第一部分 干部档案信息业务基础知识.docx

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第一部分干部档案信息业务基础知识

干部档案信息业务培训教案

 邵阳市委组织部干部信息科　王明安

第一部分　干部档案工作基础知识

学习目的：

增强对干部档案工作的认识，熟悉干部档案工作条例，

掌握干部档案工作程序、管理制度等常规知识。

第一章概述

一、干部档案和干部档案工作的含义

干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

干部档案内容的构成成份是干部档案材料。

所谓干部档案材料就是：

已经处理完毕的对考察、了解干部具有一定凭证、依据作用的文件材料。

干部档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。

它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。

二、干部档案的产生与发展

干部档案的形式随着客观条件的变化不断改进，经历一个从零散、杂乱到完整、正规的过程。

建党初期和土地革命时期，虽形成过一些有关干部个人的材料，多是作为文书档案对待。

1937年开始出现党员登记表、自传、证明信（现在的旁证材料）、谈话记录、处分决定，由党组织单独保存。

在当时，一份表格或一份自传便算是一份档案，表格的上边包上一条牛皮纸打上眼，用鞋带将数十个人的装订在一起，由专人管理，这便是干部档案工作的最早形式。

1942年延安整风运动后，形成了大量的干部档案材料，干部档案有了较大发展。

那时将粗糙的草纸封成小纸袋，用来装干部档案材料，一人一袋，并按姓氏笔划为序给每袋编号，放置在自制的木箱里，同时还建立和制定了一些手续和制度，干部档案工作发展到了一定规模。

但由于环境、条件的限制，材料格式极不统一，书写材料也很不规则，用纸袋装的材料也是主次不分，没有条理，使用起来很不方便。

1956年8月，1980年2月，1990年12月，中组部分别召开了三次全国干部档案工作会议，制定了《关于加强干部档案工作的意见》、《关于干部档案材料收集、归档的规定》、《干部档案工作整理细则》、《干部档案工作条例》等重要文件，为干部档案的科学化、正规化、现代化发展指明了前进的方向，奠定了坚实的基础。

2005年11月召开了全国第四次干部档案及信息化工作会议，对干部档案管理提出了新的要求和规范，加重了对档案信息化的要求，颁布了《全国组织人事管理信息系统信息结构体系标准》。

2006年4月召开了全省干部档案及信息化工作会议，省委组织部下发了（湘组[2006]38号、39号、55号）三个关于干部档案信息管理的重要文件，对档案材料的完整性、真实性、规范性，对档案信息的审核认定，档案查阅、转递手续作了更为明确、规范的要求。

我市出台了相应的政策。

其中，邵组通[2006]25号文件尤为重要，针对干部档案材料不齐全的现象，对拟任市管干部档案提交程序和保障档案材料的完整性作了明确规定。

对历史负责，为现实服务，替未来着想。

干部档案及信息工作人员要增强对干部档案业务的学习，不断提高档案管理的业务水平，这对于干部本人及组织人事工作有十分重要的意义。

三、干部档案的特点和作用

1、干部档案具有四个主要特点：

⑴.现实效用。

即在现实生活中有着重要的效力和作用。

干部档案是党组织以干部个人为单位建立的专门案卷，由反映干部有关情况的干部档案材料所构成，所以这些材料在考察了解干部的全面情况方便，具有一定的凭证和依据作用，是党组织选拔、使用干部的一个重要依据，是党的干部工作必不可少的重要工具。

