正方协同办公系统.docx

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正方协同办公系统

数字化校园系列软件建设方案之

协同办公系统

二〇一三年三月

一.1协同办公系统

一.1.1系统概述

正方协同办公系统是一个专为高校办公设计开发，支持校级、部门内部及部门之间的协同办公，为学校的校内行政、党政办公人员提供公文批办、公文归档、用户授权、信息发布、个人待办事务处理等功能的安全、可靠、易用的行政事务网上办公系统。

实施办公自动化的目的是提高各个部门的办公效率，使学校日常办公实现无纸化、自动化和网络化。

改进和提升学校现代化管理水平，促进学校内部信息资源交流，解决信息孤岛的问题，并用科学的管理方法，借助于各种先进技术，提高管理和决策的水平。

正方协同办公系统的设计符合中国教育部《教育管理信息化标准》规范，系统具备良好的系统管理、维护和扩展功能，并可以将整个办公系统集成到门户之中。

正方协同办公系统的框架如下图所示：

一.1.2系统特点

✧采用J2EE技术体系，纯B/S结构，浏览器操作，Browser/ApplicationServer/DataBaseServer三层体系结构。

可保证在未来5年内当客户端的操作系统、浏览器与办公软件等升级后，系统功能不受影响。

✧采用Struts+Spring+Ibatis+Ajax组合开发，应用服务器可采用TomCat，运行于任何数据库平台。

✧系统主页采用类Portal技术，用户可以任意定制私人桌面模块，还可以整合其他应用系统，进行门户统一管理。

✧工作流管理体系，用户可以自定制自己需要的业务流程和业务OFFICE文档模板。

✧严格的工作流程跟踪、监控和催办。

✧文档流转过程痕迹保留、留痕查看、手写批注、电子印章。

✧采用分级授权和验证机制，确保只有经过授权的用户才能访问系统资源，且流程中的不同角色可看到不同的操作界面和信息。

✧支持手机短信平台、移动办公。

✧系统整合了邮箱管理，提供收取邮件、单发邮件、群发邮件等功能。

✧符合XML标准，遵循《国家电子政务标准化指南》。

✧通过负载均衡、以及优化算法等技术，可满足1000个用户的并发操作。

一.1.3功能模块图

一.1.4系统维护

系统维护主要实现对基础数据设置，构建组织架构、用户管理、角色设置、领导管理、系统设置、磁盘管理、日志管理、系统初始化、值班数据维护、口令维护、菜单维护等功能。

1、组织机构管理：

建立学校的单位组织架构，维护组织、部门等基础信息并且方便维护和浏览。

2、用户管理：

用于对办公系统的用户进行管理，对用户进行分组管理，根据用户功能的不同进行分组授权。

3、权限管理：

用于对办公系统用户组或用户进行授权。

4、角色管理：

用于办公系统中用户角色进行管理，便于办公系统中用户权限的分配。

5、模板设置：

用于管理人员配置发文的套红模板。

6、系统设置：

用于对办公系统的一些基本设置或系统开关进行设置，方便系统灵活应用。

Logo管理：

管理员可以定义登录界面图片、首页界面等窗口图片。

7、日志管理：

用于对办公系统各用户操作日志进行查询，管理，方便管理员对办公系统进行系统管理。

8、系统初始化：

用于管理员对办公系统一些表数据进行初始化，方便系统初始化。

9、菜单维护：

定义新增功能菜单、对各类菜单在各列表灵活拖动。

10、磁盘管理：

磁盘管理控制着前台的网络存储，用于设置网络存储空间大小、磁盘目录。

11、系统备份恢复

系统管理员在远程备份数据，并且支持备份数据定时、指定目录备份。

一.1.5流程管理

包括流程类型管理、流程定义、环节设定、权限控制等。

1、流程类型管理：

用于对办公系统流程类型进行管理。

2、流程定义：

主要对办公系统中所有流程进行管理，设定合理的流程，以便实现灵活，高校的网上办公。

3、环节定义：

主要是对流程各个环节的设定，设置环节的操作人，实现权限的控制。

一.1.6表单管理

包括数据字典管理、表单类型管理、表单定义、控件管理、表单验证设置、表单设计等。

1、数据字典：

用于对系统常的数据集合进行维护，用于表单方便的调用数据字典。

2、表单类型管理：

用户对办公系统中表单类型进行管理。

3、表单定义：

用于对办公系统中自定义表单信息进行维护，包括表单项的管理。

4：

控件管理：

用户对自定义表单的字段信息表现在页面上的HTML控件，包括控件的类型，控件的验证等信息。

5、表单设计：

用于自定表单的布局设计，使办公系统可以设计出个性化的用户表单。

一.1.7公文管理

系统应满足国务院等部门相关办理方法的规定，并与所需要的各种指定公文类型相吻合。

应提供完备和开放的开发接口，与上级相关部门实现文件传送与接收。

系统应能处理各种格式的公文，实现公文流转、审批、催办、授权、查询统计、打印、公文导入导出、实时监控、督办等功能。

学校文件：

文件在审批流转过程中应支持保留修改痕迹，电子签名，自动套红头。

一.1.7.1收文管理

主要对接收公文的登记、流转、监控、办理进行管理。

包括收文登记、收文编号、收文查询、收文归档、收文信息编辑、收文激活等功能。

v收文流程

收文流程一般为：

签收-〉登记-〉拟办-〉批办-〉承办-〉传阅。

系统中可以自定义这个流程。

让发文流程流转自由。

功能设计：

数据字典可以对收文的数据字典进行管理，例如收文属于什么文种，紧急程度和密级程度如何，类似于发文管理的数据字典功能。

签收对文件进行签收，签收好文件后，对收来的文进行登记。

然后对收文进行拟办、批办、承办、传阅等工作。

此工作通过流程来实现，可以在流程里设置相应的执行人来执行这个流程。

正文可附加附件；每一步操作按实际流程进行；流程中根据实际情况有跳转和回退功能；办理过程中有暂停续办的功能；办理过程中有督办和催办功能，并可更改受理人；显示每一步流程的办理意见；每一个办理步骤中都能进行《收文传阅单》、《收文处理单》的打印。

