各部门档案材料归档范围和保管期限表.docx
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各部门档案材料归档范围和保管期限表
各部门档案材料归档范围和保管期限表
（讨论稿）
分
类
号
类目名称
序号
归档内容
保管
期限
立卷
归档
单位
一、党群（DQ）
DQ11
党群综合
（一）党代会
1
党委工作报告、纪委工作报告、校长讲话、决议、大会总结、结果、大会记录、上级领导讲话；录音、录像、照片等及其他大会文件
永久
党办
2
大会主席团会议记录
永久
党办
3
学校党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果,向上级党委的报告与批复
永久
党办
4
大会形成的重要文件,包括大会代表、列席代表名单及大会主席团成员、大会执行主席、秘书长名单和大会选举办法及党委候选人情况介绍、大会计划、通知、日程安排、大会发言、提案及办理情况、各代表团会议记录、大会简报等材料
永久
党办
5
重要的贺信、贺电、筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录等材料
30年
党办
6
讨论未通过的文件
10年
党办
（二）各种会议
7
党委会议记录、纪要、决议、决定、议程、会议通过的文件
永久
党办
8
党委会议中有一定参考价值的材料
30年
党办
9
党员干部会、党政干部会、全校党员代表会议、为贯彻党的各项方针政策及上级的指示精神或部署学校一定时期工作的会议记录、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、会议通过的文件材料
永久
党办
10
会议典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
党办
11
各级领导来校作报告记录和检查工作的会议记录（含声像材料）
（1）重要的
永久
党办
（2）一般的
30年
党办
党群综合
12
学校党委主要负责同志的重要党课或报告记录
30年
党办
DQ11
13
以党委名义召开的有关学校重大改革措施的或有长期查考价值的各种座谈会记录
永久
党办
14
党委领导参加上级领导部门召开的各种会议文件
1）与我校工作有直接关系、需长期贯彻执行的
永久
党办
2）我校党委领导在会议上发言的书面材料
30年
党办
15
党委办公室召开“贯彻党委决议、决定”会议记录、纪要
30年
党办
（三）党委工作计划、总结、报告、收发文
16
学校党委（或党政）年度（或学期）工作计划、总结、报告
永久
党办
17
学校党委贯彻执行党和国家的重大阶段性的工作计划、总结（重要的、典型的、专题调查报告）
30年
党办
18
党委办公室阶段性的工作计划、总结、报告等
30年
党办
19
党委办公室编写的《党委工作大事记》、《组织沿革》等文件材料
永久
党办
20
党委办公室编写《情况简报》、《工作信息》等文件材料
10年
党办
21
上级党委颁发的决议决定、指示、命令、条例、规定、批转文和通知、通报等文件
（1）针对本校工作的
永久
党办
22
（2）学校工作中需长期贯彻执行的
30年
党办
23
以学校党委名义下发的决定、规定、条例、办法、批转文、通知、通报等
1）重要的方针政策性的
永久
党办
（2）需要长期贯彻执行或有长期查考
30年
党办
24
以学校党委名义给上级党委请示、报告及上级批复
（1）重要的
永久
党办
（2）有关时期内需查考的
30年
党办
25
党委各党支部等单位给党委的请示、报告及党委的批复、对学校工作重要的建议和意见
30年
党办
26
省厅关于校级干部任免的批复、通知及我校上报的有关材料
永久
党办
27
出席各级党代会代表名单及登记表等材料
永久
党办
（四）文秘、信访工作
28
学校党委、党委各部、办、党总支的印模册及启用和销毁印章、印模的通知和实物
永久
党办
DQ11
党群综合
29
党委办事机构的增设、撤销的通知
永久
党办
30
党委办公室的重要通知
30年
党办
31
重要的电话记录（包括电传）
30年
党办
32
以党委、党委办公室名义与校外有关单位联系工作中重要的来往文书
30年
党办
33
涉及重大方针政策性的并经领导同志亲自处理或有领导同志重要批示群众来信,来访记录及处理结果
永久
党办
34
重要的、具有建设性的建议或意见,并为学校采纳的来信或来访记录
永久
