与督促保洁公司做好商场整体卫生
□工作权重：
30%—格林兰大酒店四楼卫生管理：
管理与督促保洁公司做好公司主要办公场所的卫生工作
□工作权重：
10%—配合与支持：
配合部门同事及时完成本部门相关工作
□工作权重：
20%—其它：
及时完成公司安排的其它相关工作
四、工作权限
决策权限
无
监督权限
对各部门行政制度、流程执行和落实负有监督权
建议权限
对本岗位的工作创新有建议权
五、工作关系
内部
直接上级
行政部长
直接下属
无
组织流程图
内部协调部门或岗位
财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部
外部协调单位
保洁公司
六、任职资格
教育背景
最低学历
大专
专业背景
行政管理、文秘等相关专业
职称或专门资格证书
无
工作经验
1年以上相关工作经验
知识与技能
知识
精通公司卫生标准
熟悉保洁公司工作流程
了解同行业商场、酒店卫生工作流程
技能
熟练使用各种办公自动化设备
能力要求
良好的沟通、协调和组织能力
上岗培训要求
办公自动化
其他
无
七、工作特征
使用设备
电脑、电话、传真机
工作环境
主要在室内工作，偶尔出差
工作时间
8:
30-17:
30（11:
30-13:
00午休），（每周作六休一，每日工作7小时）按需加班
八、职业发展通道
可晋升岗位
行政部长
可轮换岗位
行政专员或各部门其他平行岗位
九、薪酬体系
基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+年终奖+五险一金
（八）、网络管理员岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
网络管理员
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
1
岗位类别
职能类
岗位等级
员工
下属人数
0人
二、岗位设置目的
保障公司网络、通讯系统、办公设备正常运行，符合要求。
三、主要工作职责
□工作权重：
30%—电脑硬件、软件的维护维修：
接受公司各部门的申请，维护处理电脑硬、软件工作
□工作权重：
30%—电话维修：
公司电话维修及协助商户维修电话
□工作权重：
30%—办公设备的维护与维修：
公司各部门打印机、复印机、传真机等办公设备的定期维护维修
□工作权重：
5%—话费交纳：
每月1日缴纳话费、打印话费清单、发票，统计话费支出明细，核对话费支出是否超出，制作报销清单
□工作权重：
5%—协助行政部其它工作：
及时完成上级安排的其它临时工作
四、工作权限
决策权限
无
监督权限
对各部门行政制度、流程执行和落实负有监督权
建议权限
对本岗位的工作创新有建议权
五、工作关系
内部
直接上级
行政部长
直接下属
无
组织流程图
内部协调部门或岗位
财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部
外部协调单位
网通、电信、商户
六、任职资格
教育背景
最低学历
本科
专业背景
计算机应用与维护
职称或专门资格证书
无
工作经验
1年以上相关工作经验
知识与技能
知识
精通计算机硬件维护与维修
熟悉计算机软件及办公设备维护
了解公司及商户电脑、电话维修工作流程
技能
熟练使用各种办公自动化设备
能力要求
良好的沟通、协调和组织能力
上岗培训要求
办公自动化
其他
无
七、工作特征
使用设备
电脑、电话、传真机
工作环境
主要在室内工作，偶尔出差
工作时间
8:
30-17:
30（11:
30-13:
00午休），（每周作六休一，每日工作7小时）按需加班
八、职业发展通道
可晋升岗位
行政部长
可轮换岗位
行政专员或各部门其他平行岗位
九、薪酬体系
基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+年终奖+五险一金
（九）外联专员岗位说明书
一、基本信息
岗位名称
外联专员
岗位编号
所属部门或单位
行政部
岗位描述时间
岗位编制
1
岗位类别
职能类
岗位等级
员工
下属人数
0人
二、岗位设置目的
保障公司与周边政府相关主管部门及关系单位保持良好的协作关系，保障公司各项工作顺利开展。
三、主要工作职责
□工作权重：
30%—及时传达政府相关部门与公司的沟通信息
□工作权重：
30%—协助公司各部门处理相关外联事务
□工作权重：
20%—维护公司与相关外联部门的关系
□工作权重：
10%—公司各项证照的办理与审查
□工作权重：
10%—及时完成交办的其它工作
四、工作权限
决策权限
无
监督权限
对各部门行政制度、流程执行和落实负有监督权
建议权限
对本岗位的工作创新有建议权
五、工作关系
内部
直接上级
行政部长
直接下属
无
组织流程图
内部协调部门或岗位
财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部
外部协调单位
一马路办事处、南关街办事处、火车站办事处、工商、税务、消防、人防等
六、任职资格
升级会员 