经济型酒店筹建制度及流程 精品.docx

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酒店开业筹建相关制度和流程

筹开小组

项目部项目洽谈

概要

考察项目预算

项目部项目前期服务签约

筹开小组

项目进度表项目图纸

业主项目组

营运部本店筹建组

工程部筹建

财务部台账建立

项目部项目签约

开业预算

经营预算

财务部、采购部本店开业准备

验收、开业

工程现场管理、工程投资概算

进入现场筹建开业流程

1、市场营销部项目洽谈，意向初步确定后提供项目概要到集团筹开小组。

2、项目组会同筹开小组考察项目、做项目预算。

3、如项目需要前期咨询服务，在市场营销部与业主签订前期服务协议后，向集团筹开组提供项目图纸及有关咨询服务具体需求。

4、集团筹开小组提供项目进度表给到业主项目组并协助市场营销部开展前期咨询服务

5、市场营销部项目签约，项目移交给营运部，包括项目协议及档案资料

6、集团筹开组开始前期筹开工作。

审图、提出意见和建议，确定酒店性质和功能及布局，

7、待图纸审核结束、酒店定位确定后，集团筹开组向业主递交并确认投资概算、工程进度表、筹建计划表、酒店组织机构和岗位编制图、工资体系表、筹建预算表等

8、集团筹开组工程人员进入工程筹建跟踪以确定图纸深化和样板房，财务部台账建立

9、集团筹开组做好开业预算、经营预算给到业主项目组

10、组建项目个案筹建组，培训总经理

11、进入现场筹建开业流程

12、集团筹开组、工程部做好筹建跟踪监督工作和工程现场管理监督工作

13、财务部、采购部协助筹建工作

14、验收开业，筹开结束。

营运部进入经营管理，工程部协助工程决算，市场营销部、财务、行政人力资源部、采购部进入经营协助监督阶段。

第一章

开业工作流程

1.开业前期准备

1.1.酒店总经理经过开业工作专项培训，培训由集团人力资源部和营运部落实；

1.2.总经理到位后，首先到集团营运部，了解新店项目合同内容、业主情况（包括联系人、联系方法），并取得合同副本（复印件）；

1.3.总经理与各集团各部门负责人交流对接

1.4.到工程部了解工程进度情况、施工队情况、项目经理（联系电话）、酒店外立面、门头及灯光设计、酒店布局图（包括后场布局）、房屋布置图、房型统计等资料；

1.5.到工程项目经理和营运部处，取得新店项目计划进度表、工程进度表、组织机构岗位编制表、工资体系表；

1.6.到集团相关部门领取如下营运手册：

《酒店管理手册》、《开业手册》、《工程手册》、《总经理手册》、《营运手册》、《营销手册》、《行政人力资源手册》、《培训手册》、《财务手册》、《VI手册》、《会员手册》、《员工手册》、《集团与单店衔接手册》，以上手册作为需移交物；做好领用手续，作为酒店保管物品，由总经理负责保管；

1.7.到集团人力资源部确认开业经理邮箱已经开通；

1.8.到集团营运部领取相关工作计划表单、各类文件样本；

1.9.到新店现场，了解酒店位置、工程情况，认识熟悉项目经理、业主、施工队负责人；

1.10.如果在上海以外地区，需落实住所的：

经审批后可租借酒店附近的住房，根据审批控制租赁费用，一般签三个月租期；

1.11.落实通讯设备（筹备处固定及传真电话、网线）并向业主（营运部）申请电脑或相关配置；

1.12.与工程部联系，了解电话交换机供应商和交换机安装时间进度计划，与供应商联系确定酒店总机号码，在电信营运商处申请电话号线时，注意洽谈长途IP电话的结算折扣事宜；

