三峡库区地质灾害防治工程归档规定.docx
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三峡库区地质灾害防治工程归档规定
附件1
重庆市三峡库区地质灾害治理工程档案
立卷归档与管理规定
重庆市国土资源和房屋档案馆
二○○六年六月
附录A工程档案分类表及归档范围
附录B竣工图章式样
附录C卷内文件目录式样
附录D卷内备考表式样
附录E案卷封面式样
附录F卷盒脊背式样
附录G工程档案移交目录登记册
附录H档案盒内文件目录清单
附录I档案包装纸箱外标签式样
0总则Generalrule
针对三峡库区地质灾害治理工程档案（以下简称工程档案）的特点，统一工程档案的收集内容、归档范围与分类，统一工程档案的立卷归档标准和要求，加强工程档案监督、检查、验收、移交管理工作，依据国务院《地质资料管理条件》（国务院令349号）和国土资源部《地质资料管理条例实施办法（国土资源部令16号）文件，从实际出发，建立规范的、系统的、科学的工程档案管理体系，制定本规定。
规范性引用文件
1、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（国家档案局2004年10月20日实施，DA/T28-2002）；
2、《三峡库区地质灾害治理工程文件归档规定（试行）》（三峡地防办发[2003]36号）；
3、《三峡库区地质灾害治理工程地质勘察技术要求》（三峡库区地质灾害防治工作指挥部2004年12月）。
1适用范围Adaptionscope
1.1本规定适用于建设、勘查、设计、施工、监理、监测等单位对工程档案的收集整理、立卷、归档、验收及移交工作。
1.2本规定适用于三峡库区地质灾害治理工程档案管理，三峡库区以外的地质灾害治理工程可参照执行。
2术语和定义Terminologyanddefinition
下列术语和定义适用于本规定。
2.1工程档案Projectarchives
建设、勘查、设计、施工、监理、监测等单位从申请立项到竣工验收过程中，直接形成并具有保存价值的各种文字、图表、电子文档、多媒体文件等不同形式的历史记录载体。
2.2保管单元Storageunit
将一组具有有机联系的文件，按类、序组成卷、册、盒等保管形式的工程档案集合体。
2.3建设单位（业主）Constructionunit
建设单位是负责工程项目组织实施、协调各参建单位对工程项目的衔接、文件材料的收集与工程管理。
2.4单位工程Unitproject
指具有单独立项（规划），勘查、可研、设计文件，可独立组织施工和成本核算的工程。
项目完成后可独立发挥工程效益或生产力作用。
2.5立项Initiatingaproject
根据建设需要，对工程规划设计方案进行立项，报行政主管部门审批。
2.6勘查Survey
地质勘查分为规划阶段、可行性研究阶段、初步设计阶段和施工图设计阶段，各阶段勘测工作深度和侧重点不同并提供相应的勘查报告。
2.7设计Design
设计主要分为可行研究设计、初步设计、施工图设计三个阶段。
2.8可行性研究设计Feasibilitystudydesign
可行性研究设计是工程设计的重要阶段，从技术可行性、经济合理性，以及社会环境等因素，对工程设计二套以上方案进行比较论证，投资估算，优化方案。
2.9初步设计Preliminarydesign
对工程方案的任务进行分解，提出具体工程实施步骤和有关工程参数，编制相应报告及图件，进行工程概算。
2.10施工图设计Implementingdrawingdesign
对初步设计确定的工程图进一步细化，编制以结构为主体的细部图等工程图件及说明，进行工程预算。
2.11施工Implementing
施工单位按工程设计文件、施工图及施工合同要求进行施工。
2.12监理Supervision
监理机构对施工材料、施工程序、施工质量进行全程检查监督。
2.13监测Monitortest
监测机构对工程质量、稳定性、进行跟踪监测。
2.14竣工验收Completionapproval
单位工程完工后，按工程设计图纸、设计文件、施工合同、组织专业人员，对已竣工的工程进行质量检查验收。
竣工验收分三个阶段：
建设单位自验、区县（自治县、市）检查、市和国家抽查。
2.15电子文件Electrondocument
能被计算机系统识别、处理及传输，按一定格式存储在电子存贮器或其他存贮介质上的数字代码序列集合。
2.16电子文档Electronicdocuments
电子文档是电子文件的集合。
2.17多媒体文件Multimediafiles
