Access在人事管理中的应用.docx
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Access在人事管理中的应用
第11章Access在人事管理中
＜丿的应用
本章学习要点
系统的功能设计
系统的模块设计
表的字段设计
表关系的建立
查询的设计
窗体的创建
报表的创建
宏命令和VBA代码的创建
系统的调试
系统的运行与应用
11.1实例导航
系统功能目标
开发要点
11.1.1系统功能目标
要工
通
功资
过
料人
的事
功
修
能
改息
9
O的
实
包保
现
括存
对
新
■
■
员
员还
工
工
工
个扌舌
作
人对
职
资现
位
料仃
变
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化
详工
的
细的
跟
输工
琢
入作
和
八*
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功工
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1
1
1
现放
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实
现
现
对
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员
工印工
考
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勤
情
i
况
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查
询
查
O
等
该员
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实发
M1聘
农况
O的进
生行
成记
和箓
查
S
O
农是
分员
¥
两的
a工餓员部
别人化
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按簣
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和配建录记分创记登的行更。
资且工号进幾恭茅管，情统
员工料橐工/新员资人记S
管息艮。
许信術录允工劭軽查计过对记。
员評总潘通是行询等也10J查器里一兄十t人nH知行表分妙他位）a报部考其职门
11.1.2开发要点
理解数据表的结构，掌握各数据表之间的关系，熟悉查询和窗体的设计，比较清楚地了解人事管理流程，从而开发出完整的人事管理系统。
木章的主要日的，就是想通过建立一个完整的人事管理系统，介绍完磐的数据库管理系统开发的一般流程。
11.2系统需求分析与设计
需求分析模块设计
11.2.1需求分析
需求主要有以下几点。
人事管理系统首先应该能够对企业当前的人事状况进行记录。
包括金业和员工的劳动关系、员工的就职部门、主要工作耿责、上级经理等。
其次，系统应该能够对企业员工的人事变更情况进行记录,并据此可以灵活修改工作职责等各种人事状况信息。
再次，系统应该能够根据需要进行各种统计和查询，比如查询员工的年龄、学历等，以便给人力管理部门进行决策参考。
最后，系统还应该对求职者信息进行相应的管理，能够发掘合适的人才，加盟该公司。
11.2.2模块设计
企业人事管理系统功能模块可以由五个部分组成，每一部分根据实际应用又包含不同的功能。
系统登录模块：
在数据库系统中设置系统登录模块，是维持系统安全性的最简单方法。
在任何一个数据炸系统中，该模块都是必需的。
员工人事登记模块：
通过该模块，实现对新员工记录的输入和现有员匸沦录的修灰©
员工人事记录模块：
通过该模块，实现对员工人事变动的记录和查看管理。
统计查询模块、通过该模块，对企业竺前员匚的人事信息进行查询，比如薪资查询、考勤情况查询、学历查询、年龄查询等。
报农生成模块：
通过该模块，根据用户的需求和杳询结果生产相应的报丧。
招聘管理模块：
通过该模块，主要对求职者的信息进行保心和查询，以方便招朗活动的进行，发捌企业的有用之材。
11.3数据库的结构设计
数据表结构需求分析构造空数据库系统
数据表字段结构设计
数据表的表关系设计
11.3.1数据表结构需求分析
在该“人事管理系统”中,我们初步设计17张数据表，各个表存储的信息如下所示。
"SwitchboardItems"表：
主要存放主切换而板和报表而板的显示信息。
“管理员”表：
存放系统管理人员般足企业的人枣部人员）的登记信息等。
员工的个人基本信息,比如姓名、性
“部H信息”空：
主要存储公司备个部门的倍息，比如部门编号、名称、部门经理等。
“人事变更记录”表：
存储员工职位变更信息，记录员工的原职位和现职位。
“班次配置”衣：
记录员工的上班班次信息。
“出勤记录”表：
记录所有员工每犬攸出勤记录。
“出勤配置”表：
记录员工的出勤的信息。
择【新建】命令：
也可以直接双击屏幕中间的【空门数据库】按钮.新建•个数据库，如F图所示。
第二步：
在屏幕右卜方的［文件名】文本框中输入“人爭管理系统",如下图所示。
|丫1击文木框右边的文件夹按饥更改数据吟的«
11.3.1数据表结构需求分析
“级别工资配置”表：
记录员工所处工资级别的具体信息。
“加班记录”表：
记录员工的加班记录，以用于工资的核算。
“企业工资发放记录”表：
企业的工资财务记录，保存已经核发工资的员工具体内容。
“企业工资计算规则”表：
保存企业内部工资计算规则。
“职位津贴配置”表：
保存企业内部关于津贴的具体信息。
“缺勤记录”表：