1.13.根据新店项目计划进度，按照集团开业筹建范本编制筹开详细工作计划进度表，上报主管总监；

1.14.工作计划应定期对照检查，并根据新店项目计划变化，适时调整（集团定期召开新店项目协调工作会议，讨论开业进度与协调事宜）；

1.15.开业准备工作时间进度，应严格按照新店项目计划落实，当开业工作因故不能按计划完成时，应及时向主管总监报告，以便及时进行反馈和调整。

2.开业指导工作表

了解项目情况

酒店开业筹建相关制度和流程

为了加强酒店开业前的筹备阶段的物资采购和开办费用、资金管理，也为了与后续管理团队的顺利衔接，特制定以下制度和规定（以下工作均以合同签订生效之日起开始）：

A、采购和开办费用的规定和流程

一、筹建小组资金使用流程和规定：

1、编制月度的开办费用预算。

1）每月由酒店筹建组按已确定筹建期总费用编制月度的筹建费用预算，报集团筹备小组财务部、财务管理中心、总裁办审核签批。

2）每月酒店筹建组严格按签批后的月度开办费用预算进行控制。

2、筹建期间开办费用支出

1）在预算内的工资、固定资产、交际应酬费等：

用于筹备阶段的工资、招聘、培训、固定资产、交际应酬及市场调研和前期销售费用、公用事业费、交通费用、零星采购等，直接由酒店筹建组总经理审批；有发票的必须由报销人凭发票前来报帐。

2）超预算部分，则须再报集团筹开小组财务、营运总监、财务总监审批。

对1000.00以上的费用支出：

一律只允许使用支票（此规定须在银行户头建立后执行，在银行户口开立之前，以现金形式支付）。

3、工程款项支出不在开办费用支出范围之内，但根据合同规定的管理模式，如若工程项目确需集团承担的，则均必须全部再经由集团工程部和财务总监及总裁、董事长审批。

4、所有现金银行收支酒店筹备组都必须根据会计制度建立相关账册和账目进行核算，集团筹建组建立台账。

5、筹建组财务部严格控制预算、严格监督每笔费用和筹备资金的使用情况。

二、筹备物资的采购申请流程和规定：

1、筹建组采购前必须提交物资采购申请单，格式由财务部确定并提供；

2、若所采购物品为日常费用开支的前期预算内费用物品，则筹建组在采购前提交采购申请单，注明所采购物品的名称、规格、数量、用途、单价、总金额等，由筹建组处财务经理和总经理签字审批；

3、若属于筹备阶段使用的固定资产和开业所需的经营物资，则除了筹建组财务经理和总经理签字审批外，还必须经由集团的筹开组的采购经理、财务、营运总监和财务总监审核，总裁室审批方可采购，且所有报价必须报由集团采购、财务、营运总监、财务总监存档。

