食品行业采购业务流程.docx
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食品行业采购业务流程
采购作业管理办法（试运行）
第一章总则
第一条根据国家相关法律法规精神，结合公司相关管理制度，为确保所需物资按计划及时采购，切实保证用料部门生产经营活动正常进行，特制定本办法。
第二条物资采购作业实行按需求计划采购、按质量要求采购、按要求时间采购的原则。
第三条物资采购分：
现金零星采购、招标定点采购、厂家订货直购等三种方式。
执行保证质量、降低成本、减少费用的方针。
第四条物资采购作业分物资种类、采购区域及付款方式等落实采购责任人完成。
第二章采购材料的分类
第一条公司材料采购分为以下四类：
原料类采购、包材类采购、五金类采购、非生产性类物资采购。
第二条原料类物资是指如白糖、鸡蛋、大米、糯米等用于公司产品生产的基础和基本用料。
第三条包材类物资是指用于公司产品包装和宣传类的材料。
第四条五金类物资是指用于公司修建、维修类物资以及生产设备维护、维修类，和生产过程中需采购的其他物料。
第五条非生产性类物资是指①办公用品、办公设备、办公设施等和其所需要的耗材、换件；②行政接待、招商营销、庆典纪念等所需求的物资；③砖、沙、水泥等工程零星使用的材料除外④其他总经办安排和认可对外的付费的业务。
第三章材料请购
第一条采购部内务员当天安排前一天下午五点前各用料部门传至采购部的用料请购（其他时间传递的次日再安排采购）。
传批的请购单由采购部负责审批是否签批完毕。
请购单交接必须有交接记录，若请购单的规格型号、质量标准不明确以及签批手续未完成，采购部在24小时内返回用料部门，不予采购，用料部门按要求重新请购，返回要有交接记录。
第二条原料类、包材类物资请购流程如下：
库房管理员提申请→库房主管复核→计调经理审核→生产副总终签→采购部执行。
第三条五金类物资请购流程如下：
需求部门管理人员提申请→设备经理复核→库房主管复核→生产副总审核→（单项金额小于等于2000元）稽核终签→（单项金额大于2000元）总经理终签→采购部执行。
第四条非生产性类物料请购流程如下：
需求部门管理人员提申请→部门经理审核→（单项金额小于等于2000元）总经办终签→（单项金额大于2000元）总经理终签→采购部执行。
第五条非生产性类物料采购后在五金库入库，各部门请购人员在五金库凭申报出库。
保管对给部门的出库数量和品种进行监控，只出库申报内容、部门。
第六条办公用品请购流程：
需求部门请购→部门负责人审核→每月25号前报行政部汇总（每月各部门只能上报一次）→（总金额小于等于1000元）稽核终审→（总金额大于1000元）总经办终签→采购执行。
第七条办公用品入库及发放流程：
采购员在五金库入库→保管和行政部人员按部门进行分发和出库。
第八条电脑设备和耗材请购流程：
需求部门请购→每月25号前报行政部信息专员审核和汇总（每月各部门只能上报一次）→（总金额小于等于500元）稽核终审→（总金额大于500元）总经办终审→信息专员通知定点供应商送货和服务。
第九条电脑设备和耗材发放流程：
信息专员对产品进行验收→信息专员协调帮助定点供应商在五金库入库→保管和信息专员按部门进行分发和出库→信息专员协调定点供应商到各部门进行服务
第十条无定点供应商的办公用品、电脑设备和耗材同样在采购员的经办下适合第六条至第九条。
第十一条原料类采购周期、包材类采购周期按《原材料采购周期》表和《包材采购周期》表执行。
第十二条五金类和非生产性类物资的采购周期为3至7天，需订做的除外。
第十三条采购周期为采购部接到请购单第二天开始计算。
第十四条加急件的采购，原料每月不超过2次，包材不超过1次，五金类不超过4次，其他类不超过2次。
采购员经办加急件时要电话告知稽核和总经办人员采购价格。
加急件的采购由请购人员在一天内补办完成，加急件的价格依据由经办采购员在一天内写明原因补签完成。
第四章采购价格审批流程
第一条采购价格确定的方式有：
市场询比价、申报定价、招标定价、议标定价以及四种方式互相结合的价格确定方式。
第二条原料类物料白糖、鸡蛋每日询比价；粉类物料（如大米、花生等）和油类物料每批次单项金额上2000元询比价采购或申报定价采购。
以上物料价格权限时间仅限本批次
第三条其他原料类物料在单项金额上1000元进行询比价或申报定价采购。
第四条包材类材料采购，常用包材类产品签订年度协议进行招标采购，其他包材类物料采购在单项金额上超1000元时进行询比价或申报定价采购。
第五条五金类材料采购在单项金额上500元时进行询比价或申报定价采购。
第六条常用办公用品、办公设备以及其耗材签订年度协议进行招标采购或市场询比价采购，其他非生产性类材料单项金额上500元进行市场询比价。