v收文登记

1）收文包括阅办公文、会议通知、传阅公文。

2）纸质文件通过扫描仪输入原文后，以不可修改和可检索两种格式存入收文库。

3）收文登记单包括：

来文单位、发文字号（如无发文字号，则显示“无”）、收文日期、来文日期、公开与否、来文密级、紧急程度、办文号（办文类型可选）、来文标题、来文摘要等字段。

v收文编号

收文自编号就是办文编号，可以系统自动记录，并且不同的分类有不同的编号。

v收文查询

v可按收文日期、来文日期、发文字号、办文号、文件标题、来文机关、公文处理状态等字段进行查询，检索出符合条件的收文。

v可以查看收文的详细流程信息、可以根据公文类别进行分类打印收文登记册。

v收文归档

对已处理完成收文流程的，可以对该文件进行归档。

v收文信息编辑

有权限的人对正在流转公文进行更改办文类型、补录附件等操作。

v收文激活

当文件办结后、正式归档前，如果还需要重新拿出来流转办理，无须重新登记文件，有激活权限的人可以将文件进行激活后，重新进入流转程序。

一.1.7.2发文管理

主要对发送公文的起草、流传、监控、办理进行管理。

包括发文拟稿、查询、汇总、归档、发文维护、发文编号、文件发送。

系统提供发文模板，可对文档的改稿权限进行控制。

发文流程一般为：

拟稿-〉审核-〉签发-〉复核-〉打印-〉用印-〉登记-〉分发-〉归档。

系统中可以自定义这个流程。

让发文流程流转自由。

1、发文拟稿：

草拟文件或者处理未完成的发文；

2、已办发文：

记录已经处理完成未归档发文；

3、文件归档：

对已办结未归档的发文进行归档操作，以PDF格式对该文件进行实时归档。

4、发文监控：

在公文流转过程中，对公文流转情况进行监控，必要时可以改变公文的流转；

5、待办发文：

记录等待用户办理的文件；

6、文件发送：

对办结的成文文件进行分发。

功能设计：

1、数据字典，对公文的密级等级、紧急程度、公文文种选项的设置。

例如：

发文密级有一般、保密、特密等。

文种有命令、通知等等。

2、书签管理：

对模板里的书签进行管理，可以添加、删除、修改。

3、模板管理：

主要维护套红时所用的套红模板。

制发文步骤可根据学校发文类型套用发文模版，生成正式文件。

正式公文的改稿痕迹全部消除。

形成正式公文后，保留草稿和正式文稿两份。

正式公文下发时，能设置下载权限、打印份数，并监控。

书签维护是对模板的书签进行维护，对应好书签以便套红的时候能够将对应的内容套好。

4、文号管理：

主要对发文的文号生成方式进行设定。

系统可以记录最后一次编的文号，也可以根据情况录入自选文号或者预留文号。

5、发文拟稿和改稿

拟稿将要发的文件，然后通过流程进行审核、签发、复核、套红、打印、用印、登记、分发等程序。

稿纸：

包括发文单位、拟稿人、核稿人、主送单位、抄送单位、主题词、标题、文号、发文日期、印刷、核对、份数、签发人、会签人等字段。