4、物资进场后，必须由仓管人员、采购、使用部门负责人共同签收入库领用。

5、采购完后凭借发票和采购申请单前来财务部填写费用报销单，手续按第一点的现金使用规定审批手续制度执行，最后由财务部进行销帐；

6、筹建组物品的采购在采购人员未到岗前统一由筹建组行政办公室统一汇总采购，财务部门审核，采购人员到岗后则全权由采购人员负责采购。

B、财务账务的建立

1、根据集团规定、酒店的管理模式、酒店设施规模及会计制度，进行会计科目软件的设定并启用。

2、筹备期间的费用全部作为开办费用列支，一直到开业后第一笔收入的实现即转入长期待摊费用分摊。

3、集团筹开小组建立台账进行跟踪监督，台帐建立时间为合同生效之日起发生的费用。

C、开业时财务筹备工作的主要工作内容

（详见附表）

以下酒店财务筹备工作均为按照时间先后顺序

1、岗位的确定；

2、财务软件的确定；

3、会计科目的设定；

4、筹备阶段的开办费预算；

5、酒店开业经营物资的采购计划；

6、银行开户和税务发票的联系和购买；

7、各项财务制度和操作流程的制定；

8、表单确定；

9、各部门物资采购申请；

10、酒店的年度经营利润预算的编制、开业三个月的流动资金预算、年度采购计划；

11、各管理软件的培训开始；

12、POS机安装和培训；

13、外币兑换代理行的确定和培训；

14、部门培训开始，结合营业部门的培训共同进行模拟演练；

15、营运物资进场验收。

财务部筹备规程

为了加强单体酒店开业前的筹备工作的管控，统筹规范单体酒店的财务筹备工作，特制定以下规定：

1、筹建组财务工作的开展均以业主和集团双方签署的合同的生效之日其起算；

2、酒店筹建组的财务工作均以筹建组其他各部门所发送的单店资料为基准展；

3、筹建组的信息资料库-人事部门的酒店筹备的所有资料必须及时发送筹建组组财务部门，筹建组财务部门所需资料也均可从小组人事部门索取，并按各单店分别存档；

4、酒店人员配备、工资标准及组织架构均需筹建组人事部和小组负责人签署后交财务部存档；

5、筹建组财务部门的主要档案有：

筹备酒店的情况概要、往来函件、管理合同、销售计划、所有预算（开办费预算、开业现金流预算、开业经营预算）、开业物资采购计划、筹备进程表、酒店人员配备组织架构、工资标准、工资报表、酒店和集团确定的会计科目、筹备期间的台账、酒店筹建处的账目、筹备阶段的财务报表；

6、酒店所有支出均必须预先经由酒店部门经理、财务经理和店总签批，超预算部分都必须再经由集团筹开组财务部、小组负责人及集团财务管理中心审核，总裁室审批，工程款项的则必须再经由集团总裁室、董事长签批，签批后以传真回传形式，酒店受到签批后的传真方可进行支付款项；开业物资、固定资产的采购项目和所有工程项目也均按此执行；

7、所有酒店的开办费开支及其他一切现金流支出，集团筹开组财务部门均设立台账进行跟踪监督，并上报集团筹开组的负责人及集团财务管理中心；

8、酒店开业所设定的会计科目都必须经由集团筹开组财务部门和集团财务管理中心确认方能据以进行开展财务核算工作；

9、所有开业物资的采购申请都必须预先由酒店部门经理、财务经理和店总签批，再经由集团筹开组财务部、小组负责人及集团采购中心和财务管理中心、总裁室报批，所有采购合同及报价都必须报筹备小组财务部、小组负责人、采购中心和财务管理中心存档，然后筹备小组将签批后的报价和合同以传真形式回传，酒店受到签批后的传真方可执行采购行为；

10、酒店所有的支出、预算和采购计划等都必须经由集团筹开组财务部门审核；

11、所有涉及财和物的制度、方案都必须报由集团筹开组负责人及相关部门共同协商并由小组负责人签批后后方可执行；

12、所有涉及财、物、工程方面的资料和信息必须由酒店筹建组及时传达到集团筹开组财务部门，再由筹备小组财务部根据实际状况如实上报集团财务管理中心；

13、当酒店的筹备工作正式开展时，集团筹开组财务部门进行筹备工作计划进度的实施阶段，酒店根据自行设定并经确定的计划进度表定期将筹备工作的进度定期报集团筹开组财务部门；筹备小组及时跟踪及监督酒店筹备工作的进度情况；

14、集团筹开组财务部门每月和酒店筹建组进行账目核对，确保筹备相关数据的准确性和可靠性。

人力资源部分筹备流程

筹建期第一阶段：

1.根据酒店的实际情况，制定本部门的组织架构图及人员编制；

2.依据集团制定的酒店组织架构及人员编制框架，收集各部门制定的组织架构图及人员编制方案，与总经理等高层管理人员研究讨论。

制定出整个酒店的行政架构图及人员编制方案，并送集团公司审批；

3.对当地酒店业员工工资及福利、待遇作大量的市场调查，依据集团公司制定的工资架构框架，与总经理、财务总监讨论制定出酒店开业后的各级员工的工资、福利、待遇以及筹建期间员工工资、福利、待遇等，并报集团公司审批；

