基础数字汇总编写方法及示例.docx
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基础数字汇总编写方法及示例
【档案目标管理指导文本第三批：
档案编研资料（3-6）】
一、基础数字汇编的编写
（一）基础数字汇编的概念、特点和作用
1．概念：
基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。
又称统计基础数字汇集、基本情况统计。
它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综合、汇总。
2．基础数字汇编的特点是：
内容集中、形式灵活、利用方便。
3．它有以下三方面的作用：
1．基础数字汇编是供人们掌握情况、开展工作和研究问题的重要参考材料。
它可供机关工作人员与科研工作者在制定工作计划、总结工作和进行某方面研究时随时查阅，利用起来十分方便。
2.举办展览会、报告会，进行党的方针政策宣传和爱国主义教育，必须以摆事实讲道理的方法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。
3.基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出问题和论证问题的重要依据。
（二）基础数字汇编的种类和形式
1．基础数字汇编的种类有：
序号
划分标准
种类
（1）
从反映的空间范围分
有一个地区、一个系统和一个单位的；
（2）
从反映时间上分
有一年、多年、某一阶段或某一时间段的；
（3）
从内容上分
有综合性和专题性的。
2.基础数字汇编的形式有：
序号
形式
（1）
文字记述式
（2）
图表式
图示式
表格式
（三）基础数字汇编的内容构成和编制方法
1．文字记述式
它是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。
它的优点是采用文字阐述，便于交待各种关系，便于阅读和口头陈述。
它由“标题”、“前言”、“数列”和“说明”四个部分构成。
部分
构成
说明
（1）
标题（汇编名称）
它由单位、内容、名称三部分组成，概括了汇编反映的内容。
（2）
前言
简介汇编的主要内容涉及的空间和时间限断，材料的来源和完整准确程度。
（3）
数列
由统计对象（即数列标题）、时间或空间范围、统计指标（统计对象所含的方面）、统计数值四个方面组成。
（4）
说明
简要说明本汇编所需说明的问题。
2．表格式
是以表格形式反映各项基础数字的一种汇编，它应用最为广泛，优点是数列条理清楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。
表格式按统计数列的性质的不同可分为三种表格：
序号
表格种类
说明
（1）
时间数列表
反映在同一空间条件下，不同时间上的某项或某几项统计数列的表格。
（2）
空间数列表
反映在同一时间条件下，不同空间范围某项或某几项统计数列的表格。
（3）
时空数列结合表
反映在不同空间条件下，不同时间上某项或某几项统计数列的表格。
表格式汇编的编制步骤，用一句话概括就是：
（1）根据客观需求，选定栏目，制作表格；
（2）摘录数据，填人表格；
（3）按照一定题目汇集成册。
3．图示式
是以形象直观的图形来揭示一定的数量关系的一种参考材料。
图示式参考的优点是形象直观，一目了然。
图示式参考材料的绘制形式可根据实际情况灵活掌握。
常见的有：
序
号
绘制
形式
说明
举例
（1）
直
方
图
直方图即用直方形的宽度和高度来表示数量分布的图形，其横轴表示统计对象分组的组限，纵轴（左）表示分布在各组的个体单位数即次数（或称频数），纵轴（右）表示比率。
（2）
折
线
图
折线图是在直方图的基础上用折线将各组次数高度的坐标连接而成，也可用组中值与次数相交的坐标点连接而成，它是表示次数分布的图形。
有些分组很简单的统计数列，可用简化折线图，即只使用横轴和左纵轴（省去右纵轴）的坐标图。
（3）
饼
图
饼图就是在一个形如圆饼的平面图上，按比例关系将其划分成若干份，每一份代表一定的数量关系的图形。
（四）基础数字汇编的编写要求
编写各种类型的基础数字汇编都必须注意下列问题：
序号
问题
说明
1.
