2邮件管理.docx
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2邮件管理
第2章邮件管理
2.1模块概述
邮件管理是iO的一个重要组成部分，除常见的收发邮件这种对外信息交流功能外，还可以作为一个对内信息交流共享的平台。
用户可以通过iO邮件系统将接收到的邮件内容发送到其它模块传达给本机构的其他人员，也可以将其它模块的信息通过邮件的方式发送给外部人员，有效实现日常办公与邮件收发的一体化。
2.2术语及缩略语
名称
说明
POP3
POP3（PostOfficeProtocol3）即邮局协议的第3个版本,它规定怎样将个人计算机连接到Internet的邮件服务器和下载电子邮件的电子协议。
POP3允许用户从服务器上把邮件存储到本地主机（即自己的计算机）上,同时删除保存在邮件服务器上的邮件，iO2007的邮件接收功能正是基于这一协议。
SMTP
SMTP（SimpleMailTransferProtocol）即简单邮件传输协议,通过SMTP协议所指定的服务器,就可以把邮件寄到收信人的服务器上。
2.3子模块
邮件管理模块中包括：
邮件主页、收件箱、通讯薄、选项设置四个子功能模块（如图21），以下将对些模块进行详细介绍。
图21邮件管理子模块
2.3.1选项设置
用户在使用邮件管理模块进行邮件收发前，必须进行相关设置才可以正常使用。
点击进入iO，点击『邮件管理-选项设置』（如图22）。
图22选项设置
⏹POP邮件设置
第一次使用iO邮件管理模块的用户必须先在“POP邮件设置”中新增并配置邮箱的相关信息，最多可以增加五个邮箱（如图23）。
图23POP邮件设置列表
点击图2-3中的新增按钮，进入POP邮件设置页面（如图24）。
图24POP邮件设置页面
操作提示：
Ø“显示名称”：
这里的名称主要起到区别其它邮箱的作用，可自由设置名称；
Ø“电子邮件地址”：
用户要添加到邮件管理模块中的电子邮箱的地址；
Ø“接收服务器（POP3）”是邮箱的接收邮件服务器，“发送服务器（SMTP）”是邮箱的发送邮件服务器，不同邮箱的接收和发送邮件服务器有所不同，如果是企业内部邮箱请从邮件服务器管理员处获取相关信息，其它邮箱如163，TOM等邮箱，请直接访问网站进行查询；
Ø“POP用户名”和“POP用户密码”：
电子邮箱的用户名和密码；
Ø“更新密码”：
如果在邮件服务器上更改了密码，需要在这里重新设置；
Ø“服务器超时（秒）”和“端口号”按默认设置为900、110；
Ø接收选项中，选取“接收邮件时包括此邮件帐号”时系统自动接收此邮箱收到的邮件，选取“只手动接收时包括此邮件”时只有在手动接收邮件时才接收到此邮箱收到的邮件，选取“不接收此邮件帐号的邮件”时该邮箱只用于发送邮件；
Ø勾选“将邮件保留在POP服务器上”，例如当前用户设置的是163邮箱，163网站上的邮箱和iO邮件管理模块的收件箱中会同时接收到此邮件，否则，邮件直接发送到邮件管理模块，不会再发送到163网站上的邮箱中；
Ø“邮件发送服务器需要身份验证”：
如果邮箱的发送服务器需要身份验证，这一项就必须勾上。
⏹阻止发件人
用户可以添加一些特定的电子邮箱地址，阻止来自于这些邮箱的邮件发送到当前用户的邮箱（如图25）。
图25阻止发件人
⏹自定义过滤器
用户可将接收到的不同主题、发件人姓名、发件人地址、收件人地址的邮件设置为自动发送到指定文件夹（如图26）。
图26自定义过滤器列表
点击上图中的“新增”，进入自定义过滤器设置页面，根据主题、发件人姓名、发件人地址、收件人邮件等来设置接收的邮件发送到指定的文件夹（如图27），通过这种方法系统可以帮助用户直接将接收到的垃圾邮件转到垃圾箱，也可以实现在收邮件时，按照设置将邮件自动分类，并放到不同文件夹中。
图27自定义过滤器设置页面
⏹签名
用户可自定义邮件中的个人签名，并设置“是否在所有待发邮件中添加签名”或者“是否不在回复和转发的邮件中添加签名”（如图28）。
图28签名设置
发邮件时，设定好的签名会自动显示在邮件内容中作为邮件的落款（如图29）。
图29邮件发送页面
2.3.2邮件主页