4.准备筹建小组人员临时工作证，及员工食宿安排。

筹建期第二阶段：

1.依据集团管理规范手册，制定整个酒店筹建期间，员工培训期间的所有规章制度，特别是考勤制度；与财务部讨论制定出各阶段、各级别员工的劳动合同；

2.依据集团总部表格及VI手册，设计出酒店开业后需用的所有人事管理表格，交采购部作适量印刷（这些表格在筹建期间可适用）；

3.根据酒店的施工进度，收集各部门的招聘员工计划，编制出一套完整的招聘方案，并送总经理及集团公司审批；

4.依据招聘计划，完成下列准备工作：

●印刷员工求职申请表

●联系报纸、电台、网站等作招聘广告

●确定招工地点

●联系并确定员工培训地点

●编写招聘流程分发至有关部门

5.向集团申请印刷或领用《员工手册》，员工入职后人手一册。

6.为应付员工招聘后的大量培训工作，安排培训经理入职，并与总经理及各部门总监讨论，审理各部门的培训计划，并最后定案。

依据《培训手册》制定一套整体培训计划：

员工入职培训、英语培训、管理人员培训、秘书培训等；

7.制定人力资源部开业时需用的物品采购清单（特别是员工更衣柜、员工食堂、员工倒班房、培训器材等的采购）；

8.与工程总监及施工单位负责人到酒店工地现场察看员工更衣室、淋浴室、卫生间、员工食堂、倒班房等的面积及位置是否合理；

筹建期第三阶段：

1．按招聘计划全面展开员工招聘，经多次考核员工被录取后经统一体检合格后，与他们签订培训期或劳动合同；

2．与当地及外地劳动部门及学校沟通，了解劳动政策，拓展招聘渠道。

筹建期第四阶段：

1．依据培训计划，安排对被录取的员工进行有系统的培训（包括入职培训、专业理论、专业操作及外语培训）；

2．监督及配合各部门的培训进程及质量。

3．制定开业前、开业后人力资源部（包括员工培训）的费用预算；联系安排有关员工外派培训的一切事宜；

4．布置员工信息栏、员工区域、办公区域。

5．落实员工制服到位。

试营业前两周：

1．落实前期准备所有工作的完成。

2．准备酒店第一次员工会议安排及内容。

3．配合销售部对酒店开业典礼做出计划。

4．组织团队建设活动。

5．制定酒店试营业预演计划。

6．进行酒店试运营最后检查。

7．协调酒店开荒事宜。

试营业前一周：

1．召开第一次员工大会。

2．酒店试营业预演。

3．员工结束培训，分配到自己的岗位。

4．员工制服发放，名牌发放。

5．卫生清洁。

6．所有物品到位。

采购筹建流程

一．新的采购任务

新采购项目所需要的资金花费必须事前做出预算，如未有，一定要提供充足理由，且得到董事长和总裁的许可。

二．使用部门采购单的发出

所有有关采购的要求，使用部门必须开采购单，清楚填写采购单。

填写采购单，使用部门必须按照以下步骤进行：

1）采购单共有三联，全部填写完后交于采购部。

2）在“数量及单位”一拦中，必须写清楚比如5打，5个等。

3）在“物品和要求”一拦中，请详细填写（如尺寸，颜色，牌子，型号等）可写上特别的供应商，但是并不一定是决定的。

4）经严格检查后，必须写上最后上交日期，同样的，如规定货物的到货日期也要写明。

5）采购单由部门经理签字后才有效。

6）使用部门要了解采购单的办理过程，由于采购要经过报价，选择供应商，部门主管签批的程序。

所以，用货部门必须提前计划。

不要期望开单后马上到货。

三．检验采购单

采购单是否有效并核实数量,问清要求.

四．供应商的选择

1先优先考虑战略合作供应商.

2如无战略合作供应商,需要寻找货源，报价，选择供应商.

五．作决定

经过谈判这一程序后，采购经理要将所有的报价，经过选择后推荐的结论和整套采购单交到财务总监、总裁室,董事长进行审批。

六．采购单的发散

当所有有关人员签字确认后，采购三联单应按以下次序分发：

正本（白色）—财务部第二联（绿色）—采购部

第三联（红色）—使用部门

七.合同

根据已审批的采购单,签订合同,走审批合同程序.

八.订单

合同生效后,立即下订单,并发邮件通知使用部门到货时间.

九.到货

到货之前通知使用部门及财务部,做好准备工作.

十.验收货物

由使用部门,财物部,采购部根据送货单及采购单,合同内容共同验收货物.验收合格后在收货记录上共同签字认可.