目的性
确定汇编的总题目和具体文、图、表的标题，必须有明确的目的。
项目、指标不可滥设，应根据不同机关、单位一定的需要和目的，选择对社会和经济活动有价值的基本项目和指标。
并根据目的确定采用文字记述式还是表格式或图示式。
2.
真实性
指标数值必须以单位正式上报的统计数字为基准，做到准确无误，不可掺入臆断和估计的成分。
3.
对应性
文字记述的数列中，统计对象和统计指标之间，统计表的横行和纵栏及指标数值之间，统计图的纵、横坐标之间，必须遵守相互对应的原则，以表明指标数值所属的性质及其限定的时间、空间和条件。
4.
可比性
指标数值的计量单位和标列方法，必须可供比较。
（1）当表列指标数值都以同一单位计量时，应将计量单位标写在表的右上角；
（2）当同栏指标数值以同一单位计量，而各栏计量单位不同时，则应将计量单位标写在各纵栏标题的下方或右侧；
（3）当同行统计资料以同一单位计量，而各行的计量单位不同时，则可在横行标题后添列一计量单位栏，用以标写各行的计量单位；
（4）坐标图的纵、横轴的计量单位，分别列于纵、横轴外侧中部轴名之下。
如果汇编的文、图、表较多，就需要装订成册。
封面上中部写标题，下中部写编者和时间；封面后首页为前言或编辑说明，其次为目录。
二、统计数字汇编的编写
统计数字汇编是一种用途广泛的档案参考资料，如果档案管理部门能够充分利用馆（室）藏档案资料，有针对性地汇编一些统计数字，无疑将为利用者带来莫大的方便。
（一）统计数字汇编的概念
1．统计数字汇编的概念
概念：
统计数字汇编是指以数字语言为主，反映某一单位、某一系统（领域）或某一地区基本情况的一种参考资料，又称基础数字汇编或基本情况统计资料。
统计数字汇编不是对各种现有统计报表的简单合订，而是通过对各种统计数字和零星数字进行摘录、搜集、整理和综合归纳，形成专门的系统性数据统计材料汇编。
作用：
开展统计数字汇编具有十分重要的作用。
序号
作用
1.
首先，通过对各种原始数据的综合归纳，使之成为集中的、系统的数字汇集，兼之经过汇编后的统计数字，能以较小篇幅包含大容量的信息，便于随身携带，对于利用者的查考利用提供了充分的方便。
人们从数字汇编的系统分析和对比中，可以发现问题，找出规律，得到启发；
2.
其次，统计数字汇编将档案文献中的有关数字提取出来，直接提供利用，节省了人们查阅档案材料的时间，也有利于对档案原件的保护。
2．统计数字汇编的种类
序号
划分标准
种类及举例
（1）
从数字所反映的具体内容分
综合性
统计数字汇编
是综合反映某一单位或某一地区全面情况的，如
《××局基础数字汇编》、《××公司基本情况统计》；
专题性
统计数字汇编
是反映某一专业、某一领域或某一方面基本情况的，《东安市历年天气情况数据汇编》、
《东安镇历年计划生育数字汇集》。
（2）
从数字所反映的空间范围分
一个地区的
《东安县统计数字汇编》
一个系统的
《东安市教育系统基本情况统计》
一个单位的或
一定范围的
《东安市十家上市企业主要经济指标统计》
（3）
从数字所反映的时间范围分
一年的
《1997年建设银行东安县支行基本情况统计》
多年的
《东安镇历年农业生产情况统计》
某一阶段的或
迄于某一时刻的
《东安县第二次人口普查基本情况》
（二）统计数字汇编的整体结构
由于印刷、发行和使用情况的不同，统计数字汇编的整体结构也有所区别。
1．单行本汇编的整体结构
独立成册的单行本统计数字汇编，一般应包括封面、编辑说明（或凡例）、目录、正文、附录几个部分。
结构
位置
内容
（1）封页
作为单独印刷、发行的编研资料，一般都应加封页
封页的内容包括汇编的总题名、编者、编印时间等。
其中总题名是对统计数字汇编内容的高度概括，要能反映汇编的总体。
（2）编辑说明
置于封页之后