⑵.反映干部全貌。

即干部的各个方面的情况，包括干部的自然情况、概要经历、考核、政治历史、入党入团、奖励与处分、职务任免等。

干部档案之所以能够成为选拔、使用干部的一个重要依据，就是因为它能反映干部的全貌。

⑶.客观反映干部的本来面貌。

即干部档案应该真实地反映干部在现实工作、生活中的实际情况，干部档案必须有客观性、真实性。

①是经过组织审查的；②是和本人见过面的；③是符合有关规定和要求的；④是经过鉴别的。

⑷.精炼性。

《条例》明确规定，干部档案整理的要求是“完整、真实、精练、实用”，在完整、真实的基础上，必须力求内容精炼，方便实用。

除干部审查，入党入团材料、个人履历、个人自传外，干部档案一般只收集评定性材料，而不是“有文必归”，凡是重复无用，无保留参考价值的材料一律不得归入干部档案。

2、干部档案具有三个主要作用：

⑴依据作用。

作为正确选拔使用干部的一个重要依据，并把查阅干部档案列为干部调动、任免工作中一个不可省略的重要程序。

⑵凭证作用。

是澄清干部个人有关问题的重要凭证，“三龄一历”等身份信息认定的材料凭证。

⑶参考作用。

对于总结历史经验教训，进行革命传统教育，撰写人物传遍，地区志以及历史科学研究和人才研究提供线索和资料。

第二章体制、机构和职责

一、干部档案管理体制

干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。

县以上（含县）机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。

不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。

干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。

二、干部档案管理机构

县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。

每管理一千人的档案需要配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。

不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。

三、干部档案管理部门的职责：

（一）保管干部档案，为国家积累档案史料；

（二）收集、鉴别和整理干部档案材料；

（三）办理干部档案的查阅、借阅和转递；

（四）登记干部职务、工资的变动情况；

（五）为有关部门提供干部的情况；

（六）做好干部档案的安全、保密、保护工作；

（七）调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导；

（八）推广、应用干部档案现代化管理技术；

（九）定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案；

（十）办理其他有关事项。

第三章管理范围及对工作人员的要求

一、干部档案管理范围

1、按干部管理权限管理干部档案

县以上（含县）的组织、人事部门管理干部档案的范围，原则上应与干部管理范围相一致，由干部的主管部门管理。

我市的干部档案管理范围和分工：

⑴副厅级以上干部、县市区党政正职的档案由省委组织部管理。

⑵市直和县市区的处级干部、市直单位人事（政工）科科长的干部档案，由市委组织部管理。

⑶市直各单位以及其下设二级机构的正科级以下的干部档案，由市直各单位的组织（人事、政工）科管理。

⑷县市区正科级以下干部的档案，由县市区委组织部管理。

⑸教师、医务人员的档案，由教育和卫生部门相对集中管理。

2、退（离）休干部档案的管理

干部退（离）休以后，干部的档案仍按干部权限管理，考虑到使用与管理方便，应与在职干部档案分库或分开另箱保管。

3、死亡干部档案的管理

干部死亡以后，档案由原管理单位保管五年后，按有关规定清整好（死亡登记表、悼词），移交同级文书档案馆永久保存。

4、其他干部档案的管理

⑴干部辞职、被开除公职、各种形式离职后未就业的，干部在受刑事处分和劳教期间，干部出国不归、失踪，其档案仍由原管理单位保管；另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。

凡通过劳动部门就业的，档案由有关的劳动部门保管。

⑵干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。

二、对干部档案工作人员的具体要求

1、选调条件：

中共党员，作风正派严谨，责任心强，高中以上学历，年经较轻（最好40岁以下），会计算机操作。

2、配备：

保持相对稳定，连续3-5年以上，“先配进，后调出”。

3、必须做到五条：

坚持四项基本原则，提高政治思想水平；热爱本职工作，积极为干部工作服务；严格遵守“档案法”和保密规定；坚持原则，严格按制度办事；工作调动时，必须做好交接工作。

第四章基础设施及档案的保管、保护

一、干部档案库房的标准及要求

1、房间的基本标准：

①座向：

座北朝南；

②楼层的中间层（不能设在最顶层与最低层）；

③必须坚固、安全、适用；

④面积为每千卷档案20-25平方米。

2、“六防”措施（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）：

配备铁质档案柜、铁门、铁窗栏、灭火器、温湿度计、空调机、去湿机、排气扇、樟脑块、厚窗帘、负氧离子发生器等设备设施。

3、“四室”分开：

档案库房、阅档室、办公室、计算机房，尽量做到隔离分开。

4、应配备的办公设备设施：

（三级单位对后三样不作要求）

打孔机、切纸机、计算机、打印机、复印机。

5、包装材料：

档案封皮、档案袋、档案盒，要符合规定的标准。

二、建立各种表、薄、册，建立和张贴各项规章制度

1、干部档案名册（在职、退休、死亡分开），查（借）阅登记薄，收集、移交、缺失、抽出、销毁档案材料登记薄等。

详见《条例》。

2、《干部档案工作条例》、《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作人员守则》、《干部档案查阅制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案的保密、保卫、保管制度》等规章制度。

