物资集中采购工作方案.docx

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物资集中采购工作方案

物资集中采购工作方案

在总结以往年度物资集中采购实践经验基础上，按照逐步建立和固化公司年度集中采购物资目录的指导思想，制定物资集中采购工作方案。

一、指导思想

为保持物资年度集采工作的连续性和稳定性，保证集采工作的质量，2015年度物资集中采购主要以2014年集采结果为基础，依据各单位对2014年集采结果使用情况的评价结果，结合物资价格的变化情况。

二、实施目的

1、通过实施年度集中采购持续优化公司在用供应商资源，吸引并留住优秀制造商，帮助和引导供应商主动加强产品质量管理，实现公司物资采购质量管控关口的前移，做好物资采购质量的源头控制。

2、准确把握市场行情和主要原材料价格走势，坚持按照“优质适价”原则合理确定物资质量与价格的关系，追求采购总成本最低，而不是一次性成本最低。

三、运作模式

物资集中采购工作坚持“统一管理、授权负责、集中组织、有效监督”的运行模式。

物资管理中心统一管理，各组长单位分类负责，物资公司搭建平台集中组织，监督小组全程鉴证有效监督。

四、组织机构与职责分工

为有效推动物资集中采购工作，成立公司物资年度集中采购管理小组、监督小组、专家小组和执行小组，同时对授权组长单位予以明确。

具体如下：

（一）管理小组

1　审议公司物资年度集中采购工作方案；

2　会同专家小组成员联合审查、审批采购方案。

3　监督指导执行小组的各项工作。

4　联合审查审批年度集中采购结果。

5　协调解决年度集中采购执行过程中遇到的问题。

（二）监督小组

独立行使监督职能，监督公司物资年度集中采购专家评委的抽取；监督公司物资年度集中采购的组织、实施过程。

（三）专家小组

会同管理小组成员参与相关具体采购方案的联合审查审批。

（四）执行小组

（1）执行小组工作职责

1　按照本方案组织、开展物资集中采购工作。

2　按要求参加年度集中采购，认真完成职责范围内的各项工作。

3　及时向管理小组反馈年度集中采购实施过程中存在的问题，并提出建议解决方案。

（2）物资公司工作职责

1　编制2015年度物资集中采购总体实施方案，固化招标（谈判）评审工作流程；确定年度集中采购评审实施工作人员并组织专题培训。

2　负责执行小组各单位新补充集中采购明细物资11位MDM编码集中统一申请。

3　搭建和提供年度集中采购工作实施平台。

包括不限于：

依据公司批准的采购方案，在公司年度集中采购各授权工作小组（以下简称“授权小组”）配合下完成配套招标（谈判）邀请文件的编制，拟定集中评审工作日程表；负责招标（谈判）邀请文件的发售、澄清，供应商递交响应文件的接收、查验、登记、保管等；合理安排集中评审地点、场次，做好后勤保障等各项支持工作；合法、依规组织评审；按程序履行信息公示；协调、解决评审过程中的突发事项等。

4　针对各授权小组最终确定的集中采购明细物资，提供历史采购价格信息；经市场调研分析科学制定本单位作为授权单位所负责的集采明细物资的预算控制价；以成员身份参加非物资公司作为授权单位的集采物料的年度集中采购工作。

5　在评审工作结束时按照标准模板同步完成评标报告或谈判总结报告，并报管理小组审核。

6　结合在用框架协议文本执行、使用情况，组织人员对框架协议文本进行完善，并报企管法规处审批后使用。

7　依据公司批复结果，发放中标（谈判成交）通知书，通过合同管理系统履行框架协议会签程序，与中标（成交）供应商完成框架协议签订；

8　依据公司针对2014年度集采结果延期申请的批复，在框架协议到期前完成与对应供应商的协议续签。

9　履行授权组长单位的其它职责。

（3）授权组长单位工作职责

1　依据《集中采购管理物资目录》的授权分工，提出所负责集采物资品种的授权工作小组组成建议。

2　依据《集中采购管理物资目录》的授权分工，按照实际采购订单发生情况，参考集中采购基础数据包信息，组织授权小组提出拟实施年度集中采购明细物资清单（要求逐条匹配有效11位MDM物资编码、相应质量标准等，清单需发给国内相关使用单位进行意见征询和补充完善）。

