关于OA系统的建议.docx

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关于OA系统的建议

关于部门OA系统的建议

一、系统存在作用

组织的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，而OA系统存在的主要作用有下面几点：

1、内部通信平台。

2、信息发布平台。

3、文档管理自动化。

4、工作流程自动化。

5、行政日常事务处理。

6、安全机制的可靠性。

系统应利用先进的计算机信息技术，将传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个组织的协同办公，提高办公效率和办公质量，降低管理和办公成本，改善办公环境和条件。

加速组织信息化进程，利用计算机和现代通讯手段面向组织服务，建立信息交流通道，以共享信息资源，强化部门业务管理，加强各部门之间的交流。

实现信息的快速上传下达，提高办公效率。

二、系统设计原则

系统应以实用、易用、好用为出发点，考虑实际需要和使用习惯。

满足用户的现实需要，为后续升级和扩展留有余地：

实用性：

满足用户需要，做细核心功能，兼顾辅助功能，实现快捷、可靠地布署和使用，并节省投资。

易用性：

各项功能一目了然，满足用户的使用习惯，易使用、易维护、易升级，实现傻瓜式的操作。

先进性：

采用先进的技术架构，结构化程度高，扩展性、升级性好。

稳定性：

数据库稳定，功能顺畅，能在不同的硬件环境中长期平稳运行。

安全性：

能有效防止外部各种病毒的攻击，内部数据具有多种备份方式，通过权限控制，具有严格、细致的访问控制，保证内部数据安全。

3、技术与功能架构

3.1技术结构

建议我单位使用的系统的底层结构、中间件、应用模块、界面是独立封装和相对独立的，要有灵活性、开放性、拓展性和稳定性。

可以任意的更换、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。

大体思路如下图：

3.2功能列表

个人建议的功能列表如下图，除此外还需要预留可继续开发的开放性接口：

系统模块

功能列表

公共办公系统

实用系统

下载中心

规章制度

归档中心

网络硬盘

后台管理

部门设置

岗位设置

档案管理

权限管理

系统日志

基础数据设置

后台数据设置

个人办公系统

个人应用系统

公务处理

文件传输

文件归档

电子邮件

即时通讯

领导信箱

文件检索

通讯录

工作任务系统

任务记录

我的工作日程

窗口工作日程

部门工作日程

工作日记

工作计划

任务管理

工作提示

批量完成

工作查询

我的工作

绩效统计

工作督办

任务管理

公文管理系统

发文系统

发文拟稿

发文审批

领导签发

发文登记

发文打印

发文盖章

文件分发

发文监控

收文系统

收文登记

收文拟办

领导批示

收文分发

收文阅读

承办结果

收文监控

信息发布系统

信息发布

公告

通知

图片新闻

综合行政系统

考勤管理系统

工作时间

个人签到

请假销假

补签登记

外出申请

出差登记

预约服务登记

加班登记

考勤查看

请假查询

外出查询

出差查询

加班查询

预约服务查询

会议管理系统

会议申请

会议查询

会议提醒

已参加会议

会议纪要

会议室查询

车辆管理系统

用车申请

派车管理

申请记录

车辆状态

车辆档案

办公用品管理系统

新建物品

登记购买

领用登记

在库查询

领用查询

固定资产管理系统

资产登记

资产查询

资产折旧

资产类别

折旧类别

四、功能详细阐述

1.下载中心：

可将文摘、工具等各种资源有序的存放在这里进行统一管理，便于需要的时候及时下载。

2.规章制度：

政策法规、管理制度等各种制度文件的在线存放、查阅。

3.归档中心：

各种知识和资源的共享中心，可将各种资料存放在此，便于查阅。

4.网络硬盘：

单位工作人员可任意上传需要共享的大型文件。

中心服务器按每个文件存放3个月设置，到期自动删除。