主要说明编写统计数字汇编的目的、材料来源、主要方法以及使用中的注意事项等。
（3）目录
置于正文之前
以正文中每一项具有独立检索意义的内容（如每一种不同的图表的标题）为对象进行编制。
（4）正文
由有关的数字和文字通过一定的形式组合而成，是统计数字汇编的主体。
具体编写方法详见后述。
（5）附录
根据需要，可置于正文之后，也可置于目录之前。
与正文内容有关的图片、照片或文字。
2.作为其他作品正文组成部分或附录的统计数字汇编的整体结构
作为其他作品正文组成部分或附录的统计数字汇编，其整体结构简单一些，通常只有总标题、编制说明和正文三个部分，偶尔也有注释。
结构
内容
（1）总标题
总标题是对统计数字汇编内容的高度概括，要能反映汇编的总体。
（2）编制说明
主要说明编写统计数字汇编的目的、材料来源、主要方法以及使用中的注意事项等。
（3）正文
以正文中每一项具有独立检索意义的内容（如每一种不同的图表的标题）为对象进行编制。
（4）注释
编写一部或一篇统计数字汇编，最重要的当然是写好正文，但编辑说明或编制说明也不能忽略，编者应该善于利用这种形式，把编写该统计数字汇编的目的、依据、要求以及有关注意事项等，向读者交待清楚，以免读者情况不明，不敢放手采用。
（三）统计数字汇编正文的基本要素与形式
1．统计数字汇编正文的基本要素
统计数字汇编正文所要记述和反映的客观内容，主要是各种数量概念和数量关系，人们通常称之为数列。
数列是构成统计数字汇编正文的基本要素。
一个数列一般由统计对象、时间范围或空间范围、统计指标、统计数值四个方面组成。
例如：
截止到1996年底，珠海市每百户居民家庭拥有彩电146台、冰箱105台、洗衣机104台、空调143台、组合音响54台、钢琴4架、移动电话16部、家用电脑16台，家用轿车1部。
（——摘自《南方周末》1997年6月6日《珠海居民生活十年变迁》）
这里，“每百户居民家庭”为统计对象，
“截止到1996年底”为时间范围，
“珠海市”为空间范围，
“彩电”、“冰箱”等为统计指标，
“146”、“105”等为统计数值。
关于数列，还需说明两点：
一是每一个数列可以根据需要选择不同的时间范围或空间范围，以便加以比较，但它所反映的统计对象却只能始终是同一个，而不能前后游移、变动；
二是目前所使用的统计指标，主要有绝对数、相对数（如倍数、百分数等）和平均数三种。
统计指标的性质不同，它所反映的数量关系也不相同。
2．统计数字汇编正文的形式
为了能够把大量数列的客观内容记述和反映清楚，统计数字汇编的正文就要采用适当的形式。
常见的主要有三种编写形式：
一是文字记述式，二是表格式，三是图示式。
序号
编写
形式
说明
举例
（1）
文字
记述式
就是用文字叙述的方法来记述和说明各种数列的客观内容、彼此间的关系以及有关事项。
其优点是便于表达各种关系，便于阅读和口头陈述。
据中山市城市社会调查队时本城区100户城市居民家庭的抽样调查结果显示：
1.中山市城市居民人均每天实际收入26.76元，其中人均可支配收入25.57元，占实际收入的95.55%。
2.中山市城市居民实际支出23.80元，其中人均消费支出21.63元，占实际支出的90.88%。
3.中山市城市居民平均每天主要食品消费量是：
粮食720克，植物油82克，猪肉80克，三鸟23克，鸡蛋（蛋品）150克，水产品85克，鲜乳品75克，鲜菜1004克，水果550克。
——摘自《中山日报》1998年10月17日第三版
（2）
表格式
就是用列表的方法来记述和说明各种数列的客观内容及其相互关系。
表格式在各种统计数字汇编中应用最为广泛，其优点是数列条理清楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。
（3）
图示式