3　结合各使用单位信息反馈情况，组织授权小组最终确定实施年度集中采购明细物资清单，综合公司历史采购价格、集团所属兄弟单位物采平台系统订单采购价格与市场调研分析信息科学制定预算控制价格。

4　组织授权小组按照标准模板共同编制所负责物料的集中采购方案。

对于方案所涉及的供应商推荐、标包划分、授标原则、产品质量标准等核心内容，授权小组应按照民主集中制原则形成最终意见。

对于采用非公开招标方式实施年度集中采购的物资品种，坚持邀请供应商准入物资品种与实际集采物资品种完全相符的原则。

5　依据授权工作小组各单位形成的最终意见编制建议采购方案，并按要求将建议采购方案、集采目录及相关辅助文件上传物采平台系统，组织授权小组各成员单位履行系统内会签程序。

6　代表授权小组向管理小组汇报方案编制情况，并负责解答、澄清公司管理小组审查方案时提出的问题。

7　严格按照公司批复的年度集中采购方案执行。

8　配合物资公司评审工作人员，完成所负责物料集中采购评标报告或谈判总结报告，评标报告、谈判总结报告由评标委员会或谈判小组全体人员审查会签，评标委员会主任或谈判小组组长每页小签。

9　依据公司批复结果，通过物采平台系统提报年度集中采购结果。

10　对授权小组成员单位年度集中采购工作进行评价。

（4）组员单位工作职责

1　选派符合条件人员组成授权小组。

2　配合授权组长单位对实施年度集中采购明细物资清单进行完善。

负责新补充明细物资对应质量标准、原始生产厂家、市场价格等信息的准备及匹配。

3　配合授权组长单位按照标准模板完成所负责物料集中采购方案的编制。

4　配合授权组长单位严格在匹配的有效供应商范围内行使推荐权利和推荐供应商。

5　配合授权组长单位按照物资公司制定的统一评审日程选派符合条件的评委参加评审。

6　配合授权组长单位完成评标报告、谈判总结报告的审查会签。

（5）使用单位工作职责

针对各授权小组提出的拟实施年度集中采购明细物资清单，结合本单位需求实际按授权单位要求限时完成补充完善；提出补充单位负责相应补充内容11位MDM物资编码、质量标准及原始生产厂家等信息的匹配。

五、集采方案的编制及要求

物资集中采购方案由组长单位按照授权分工，根据拟集采物料年度用量、供应商资源情况、价格浮动情况等因素，结合成员单位意见，组织各成员单位共同确定采购方式、拟邀请供应商名单或范围、授标原则、集采目录、预算控制价及评分细则等，并完成采购建议方案及配套技术、商务评审文件的编制。

采购建议方案编制采用集中编制与分散编制相结合的方式。

各组长单位在集采方案编制过程中，应严格按照集采模板格式及要求的内容进行编制。

（一）集采目录的编制及要求

2015年度物资集中采购集采目录建议以2014年集采物料组为基础，结合2015年EPR系统内批复计划情况综合确定。

原则上，2014年集采物资和集采物料组项下2015年度已提报需求计划的物资及年采购量达到10万元的非集采物料组应纳入集采。

对于不属于上述情况但确需纳入集采的物资，由组长单位征得半数以上成员单位同意，并配齐物资编码后补充进入集采目录。

各组长单位在方案编制过程中可根据2015年1-9月份采购数量预估全年采购量作为2016年预计采购数量和招标评审时的评审数量。

（二）关于采购方式及选商范围的确定

1、对于集团一级定商物资品种，要求在集团公司定商中标供应商范围内公开招标。

2、对于公司管理的二级物资，除原厂配件及其它符合可不招标条件的物资种类外，符合招标条件的全部采用招标方式。

方案一、原则上全部采用集团公司库内公开招标方式，未在公司备案的集团库内供应商中标后，公司统一办理备案。

方案二、公司库内供应商资源较丰富的物资种类，原则上全部采用公司库内公开招标的方式。

公司库内供应商资源不足的，在集团公司库内具有相应物料组准入的供应商范围内公开招标。

未在公司备案的集团库内供应商中标后，公司统一办理备案。

3、关于参与集采供应商准入条件的限制性要求

各授权小组应合理划分采购包别，确保采购结果的有效执行，建议按照单个物料组设置采购包别，如需要可在同一物料组内进一步细分包别，对于准入供应商数量完全相同的两个及以上物料组可划分为同一包别。