多媒体文件指能够在计算机等相关电子设备上制作、存贮、运行或播放载有数字、文字、声音、图形、图像及数码照片等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。
3基本规定Basicstipulation
3.1工程档案保管机构
3.1.1建设单位保管一套单位工程档案（复制件）。
3.1.2区县（自治县、市）国土资源局保管辖区内所有单位工程档案一套（原件），若区县（自治县、市）国土资源局无档案库房或无保管条件的，可由区县（自治县、市）国土资源局委托区县（自治县、市）专业档案馆保管。
3.1.3重庆市国土资源和房屋档案馆（以下简称市国土房管档案馆）受重庆市三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室（以下简称市三峡地防办）委托保管所有三峡库区地质灾害防治工程的工程档案一套（复制件）。
3.1.4三峡库区地质灾害防治工作指挥部受三峡地质灾害防治工作领导小组办公室委托，保管所有三峡库区地质灾害防治工程的工程档案一套（复制件）。
3.1.5区县（自治县、市）国土资源局应指定专人负责工程档案的监督、检查、指导、验收、移交等管理工作，建设单位至少有1-2名专职档案管理人员，勘查、设计、施工、监理、监测等单位，指派专人负责档案管理工作，至少有1-2名兼职档案管理人员并明确档案管理人员工作职责。
3.2建设单位档案管理职责
3.2.1在工程招标中向参建各单位明确档案管理要求及档案管理责任、整理档案质量、套数、移交时间等纳入工程合同或协议中。
3.2.2组织、监督和检查勘查、设计、施工、监理、监测等单位的工程文件的形成、积累、整理和立卷归档工作。
3.2.3收集、整理和汇总工程规划阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段形成的文件及成果资料，并进行整理立卷归档。
3.2.4收集、汇总和整理勘查、设计、施工、监理、监测等单位的立卷归档后的工程档案。
3.2.5建设单位负责每个单位工程档案的组织检查、验收和移交档案准备工作。
每个单位工程档案应准备不少于四套工程档案，以备保管利用或向上级主管部门移交。
4收集内容与要求Thecollectioncontentwithrequirement
4.1收集内容
建设、勘查、设计、施工、监理、监测等单位，在工程实施过程中直接形成具有保存价值的文字、图表、记录、电子文件、多媒体文件等均属收集内容。
4.2收集要求
4.2.1工程档案的建设、勘查、设计、施工、监理、监测等单位，从申请立项到竣工验收各阶段形成的文件、会议纪要、实施过程中有关重要活动的现场记录，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，分类清楚、系统完整，经整理后立卷归档。
4.2.2工程档案的建设、勘查、设计、施工、监理、监测等单位在工作中形成的电子文件、多媒体文件一并收集。
5立卷Setsupthevolume
5.1工程档案文件分类
工程档案文件分类表
一级类目
二级类目
序号
类目名称
序号
类目名称
1
工程文件管理
1
审查与批复文件
2
征地文件
3
招投标文件、工程合同
4
参建单位资质与负责人名单
2
立项
3
勘查
1
规划阶段
2
可行性研究阶段
3
初步设计阶段
4
施工图设计阶段
4
设计
1
可行性方案设计
2
初步设计
3
施工图设计
4
建设、监理单位设计文件
5
施工
1
施工管理文件
2
施工技术文件
3
施工物资文件
4
施工实验记录
5
施工地质记录
6
施工检测成果及竣工测量文件
6
监理
1
勘查阶段监理
2
施工阶段监理
7
监测
8
竣工验收
1
工程竣工总文件
2
竣工验收记录
3
财务相关文件
4
工程竣工图文件
5
工程移交文件
9
电子文档
1
工程档案文件
2
多媒体文件
5.2立卷原则
5.2.1将工程文件分门别类整理组成卷（立卷或组卷）。
立卷应遵循工程文件自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件有机联系，便于档案管理和利用。
5.2.2一个区县（自治县、市）或一个片区由多个单位工程组成的工程文件，应按单位工程组卷，不能按一个区县（自治县、市）或一个片区组综合卷。
5.3立卷方法
可按实施程序,划分为工程准备阶段形成的文件、立项（规划）阶段文件、勘查阶段、设计阶段文件、施工阶段文件、监理过程文件、监测阶段文件、竣工验收文件、电子文档九大类分别组卷。
5.4立卷要求
5.4.1案卷厚度为40毫米，超过40毫米厚度应分开组卷。
5.4.2案卷内不同载体的文件应分别组卷。
5.4.3单位工程档案不能有重复文件，文件分类不能出现前后交叉，内容混淆组卷。