就是以形象直观的图形来揭示一定的数列内容及其相互关系。
其优点是形象直观，一目了然。
（四）编制统计数字汇编的一般步骤和要求
1．编制统计数字汇编的一般步骤
步骤
说明
比如
（1）选定统计项目，
明确汇编范围。
不同单位、不同部门对统计数字的实际需要是不同的，尤其是有关业务方面的各种统计项目是各不相同的。
因此，各单位、各部门在进行统计数字汇编时，必须从本单位、本部门的实际出发，重点选择反映本单位、本部门主要业务方面的统计项目来进行汇编。
①学校应主要选择反映学校师资、学校设施、教学科研成果、学生人数、毕业率、升学率、就业率等项目进行统计汇编；
②医院应主要选择反映医疗设施、技术力量、住院人数、门诊人数等项目进行统计汇编；
③银行应主要选择存款余额、贷款余额、财务损益、员工基本情况等项目进行统计汇编。
（2）列出统计指标，
确定表现形式。
统计指标是进行数字统计的具体内容。
统计指标列出来之后，还要根据指标内容的多少、繁简程度以及数字汇编的用途，确定一种具体的表现形式，如表格式或者图示式。
比如“学校师资”这一项就可以具体划分为“教工总数”、“教师数”、“教授”、“副教授”、“讲师”等等。
（3）编制图表或正文，
选择数据进行编排。
一旦确定了统计数字汇编的表现形式之后，就要根据统计指标的性质，或进行表格的设计，或进行图形的绘制，或进行文字的编写和组织，并对相关数据进行选用和编排。
（4）编写目录与说明，
交付印刷发行。
内容较多的统计数字汇编，应以每一种不同内容的统计项目（如不同的表格、不同的图形）为单位，编制目录，置于汇编正文的前面，以便检索；
同时，还要在目录的前面加上编辑说明，对材料来源、统计范围、选材原则以及编辑工作情况等作一简要交代，以备查考。
在交付印刷之前，还应对有关数据进行全面核对复查，以免有错漏。
2．编制统计数字汇编的要求
统计数字汇编是一种应用广泛的参考资料，为了保证它的质量，在编制统计数字汇编时应当做到：
要求
说明
（1）目的明确。
确定统计数字汇编的总题名和具体文、图、表的标题时，都必须有明确的目的。
项目、指标不可滥设，应根据不同机关、单位的需要，选择有针对性的项目和指标，并根据编制目的来选用适当的表现形式。
（2）数字准确。
准确是统计数字汇编的生命，没有准确的统计数据，就不可能得出准确的研究结论，也无法作出正确的决策。
因此，在编制统计数字汇编中一定要认真细致，尽可能做到一个数字、一个小数点都不发生差错，而且对每一个数字都要进行认真核对，不让虚假失实的数字出现在汇编中。
（3）编制规范。
统计数字汇编是一种通用的资料形式，它广泛应用于各行各业，因此在具体编制时，应尽可能做到规范。
例如表格的编制、统计口径和标准、计量单位、数字的使用等，凡有国际标准或国家标准的，应按标准执行；没有标准的应遵循一般惯例。
（4）此外，还要注意数字的对应性与可比性。
①所谓对应性，是指统计对象和统计指标之间，统计表的横行和纵栏及指标数值之间，统计图的纵、横坐标之间，必须遵守相互对应的原则，以表明指标数值所属的性质及其限定的时间、空间和条件。
②所谓可比性，是指指标数位的计量单位和标列方法，必须可供比较。
在许多情况下，尽管统计对象相似，但计算方法不同，就会出现不同的数值。
因此，在编制统计数字汇编时，尤其应注意统计口径的差异，注意是否真正具有可比性。
A
当表列指标数位都以同一单位计量时，应将计量单位标示在表的右上角；
B
当同栏指标数值以同一单位计量，而各栏计量单位不同时，应将计量单位标示在各纵栏标题的下方或右侧；
C
当同行指标数值以同一单位计量，而各行的计量单位不同时，则可在横行标题后添列一计量单位栏，用以标示各行的计量单位；
D
坐标图的纵、横轴的计量单位，分别列于纵、横轴外侧中部轴名之下。