以上模块中，均可以对文档进行按权限的全文检索。

包括Word/Excel/PPT/HTML/PDF/RTF等格式。

可以对目录夹设定候修改和访问的权限，只有有权限的员才可以修改目录夹及相关文件，在设定权限时，可以按人来设定，也可以按部门来设定。

可以通过设定，对每个人的上传附件的大小进行限制。

5.部门设置：

可自由设置进驻部门窗口，对窗口和进驻部门进行管理。

6.岗位设置：

可自由设置进驻工作人员，对进驻的人员进行管理。

7.档案管理：

对进驻部门、窗口、人员的治疗档案进行管理，方便查阅。

8.权限管理：

对进驻部门、窗口、人员进行权限设置。

可阅览、可修改、可录入等。

9.系统日志：

记录对系统的各项操作的情况，可导出，不可修改。

10.基础数据设置、后台数据设置：

对整个OA系统的数据的项目、内容设置。

11.公务处理：

单位分发到个人的公务的处理情况等。

12.文件传输：

支持点对点、点对多等传输方式，灵活方便。

13.文件归档：

对自己的文件进行归档管理，方便查阅使用。

14.电子邮件：

可使用邮件发送内部通等。

15.即时通讯：

工作人员可以更加直接的与同事交流，建立良好的通讯平台。

16.领导信箱：

方便工作人员对领导汇报思想，提出建议。

17.文件检索：

对各单位历史文件进行检索，包含关键字和全文、标题等。

18.通讯录：

包括单位通讯录、个人通讯录和公共通讯录。

用户可以创建属于自己的名片信息，对联系人资料分类记录、查询、管理。

19.我的工作日程：

可以自行规划自己的工作内容，直观的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，确保各项工作的顺利完成。

20.窗口工作日程：

由窗口负责人对窗口所有人员规划工作内容，确保各项工作的顺利完成。

20.部门工作日程：

由部门管理人对部门所有人员规划工作内容，确保各项工作的顺利完成。

21.工作日记：

可以记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。

可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，以在线监督指导。

可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来。

22.工作计划：

做出本周、本月、本季度或本年等的工作计划，任务目标等，在目标的指导下开展工作。

23.工作提示：

对未完成、要完成、待完成的各项任务进行提示，避免超期。

24.批量完成：

批量对任务进行处理，适用于大批量通性质工作。

25.工作查询：

对未完成、要完成、待完成、已完成的各项工作进行查询。

26.我的工作：

查询单位、部门、窗口分发给自己的工作任务。

27.绩效统计：

对工作完成情况、进度等进行统计。

28.工作督办：

各单位、部门、窗口对工作人员完成情况进行督察督办。

29.任务管理：

管理者可以在线查看项目进度。

30.发文系统（发文拟稿、发文审批、领导签发、发文登记、发文打印、发文盖章、文件分发、发文监控）：

拟稿人根据需要选择行文类别（行文用笺，处理流程，正文模版）起草公文，送交相关人员进行审核，复核，会签、签发、校对等工作，然后由办公室进行发文登记、编号、套头，盖章后进行文件的发放（分发、下发、办结）等工作，对办结公文进行归档。

提供督办、催办功能。

在审批中，按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。

流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人。

在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。

31.收文系统（收文登记、收文拟办、领导批示、收文分发、收文阅读、承办结果、收文监控）：

收文系统是公文到达后,收文登记人选择公文类别，登记公文，送交相关人员进行拟办，根据公文类别的设定流程，送交相关人员进行批示、承办、传阅等工作，也可以自定义下一步相关处理人员。