除可上传附件外，还可添加与公文起草相关联的文件，关联文件不列入正式公文的归档部分。

WORD能够嵌入在发文拟稿单中，在正文部分以WORD界面形式进行文字录入，录入格式要与目前传统方式一致。

对于流程的每个步骤都可设置改稿的权限。

文件办理过程中及办结后的存档文件均可查看每次修改的改稿记录，记录中可查询到改稿人及其改稿内容。

6、发文种类

包括上行、下行、平行等各种发文形式。

7、发文流程

正文可附加附件；每一步操作按实际流程进行；流程中根据实际情况有跳转和回退功能；办理过程中有暂停续办的功能；办理过程中有督办和催办功能，并可更改受理人；显示每一步流程的办理意见；每一个办理步骤中都能进行《发文稿纸》的打印。

8、发文查询

按发文字号、发文日期、标题和公文处理状态等字段，进行查询，检索出符合条件的发文。

可以查看发文的详细流程信息，并可汇总发文登记册。

一.1.7.3报告管理

报告管理用于网上起草校内签呈、请示、报告，实现学院和部门领导审批、会签、审核、签发、归档、统计查询等功能，在流程上可选择是否经校办主任审核。

包括拟稿、查询、归档等功能，系统提供报告模板，可以对有关权限进行严格管理。

功能设计：

v拟稿

1.稿纸：

包括申请/请示人、时间等字段。

2.功能：

实现学校和部门领导审批、会签、审核、签发、归档、统计查询等功能，在流程上可选择是否经校办主任审核。

流转过程中，显示每一步流程的办理意见；正文可附加附件；每一个办理步骤中都能进行《学院报告稿纸》的打印；

3.附件：

可提交相应报告/请示附件；

4.报告/请示内容：

简单内容可直接填写在报告内容，如内容较多编写正文，word或其他格式；

5.包括校内签呈、请示、报告等各种发文形式。

v查询

1.按起草人、起草日期、标题等字段，进行查询，检索出符合条件的报告/请示。

2.可以查看报告/请示的详细流程信息。

v模板

按照学校正规格式定制报告/请示模板，模板可打印和归档。

v权限管理

对于流程的每个步骤都可设置改稿的权限。

文件办理过程中及办结后的存档文件均可查看每次修改的改稿记录，记录中可查询到改稿人及其改稿内容，领导在审核过程根据需要可修改内容和批示。

一.1.7.4流程监控

可自定义的流程监控模块贯穿于办公自动化系统各个功能模块中。

功能包括流程监控、流程权限控制、办理时间控制、流程角色定义、处理过程控制、个人公文管理。

v流程监控

系统列出所有的流程列表，并显示所有流程目前的实时状态，可以进行实时跟踪；管理员可以改变执行人或强行中止流程。

v流程权限控制

通过权限控制，可以设置哪些人可以监控哪个流程。

v办理时间控制

1.默认的办理时限设定。

对于不同紧急程度的文件有默认办理时限。

2.手工设定文件办理时限，并启动倒计时提醒。

3.超出办理时限的，要有超期文件提醒功能