第七条询比价表由经办采购员进行市场询价议价后填写，填写内容包括材料名称、材料的规格型号、品牌、材质、质量标准和误差范围等要素、以及供应商名称、电话号码和是否包送、报账票据类型等、还要填写清楚材料报价的单价对应的单位、请购数量、金额等。
第八条申报定价中申报内容包括为什么无法填写询比价表，以及建议采购的供应商名称、电话号码和材料名称、材料的规格型号、品牌、材质、质量标准和误差范围等要素、以及是否包送、报账票据类型等、还要写清楚材料报价的单价对应的单位、请购数量、金额等。
第九条原料、包材类物料询比价和申报定价的签批流程：
采购员拟制并签名→采购部经理审核→稽核审核→（单项金额小于等于20万元）总经办终审→（大于20万元）公司总经理终审→经办采购员按签批意见办理。
第十条其他物料询比价和申报定价的签批流程：
采购员拟制并签名→采购部经理审核→稽核审核→（单项金额小于等于2万元）总经办终审→（大于2万元）公司总经理终审→经办采购员按签批意见办理。
第五章价格管控
第一条除规定材料的询比价时限外（第四章第二条），一般价格依据权限时间为三个月，锁定价格的合同一般按批次签订，未锁定价格的合同签订时间只能为一年。
第二条稽核每三个月对未锁定价格的合同进行市场价格调查，就涨跌与供应商进行协商。
第三条已签订价格或合同的情况下出现的价格涨跌，涨跌签批流程如下：
由经办采购员或稽核申报→涨跌小于等于5﹪→部门经理审核→稽核审核→总经办终审→涨跌大于5﹪→按市场询比价模式执行。
第四条稽核人员每月在市场对采购员采购的材料做5种的价格核查并出书面报告，由总经办签批和跟踪考核。
第五条由稽核或权限领导在价格核查或签批价格时，与上报价格出现超过10﹪小于20﹪的价格差异则处罚经办采购员200元／次，对其他签批人员处罚50元／次；若价格差异超过20﹪,经办采购员做辞退处理，稽核处罚200元／次，其他签批人员处罚50元／次。
第六章招标采购流程
第一条由品质部拟制采购材料的技术标书、由采购部拟制材料的商务标书。
第二条标书的签批流程：
采购部经理拟制→品质部审核→技术中心负责人审核→（单项金额小于等于10万元）总经办终审→（单项金额大于10万元）总经理终审。
第三条招标现场公司参加人员有：
经办采购员、采购部经理、总经办人员、品质部人员等，必要时有总经理参加。
第四条招标结束后中标决定书的签批流程：
经办采购员填制→采购部门领导审核→（单项金额小于等于20万元）总经办终审→（单项金额大于20万元）总经理终审。
第五条标书中必须明确材料的质量标准、误差范围、付款方式、交货时间，履约保证金等参数要求。
对涉及食品安全等材料的招标，必须对应标单位资格进行审查，必要时进行实地考察。
并要有审查、考察的报告附中标决定书后再行签批。
第七章合同签订审批流程
第一条合同由部门经理负责拟制，凭询比价表、价格申报、中标决定书等价格依据审批合同，所有合同均由采购部经理签署。
招标采购的材料签批合同时应后附招标书。
第二条采购合同中的内容包含材料名称、规格型号（品牌、材质等）质量标准，验收标准，误差范围、到货时间、含税税率、付款条件以及双方的权责和对供应商涉及到的处罚、赔偿条款。
第三条合同审批流程：
由经办采购员填写合同会审表→部门经理审核→财务部审核→（单项金额小于等于50万元）总经办终审→（单项金额大于50万元）总经理终审。
第八章资金及业务结算流程
第一条采购员借款时，由采购员根据物资采购计划填写借款单→采购经理审核→财务部审核→总经办终签。
第二条请款时，经办采购员在请款单后附询比价表，申报等价格依据，部门经理审核→财务部审核→（总金额小于等于10万元）总经办终签→（大于10万元）总经理终签。
第三条采购付款申请单的签批流程：
采购部门经理填写《采购付款申请单》→财务部会计填写“已对账未付款金额”→采购部门经理填写“申请金额”→财务部经理审核→（金额小于等于20万元）总经办终签→（大于20万元）总经理终签。
第四条采购员现金报销流程：
采购员填制《报销单》，后附发票或收据（送货单）以及入库单、请购单和采购物资的价格依据→稽核审核→采购部门经理审核→财务部门审核→总经办终签报销。
第五条转账支付账款供应商的记账（对账单）流程：
供应商或经办采购员填写对账单，后附发票或收据以及入库单、送货单、订单→稽核审核→采购部门经理审核→财务部门经理审核→总经办终签→财务部办理记账。
第六条记账报销的发票（收据）的出票单位与询比价、合同等的单位一致；如是收据记账必须在收据上注明供货单位的电话号码，尽量在收据上有供货单位的盖章。
第七条现金采购员每月最后一个工作日盘存，要求借款金额（财务的借方余额）=票据金额+身上剩余现金，不得出现长短款现象，盘存表由部门和财务经理签批后采购部存档。