（五）几种常用统计图表的编制方法
1．表格式。
表格在统计数字汇编中是应用最广的一种表现形式。
表格一般由四部分组成：
部分组成
说明
一是总标题
位于表的上端中央，用以反映表中全部内容的共同特征，具有高度的概括性和准确性，文字简练明确；
二是横行标题
位于表的左方，代表统计表所要说明的对象；
三是纵栏标题
位于表的上方，用来说明各组统计指标的名称；
四是指标数值
位于各横行标题与纵栏标题的交叉处。
此外
有些表格还有附记（或说明）、制表单位、制表时间等项。
按照统计数列的性质，表格可分为空间数列表、时间数列表、时空数列结合表三类。
表格类型
说明
举例
（1）
时
间
数
列
表
用以反映在同一空间条件下，某一项或几项统计数值在不同时间上的变化情况。
又称为
动态表。
上表中，“××市1975－1985年几种主要传染病发病情况表”是总标题，
位于表格左端的各“年度”是横行标题，
位于表格上方的“乙脑”、“麻诊”、“白喉”等是纵栏标题，
表中的各个数字为指标数值，
四个部分共同构成个完整的统计表。
无论横行标题还是纵栏标题，其下都可以再设一级或几级小标题，如上表的纵栏标题下都分设了“发病数”和“发病率”两个小标题。
（2）
空
间
数
列
表
用以反映在同一时间条件下，某项或几项数据在不同空间范围内的变化情况。
又称为
静态表。
（3）
时
空
数
列
结
合
表
用以同时反映某项或几项指标在不同空间的数量分布以及在不同时间上的数量变化情况。
2．图示式。
在日常生活中，可用以表示数量关系的图形很多，如柱形图、折线图、饼图、圆环图、XY散点图、雷达图、曲面图、股价图、圆柱图、圆锥图、棱锥图等等。
实践中，可以根据需要灵活选用。
下面介绍几种较常见的图形。
常见图形
举例
（1）柱形图
（2）折线图
（3）饼图
三、基础数字汇编示例
东安市对外贸易经济合作局
基础数字汇编
（1979-2006年）
东安市对外贸易经济合作局综合档案室编
2007年6月
一、东安市1979—2006年出口总值、进口总值、实际利用外资统计表
二、基础数字分析
（一）出口总值分析
（二）进口总值分析
（三）实际利用外资金额分析
东安市对外贸易经济合作局主管全市外贸进出口和招商引资工作，其基础数字主要包括出口总值、进口总值、实际利用外资金额（即外商直接投资金额）三方面。
一、东安市1979—2006年出口总值、进口总值、实际利用外资统计表
单位：
万美元
项目
年份
出口总值
进口总值
实际利用
外资金额
1979
3
1980
16
21
1981
22
42
1982
207
59
1983
182
69
1984
157
83
1985
216
383
1986
372
434
1987
748
792
1988
1709
2813
1989
3399
3141
1990
3074
1598
1991
4632
962
1992
9716
3475
1993
15856
7786
1994
26092
14507
1995
16690
7235
19525
1996
16748
6826
20364
1997
26032
12380
6960
1998
21538
7413
6429
1999
16852
8800
5627
2000
20324
12436
1714
2001
15153
12079
2171
2002
20705
16074
3020
2003
28437
20343
4265
2004
34959
25275
2118
2005
43054
30235
3803
2006
56332
34535
5799
累计
383225
193671
117960
二、基础数字分析
（一）出口总值分析
出口总值由一般贸易出口总值和加工贸易出口总值两部分组成。
