《档案室基本情况年报》指标解释.docx
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《档案室基本情况年报》指标解释
《档案室基本情况年报》指标解释
行次
单位
指标解释
一、档案机构（室、处、科）
1
个
单位有专门的档案库房保管档案，并且有人员负责档案工作，即可算为一个档案机构（档案室）。
二、定编
2
人
本单位组织人事部门规定在档案岗位的定编人数。
三、现有全部专职人员
3
人
档案机构的全部固定职工。
身兼多职但主要负责档案工作的人员也算为专职人员。
其中：
女性
4
人
四、现有全部专职人员情况
—
—
年龄
50岁以上
5
人
第3行=5+6+7
35—49岁
6
人
34岁以下
7
人
文化程度
博士研究生
8
人
1.专职人员“文化程度”（第8-16行）各行数字不应少于“档案专业程度”（第17-24行）相对应数字。
例如，“文化程度”中的“大学本科”数不应少于“档案专业程度”中的“大学本科”数。
2.第3行=8+9+10+11+12+13+14+15+16
硕士研究生
9
人
研究生班研究生
10
人
双学士
11
人
大学本科
12
人
大专
13
人
中专
14
人
高中
15
人
初中及以下
16
人
档案专业程度
博士研究生
17
人
“档案专业程度”栏人数总和不得大于“现有全部专职人员”数，即17+18+19+20+21+22+23+24≤第3行
硕士研究生
18
人
研究生班研究生
19
人
大学本科
20
人
大专
21
人
中专
22
人
职业高中
23
人
在职培训教育
24
人
档案专职人员具有档案专业以外的学历，从事档案工作后，参加了在职档案专业培训，如岗位培训、档案专业继续教育、档案专题培训等。
档案
干部
专业
技术
职务
研究馆员
25
人
教授、编审、特级记者等相当于“研究馆员”
副研究馆员
26
人
高级工程师、高级会计师、副教授、副编审、高级记者等相当于“副研究馆员”；
馆员
27
人
讲师、工程师、翻译、编辑、记者、会计师等相当于“馆员”。
助理馆员
28
人
助教、助理工程师、助理翻译、助理编辑、助理记者、助理会计师等相当于“助理馆员”。
管理员
29
人
技术员相当于“管理员”。
五、兼职人员
30
人
单位及其内部机构中兼做档案工作的人员。
六、室存全部档案
—
—
1.“室存全部档案”（第31-44行）是指截止到2010年年底档案机构集中统一管理的档案的累积数。
包括“本年接收档案”，不包括“本年向档案馆移交档案”和“本年销毁档案”。
其逻辑对应关系为：
2.2010年度档案数量=2009年度档案数量+2010年接收档案数量-2010年向档案馆移交档案数量-2010年销毁档案数量
全宗
31
个
一个独立单位的全部档案为一个全宗。
一个单位至少有一个全宗，该项不能为零。
案卷
32
卷
1.以卷为保管单位的档案数量，包括文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、专门档案等纸质载体的档案，不包括照片册。
2.各卷中的文件数量不能再累加填入“以件为保管单位档案”栏中，否则造成重复统计。
3.第32行＝67+76
案卷排架长度
33
米
案卷排列厚度的总和。
单位为米，数量不足1的，按1填报；1以上的数字，四舍五入，保留整数。
案卷数量与案卷排架长度之间的关系要合理，一般平均每卷1厘米至3厘米之间。
以件为保管单位档案
34
件
1.以件为保管单位的纸质档案。
实行文书档案立卷改革的单位，均按“件”填入相应栏目。
2.实物档案不属于“以件为保管单位档案”统计范围。
3.第34行＝68+77
以件为保管单位档案排架长度
35
米
录音磁带、录像磁带、影片档案
36
盘
1.以音响、形象等方式记录信息，以感光材料、磁性材料为载体构成的声像档案。
录音磁带和录像磁带档案不能填入电子档案中的“磁带”一栏（第39行）。
2.数码录音、录像档案属于电子档案类，不包括在该项目。
照片档案
37
张
3.专门集中保管的照片档案，与其它档案一起立卷保管的照片和以电子文件形式保存的照片不计在内。
4.数码照片属于电子档案类，不包括在该项目。
底图
38
张
可以晒制成蓝图的工程、机械图纸。
照片底片不属于“底图”统计范围。
电子档案
—
—
能被计算机系统识别、处理，可在网络上传递的，以磁带、磁盘、光盘为载体的档案。
磁带
39
盘
磁盘
40
张
光盘
41
张
缩微胶片
—
—
1.为保护档案原件，使用缩微摄影机拍摄档案原件形成的胶片，分为平片、开窗卡和卷片三种形式。
2.照片档案的底片不能计入“平片”指标栏。
平片
42
张
开窗卡
43
张
卷片
44
幅
七、室存永久、长期档案
45
卷
1.文书档案保管期限30年、会计档案保管期限25年的均作为长期保管档案统计。
2.“室存永久、长期档案”≥“永久保管”，“室存永久、长期档案”≤“室存全部档案”中的相应项。
即：
第32行≥45≥47，第34行≥46≥48
46
件
其中：