党办
35
处理申诉或检举揭发坏人坏事、打击报复等问题,经领导亲自批示处理的来信或来访登记
永久
党办
36
党委各部门的工作计划和总结汇编
30年
党办
37
党办收发文登记簿
30年
党办
38
党委办公室各部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料
30年
党办
（五）保密工作
38
学校保密工作计划、要点、工作汇报及工作总结
30年
党办
39
学校保密工作失、泄密事故调查与处理的有关材料
30年
党办
40
有关保密工作给校党委的重要请示、报告及批复
永久
党办
41
上级有关保密的方针、政策，本校需贯彻执行的文件
30年
党办
42
保密委员会成员名单
永久
党办
43
保密要害部位登记、审批表
30年
党办
DQ12
纪检
1
上级关于纪律检查工作重要决定、通知和领导讲话
30年
纪检
2
本校纪律检查委员会会议记录、纪委办公会议记录
30年
纪检
3
本校纪律检查委员会年度工作计划、请示及批复、报告、情况反映、工作总结
永久
纪检
DQ12
纪检
4
有关本校违纪党员的处分决定、调查报告、旁证材料、本人检查交待材料、处分通报等有关材料
30年
纪检
5
违纪党员处分通知书存根及恢复党员权利通知书存根
30年
纪检
6
有关本校因违纪受处分党员申诉的复查结论、调查报告、证明材料及申诉信
30年
纪检
7
本校违纪党员受处分及复查人员名册和统计报表
永久
纪检
8
校纪律检查委员会名单及提请党代会审议工作报告
永久
纪检
9
在上级纪检工作会议上的发言、交流材料
30年
纪检
10
人民群众来信来访的重要材料、信访复函底稿
30年
纪检
11
上级有关监察工作重要的通知、规定、通报、条例等文件
30年
纪检
12
本校参加上级机关召开会议的重要发言或交流材料、会议的重要文件
30年
纪检
13
学校监察工作计划、工作总结、情况反映、请示、报告及批复
30年
纪检
14
学校监察工作会议记录、大事记
30年
纪检
15
学校监察处受理监察对象违纪案件材料、处分报告、调查材料、上级批件、证明及本人交代材料
30年
纪检
16
学校监察处对监察对象处分、复查结论（意见）、调查报告、本人申诉及证明材料
30年
纪检
17
监察对象受处分、复查的名册及统计报表
永久
纪检
18
违纪人员案件材料、重要申诉、控告、揭发、举报等来信来访材料
30年
纪检
19
历届校监察工作委员会成员名单
永久
纪检
21
本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料
30年
纪检
DQ13
组织
1
中共中央、中组部、省委组织部关于组织工作的指示决定、通知
30年
组织部
2
校党委对各党总支、党政部门干部任免的材料及支部改选、建立、撤销等审批材料
永久
组织部
3
各学院报组织部备案的干部任免的报告及批复
30年
组织部
4
学院、处级以上干部考核以及对后备干部考察的材料
永久
组织部
DQ13
组织
5
关于干部离休、更改参加革命时间的报告、审批表及有关文件
永久
组织部
6
有关组织工作的规定
永久
组织部
7
有关组织工作向上级党委报告及批复
永久
组织部
8
副处级以上干部名册
永久
组织部
9
各总支、支部委员名册
永久
组织部
10
组织部年度工作计划、总结及重要汇报材料
30年
组织部
11
历年全校师生员工、毕业生党员名册及新党员名册
永久
组织部
12
上级召开组织工作会议上代表本校重要发言材料
30年
组织部
13
全校党内表彰先进的决定、名单、总结和先进事迹材料及报上级表彰的党员名单
永久
组织部
14
全校党员及校管干部年终情况统计表
永久
组织部
15
有关批准入党、转正、延期转正、退党和取消党员资格保留党籍及处理材料、复查报告、旁证材料
永久
组织部
16
党课讲稿、提纲及讨论情况汇集材料及党校工作材料
30年
组织部
17
本校党内情况调查报告、情况分析材料
30年
组织部
18
党费收据
30年
组织部
19
有关党委组织部工作重要会议记录
30年
组织部
20
重要的群众来信（对党员、干部的意见）的处理材料
30年
组织部
21
有关整顿党组织的工作中形成的重要材料
30年
组织部
22
本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料
30年
组织部
DQ14
宣传
1
上级机关有关宣传工作的重要指示、通知等