并且在流转过程中，只有待办人员才有权打开批办，其他人都不能打开。

最后公文进行归档。

归档时，可采用自动归档和手工归档。

要求支持扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直接转入多种录入方式。

32.公告：

用户可以选择对某人、某窗口、某部门或全体人员发送各种通告、制度、会议等消息，并可以随时查看自己已发和已收的公告。

可设置自动回复以确认指定接收人员是否收到。

可以对重要的公告进行置顶。

有回执以及查阅时间。

33.通知：

对指定人员发送通知，并可以随时查阅自己已发和已收的通知，对需要留存的通知进行归档。

34.图片新闻：

可以发送各种业务、行政、人事等单位的相关新闻，被指定接收的用户可以随时查看。

支持新闻评论，可以置顶，有回执及查阅时间。

35.工作时间：

可设置工作时间，时段，考勤时间等。

36.个人签到：

必须专人、专机，密码、数字证书、硬件加密锁一起才算有效签到。

37.请假销假：

请假申请后，直接发送到相关管理人员，初审、复核后才准假；同样，销假也要在系统中提出。

38.补签登记：

某些特殊情况（如小时假），未能按时签到（退），可在此登录并填写说明。

39.外出申请：

因各种原因外出的，在此填写外出事由、时间等，直接发送到相关管理人员，初审、复核后可外出。

40.出差登记：

出差人员在出差前将出差情况登记入内。

41.预约服务登记：

非工作日（时），有群众预约服务的，在此登记。

42.加班登记：

在此登记的加班人员，在考勤中自动汇总。

43.考勤查看：

按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的考勤记录。

44.请假查询：

按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的请假记录。

45.外出查询：

按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的外出记录。

46.出差查询：

按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的出差记录。

47.加班查询：

按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的加班记录。

48.预约服务查询：

按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的预约服务记录。

49.会议申请：

在此提出需要进行会议的申请，申请后流转到相关管理人员，按需分配会议室。

50.会议查询：

查询全部的会议记录。

51.会议提醒：

提醒相关人、窗口、部门、或相应人员参加会议。

52.已参加会议：

查询自己参加的会议项目。

53.会议纪要：

查询自己参加的会议的纪要。

54.会议室查询：

查询某阶段会议室的使用情况。

55.车辆管理系统（用车申请、派车管理、申请记录、车辆状态、车辆档案）：

对车辆进行管理的系统。

56.办公用品管理系统（新建物品、登记购买、领用登记、在库查询、领用查询）：

对办公用品进行管理的系统。

57.固定资产管理系统（资产登记、资产查询、资产折旧、资产类别、折旧类别）：

对固定资产管理的系统。

利用OA公文交换系统能减少工作人员的工作量，提高工作效率，重点考虑OA中考勤管理系统怎么杜绝人为代签现象。

几种常见解决办法但是都不能完全杜绝：

1、绑定MAC地址和IP地址。

因OA交换系统可设置在局域网和互联网上运行，绑定后只能个人使用该计算机才能登陆，防止在其他电脑上登陆。

2、当我被上帝造出来时，上帝问我想在人间当一个怎样的人，我不假思索的说，我要做一个伟大的世人皆知的人。

于是，我降临在了人间。

我出生在一个官僚知识分子之家，父亲在朝中做官，精读诗书，母亲知书答礼，温柔体贴，父母给我去了一个好听的名字：

李清照。

小时侯，受父母影响的我饱读诗书，聪明伶俐，在朝中享有“神童”的称号。

小时候的我天真活泼，才思敏捷，小河畔，花丛边撒满了我的诗我的笑，无可置疑，小时侯的我快乐无虑。

“兴尽晚回舟，误入藕花深处。

争渡，争渡，惊起一滩鸥鹭。

”青春的我如同一只小鸟，自由自在，没有约束，少女纯净的心灵常在朝阳小，流水也被自然洗礼，纤细的手指拈一束花，轻抛入水，随波荡漾，发髻上沾着晶莹的露水，双脚任水流轻抚。