东安市各县从1979年开始自行统计出口总值，到2006年已经28年。
28年来，东安市出口总值的趋势呈一起一伏、波浪式向前发展。
1979年全市出口总值仅是3万美元，到2006年已经发展到56332万美元，增加了1.88万倍。
1979年—2006年，东安市出口总值累计38.32亿美元。
其中：
一般贸易出口总值14.32亿美元，加工贸易出口总值24.00亿美元。
东安市出口总值的发展经历了如下三个阶段：
第一阶段是1979年—1986年。
这个阶段东安市各县虽然仍处于按上级计划收购当地产品提供省或肇庆地区的专业外贸公司出口的体制，但在改革开放浪潮的推动下，外贸事业发生了划时代的变化。
一是“三来一补”（即来图加工、来件加工、来料加工，下同）企业和“三资”（即中外合资、中外合作、外商独资，下同）企业应运而生，迅速发展。
从1979年东定县“三来一补”企业实现出口总值3万美元开始，到1986年全市外资企业出口总值达到372万美元，比1979年增加124倍；1979—1986年外资企业累计出口总值1175万美元。
二是各县外贸企业出口产品收购总额大幅度增长。
东南县1981年出口总额2266万元，比1979年1242万元增长82.5%。
东兴县1981——1985年出口商品收购总值4466.6万元，年均比1979年增长8.2%。
东定县1985年出口产品收购总值3054万元，比1978年1168万元增长161.5%。
东安县1980—1988年，外贸出口收购总值8024万元（包括自营出口），平均每年收购891.6万元，比1978年374万元增长138.4%。
第二阶段是1987—1994年。
1987年开始，东安等4县国有外贸企业经营由单一收购调拨过渡到收购调拨与自营出口相结合，自营出口总值从1987年的50万美元发展到1994年的6891万美元，增长137.8倍。
在这8年中，一般贸易出口总值累计达2.28亿美元。
自营出口商品发展到粮油食品、果菜、土产、纺织品、丝绸、五金矿产、茶叶畜产、轻工陶瓷、化工、建材工艺十大类200多个品种、出口到香港、澳门、日本、美国、法国、加拿大、新加坡、西德、菲律宾、罗马尼亚、澳大利亚、科威特、欧共体等30多个国家和地区，其中80%商品销往港澳市场，20%销往海外市场。
出口商品结构发生较大的变化，由原来以农副土特产品为主发展到以本地工业产品为主，大宗商品有化工、建材、服装、纺织品、不锈钢制品、矿产品等，其中服装类占48%，纺织品占15%，轻工类占24%，化工类占6.8%。
1987—1994年，各年份出口总值发展情况如下：
1987年8月，东安县经国家经贸部批准成立第一家（也是东安市第一家）有进出口经营权的外贸企业（东安五金矿产进出口公司），是年出口总值50万美元。
1988—1990年，东安等4县有进出口经营权的外贸企业发展到6家，其中国有外贸企业4家，地方外贸企业2家。
这期间，全市4家国有专业外贸公司向省承包“出口收汇、上缴中央外汇额度和人民币补贴”三项基数，在承包经营责任制下，外贸企业用足用活优惠政策，化解不利因素，扩大出口、如抓好出口退税、使用周转外汇、消化留成外汇、兴办出口商品生产基地等等，推动出口规模扩大。
三年的出口创汇（即出口总值）分别是178万美元、484万美元和751万美元。
1991年，外贸改革进一步加大力度，开展以“统一政策、平等竞争、自主经营、自负盈亏”为核心内容的新一轮承包经营责任制，由出口企业和地方财政分别向上承包出口收汇基数和低限上缴外汇任务，条块保证，为期三年。
在新体制下，外贸出口逐步打破传统的行业界限，对非许可证、非配额商品放开经
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