30年
宣传部
2
有关宣传工作给校党委的请示、报告及批复
永久
宣传部
3
本校宣传工作计划、决定、情况汇报和总结
永久
宣传部
4
党委宣传工作情况简报、新闻报导、新闻剪报、情况反映等汇编材料
30年
宣传部
DQ14
宣传
5
宣传部召开的重要会议记录、教职工政治思想工作动态及调查材料
30年
宣传部
6
本校理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
宣传部
7
国家、部、省以上领导来校视察材料（包括照片、录音带、录像带等声像材料）
永久
宣传部
8
本校师生员工在国内外重大事件中思想动态的调查分析材料
30年
宣传部
9
反映学校历史发展的重要活动（包括名人纪念活动）中形成的有保存价值的文字及声像材料
永久
宣传部
10
本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料
30年
宣传部
DQ15
统战
1
上级机关有关统战工作的指示、规定、通知
30年
统战部
2
本校有关统战工作给上级机关的请示、报告及上级批复
永久
统战部
3
反映本校统战工作基本面貌的统计材料
永久
统战部
4
本校统战工作计划、总结、决定、通告
永久
统战部
5
统战部和各学院有关统战工作给校党委重要的请示、报告及批复
30年
统战部
6
本校统战工作会议的通知、参加人员名单、会议记录、总结及情况简报、情况反映等材料
30年
统战部
7
本校有关统战工作调查材料、典型材料、统计报表
永久
统战部
8
本校关于统战工作与校外有关单位的重要来往函件
30年
统战部
9
本校各级人大代表、政协委员名单（册）及上报审批材料
永久
统战部
10
本校统战对象登记表、名册
永久
统战部
11
本校民主党派、华侨工作形成材料（包括名单、统计材料）
30年
统战部
12
本校开展对台工作中形成的材料
30年
统战部
13
向中央、省委统战部、教育部上报的知识分子中代表性人物的名单、调查表
30年
统战部
14
确认归侨、侨眷、台湾同胞及亲属证明材料
30年
统战部
15
重要的人民来信、来访记录或由上级机关转办有关材料
30年
统战部
DQ16
工会
16
在校的全国、省、市人大代表、政协委员提交的议案及答复
30年
统战部
17
本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料
30年
统战部
1
上级机关及校党委有关工会工作的重要指示及工会贯彻的计划、校工会向党委和上级工会的请示及批复
30年
工会
2
教职工代表大会和工会会员代表大会及代表会议的通知、代表名单、代表组的划分及组长名单、主席团成员名单、执行主席名单、议程、报告、决议、选举结果、领导讲话、公报、简报、纪要等文件材料
永久
工会
3
教代会、工代会重要的提案及其处理情况
30年
工会
4
教代会、工代会主席团会、代表组长会、工会委员会、常委会、工会主席会及大型座谈会会议纪要
30年
工会
5
校工会工作（包括工会各部门组织的全校性重大活动、比赛）的计划、重要请示及批复、体育比赛规程、成绩、名次统计、总结材料（包括声像材料）
30年
工会
6
工会工作概貌的重要统计材料、财务预、决算报表等
永久
工会
7
教职工被授予全国、省级劳动模范、劳动奖章获得者、先进工作者、优秀教师、优秀教育工作者、教书育人先进工作者、“三八”红旗手,以及全国、省等荣誉称号的名单和事迹材料
永久
工会
8
校级以上先进工会集体及优秀工会积极分子评选材料，对工会会员纪律处分处理材料
30年
工会
9
各部门工会干部名册、会员名册、校工会各分会干部任免名单
永久
工会
10
选举人民代表工作的计划、总结、选举结果、简报等材料
30年
工会
11
《工会简报》、《工会大事记》等汇编材料
30年
工会
12
校工会年度工作计划、总结、校工会规章制度、工会部门职责、岗位责任制、机构沿革等材料
30年
工会
13
医疗互助基金的帐册凭证及相关材料
30年
工会
14
工会各类财务帐册及凭证
30年
工会
15
工会自身建设（包括建家评比、调查报告等）的有关材料
30年
工会
DQ16
工会
16
来信、来访情况及处理意见
30年
工会
17
教职工休养工作的通知、名单等
30年
工会
18
上级关于工会工作的文件
30年
工会
19
基层工会干部名册、组织机构情况表
永久
工会
20
妇女工作统计报表
30年
工会
