董事会股东会的召开流程.docx
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董事会股东会的召开流程
董事会会议流程
时间
工作安排
注意事项
完成情况
T-15
收集会议议题
确定会议时间地点
T-11
确定会议议题、制作议案
T-10
发出会议通知和议案
T-5
预定会议室
根据参加会议的人数,预定合适的会议室.
T-2
提前安排、确定董事行程
如有董事在外出差,或有其他会议、事务,需提前确认并安排其行程；
T-1
参会人员的会前提醒
电话提醒董事及列席人员（监事、高管）会议的时间、地点；根据实际情况,电话提醒需参会的高管；
会议资料准备
准备以下会议资料,并将相关会议资料装订成册：
1、会议通知；
2、会议议程（如有）；
3、会议议案、附件资料；
4、签到表；
5、表决票；
6、会议决议（草稿）；
7、会议纪要（草稿）；
8、公告（草稿）；
9、独立董事意见、保荐机构意见草稿（如有）.
1、制作会议PPT；
2、准备会议决议、纪要的签字页；
3、议案所需特殊格式的决议文件（如综合授信申请等需要）.
会议准备、会议室提前调试
根据参加会议人数,预定合适的用餐地点
1、通知行政部采购水果、茶点；
2、领取瓶装水；
3、准备茶具、茶叶、咖啡（如需要）.
4、调试会议室：
调试空调、音响、投影仪.
T
会场布置、会议安排
提醒司机接送参会董事及其它参会人员（如需要）
1、打开空调、音响；
2、打开PPT；
3、摆放好会议资料、茶点、水果、茶水.
1、安排司机接送预定的酒店就餐；
2、会议期间添加茶水.
安排并检查董事签署签到表、表决票、会议决议、会议纪要等文件.
会议完成后整理会场、归还所借物品
T—T+2
会后重要事项
1、完成会议决议、纪要；
2、将会议决议传至深交所备案；
3、完成公告（如有）.
会议资料整理归档
会议资料内容包括：
1、会议通知；会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表；
2、会议议案、附件资料；
3、签到表；
4、表决票；
5、会议决议；
6、会议纪要；
7、授权委托资料（如有）；
8、独立董事意见（如有）；
9、保荐机构意见（如有）；
T++
决议执行跟踪
1、制作会议决议事项执行情况记录表；
2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人,并由其在决议事项执行情况记录表上签收.
1、跟踪决议执行进度；
2、记录决议执行结果.
…
…
…
股东大会会议流程
时间
工作安排
注意事项
完成情况
收集会议议题
确定会议议题、制作议案
预定会议室
根据可能参加会议的人数,预定合适的会议室.
预约见证律师、保荐机构
提醒律师,股东大会需由两名律师见证.
董事会审议通过关于召开股东大会会议的通知
T-15
对外公告会议通知和议案
通常和董事会决议一起公告；
会议通知应确定股权登记日及会议登记日.
T-10
安排制作会议礼品或纪念品（如需要）
T-5
申请截止日的股东名册
在股权登记日之前向中登公司申请
T-2
参会人员的会前提醒
1、电话提醒董事、监事、高管、律师、保荐人会议的时间、地点；
2、确定出席会议的股东、董事、监事、高管、律师、保荐机构等人员；
3、将议案发给律师,并提醒律师准备好法律意见书的签字盖章页（两名见证律师及事务所负责人签字,加盖公章）.
提前安排外地股东、董事、高管行程
1、给在外地的股东、董事、高管预定机票、酒店、安排接送司机（如需要）；
2、确定在外地的股东、董事、高管的行程,并提醒做好相关接待及后勤工作；将相关安排通知外地股东、董事、高管.
T-1
停牌申请
通过业务专区,向深交所提交停牌申请
会议资料准备
1、制作会议PPT；准备股东名册；
2、准备签字笔、纸、名牌.
准备以下会议资料：
1、会议通知；
2、会议议案、附件资料；
3、会议议程、规则；
4、签到表；
5、表决票；
6、会议决议（草稿）；
7、会议纪要（草稿）；
8、公告（草稿）.
会议准备、会议室提前调试
1、通知行政部采购水果、茶点；
2、领取瓶装水；
3、准备投票箱.
调试会议室：
调试空调、音响、投影仪、电子牌.
T
会场布置、会议安排
提醒司机接送参会人员（如需要）
1、打开空调、音响、投影仪、电子牌；
2、摆放好会议资料、茶点、水果、水.
资料准备
会前资料准备：
PPT、通知、议程、表决票、决议、纪要的签名页.
股东签到
1、仔细核对身份证和股东代码卡；
2、授权委托的,需核对营业执照复印件、授权委托书、法人代表证明书、股东卡等资料.
统计到会股东人数及股份数额
会议开始前统计完成股东人数、持股数、持股比例等并提交给主持人宣布
分发表决票
将表决票发给参会股东
纪要
纪要股东发言要点
收取表决票
投票箱
计票、监票、统计票数
注意股东签到人数和表决票数及总股份数是否相符
完成决议、纪要、法律意见书
完成会议决议、纪要、法律意见书
主持人宣读决议并询问股东是否有异议
见证律师宣读法律意见书
董事在决议、纪要上签字
仔细检查签字文件,看是否存在漏签
会场清理
删除重要电子文件等
T
会后重要事项
完成公告,并上传至深交所.