身影轻飘而过，留下一阵清风。

可是晚年的我却生活在一片黑暗之中，家庭的衰败，社会的改变，消磨着我那柔弱的心。

我几乎对生活绝望，每天在痛苦中消磨时光，一切都好象是灰暗的。

“寻寻觅觅冷冷清清凄凄惨惨戚戚”这千古叠词句就是我当时心情的写照。

最后，香消玉殒，我在痛苦和哀怨中凄凉的死去。

在天堂里，我又见到了上帝。

上帝问我过的怎么样，我摇摇头又点点头，我的一生有欢乐也有坎坷，有笑声也有泪水，有鼎盛也有衰落。

我始终无法客观的评价我的一生。

我原以为做一个着名的人，一生应该是被欢乐荣誉所包围，可我发现我错了。

于是在下一轮回中，我选择做一个平凡的人。

我来到人间，我是一个平凡的人，我既不着名也不出众，但我拥有一切的幸福：

我有温馨的家，我有可亲可爱的同学和老师，我每天平凡而快乐的活着，这就够了。

天儿蓝蓝风儿轻轻，暖和的春风带着春的气息吹进明亮的教室，我坐在教室的窗前，望着我拥有的一切，我甜甜的笑了。

我拿起手中的笔，不禁想起曾经作诗的李清照，我虽然没有横溢的才华，但我还是拿起手中的笔，用最朴实的语言，写下了一时的感受：

人生并不总是完美的，每个人都会有不如意的地方。

这就需要我们静下心来阅读自己的人生，体会其中无尽的快乐和与众不同。

“富不读书富不久，穷不读书终究穷。

”为什么从古到今都那么看重有学识之人？

那是因为有学识之人可以为社会做出更大的贡献。

那时因为读书能给人带来快乐。

自从看了《丑小鸭》这篇童话之后，我变了，变得开朗起来，变得乐意同别人交往，变得自信了……因为我知道：

即使现在我是只“丑小鸭”，但只要有自信，总有一天我会变成“白天鹅”的，而且会是一只世界上最美丽的“白天鹅”……

我读完了这篇美丽的童话故事，深深被丑小鸭的自信和乐观所折服，并把故事讲给了外婆听，外婆也对童话带给我们的深刻道理而惊讶不已。

还吵着闹着多看几本名着。

于是我给外婆又买了几本名着故事，她起先自己读，读到不认识的字我就告诉她，如果这一面生字较多，我就读给她听整个一面。

渐渐的，自己的语文阅读能力也提高了不少，与此同时我也发现一个人读书的乐趣远不及两个人读的乐趣大，而两个人读书的乐趣远不及全家一起读的乐趣大。

于是，我便发展“业务”带动全家一起读书……现在，每每遇到好书大家也不分男女老少都一拥而上，争先恐后“抢书”，当我说起我最小应该让我的时候，却没有人搭理我。

最后还把书给撕坏了，我生气地哭了，妈妈一边安慰我一边对外婆说：

“孩子小，应该让着点。

”外婆却不服气的说：

“我这一把年纪的了，怎么没人让我呀？

”大家人你一言我一语，谁也不肯相让……读书让我明白了善恶美丑、悲欢离合，读一本好书，犹如同智者谈心、谈理想，教你辨别善恶，教你弘扬正义。

读一本好书，如品一杯香茶，余香缭绕。

读一本好书，能使人心灵得到净化。

书是我的老师，把知识传递给了我；书是我的伙伴，跟我诉说心里话；书是一把钥匙，给我敞开了知识的大门；书更是一艘不会沉的船，引领我航行在人生的长河中。

其实读书的真真乐趣也就在于此处，不是一个人闷头苦读书；也不是读到好处不与他人分享，独自品位；更不是一个人如痴如醉地沉浸在书的海洋中不能自拔。

而是懂得与朋友，家人一起分享其中的乐趣。

这才是读书真正之乐趣呢！

这所有的一切，不正是我从书中受到的教益吗？

我阅读，故我美丽；我思考，故我存在。

我从内心深处真切地感到：