21
妇女工作材料
30年
工会
22
家属委员会工作材料
30年
工会
DQ17
团委
1
上级机关有关共青团工作的重要指示、决定、通知等
30年
团委
2
报上级机关或校党委的重要报告、请示及批复
30年
团委
3
工作计划、总结、规章制度，大事记及重要汇报材料
30年
团委
4
团委会议、全委会、常委会纪要、记录
30年
团委
5
团代会、学代会形成的材料（工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过文件、代表名单、议程、通知）
永久
团委
6
团员大会、经验交流会、座谈会形成的有关重要材料
30年
团委
7
中央、部省级领导的讲话、报告的记录、题词
永久
团委
8
上级机关召开的各种重要会议上代表学校发言材料
30年
团委
9
校分团委以上干部名单、团员名单
永久
团委
10
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
30年
团委
11
团内处分材料（包括处分决定、调查报告、旁证及本人交待及撤销处分材料）
30年
团委
12
举办团校、组织党章小组学习的材料
30年
团委
13
团组织状况和团员思想动态综合分析材料
30年
团委
14
学生活动照片
30年
团委
DQ17
团委
15
批准入团、离团材料及名单
30年
团委
16
团员参加科技、生产、社会考察等社会实践活动的计划、总结以及典型调查报告（包括学生科协、学生会课外科技活动的重要材料）
30年
团委
17
学生社团、学会的管理章程及统计材料
30年
团委
18
学生组织的各种学会、社团的活动材料
30年
团委
19
团委、学生会各部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料
30年
团委
二、行政（XZ）
XZ11
综合
序号
归档内容
保管
期限
立卷归档
单位
1
（一）上级机关和学校印发的文件
2
上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等
（1）针对本校重大方针政策的
永久
院办
（2）本校需要长期贯彻执行的
30年
院办
3
以学校名义颁发决定、条例、规定、制度汇编、通知、通报、通告、布告等
（1）重要的
永久
院办
（2）一般的
30年
院办
（二）学校工作计划、总结、报告、简报
院办
4
本校教育事业规划、计划方案、报告和上级批复及各项管理工作中的重要材料
永久
院办
5
本校学年、学期工作要点及工作总结
永久
院办
6
学校简报、文件汇编等
永久
院办
7
学校历史沿革、概况介绍及校史材料
永久
院办
8
反映本校各历史时期重要声像材料（照片、录像带等）
永久
院办
9
各学院、部（处），直属单位上报工作计划、总结
30年
院办
（三）学校各种会议
10
党和国家、省领导人来校视察的讲话记录、声像等材料
永久
院办
11
校务会议记录、纪要及会议讨论的文件
永久
院办
XZ11
综合
12
校长办公会议记录及会议讨论材料
永久
院办
13
校级召开的教学、科研工作会议的记录
永久
院办
14
由校长办公室负责组织的开学、毕业典礼等全校性会议的领导讲话、大会报告、典型发言等材料
（1）重要的
永久
院办
（2）一般的
长期
院办
15
校领导外出参加上级机关召开的高校工作会议的材料
（1）代表学校在会上的发言
永久
院办
（2）会议重要文件
长期
院办
（四）机构设置、人员变动
院办
16
校务委员会名单及学校各类委员会、领导小组成员名单
永久
院办
17
本校机构设置调整、更改名称、干部任免请示及批复
永久
院办
（五）文秘、统计、信访工作
院办
18
本校及各部门启用、销毁印章的材料和实物
永久
院办
19
本校关于文书、统计等工作的规定、条例
30年
院办
20
重要的群众来访、来信的处理材料
30年
院办
21
校长接待日记录及有关的重要材料
30年
院办
22
校长办公室经办的重要的来往公函
30年
院办
23
校统计年报表、统计资料分析汇编、简报等材料
永久
院办
（六）校庆、校友会工作
24
校庆活动计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言材料；声像（如照片、录音、录像等）材料
30年
院办
25
校友贺信、贺电、纪念品、签名册、通迅录及外单位赠送的礼品、纪念品等
30年
院办
26