具备条件的，应区分到货区域分别设置采购包别（如辽河油区、长庆地区、新疆地区、四川地区等）。

除在集团公司库内公开招标的方案外，原则上参与集采的供应商须具备公司准入资质。

4、因出现质量事故或质量问题而暂停供货资质的供应商不得参与公司相应物资的年度集采工作。

5、只准予生产商参与公司年度集中采购的物资品种在《钻探公司年度集中采购管理物资目录（2015）》内予以明确，供应商是否为生产商以物采平台内供应商相应物资品种的准入类别信息为准。

6、对于公司明确只准予生产商参加集中采购物资品种项下由国内代理商供应的进口产品，应单独划分包别，邀请具有公司市场准入资质并持有境外生产厂家有效授权委托书的供应商参加。

按照国内总代理优先，区域一级代理其次，然后其他层级代理的顺序进行邀请，上一级满足数量要求的，不得从下一级别推荐。

（三）关于预算控制价的确定

为落实公司降本增效工作要求，2015年度物资集中采购采用预算控制价格管理方式。

预算控制价由授权组长单位牵头，组员单位参加，以公司2014年度集采中标（成交）价格、公司其它年度历史采购价格及物采平台系统内查询到的其他单位采购订单价格中的最合理价格为基础，结合市场价格变化情况科学制定。

预算控制价需经概预算中心审定。

（四）关于评标方法的选择

1、结合采购包别物料的实际特性选择和确定适宜的评标办法。

标准化程度高的物资可以采用最低评标价法进行评标，对于技术要求高相对复杂的专业类物资可采用综合评标法。

2、结合集采物资料性与类别，科学、合理设定技术与价格评审打分权重并在采购操作方案内进行明确。

原则上，价格分权重不得低于总分的40%。

3、评标基准价格设定的建议方式（结合料性选择）：

①以有效投标报价中的最低价格作为基准价格，对应价格评审得分为满分。

投标人投标报价每高于基准价格1%（不足1%按1%计算），扣某一固定分值（具体分值由授权工作小组结合方案特点协商确定），扣完为止，不得负分。

②以有效投标报价的平均值作为基准价格，对应价格评审得分为满分。

投标人投标报价每偏离基准价格+1%（不足1%按1%计算），扣固定分值（具体分值由授权工作小组结合方案特点协商确定，正负偏离扣分可以相同，也可以不相同），扣完为止，不得负分。

（五）关于评标委员会组成

各授权工作小组可根据方案特点选取以下组成方式：

1、物资公司1人、授权单位1人、随机抽取专家5人，合计7人。

2、物资公司1人、授权单位1人、使用单位代表抽取1人，随机抽取专家6人，合计9人。

（六）关于招标项目评审原则

1、集采方案按照集团公司及公司招标管理办法及相关要求组织和实施。

2、招标评审时实行带量评审，招标组织单位必须严格执行带量评审的相关要求。

3、对于招标项目，开标后与投标人不再谈判协商价格或要求投标人进行再次报价。

4、所有投标人某包别报价均超出招标人预算控制价格的，招标人有权终止本包别招标。

5、对于某招标包别内的具体物资项：

1出现所有投标人的投标报价均超出预算控制价格的，对应物资项从招标包别内去除（即不再作为集采招标标的物），其他项物资正常评标。

2出现部分而非全部投标人的投标报价超出预算控制价格的，相应投标人对应物资项作废，其他物资项正常参加评标，作废物资项按照该项物资有效投标报价中的最高价计入评分，投标人中标后作废物资项不予授标。

3本招标包别内作废物资项数达到或超过该包别物资总项数一定比例的（具体如下所示），相应投标人该招标包别价格评审得零分；对于评审得零分的投标人不得推荐作为中标候选人。