总经办每月抽查一次采购员现金情况，若出现500元以下短款，则处罚采购员200元，部门经理50元，若出现500元以上短款，则当事采购员做调岗处理，部门经理处罚200元。
第八条现金经办采购员报销票据不能超过60天；请款的票据对账不得超过30天；每月有抵扣税的发票对账不得超过40天。
第九条采购部每月拟制采购资金计划表，由部门经理拟制→财务部审核总金额→总经办终审。
第十章廉洁自律规范
第一条不为所有供应（厂）商、客户设置“门槛”；
第二条不接受供应（厂）商、客户的宴请（公务安排除外）；
第三条不邀请供应（厂）商、客户以及管理对象参加本人和家人的生日活动；
第四条不索要、不收受供应（厂）商、客户的礼品礼金、回扣及各种有价证劵；
第五条不要求供应（厂）商、客户安排本人家属或亲属到其单位工作；
第六条严格执行施工、采购招标规定，不指定施工队伍，不指定原辅材料供应（厂）商；
第七条不得以任何方式向上级和领导行贿送礼；
第八条不贪污、不挪用公司公款；
第九条不泄露、不出售公司商业机密，不以职谋利、以权谋私；
第十条不得对公正执行公务的员工、干部威胁恐吓打击报复。
第十一条全体员工要严格遵守，相互监督、对身边违规违纪现象应积极举报。
第十二条对违反廉洁自律规范的以上人员进行调岗或辞退处理。
第十一章其他规定
第一条以上所有签批时间均为一天。
第二条采购部内务对询比价表、申报、合同等进行存档和编号，对原料、包材的请购进行存档。
第三条采购员将自己经办的价格依据编号处理后，原件存档采购部，原料和包材的复印件交稽核、财务、总经办各一份。
第十二章考核
第一条以上各项规定未有处罚措施的，按20元至200元每次进行处罚。
采购付款申请表编号：
收款单位名称
材料类型
开户银行名称
账号
已对账未付款金额
￥
大写：
会计：
采购部申请金额
￥
大写：
签批人：
财务部经理审核意见
签批人：
总经办签批意见
签批人：
总经理签批意见
签批人：
中标决定书
招标单位:
招标日期:
年月日
招标项目
标的数量、单位
招标方式
报价竞标
标底 金额（元）
单价
报价议标
总价
参加投标单位（或个人）
投标单位 （或个人） 联系电话
投标报价（元）
一次
二次
三次
四次
五次
1
2
3
4
5
6
招标领导小组 参会人员签证
招标结论
招标部门 意见
技术部门意见
总经办意见
总经理意见
询价比价表
项目名称：
询价时间:
请购单号：
请购时间：
询价项目
规格型号
单位
数量
供货或作业单位名称、联系方式、含税价格
是否包运
备注
供应商名称
电话号码
价格
总价
包送
增值税发票
询价比价及经理人员综合意见
稽核审核员意见
公司总经办意见
公司总经理意见
终批权限
关于的申报
主题词：
[
申报时间
2014年月日
申报单位
经办人
申报工作事项及内容
部门领导审核意见
价格审价员审核意见
总经办
签批意见
总经理
签批意见
合同会审表
合同名称
合同类型
□施工类■材料设备类□营销包装类□室外环境类□加工制作类□运输类□其他
合同价款
单价
需方
需求部门
总价
供方
经办人
会审意见
采购部意见
1、合同价款：
⑴定价方法：
■符合要求；□不符合要求；
⑵合同单价：
■与定价时相符；□不相符，实际定价单价为：
⑶合同总价：
■与定价时相符；□不相符，实际定价总价为：
⑷付款方式：
■符合要求；□不符合要求；
⑸质量标准：
■符合要求；□不符合要求；
⑹技术标准：
■符合要求；□不符合要求；
⑺验收标准：
■符合要求；□不符合要求；
2、其他条款：
■符合要求；□应做调整；
3、建议内容：
接件：
时分
负责人（签字）：
年月日返件：
时分
财务部意见
1、合同价款：
⑴合同单价：
□与定价时相符；□不相符，实际定价单价为：
⑵合同总价：
□与定价时相符；□不相符，实际定价总价为：
2、合同价款支付办法：
□同意；□建议调整；
3、合同约定收款票据：
□同意；□建议调整；
4、合同约定税费缴纳：
□符合要求；□应做调整；
5、其他条款：
□符合要求；□应做调整；
6、建议内容：
接件：
时分
负责人（签字）：
年月日返件：
时分
总经办意见
1、合同价款定价办法：
□符合规定；□不符合规定；
2、付款方式：
□符合要求；□不符合要求；
3、质量标准：
□符合要求；□不符合要求；
4、技术标准：
□符合要求；□不符合要求；
5、验收标准：
□符合要求；□不符合要求；
6、合同价款：
⑴合同单价：
□与定价时相符；□不相符，
整；
8、建议内容：
实际定价单价为：
⑵合同总价：
□与定价时相符；□不相符，实际定价总价为：
7、其他条款：
□符合要求；□应做调
接件：
时分
负责人（签字）：
年月日返件：
时分
总经理意见：
升级会员 