客栈管理系统系统分析.docx
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客栈管理系统系统分析
云南大学
旅游文化学院计电系
信息管理系统客栈管理系统系统分析
姓名
学号
备注
梁俊
20071200688
陈寿玉
王彬镔
目录
客栈管理系统3
一、引言3
二、计划3
三、需求分析与规格说明4
3.1客房预定系统4
3.2前台接待系统5
3.3前台收银系统5
3.4帐务系统6
3.5管家系统6
3.6经理系统`6
四、分析与数据流图设计7
4.1系统总流程图7
4.1.1系统总流程数据字典7
4.2前台子系统：
8
4.2.1前台系统流程图8
4.2.2个人预订8
4.2.3团队预订9
4.2.4取消预订10
4.2.5接待团体（未预订的客人）11
4.2.6接待个人（未预订的客人）12
4.2.7接待团体（已预订）12
4.2.8接待个人（已预订）13
4.2.9离店14
五、后台子系统：
15
六、数据备份15
客栈管理系统
一、引言
随着旅游业的发展，酒店、餐饮娱乐行业日趋发达，引入全方位的电脑服务和电脑管理日益流行。
同时，酒店引入电脑服务和管理也取得了优良的经济效益和社会效益。
酒店管理系统将先进的电脑技术与现代酒店服务管理完美地结合起来，实现了住宿、餐饮、娱乐全新概念的服务和管理方式。
传统的客栈管理往往令管理者花大量的时间来处理顾客投诉，例如错误查询、烦琐的登记和结帐手续、旅客费用计算错误、空余客房资料不能及时提供等，从而影响出租率，使的管理人员不得不集中精力规划管理运行策略和进行决策。
以上问题可通过电脑系统辅助解决，客栈管理的电脑化，不仅是体现客栈现代化形象的一个重要标志，而且对于提高员工工作效率，加速资金周转、降低各项成本及改善服务质量都有十分积极的作用。
二、计划
一个成熟的客栈管理系统不仅仅是记录客人的信息，提供查询，报表打印等一系列简单的工作，它能让工作人员从烦琐的手工操作中解脱，并且客栈管理系统本身就代表着一种管理方法。
随着它的深入，将带动企业的运做，为管理和决策提供支持。
为了达到这个要求，它必须依靠高起点的硬件环境和软件开发工具来保证系统的稳定和正常运行。
电脑系统要求24小时连续运行，数据量大，可靠性要求高，因此整个电脑系统供电采用专线方式，加配UPS（不间断供电系统），并合理接地，以便保障整套系统的正常运行。
总之，使用该酒店管理系统，将会有以下好处：
1.电脑收银，打印帐单：
快速准确，减少宾客等待时间，并可杜绝收银过程中的舞弊现象。
2.高效的客房管理：
能有效的提高房率，增加营业收入。
3.提高决策依据：
管理者可以随时了解经营情况，以制定相应的经营方针。
4.减轻员工的工作负担：
从而使员工把更多的精力放在提高为宾客服务的质量上。
5.简单、方便地保存和查询历史资料。
6.树立良好的客栈形象
三、需求分析与规格说明
3.1客房预定系统
散客预定
团体预定
客房预定
预定未到处理
预售查询
预定系统可随时查询15天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预定情况。
对常客可使用系统的客历资料预定及陪房，可大大减少资料的输入
3.2前台接待系统
散客入住登记
合约入住登记
团体自动入住和手动入住
补填客单
修改客人信息、转房、调房、设置房态、客人留言
预定客房查询
可售客房查询
3.3前台收银系统
记帐（包括客人在客栈内的各种消费）
埋单
退房
押金加入
查帐（可查总客帐、总收入帐、总消费帐）
客用贵重物品管理
团体埋单及退房
3.4帐务系统
除具有收银系统的功能外，还具有纠错、报表输出等功能，能将损失降至最低
3.5管家系统
房间状态
新入住查询
客人信息查询
动态房态查询
房间明细帐查询
当日入住客人报表
3.6经理系统`
修改客房定价
增加、删除、修改各级密码
住店客单查询
查询客房状态
查询客房使用状态
帐务查询
报表输出
数据整理
数据备份
四、分析与数据流图设计
系统各模块分析、DFD图和数据字典
4.1系统总流程图
总流程图
4.1.1系统总流程数据字典
数据流名：
登记
组成：
{客户信息}+{房间信息}+{押金}+时间
数据项：
客户信息
备注：
个人或团队
组成：
身份证号+姓名+性别+年龄+民族+出生日期+家庭住址+人数+手机
组织：
身份证号
数据项：
客房信息
组成：
房号+类型+单价+状态
组织：
房号
数据项：
状态
取值：
空房可用
空房待修
预订占用
正在占用
数据项：
押金
组成：
预订金+入住押金+入住租金
取值：
现金
免费
数据项：
时间
组成：
预订时间+入住时间+预计离店时间+住宿时间
数据流名：
离店凭据
备注：
指客人办理手续后，所持有的客栈开出的票据
组成：
住店发票+其它票据
4.2前台子系统：
4.2.1前台系统流程图
备注按照客人从住店、离店的过程将系统划分为预订、接待、取消预订和离店四个处理过程。
客人通过预订，也可直接到前台登记住宿。
客人预订后，也可能取消预订。
客人分为个人与团体两类。
4.2.2个人预订
个人预订DFD图
个人预订数据字典
数据处理名：
房间查询
简述：
根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房
输入：
客户信息，来源：
外部实体“客人”
输出：
[1]无客房，去处：
外部实体“客人”
[2]有客房，预订登记表，去处：
“客人信息”
数据流名称：
预订登记表
简述：