5.5卷内文件排列
5.5.1工程档案卷内文件排列，一级类目录以附录A排列顺序为准；二级类目录参照附录A排列顺序，可根据实际情况对类目名称重新取名、增减条目；三级类目可根据实际需要自行编制。
文件排列顺序参照附录A排列顺序，可根据实际内容可适当自行调整。
5.5.2文字资料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附表、附图、附件在后的顺序排列。
5.5.3图纸按专业排列，同一专业图纸按图序号顺序排列。
6归档Turnsovertothefiles
6.1工程文件归档应符合下列规定
6.1.1归档工程文件内容必须真实、系统、完整，能够准确反映工程实施的全过程，文件归档范围详见附录A。
文件材料质量应符合“7”的要求。
6.1.2归档文件必须经过分类整理,并组成符合要求的案卷。
6.2工程文件归档时间应符合下列规定
6.2.1根据工程实施程序及工程特点，归档可以分阶段、分期进行。
6.2.2勘查、设计单位应在工程完成后，施工、监理单位应在工程竣工验收前，监测单位应按阶段，将各自形成的有关防治工程档案及时立卷归档，作好向建设单位移交准备。
6.3勘查、设计、施工监理、监测单位应在收齐工程文件后并整理立卷，应根据地质资料管理机构的要求，对档案文件准确性、系统性完整性和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交归档。
7案卷质量要求Archivesqualityrequirement
7.1工程文件的内容，必须符合国家有关档案管理规范、规程和标准。
7.2工程文件的内容及其深度，必须符合国家有关工程勘查、设计、施工、监理、监测等方面的技术规范、规程和标准。
7.3工程文件应采用耐久性强的书写材料、打印，不得使用红墨水、圆珠笔、铅笔、等容易褪色的书写材料。
7.4工程文件应字迹清楚、工整，图样、图表整洁清晰，签字盖章手续完备。
7.5工程所有纸质载体文件材料，统一采用A4幅面（297mmх210mm）纸张。
图纸采用国家标准图幅。
7.6工程档案文件的纸张，应采用能够永久保存、韧力强的纸张，不得使用传真纸、复写纸文件材料或超薄易碎纸张。
图纸采用计算机绘图的，必须清晰，不得使用计算机绘图的复印件。
7.7所有竣工图件均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图”字样，施工单位，编制人，审核人，技术负责人，编制日期，监理单位，现场监理，总监理。
竣工图章示例见附录B。
竣工图章，应使用不易腿色的红印泥，加盖在图签栏上方空白处。
7.8利用施工图改绘制的竣工图，必须标明变更修改依据。
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
7.9不同幅面的工程图纸，应统一折叠成手风琴式A4（297mmх210mm）幅面，图签朝外。
8档案编目Archivescatalog
8.1卷内文件页号应符合下列规定
8.1.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。
以卷为单元独立编页号，页号从“1”开始。
8.1.2卷内文件、文字资料的页号编写，有文字页面的均按顺序编页号，页号编正面右下角，反面编在左下角，空白页不编页号。
图纸的图序号编在图幅面的右下角。
8.1.3成套图纸或印刷成册的技术资料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编页号。
8.1.4案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表不编页号。
8.2卷内目录的编制应符合下列规定
8.2.1目录：
卷内文件目录式样应符合附录C的要求。
卷内文件目录排列在卷内文件首页之前。
8.2.2序号：
以一份文件或材料为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注。
8.2.3文号：
填写文件原有的文号或图号。
8.2.4责任者：
填写文件直接形成单位或个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
8.2.5文件题名：
填写文件标题的全称。
8.2.6日期：
填写文件发文件日期或形成日期。
8.2.7页号：
填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一份文件填写起止页号。
8.3卷内备考表的编制应符合下列规定
8.3.1备考表设置内容及式样应符合附录D的要求。