永久保管
47
卷
48
件
八、本年接收档案
—
—
2010年接收2009年及以前年度形成的档案。
案卷
49
卷
以件为保管单位档案
50
件
录音磁带、录像磁带、影片档案
51
盘
照片档案
52
张
底图
53
张
电子档案
—
—
磁带
54
盘
磁盘
55
张
光盘
56
张
九、本年向档案馆移交档案
—
—
2010年本单位向档案馆移交档案的数量。
案卷
57
卷
以件为保管单位档案
58
件
录音磁带、录像磁带、影片档案
59
盘
照片档案
60
张
底图
61
张
电子档案
—
—
磁带
62
盘
磁盘
63
张
光盘
64
张
十、本年销毁档案
65
卷
2010度本单位经鉴定履行相应手续后销毁档案的数量。
66
件
十一、室存档案的历史分期
—
—
其中：
1．建国前档案
67
卷
第67行=70+72+74
68
件
第68行=69+71+73+75
明清以前档案
69
件
明清档案
70
卷
71
件
民国档案
72
卷
73
件
革命历史档案
74
卷
75
件
2．建国后档案
76
卷
77
件
十二、室存资料
78
册
已编目的用作资料的古籍、图书、期刊、报纸，以及其它形式的技术资料、编研资料等。
十三、档案编目情况
—
—
手工目录
案卷目录
79
本
以全宗为单位编制的案卷名册，同一个全宗有一式数套案卷目录的，只填报一套的数量。
全引目录
80
本
以全宗为单位编制的案卷及卷内文件目录，同一个全宗有一式数套全引目录的，只填报一套的数量。
归档文件目录
81
本
以全宗为单位编制的所有归档文件名册，即实行文书档案立卷改革的单位形成的文件目录。
同一个全宗有一式数套归档文件目录的，只填报一套的数量。
专题目录
簿式
82
本
卡片式
83
张
重要文件目录
簿式
84
本
卡片式
85
张
机读
案卷级
86
条
计算机可读目录，指输入计算机并通过计算机进行编制和检索的档案目录。
“文件级”包括卷内文件目录和归档文件目录。
文件级
87
条
十四、本年利用档案人次
88
人次
按当年每日绝对查档人数累计填报。
一个利用者查档时间在一天以内的，按1人次计算；一个利用者连续若干天查档，来1天就算1人次；一个利用者将档案借走若干天，按1人次计算。
十五、本年利用档案
89
卷次
1.按当年每日提供案卷的数量累计填报。
一个利用者上、下午利用同一个案卷，按1卷次计算；一个利用者连续若干天利用同一个案卷，用1天就算1卷次；一个案卷外借若干天，按1卷次计算。
2.第89行=91+93=95+97+99+101+103+105
90
件次
1.统计方法同89行，利用整卷档案中的文件数量不能再累加填入本行，否则造成重复统计。
2.第90行=92+94=96+98+100+102+104+106
其中：
1．利用档案所属时期
—
—
建国前档案
91
卷次
92
件次
建国后档案
93
卷次
94
件次
2．利用档案的目的
—
—
编史修志
95
卷次
用于厂史、校史、断代史、专门史（如经济史、自然科学发展史等）的编研和各种地方志、专业志的编修。
96
件次
工作查考
97
卷次
用于行政事务等日常工作，如制定计划、落实政策、案件处理、人事工作等。
98
件次
学术研究
99
卷次
用于历史研究或其它学术研究，如医学、经济学、社会学、气象学、地震学研究等。
100
件次
经济建设
101
卷次
直接用于工农业生产或基建工程等方面。
102
件次
宣传教育
103
卷次
用于编研出版、举办展览以及通过报刊、广播、电视等开展的宣传教育工作。
104
件次
其它
105
卷次
106
件次
十六、本年利用资料人次
107
人次
与利用档案的统计方法相同。
十七、本年利用资料
108
册次
与利用档案的统计方法相同。
十八、本年复制档案、资料
109
页
复印或抄录档案、资料，按所复制档案、资料的原件页数进行统计。
十九、本年编研档案资料
—
—
1.本单位利用档案自编或与其它有关部门合编的文件汇集、参考资料等，一个书名为一种，不独立成册的文稿，如本单位向市、区史志编撰部门报出的大事记、志书、年鉴等，不计在内。
2.“公开出版”指当年由各级出版社正式出版的书籍（包括公开发行和内部发行），“内部参考”指当年编纂完毕未公开出版、留作内部使用的参考资料。
3.单位为“万字”，数量不足1的，按1填报；1以上的数字，四舍五入，保留整数。
其中：
1．公开出版
110
种
111
万字
2．内部参考
112
种
113
万字
二十、档案室总建筑面积
114
平方米
包括办公、整理档案、阅览档案、存放档案等房间的建筑面积总和。
其中：
档案库房建筑面积
115
平方米
二十一、档案室设备
—
—
其中：
1．电子计算机
—
—
服务器
116
个
微机
117
台
2．复印机
118
台
3．分散式空调机
119
台
4．去湿机
120
台
5．消毒设备
—
—
物理方法
121
台
化学方法
122
台
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