三、保管工作的基本要求

1、维护干部档案的完整性。

执行《条例》规定，组织人事部门集中管理，妥善保护和管理，保证数据齐全，质量可靠。

2、保守机密。

选配人员政治上可靠，健全保卫保密制度。

3、便于利用。

科学管理，检索清晰，排放有序，查找方便。

4、保证档案的物质安全。

健全制度，“以防为主，防治兼施”。

四、干部档案的管理

1、档案编号（箱号、卷号）。

如“6-8”，指示干部档案所在位置，是查找干部档案的和向导和依据，主要采用姓氏编号法。

2、档案索引（名册）。

又称档案底帐，是查找的线索、档案统计的基础、检查与核对的依据。

按档案号顺序，将干部姓名、单位、职务、档案的箱号卷号和存放变化情况等登记成册。

注意：

姓名不能用同音字或简化字，必须与档案相符；每个姓氏登完后应留出空格或空页；名册应编页码；卷首应设置“索引”；档案如有变动，应在备注栏注明。

3、档案的存放。

按档案号顺序，空间适当，姓氏间留余地。

4、档案的检查核对。

核对帐物是否相符，检查“六防”正常性。

五、干部档案的保护

采取有效措施使档案“延年益寿”，政治安全。

专人保管负责；做好“一放三关”；把好胶水质量关；阅档时不得吸烟、喝水；勤翻动勤检查勤打扫；全面防火，会用灭火器材。

第五章干部档案的提供利用及转递

一、干部档案的查阅及注意事项

由于干部档案的机要性和数量限制，所以一般不宜借出。

因而，查阅是干部档案提供利用的主要方式。

⑴查阅单位必须填写《查阅干部档案审批表》，分管领导签批，并加盖党组织的公章，调查证明材料或介绍信不得查阅。

⑵查阅单位派中共正式党员干部2人，登记后在阅档室查阅。

⑶任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

⑷未经主管领导批准，不得查阅本单位领导和上级单位领导的档案，也不得跨单位查阅。

⑸查阅档案的单位或个人，不得擅自复制（拍摄）档案内容。

⑹必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案材料旁边喝水、吸烟、烤火，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

二、干部档案的借阅及相关要求

借阅是指因特殊情况，查阅不能解决问题时，将档案借出利用。

借阅档案范围：

组织处理了解情况；主管部门任免、调动、审查需要；选拔干部；对干部某个问题进行复查等。

凡借用干部档案，借阅单位必须手续完备的借阅干部档案介绍信和借阅报告（要注明被借档人姓名、身份，借档理由，借用时间，并经本单位主管领导签字，加盖公章），由管档部门审核和主管领导审批，方可借出。

三、档案的转递

干部档案的保管部门必须随着干部主管单位的变化而变化，即人由哪里管，档案也就由哪里管理，做到档案随人走，才能充分发挥干部档案的现实使用价值。

基本要求“及时、准确、安全”。

县处级以上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部档案；干部档案必须通过机要转递或派专人送取，不准用一般挂号件邮寄或交干部本人自带。

防止产生和处理好无头档案。

1、转入的程序及注意事项：

⑴审核《转递干部档案材料通知单》理由充分性，手续完备性。

⑵核实转来的档案或材料是否属于本部门管理的干部。

⑶核对实际收到与清单上数量、内容是否一致，“帐物相符”。

⑷检查收到的档案或材料，有无损毁及其它不符合要求情况。

⑸确认后，在《通知单》回执上签字盖章，用挂号件及时寄回。

⑹按要求逐份逐项详细登记，编号入库，入袋。

2、转出的程序及注意事项：

⑴接到通知后，及时找出档案或材料，认真检查核对。

⑵填写一式二份“转递通知单”或“登记表”，并在“登记簿”上登记，档案回执应贴在存根联下备查，材料登记表应保存。

⑶转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；必须严密、扎实地包封。

逾期一个月未收到回执者，转出单位应写信催问，以防丢失。