8.3.2归档文件情况说明：
填写归档文件的齐全程度等其他相关情况说明。
8.3.3立卷人：
负责整理归档文件的人员签名。
8.3.4立卷日期：
由立卷人填写文件归档日期。
8.3.5检查人：
负责检查文件归档质量的人员签名。
8.3.6检查日期：
由检查人填检查档案日期。
8.3.7备考表排列在卷内文件的尾页之后。
8.4案卷封面的编制应符合下列规定
8.4.1案卷封面的编制应符合附录E的要求
8.4.2封面的内容应包括:
档案号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限等项。
8.4.3档案号：
由“分类代码+项目号+案卷号”组成，案卷号由各承建单位用2B铅笔临时编号，最后由业主也用2B铅笔统一编制项目号和案卷号，最终由档案保管单位统一编制项目号和案卷号。
每个单位工程的案卷号从“１”开始编制。
分类代码由馆藏机构编制。
8.4.4案卷题名：
填写区县（自治县、市）名+单位工程项目名称+该案卷内文件材料的主要内容+文种。
8.4.5编制单位：
填写档案形成单位。
8.4.6编制日期：
填写卷内文件形成日期。
8.4.7密级：
分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
8.4.8保管期限：
均为永久。
一项工程建设的单位工程档案，不宜划分不同的保管期限，不利于档案保管利用，因此定为永久保管。
9档案装订Archivesbinding
9.1案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字资料必须装订。
既有文字资料又有图纸资料的案卷应装订。
图纸较多可不装订，编上图序号，折叠成A4幅面装盒，盒内应放置图纸名称目录。
9.2装订应采用线绳三孔一线左侧装订，装订前必须要剔除金属物，装订要整齐、牢固。
10卷盒及卷盒脊背Volumebox&Volumeback
10.1装具一般采用无酸纸制作的卷盒。
10.1.1卷盒的外表尺寸为310mmх220mm，厚度统一采用40mm。
10.2卷盒脊背
卷盒脊背的内容包括档案号、类别（一级类目名称）、案卷名称、共×××盒，第×××盒。
式样应符合附录F的要求。
11档案验收与移交Archivesapprovalwiththetransmission
11.1工程档案检查验收
11.1.1市三峡地防办、区县（自治县、市）国土资源主管部门及档案馆藏机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查和指导。
11.1.2建设单位应在工程竣工前，提请区县（自治县、市）国土资源主管部门及对工程档案进行预验收。
验收合格后，应出具工程档案认可证明。
未取得档案预验收认可的工程档案，不得组织工程竣工验收。
11.1.3向市三峡地防办移交的档案，由市三峡地防办和市国土房屋档案馆负责检查验收。
11.1.4检查工程档案内容是否准确、真实；档案组卷是否系统、内容是否齐全、一级分类和二级分类是否准确清楚。
11.1.5检查工程档案文件的立卷、装订、卷内目录、是否符合要求，案卷封面、案卷脊背书写内容是否简洁明了，文件或图纸是否有单位或个人签章。
11.1.6工程竣工图绘制方法及规格等是否符合专业技术要求，图面是否清晰、整洁，是否盖有竣工图章。
11.1.7工程档案文件材料的字迹及图形要清楚，文字书写或签名字迹容易辩认，着墨牢固。
每个单位工程四套档案文件内容要相一致，不得弄虚作假。
11.1.8检查电子文档中的电子文件与纸质载体文件内容相一致，能正常打开浏览，图形文件显示完整，汉字标注清楚不出现乱码。
原始文件与存档文件内容相一致。
光盘质量、光盘标签应符合要求。
11.2工程档案移交
11.2.1承建单位向建设单位移交工程档案
11.2.1.1工程项目由几个单位承包的，由各承包单位负责收集、整理、立卷归档，其承包项目的工程档案应及时向建设单位移交。
11.2.1.2工程项目实行总承包的，由总承包单位负责收集、汇总各分承包单位形成的工程档案，各分承包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷归档后的工程档案向总承包单位移交，总承包单位应及时向建设单位移交工程档案。
11.2.1.3勘查、设计、施工、监理、监测等单位，在工程竣工验收后30天内,应将本单位形成的工程文件整理、立卷归档后，向建设单位移交符合本规范和合同约定的工程档案。
11.2.2建设单位向区县（自治县、市）国土资源主管局移交工程档案
11.2.2.1建设单位应在工程通过区县（自治县、市）检查、市级抽查后90天内,向工程所在地的区县（自治县、市）国土资源主管部门移交符合本规范和规定的工程档案套数。