T—T+2
会议资料整理归档
会议资料内容包括：
1、会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表；
2、会议通知；
3、会议议案、附件资料；
4、签到表；
5、表决票；表决票统计表；
6、会议决议（6份）；
7、会议纪要（2份）；
8、法律意见书（2份）；
9、股东资格的相关资料（身份证、营业执照复印件、股东卡复印件以及法人代表证明书）
10、授权委托资料（身份证复印件、授权委托书,如有）.
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决议执行情况跟踪
1、制作会议决议事项执行情况记录表；
2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人,并由其在决议事项执行情况记录表上签收.
1、跟踪决议执行进度；
2、记录决议执行结果.
…
…
特别注意事项：
1、议案名称与投票顺序应保持一致；
2、提醒所有董事、监事、高级管理人员必须参加会议；
………
个人微电影制作合同
甲方：
（以下简称“甲方”）
乙方：
（以下简称“乙方”）
双方经友好协商,特订立本合约,以资共同遵照履行.
第一条：
合约目的
1、按本合约的规定甲方为乙方制作微电影
2、影片内容
影片长度：
3--5分钟
第二条：
制作期限
1、 本合约影片_年_月日开始制作, 15日内交付样片供乙方审定.
第三条：
合约价款及结算币种
1、本合约使用币种为：
_人民币_
2、本合约价款总额：
________元,大写：
_____
第四条：
价款支付
1、甲方应将本约总价款的 30% 作为首付款；在双方就工作内容作出书面确认后,,以现金或转账_形式支付给乙方.
2、乙方在根据甲方要求进行剧本创作创作完成交甲方确定后,甲方应将本约总价款的 50% 作为第二次付款,乙方收到甲方付款后,双方商定确定拍摄制作时间.
2、乙方交付给甲方成品,甲方在收到后将余款在三个工作时间内以现金或转账形式一次性支付给乙方.
第五条：
片质要求
本合约影片的片质应符合经双方确认的创意意图、修改意见、客户要求等内容.上述内容均需有文字记录,并经双方授权代表签字.
第六条：
法律权利
1、由乙方创作的影片内容的全部知识产权归甲方所有.
2、如为本合约目的所使用之任何资料涉及其他方之法律权利（包括但不限于：
使用权、商标权、著作权、专利权和肖像权等）,甲方应事先取得该其他方之书面意见.甲方违反上述约定擅自使用其他方的知识产权、肖像权等法律权利引起该其他方向乙方索赔,则由甲方负责承担责任.
3、上述所称知识产权、肖像权和其他与本合约有关之任何资料,属甲方提供并指定使用包括没有提供法律上许可权利的,甲方则免除上列诸项责任.由乙方全权承担责任.
4、本合约影片若商品本身涉及商标或专利权属或其他知识产权纠纷的,乙方不承担该纠纷之责任.由甲方全权承担责任.
第七条：
责任条款
1、在制作过程中,如果乙方要求更改既定的处理方案、故事内容、创意意图等从而影响甲方制作成本,双方应协商确定最终合同金额.
2、甲方交付成品后,乙方对影片已投入使用或在验收期以外时间对成品影片提议修改的,双方需协议追加合理费用.
第八条：
拍摄取消补偿
在双方书面作出上述确认后,任何一方若拒绝继续履行本合约,应赔偿他方在此前由此已发生的实际开支和费用.
第九条：
迟延条款
1、由于气候或其他不可抗力事件而导致甲方拍摄延迟,甲方应按乙方实际的损失做经济补偿.乙方应提出实质开支所产生的费用证明.
2、因甲方原因造成乙方逾期完成本约规定之广告片制作,乙方对此免除逾期交片责任.
第十条：
保密
由甲方提供给甲方的物品、资料、文件、公司讯息及数据等为甲方所有之财产,乙方应尽保密义务.
第十一条：
验收
1、甲方在收到乙方提交的成品后,应根据事前确认的质量标准进行验收,并应在其后三个工作日内提出书面质量异议.凡甲方未在上述期限内提出书面异议或公开播放的,视作认可乙方所提交的工作.
2、验收标准以本约第五条规定的“片质要求”为标准.验收情况以书面记录为准.
第十二条：
合约转让
本合约任何一方不得未经另一方书面同意,擅自将本合约项下的任何权利或义务转让给任何第三方.
第十三条：
争议解决
因合本约所产生的一切争议,双方应协商解决.协商解决不成的,任何一方可将争议提交原告方有管辖权的法院诉讼解决.
第十四条：
法律适用
本合约受中华人民共和国法律管辖.
第十五条：
违约责任
本合约任何一方违反本合约需赔偿对方实际受到的经济损失.
第十六条：
其他
1、本约附件构成本约不可分割的组成部分.
2、本约任何修改和补充,须由合约各方以书面形式作出,经授权代表人签字并加盖公章后生效.
3、本约自各方授权代表人均签字盖章之日起生效.
4、本约壹式贰份,合约各方各执壹份为凭.
甲方：
乙方：
成都市新盟影视文化传媒有限公司
授权代表人:
（签字） 授权代表人：
（签字）
日期：
2012年 月 日日期：
年 月日
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