筹建项目工程程序

第一章项目工程前期准备工作

酒店项目工程,因涉及工种多,技术含量高和各个环节的协调等许多问题,使得实施项目管理显得格外重要。

工程施工项目的管理是指在整个生产周期中,利用系统工程理论,结合其他先进管理方法,对项目进行规划、决策、组织、协调、控制等管理工作以求在达到装修质量、工期、造价、环保及其他要求的基础上,实现装修工程项目的目标。

因而工程项目管理水平的高低直接影响到工程的最终效果。

一、了解分析项目工程

1、现场勘查，充分了解项目工程具体状况，分析项目施工特性，掌握施工要点：

2、和投资业主方及酒店营运管理方作详细沟通，听取意见和建议

3、了解施工队实际状况，提出针对性需调整和改善意见和建议

4、了解项目工程所在地政府对项目施工的相关规定及当地的气候环境，以指导工程的实施

5、认真研究、核算工程承包合同中界定的施工项目控制总目标，收集制定控制目标的各种依据，为控制目标的落实做准备。

6、图纸会审及交底。

项目筹建管理组、业主与设计单位共同确认会商。

二、确定施工总包单位

1、征得业主方同意，使用骑士酒店集团装修施工战略合作商：

由工程采购部从《合格供应商名录》中随机选择不少于三家合格供应商（二级以上资质）参加项目的招投标并报请工程部总监及公司总经理批准；工程部指派的驻现场项目经理有义务推荐1--2家供应商交预算采购部考察后列入投标对象。

2、业主方需招标形式确定装修施工单位，配合设计投标书并协助业主进行招标：

由工程采购部依照工程量清单以及甲供材料清单编制项目招标标书，标书应包含以下内容：

1）招标须知（包含项目概况、标书的标志和密封、开标日期、评标办法，基本合同条件等）

2）工程要求（包含工程范围、工程质量、工期要求、临时设施及材料堆场、工程所用施工规范等）

3）分包清单（包含项目分包工程的名称及工作量、总包方所需要提供的配合等）

各合格供应商提交的有效回标书由预算采购部组织有关人员组成评标小组统一开标及评标。

评标小组应由不小于7人的单数人员组成。

原则上应包含预算采购部2人、财务部2人、法务部1人、工程部总监及项目经理2人。

评标小组根据标书规定的评标办法对每一个投标单位的投标书审核，每个评标小组成员选出一个自认为恰当的中标对象并列出选择理由。

汇总大家的意见后评出以最接近公司得标条件的投标单位为第一中标人。

在同等条件下由现场项目经理推荐的供应商享有优先中标资格。

如所有投标单位所投标书均不能满足要求，评标小组将评标意见汇报给公司总经理，经总经理确认需从新招标者，评标小组宣布本次流标。

工程采购部从新按照上述流程办理招标，已参加第一次投标的单位不能进入第二次投标。

确定第一中标人后，由预算采购部组织财务法务部相关人员邀请第一中标人单位负责人来我单位议标。

议标内容包括确定工程的质量、工期、付款方式及工程总价。

法务部根据议标的结果草拟合同初稿。

所有投标标书及合同初稿由预算采购部经理以及工程部总监签署书面意见后报请总经理批准。

经总裁批准后，由预算采购部向中标人发布“中标通知书”并按照批准的合同文稿与中标人签署工程施工合同。

合同签署后法务、财务、预算部各留一份备查。

项目经理在现场留复印件以备现场管理所用。

已开工项目如有预算外增加项目，现场项目经理将增加内容通知设计标准部，设计标准部书面确认后交采购预算部及时组织发包，原则上新增项目仍然由原施工队在合理条件下承接，预算采购部在比对市场价格等条件后同施工队办理项目追加确认单；原施工队无能力承接的施工项目，预算采购部从新按照招标流程招标并签约。