11.2.2.2停建、缓建的工程档案，暂由建设单位保管。
改建、扩建和维修的工程，建设单位应组织设计、施工单位落实修改、补充和完善治理工程档案。
对改变的部位，应当重新编制治理工程档案，并在建设单位竣工验收后30天内向工程所在地的区县（自治县、市）国土资源主管部门移交工程档案。
11.2.3区县（自治县、市）国土资源局向市三峡地防办移交工程档案
11.2.3.1治理工程通过国家级抽查合格后，区县（自治县、市）国土资源局应在90天内，整理装箱、集中移交工程档案。
档案装箱要求用纸箱，不得用麻袋、尼龙袋装档案，纸箱至少在二个不同侧面右上角帖上标签，标签式样见附录G（档案包装纸箱外标签式样）。
当一箱档案装有不同单位工程档案时，需帖二张标签。
11.4建设单位应以单位工程为单元，准备移交档案目录清册，接收方应对照档案目录清册进行清点、检查验收，经双方签字、盖章后，办理交接手续。
11.5区县（自治县、市）国土资源局移交工程档案，应以单位工程为单元，准备全部规划内工程档案目录移交登记册，见附录G（工程档案移交目录登记册）及附录H（卷盒内文件目录清单），并录入《工程档案目录管理数据库》，移交工程档案时，对照案卷目录清册和工程档案目录管理数据库一并验收移交，经检查验收合格后，经双方签字盖章，办理交接手续。
附录A
工程档案分类表及归档范围
一级
类目
二级类目
三级类目
序号
归档文件
工程
文件
管理
设计审批
1
勘查批复文件
2
可研批复文件
3
初步设计批复文件
4
施工图审查文件
征地拆迁
5
工程用地许可证（批准文号）
6
工程报建文件
7
移民规划、拆迁安置意见、方案等
8
县政府协调办签发的有关拆迁、补偿方面的通知、报告等
9
拆迁及补偿协议书
招投标与合同
10
勘查招（或邀）投标文件
11
勘查承包（或委托）合同及中标通知书
12
设计招（或委托）投标文件
13
设计承包（或委托）合同及中标通知书
14
施工招标文件
15
施工承包合同及中标通知书
16
施工监测邀标文件、合同及中标通知书
17
施工地质邀标文件、合同及中标通知书
18
各阶段监理招标文件
19
各阶段监理委托合同文件
20
有关招标会议纪要
机构资质人员
21
建设单位及负责人名单
22
工程项目管理机构（工作站）及负责人名单
23
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
24
工程项目各标段施工机构（施工项目经理部）及负责人名单
25
工程项目监理机构（监测站）及负责人名单
26
工程项目施工设计机构及设计代表名单
28
工程项目施工地质项目部负责人名单
29
参建各方情况汇总表及资质等级证书复印件
30
施工单位营业执照副本复印件
一级
类目
二级类目
三级类目
序号
归档文件
立项
1
总体规划及批复（复印件）文件
勘查
勘查
规划阶段
1
勘查工作设计（含评审意见）
2
规划阶段勘查报告
可研阶段
3
可行性研究阶段勘查报告
4
综合评价报告
5
工程防治方案
初设阶段
6
初步设计阶段勘查报告
7
重要岩、土样试验有关说明
8
各项化验、试验报告等
施工图设计阶段
9
施工图设计阶段勘查报告
10
施工过程中地质编录资料
11
勘探工程编录
12
地质勘查野外验收意见
13
勘查阶段的咨询意见和会议纪要
设计
可行性方案设计
1
可行性研究工作设计、评审意见
2
可行性研究报告、附图（送审稿）及批复意见
3
可行性研究报告、附图（审定稿）及批复意见
4
投资估算书
一级
类目
二级类目
三级类目
序号
归档文件
设计
初步设计
5
初步设计报告、图册（送审稿）及批复意见
6
工程概算书
施工图设计
7
施工图设计报告、图册（审定稿）及审查意见
8
变更设计报告、图册及批复意见
9
工程预算书
设计审核
10
工程设计任务书（已批准）
11
设计通知书（已批准）
12
工程设计大纲
13
设计进度计划意见
14
设计总方案审核签认书
15
专业设计方案审核签认书
16
设计中间审查意见
17
设计概算审核签认书及设计概算
18
设计文件审核验收记录
19
设计交底与图纸会审记录
20
补充设计费用审核书
20
设计变更通知书及变更图纸
22
设计各阶段相关的咨询意见及会议纪要
施工
施工管理
1
工程概况表
2
施工进度计划分析
3
施工开工申请/开工令
4
单位、单项工程开工申请
5
分部、分项工程开工申请
一级
类目
二级类目
三级类目
序号
归档文件
施工
施工
管理
6
单件工程开工申请
7
工程施工大事记
8
工程施工日志
9
施工阶段例会及其它会议记录
10
不合格工程处置记录
升级会员 