我从读书中受到了教益。

当看见有些同学宁可买玩具亦不肯买书时，我便想到培根所说的话：

“世界上最庸俗的人是不读书的人，最吝啬的人是不买书的人，最可怜的人是与书无缘的人。

”许许多多的作家、伟人都十分喜欢看书，例如毛泽东主席，他半边床上都是书，一读起书来便进入忘我的境界。

书是我生活中的好朋友，是我人生道路上的航标，读书，读好书，是我无怨无悔的追求。

　我从来就不是一个独立的人，也从没有独立生活过，直到来了加国。

　　然后发现，有生俱来的独立细胞瞬间苏醒，几乎可以万事不求人，独立自强到令自己刮目相看。

　　其实是环境使然，因为我也求不到人，举目无亲，求人不如求己。

　　一个人带着女儿东奔西走，上下求索，差不多半年的时间，生活才算安定下来。

　　有幸结识了几位华人朋友，圣诞节前第一次聚餐，说起各自的安居经历，无不感叹，加国是个锻炼人的好地方，堪堪把在座的娇娇女都变成了女汉子。

　　主人是一位大我两岁的姐姐，上得厅堂下得厨房，最是热情好客，令人宾至如归。

　　席间说起各自的圣诞计划，我打算带女儿去夏威夷度假。

　　话音刚落，便有两个声音相继表示可以负责我的机场接送。

　　我和这里的许多老外一样，早在订机票的同时就租好了机场的昼夜停车，自驾往返机场。

于是婉言谢绝了朋友的好意。

　　“下次不许再这样了啊！

知道你是不想给人添麻烦，但你知不知道我们就是喜欢被麻烦呀？

”主人心直口快地埋怨道。

　　“我是早上七点的航班，五点半就得值机，四点半出发，若是让你们送的话，岂不是要跟我一样倒时差了，如果是中午的航班，我就不客气了。

”

　　“任何时侯都不需要客气。

朋友是用来干什么的？

朋友就是用来相互亏欠的。

因为把你当朋友，所以我有求于你的时侯才不会犹豫，反之你有需要的时侯，也理所当然地来求我办事，人与人之间的感情就是在一次次的相互亏欠互还人情的过程中日渐亲厚的。

我巴不得你麻烦我，这样下次我麻烦你的时侯就理直气壮了，否则你从不求我，我怎么好意思去求你，你说是不是这个理儿？

”

　　我把这当作了一堂宝贵的人情世故课。

简单朴实的道理，却蕴含着与人交往的大智慧。

　　怪不得她周围有这么多的朋友，我很羡慕她为人处事的通透。

　　从那以后，我学会以另一种方式与人相交，大方索取，大方回报，有欠有还，交情不断。

　　有位家长临时有事找人代班去图书馆做义工，我正好有时间，立刻响应。

之前我们只是恰好在同一个家长群里的点头之交，见面连话都没说过两句。

事后，她主动表示有机会一定要替我一次班，我欣然接受，你来我往的便成了朋友，更是将相互代班发扬成了传统。

　　邻居外出期间托我帮他浇花剪草送收垃圾桶，我爽快地同意，等我回国时，也毫不犹豫地请他为我服务。

有一天我不在家，监控摄像头通过手机提示我的院门被风刮开了，摇摇晃晃，还没来得及通知朋友帮我去看一眼，就见邻居走进了画面，拿着工具帮我把松掉的门拴修好，关门离去。

我又欠了他一次，没关系，下次包饺子时给他多煮一份。

　　女儿的玩伴度假回来带给我们一罐锡兰红茶，等到春天，我从国内给她捎回明前龙井。

她妈妈种的蓝莓大丰收，送给我一盆，我吃不了做成了蓝莓酱，又给她送回去一瓶。

下一次，她干脆叫我去她家，品茶煮蓝莓酱。

　　几年下来，我不再是当初那个独在异乡求助无门的女汉子，如今女汉子仍在，却是同在异乡，出入相友守望相助。

　　朋友是用来相互亏欠的，投我以桃，报之以李。