校友会各种重大活动拍摄照片等材料
30年
院办
27
社会知名人士捐赠基金的函、赠送的礼品、题词等
30年
院办
（七）其他
28
与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料
永久
院办
29
以校长名义向外单位或个人发函和校长在校外的重要活动材料以及在校内各种会议上报告的原稿等
永久
院办
XZ11
综合
30
校办组织的教职工治丧活动中校领导致悼词及有关材料
30年
院办
31
收、发文登记簿
30年
院办
32
节假日工作安排
30年
院办
33
校长办公室各部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料
30年
院办
XZ12
人事
（一）综合
1
上级机关有关人事工作的文件
30年
人事劳资处
2
本校人事工作的规章制度
30年
人事劳资处
3
人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
永久
人事劳资处
4
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
永久
人事劳资处
5
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
人事劳资处
6
有关人员编制计划方案的请示、报告及教委下达编制指标的文件
永久
人事劳资处
7
人事、劳动工资统计报表
永久
人事劳资处
8
科级以上干部名册
人事劳资处
9
本部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料
30年
人事劳资处
（二）干部任免、奖惩、培训
人事劳资处
10
校长办公会议、校务会议对系行政班子换届、调整、部（处）级干部任免的提名和任免文件
永久
人事劳资处
11
人事处权限内的干部任免文件及名册
永久
人事劳资处
12
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
永久
人事劳资处
13
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
永久
人事劳资处
14
师资培养、管理工作计划、规定、总结
永久
人事劳资处
15
教师进修计划、安排、总结
30年
人事劳资处
16
历年全校教职工名册
永久
人事劳资处
XZ12
人事
17
调入人员的批件、报到介绍信、工资转移介绍信
永久
人事劳资处
18
校级先进工作者、校级先进集体等荣誉称号的名单和事迹材料
永久
人事劳资处
（三）人员录用与调动
人事劳资处
19
录用博士、硕士、本科等毕业生名单及材料
永久
人事劳资处
20
本校招收全民合同工审批材料
30年
人事劳资处
21
上级机关分配给本校的博士后出站人员和回国留学生的材料
永久
人事劳资处
22
校人才交流中心的人员调配材料
30年
人事劳资处
23
合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等有关材料
30年
人事劳资处
24
教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有关材料
永久
人事劳资处
25
本校教职工退职有关规定、名单及材料
永久
人事劳资处
26
本校对教职工出国学习探亲逾期不归者处理的规定、名单
30年
人事劳资处
（四）职称职级晋升
人事劳资处
27
上级和本校有关“教师及其他系列专业技术人员、行政人员职务评审、晋升”的文件、规定，重要会议记录、校领导的批示、工作总结、统计材料
永久
人事劳资处
28
教师和其他系列专业技术人员的职务评审晋升的审批表
永久
人事劳资处
29
行政人员晋升行政职级审批表
永久
人事劳资处
30
聘任工人技师、高级技师的文件及人员晋升名单、申报表等
永久
人事劳资处
31
我校聘任兼职教授的记录及有关材料
30年
人事劳资处
32
我校教授被外单位聘任为兼职教授的有关函件
30年
人事劳资处
33
各类职称晋升工作总结、情况统计等
永久
人事劳资处
（五）工资与福利
人事劳资处
34
上级机关有关调整工资的文件与本校的规定及升级人员汇总表、调资工作总结
永久
人事劳资处
XZ12
人事
35
晋升职务、职称调资人员汇总表，录用人员起薪通知单
永久
人事劳资处
36
升级会员 