邮件主页对用户接收到的邮件、已发送的邮件及邮件草稿等文件夹进行汇总统计。
点击『邮件管理-邮件主页』（如图210）。
图210邮件主页
操作提示：
Ø文件夹列表，可以查看收到的邮件，已发送的邮件和草稿等文件夹的邮件数量，未读邮件数量及邮件大小；
Ø如果在配额管理中启用了配额限制，且会出现“附件占有空间”的显示提示；
Ø点击上图中的“新增”按钮，可直接进入邮件发送编辑页面；
Ø点击上图中的“管理文件夹”，用户查看并管理现有的文件夹（如图211），可以自定义设置文件夹用于保存接收到的邮件（如图212）。
图211文件夹列表
图212创建文件夹
⏹发送邮件
为用户提供便捷的邮件发送方式。
点击进入『邮件管理-邮件主页』或『邮件管理-收件箱』页面，点击列表上方
按钮，都可以直接进入邮件发送页面（如图213）。
图213发送邮件
操作提示：
Ø勾选
，当发送邮件给对方后,就会自动要求对方回复一封已读回执邮件；
Ø勾选“附件列表”上方的“附件直接打开”选项，点击附件列表中的附件时，附件直接打开而不会再弹出“是否打开或保存”的提示窗口。
Ø收件人、抄送和密件抄送这几栏填写邮件地址后，邮件会发送给各个收件人。
2.3.3收件箱
收件箱接收当前用户在POP邮件设置中设置的所有邮箱所接收到的邮件。
点击『邮件管理-收件箱』，进入收件箱（如图214）。
图214收件箱列表
操作提示：
Ø点击上图中的
，可以手工接收新邮件；
Ø勾选列表中指定邮件，再点击
，可将该邮件内容压缩并转发给其他联系人；
Ø勾选列表中指定邮件，再点击
，将该邮件转入“已删除邮件”文件夹，并阻止今后接收来自于这一地址的邮件；
Ø如上图所示，列表中主题为黑体的标题表明该邮件未读，勾选列表中指定邮件，再点击
或
可更改邮件是否已读的状态；
Ø对于重要邮件，可以勾选后点击
，将该邮件前的邮件标记由普通标记改为
，之后也可以点
，将
改为普通标记表示该邮件不再重要。
点击收件箱列表中的“主题”链接，进入收件箱页面（如图215）。
图215收件箱
操作提示：
Ø
：
点击“答复发件人”按钮，进入邮件发送页面，用户只需要填写回复内容即可回复发件人；
Ø
：
点击“全部答复”，进入邮件发送页面，用户填写回复内容后回复发件人及所有接收人；
Ø
：
将邮件正文及附件转发其它人员，需由用户填写收件人；
Ø
：
删除当前邮件；
Ø
：
将当前邮件移到“已删除邮件”中；
Ø
：
将当前邮件移到指定文件夹；
Ø
：
将当前邮件（包括附件）发送到传阅信息、日程任务或收文管理中以实现信息的内部共享。
2.3.4通讯簿
邮件管理模块中的通讯簿与『我的办公室-信息传递-通讯簿』是相通的，在此不做说明。
请参照信息传递中“通讯簿”一章中的说明进行相关设置。
2.4常见问题
⏹为什么我在『邮件管理-选项设置』中设置的邮箱可以接收到新邮件，而原邮箱网站中却接收不到？
请检查『邮件管理-选项设置』中POP邮件设置中是否没有将“将邮件保留在POP服务器上”勾选（如图216），如果没有勾选这一项，邮件管理模块收取邮件后，将从该POP服务器上删除这些邮件。
图216邮件保留在POP服务器
⏹为什么系统提示发送不成功？
有可能是以下原因：
网络繁忙或者邮件服务器故障。
一般情况下每天的9-12点网络比较繁忙，最好避开这个时段；
发送服务器填写错误，服务器地址一般在提供邮箱服务的网站上都可以找到，如xxx@为，xxx@为，xxx@为等；
部分网站的邮箱不支持POP邮箱的功能，在设置POP邮箱之前，请先访问提供该邮箱的网站，确定是否支持这一服务（部分网站邮箱曾经支持该功能，但后来不再支持，发送不成功时请先访问该网站查询相关信息）；
部分发送服务器对发送的邮件进行身份验证，请检查『邮件管理-选项设置』中POP邮件设置中是否没有将“邮件发送服务器要求身份验证”勾选（如图217）。
图217邮件发送服务器要求身份验证
⏹为什么不能接收邮件？
有可能是以下原因：
请检查『邮件管理-选项设置』中，是否将该邮件地址设置在“自定义过滤器”或“阻止发件人”中；
请检查收件箱是邮件是否过多，删除部分非重要邮件或附件。
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