招标包别物资总项数小于等于10项时，作废物资项数达到或超过1项的；

招标包别物资总项数介于10-500项之间时，作废物资项数达到招标包别物资总项数10%及以上的。

招标包别物资总项数大于500项时，作废物资项数超过50项的。

（七）关于授标原则

采购方式为招标采购及竞争性谈判采购的，必须明确授标原则（或授标数量），在满足保障的前提下，应充分体现竞争择优的原则，严格控制中标供应商数量。

原则上，拟授标供应商比例不超过有效投标人总数的50%（出现小数情况时，按照四舍五入原则操作）。

对于在集团库内及公司库内公开招标的方案，方案中还应明确授标供应商的最大数量。

授标数量确定的主要原则包括：

1、包别设置不区分到货区域的，单一包别年采购量达到1000万元以上的，授标供应商数量不超过10家，单一包别年采购量达到500-1000万元的，授标供应商数量不超过5家，单一包别年采购量达到500万元以下的，授标供应商数量不超过3家。

2、包别设置区分到货区域的，每个包别授标供应商数量原则上不超过3家，具体由授权工作小组结合2016年度预计采购量情况确定。

遵照授标比例，依据有效投标人的综合得分由高至低依次推荐拟中标候选人。

对于综合得分相同的，推荐价格评审得分高者；综合得分与价格得分均相同的，依据相应投标人其它评审指标得分由高至低选取，具体由各授权工作小组在方案中加以明确。

（八）关于集采结果有效期

对于建议采购方案中建立明确价格调整机制的，此次集采结果的有效期最长可设至2017年12月31日。

各授权小组应结合物料特点合理设定价格调整机制，及时跟踪价格变化情况并适时启动价格调整机制，确保公司利益的最大化。

六、主要工作节点及时间安排

公司2015年度物资集中采购工作，按照“集中编制采购方案、集中审查采购方案、集中组织评审、集中审查采购结果”的思路组织进行，主要工作内容及时间安排如下：

（一）年度集中采购工作方案的印发

2015年10月16日前，印发2015年度物资集中采购工作方案。

（二）采购方案的编制、审核及批复

采购方案的编制采用集中编制和分散编制相结合的方式，本着成熟一批、审核一批、组织一批的原则进行审核和实施。

首批采购方案要求在10月31日前完成编制和会签。

完成编制和会签的方案由公司集中采购管理小组及专家组进行联合审查，各授权组长单位负责所编制集中采购方案及配套支持性文件的汇报、解释和澄清。

首批方案集中审查和批复应于11月10日前完成。

（三）采购方案的组织实施

物资公司依据管理小组批复方案制定集中评审工作日程表并提报管理小组办公室审定后，按照日程表发布招标公告或发售采购邀请文件并完成确认。

根据评审日程，物资公司集中组织采购评审工作，物资公司招标部门依据评审结果形成相应的评审总结报告。

（四）集中审查采购评审结果

物资公司按照系统上载、维护格式整理集中采购评审结果，会同评审总结报告一并提交公司管理小组进行审批。

（五）集中采购结果批复与系统上载及录入

物资公司依据公司批复的年度集中采购结果，按照模板整理、形成年度集中采购价格目录；物资管理中心和物资公司分别完成系统上载与录入。

（六）签订框架协议

物资公司依据公司最终批复的年度集中采购结果，通过合同管理系统提报拟与各中标供应商签订的年度框架采购协议。

七、其它工作要求

（一）各授权工作小组应切实履行工作职责，组织各成员单位扎实做好谈判评审前的各项准备工作，包括不限于谈判明细物资历史采购价格情况、当前市场价格情况、谈判目标价格、2016年度预计采购量、谈判策略及谈判过程中突发情况的应急处理程序等。

（二）授权组长单位物资主管领导应作为评委参加本单位作为组长单位的谈判方案的评审。

授权组长单位确实无法参加的，应协调授权工作小组主要用户单位物资主管领导作为评委参加评审。

（三）凡采购方案内容与本工作方案确定原则不一致的，组长单位须征得各成员单位一致同意，在方案中进行特殊事项的说明并向管理小组进行汇报通过后实施。