3、业主方指定装修施工单位，需对施工队进行资质及实地施工项目考察，以确认该施工队实际状况，并采取措施按骑士工程手册要求对其进行施工现场管理要求确认

4、工程单项需分承包的，原则上由总承包单位指定或确认，并承担分承包施工单位的所有管理责任及所有后果

三、编制施工组织设计，确定施工项目的计划总目标：

1、施工单位必须编制建设工程施工组织设计。

由总包单位负责编制施工组织设计或者分阶段施工组织设计。

分包单位在总包单位的总体部署下，负责编制分包工程的施工组织设计。

2、施工组织设计包括以下内容

1）工程任务情况；

2）施工总方案、主要施工方法、工程施工进度计划、主要单位工程综合进度计划和施工力量、机具及部署；

3）施工组织技术措施，包括工程质量、安全防护以及环境污染防护等各种措施；

4）施工材料计划

5）成品、半成品保护

6）新工艺、新技术

7）施工总平面布置图；

8）总包和分包的分工范围及交叉施工部署等。

3、施工管理目标

项目施工管理的目标是确保施工承包合同规定的工期和质量要求，顺利完成项目工程施工任并在此前提下，严格控制投资成本，降低工程成本。

其施工管理的具体目标如下：

1）质量目标：

单元工程合格率100%，优良率、一次验收合格率满足合同要求，在注重工程内在质量的同时，保证外观质量优良，整体工程质量达优良等级。

无施工责任质量事故，无保修责任影响工程正常使用的事故。

2）工期目标：

严格按照合同工期以及项目筹建管理组批准的施工进度网络计划进行施工进度控制，确保合同工期，力争提前完工。

3）安全目标：

严格按照国家对建设装修施工安全管理相关规定进行项目施工安全管理，制定切实可行的项目施工安全措施，加强工程施工过程中的安全管理和文明生产，杜绝人身死亡事故、重大机械设备事故和火灾事故，创建"安全文明工区"。

4）文明施工目标：

制定现场文明施工管理办法，严格加强施工现场管理和施工区域的综合治理，按文明施工标准化、规范化管理，施工现场卫生、整洁、有序，创文明施工工地。

5）环保目标：

严格遵守国家有关环境保护的法律、法规、规章制度及合同条款的有关规定，搞好施工区和生活区的环境保护工作，确保环境保护各项指标均达到规定标准。

6）成本目标：

尽量采用新技术、新工艺、优化施工方案，加强施工管理，合理调配资源，力求降低工程施工成本。

4、制定施工阶段控制目标（由施工承包单位制定）

1）按时间、部门、班组、人员控制目标明确责任

2）责任者提出控制措施并组织实施

3）分承包施工单位的目标责任，由总承包负责监督落实，并承担其施工全过程所有责任

四、项目人员准备工作：

4.1施工项目管理人员的准备

施工现场项目管理人员包括项目筹建管理组成员，施工单位项目经理、施工员、技术员、质检员、材料员、统计核算员、安全管理员等几个岗位,在项目筹建管理组的领导下,组织本项目人员认真熟悉图纸,制定出完整的施工质量、进度、安全、文明管理计划，组织好施工班底及材料供应。

4.2施工项目操作人员准备

1）施工单位项目部依据确定的的劳动力计划,结合整体施工项目的进展情况,准备各工种人员,并组织项目部有关人员对入场工人进行入场前的教育及相应的技术安全培训,使工人在入场前对工程项目的技术难度、质量要求有所了解。

并针对工程的特殊工艺对项目人员进行专项培训。

2）负责工程单项分承包的施工单位，由总承包单位项目部针对本工程对其进行培训,培训内容涉及技术、质量、安全、进度、现场文明施工等方面。

从而保证在施工过程中,各班组均能全面执行项目的各项施工管理制度,并能够由项目筹建管理组及施工单位项目部对其进度、质量进行控制。

五、施工技术的准备：

项目筹建管理组和施工单位项目部在熟悉施工图纸的基础上,对图纸中的问题进行汇总,由筹建管理组组织施工单位项目部结合本项目的施工特点,提出具体的修正方案,报业主及设计单位共同探讨,以达成一致,使得问题能够在进场施工前得到最大限度的解决。

六、施工材料及工具的准备：

6.1、材料计划

装饰装修施工组织设计中，材料的采购计划和材料的进场计划是一个重点；装饰装修工程的材料品种多、新材料应用多、进口材料多；特别是进口材料要充分考虑一个合理的订货期（包括商务洽谈、生产时间、运输时间、报关时间等），还要了解在此期间，该国家是否有公共长假期。

6.2、为了提高计划材料的准确性,由施工单位项目部依据施工图材料要求制定分项材料表，并征得项目筹建管理组和设计单位审核确认

6.3、分项材料表做为采购人员的采购依据提前联系供货单位,保证材料的供应。

6.4、