采购部管理制度与工作流程.docx

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采购部管理制度与工作流程

采购管理制度与工作流程

一、目的：

为规范采购流程，提高采购工作的效率,特制定本制度。

二、适用范围：

适用于本公司采购管理。

三、内容：

1、总则

为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2、采购基本流程

采购需求（公司各部门）-—-采购计划（采购员）—--寻找供货商—-—-询价、比价、议价--——采购洽谈———-合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）-—--交货验收（仓管）—--质检（不合格退货）-——入库——-计划对账——-财务结算。

采购流程图如下图所示：

1）采购计划:

采购员应根据需求部门请购单和公司需求计划制订采购计划。

2）供应商的选择和考核：

供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3）询价、比价、议价

4）合同的签订：

买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。

采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。

需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5）交货验收：

采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。

以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检:

货物质检合格则入库,不合格的，需安排补救和退货。

7）财务结算：

货物入库后，财务结算。

3、申请商品采购流程图

1）请购部门提出采购需求，填写物质采购计划表

2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；

3）审批通过后，由采购主管下单。

4、申请付款流程图

1）采购商品入仓后，做应付款计划

2）采购员根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；

3）采购部审批到期应付款

4）总经理批准付款

5、商品到货验收流程

1）仓库根据供应商送货单验收产品

2）验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复

6、退货流程

1）请购部门填写退货申请单,写明原因

2）采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请

3）审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单

4）不能退回供应商的，做报损处理,报损比例不得超过0。

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采购管理制度

一、建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。

二、建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。

三、每月底将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

四、签订采购合同后,应全面了解发货情况，如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

五、所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

六、验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

七、请购单及其提报规定

1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;

2）固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；

3）其他材料设备及工程项目申购按照（物资采购申请表。

）的格式填写提报；

4）日常零星采购按照公司印制的按照（物资采购审批单）的格式填写提报；

5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；

6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;

7）如遇公司急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补.

8）如果是指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明。

9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

八、公司物资请购单的提报部门

（1）公司经营所需的医药物资、劳务、固定资产、及其他项目由医务部门提报；

（2）公司生活及办公的物资、固定资产、后勤服务或其他生活及办公项目由行政部门提报；

（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

请购单的接收及分发规定

九、请购的接收要点

1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批；

2）接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整、不清晰得不采购，相关说明和技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；

4）对于不符合规定和撤销的请购物资，应及时通知请购部门.

2、请购单的分发规定

1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

2）对于紧急请购项目应优先处理；

3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

4）重要的项目采购前，应征的公司相关领导的建议。

五、采购部职责（现阶段公司无采购部）

采购部工作职责

1。

制定并完善采购制度和采购流程：

（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标;

（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；

2。

制定并实施采购计划：

（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；

（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；

（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；

（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；

（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；

3.采购成本预算和控制：

（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；

（2）采购价格审核、预算、报价,达到有效的成本控制；

（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；

4.选择并管理供应商:

（1）根据公司的销售需求,选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟;

（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；

（3）不断开发新的供应渠道和供应商,加强对新老客户的走访和调查；

（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；

采购部负责人岗位职责

1、直配供应商的引进及维护

2、采购部日常管理，主要包括：

（1）部门工作安排（日、周、月）

（2）供应商谈判，

（3）相关流程制定和调整

（4）突发事件的处理

3、订单的审核，参考安全库存

4、应付款的管控

5、库存金额的管控以及消耗

6、审核并调整周月采购需求和计划

6、与其他部门的协调

7、库配需求的统计和采购计划的制定

8、日常订单的制定和跟进

9、退货处理

10、库配供应商的谈判、引进和维护

11、批发毛利率与毛利额周、月报表

13、货品残损率周、月报表;

14、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20％）；

采购员岗位职责

1、系统信息更新

2、仓库库存的掌控

3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档）

4、直配供应商的沟通和维护

5、直配供应商引进制度的制定和落实

6、库存情况周、月报表

7、供应商应付款的统计、结算与协调

8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控

9、相关表格的制作和归档