在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息
组成：
身份证号+姓名+性别+年龄+民族+国籍+家庭住址+电话
数据处理名：
订房
简述：
根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，确定具体房间。
输入：
订金收据，来源：
收银
输出：
预订证明表，去处：
外部实体“客人”
数据流名称：
预订证明表
简述：
在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明
组成：
身份证号+姓名+性别+家庭住址+电话+押金+房间数量、类别+时间
客人来店预订，服务员查询“客房预订信息表”，无空房则返回客人。
有客房则登记，收取预订押金并记入“预订金入帐表”。
进行订房，将预订信息记入“客人预订信息表”，修改“客房预订信息表”的客房状态，给客人预订证明表。
预订完成。
4.2.3团队预订
团队预订DFD图
团队预订数据字典
数据处理名：
房间查询
简述：
根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房
输入：
客户信息，来源：
外部实体“客人”
输出：
[1]无客房，去处：
外部实体“客人”
[2]有客房，预订登记表，去处：
“客人信息”
数据流名称：
预订登记表
简述：
在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息
组成：
团队ID号+团队名称+领队人+领队手机+联系电话+人数+人员名单
+房间数量
数据处理名：
订房
简述：
根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，是否确定具体房间。
输入：
订金收据，来源：
收银
输出：
预订证明表，去处：
外部实体“客人”
数据流名称：
预订证明表
简述：
在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明
组成：
团队ID号+团队名称+联系电话+人数+进店日期+离店日期+房间
数量+押金。
团体预订与个人预订基本一样，只是将团队预订信息记入“团体预订信息表”。
4.2.4取消预订
取消预订DFD图
取消预订数据字典
数据处理名：
预订查询
简述：
核对客人的“预订证明表”。
输入：
预订证明表，来源：
外部实体“客人”
输出：
预订收据，去处：
退款处理
客人要取消预订，只需将“预订证明表”和“预订收据”交给服务员，经核对后退款并修改“客房预订信息表”及“团队或个人预订信息表”。
4.2.5接待团体（未预订的客人）
接待团体DFD图
接待团体数据字典
数据处理名：
空房查询
简述：
根据客人的住房要求，查询“目前房间占用信息表”，确定是否有空房
输入：
客户信息，来源：
外部实体“客人”
输出：
[1]无客房，去处：
外部实体“客人”
[2]有客房，住房登记表，去处：
“客人查询”
数据流名称：
住房登记表
简述：
在房间查询有空房时所填的表，用于记载客人信息
组成：
身份证号+姓名+性别+年龄+民族+国籍+家庭住址+电话+单位
数据流名称：
押金收据
简述：
在收银后所开出的证明，用于记载客人住房时交的押金
组成：
身份证号+姓名+押金金额+房间数量、类别+入住时间+离开时间
4.2.6接待个人（未预订的客人）
接待个人DFD图
接待的客人是个人时，过程基本与接待团队相同，首先通过“目前房间占用信息表”查询目前有无空房，有则填“住房登记表”，确认后收取住房押金，将客人的有关信息记入“客人信息表”并给与客人IC卡。
4.2.7接待团体（已预订）
接待预订团体DFD图
接待预订团体数据字典
数据处理名：
查询验证预订表
简述：
核对客人的预订表是否与数据库中的相符
输入：
预订证明表，来源：
外部实体“客人”
输出：
登记表，去处：
查询客房
接待团队（已预定）的过程与接待未预订的相似，只是开始要验证“预订表”，可直接入住。
将预订金转为住房押金。
4.2.8接待个人（已预订）
接待预订个人DFD图
接待个人（已预定）的过程与接待未预订的相似，只是开始要验证“预订表”，可直接入住。
将预订金转为住房押金。
4.2.9离店
离店收银DFD图
离店收银数据字典
数据处理名：
退房
简述：
在客人离店的时候，核实房间的物件等，同时更改“客房占用信息表”
输入：
有客人ID的IC卡，来源：
外部实体“客人”
输出：
[1]有问题，去处：
外部实体“客人”
[2]无问题，退房凭证，去处：
收银
数据流名称：
退房凭证
简述：
在房间核实无误后开给客人的允许结帐凭证
组成：
身份证号+姓名+性别+IC卡+客房核实结果
数据处理名：
收银
简述：
根据客人的消费进行收取费用、退还押金。
输入：
退房凭证，来源：
退房
输出：
离店发票，去处：
外部实体“客人”
五、后台子系统：
后台系统DFD图
后台不与客人发生直接的接触，主要支持经理查询、库房管理、数据的备份以及财务上的管理。
六、数据备份
数据备份DFD图
数据备份是指数据库管理员周期性的对系统产生的数据（客房占用信息表，客人信息表，日现金入帐表）进行安全双备份，以防止数据丢失，不仅在硬盘里要作备份，还要用软盘备份，以便进行灾害恢复。
由于数据库中的数据是变化的，间隔时间越长，备份数据库中的数据与当前使用的库中数据差别就越大，因而要根据数据库的变化快慢确定转储周期。
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