记录所有员工的缺勤信息。
“月度出勤汇总”表：
保存企业员工每月的出勤信息汇总。
“签到记录”表：
记录员工的签到信息。
“签出记录”表：
如果员工需要签出时，使用该表登记在册。
11.3.2构造空数据库系统
新建一个“人事管理系统.accdb”空白数据库。
第•步：
启动Access2007•甲击屏汗如:
止上角的Office徽杯.在弹;II的Office功能菜单中选
11.3.2构造空数据库系统
新建一个“人事管理系统.accdb”空白数据库。
第三步：
单力【创建】按纽.完成新建•个空门数据库，系统〔I动创建•个空门数据农，如卜图所示。
11.3.3数据表字段结构设计
SwitchboardItems”表
在“人事管理系统.accdb"数据库中创建"SwitchboardItems”義。
单击【确定】按钮.进入农的【设汁视图】.如F图所示。
第一步:
创建的“人那管理系统accdb*数据库中自动创建了“表「数据表.单击
【数据农】选项K•卜的【视图】按钮.如F图所示。
第二步:
在弹出的【另存为】对话框的【农名称】文本框中输入MSwitchboardItems".如F图所示•
11.3.3数据表字段结构设计
SwitchboardItems”表
在“人事管理系统.accdb"数据库中创建“SwitchboardItems"
表。
第••步z存MSwitchboardItems"的【设计视图】中进行表字段的设计。
各个字段的名称.数期类型笠如卜农所示。
第四步：
输入并设曲齐个了段以后.农的【设计视图】如下图所示。
*rfr;T
ac
t>ftrt（iarwt二rntn•<=•►*$
列名
数摒类型
字段芟度
主键
Switchboard1D
数7
长整矗
足
LcmNumbcr
敷字
licmlcxt
文本
255
Command
数7
KttESS
否
Argument
St*
255
會
第五步：
单击屏幕左上角的【保存】按钮・保存该表。
单击【视图】按钮.进入表的【数期表视图】。
11.3.3数据表字段结构设计
•“管理员”表
“管理员”农中存放的是该系统管理人员的信息。
“符理员”衣的7段结构如卜衣。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
员工编号
文木
9
是
用户名
文本
18
否
密码
文木
18
否
“员工信息”表
“员工信息”表屮存储企业员工的个人信息，比如员工编号、姓名、性别等。
字後名
效抵类型
字徴克度
是否主fit
M
文本
9
比
姓名
文木
18
性M
舎
部门编号
文本
2
S
职位
文本
IS
否
文水
6
泸业欣枚
255
专业
255
家庭住址
文本
255
舎
文木
18
ft
伙态
文本
1
育
kit
255
起本I.资级别细弓
•:
6
否
向位沖給级別規号
文4
6
11.3.3数据表字段结构设计
“部门信息”表
“部门信息”表存储公司中各个部门的信息，比如部门编号、名称、部门经理等。
“部门信息”农的字段结构如卜•表。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
編号
文木
2
是
名称
文本
18
否
经理
文体
9
否
备注
文本
255
否
“人事变更记录”表
“人事变更记录”表是存储员工职位变更信息的表，它记录了员工的原职位和现职位。
■人M变更记录”农的字段结构如卜农。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
记录编号
白动编号
足
员工编号
文本
9
否
原职位
文本
18
否
现职位
文本
18
否
登记时间
口期刖间
否
备注
文本
255
否
11.3.3数据表字段结构设计
“班次配置”表
“班次配置”表用于记录员工的上班班次信息。
如“上午班”的“班次开始时间”、“班次结束时间”等。
••班次配?
r衣的了段结构如卜•农“
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
班次编号
文本
2
是
名称
文木
18
否
班次开始时间
H期/时间
否
班次结束时间
日期/时间
否
备注
文本
255
“出勤记录”表
“出勤记录”表用于记录所有员工每天的出勤记录。
14出勤记录”衣的了段结构如卜展
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
记录号
自动編号
是
口期
II期/时间
否
员匸編号
文木
9
否
出勤配賈编号
数字
长整熨
否
11.3.3数据表字段结构设计
•“出勤配置”表
“出勤配置”表用于记录员工的出勤信息。
出勤配？
r表的了段结构如咏
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
出勤配讯编号
数7
长疫型
足
出勤说明
文本
255
否
“级别工资配置”表
“级别工资紀置”衣用于记录员工所处工资级别的具体信息。
“级别匚资配汽”农的字段结构如卜衣。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
级别匸资编号
文本
6
足
名称
文本
is
否
金额
数字
单轻度型
否
备注
文本
255
否
11.3.3数据表字段结构设计
“加班记录”表
“加班记录”表用于记录员工的加班记录，以用于工资的核算。
•加班记录”农的字段结构如卜农。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
加班口期
日期/时间
&
员匚編号
文木
9
是
加班开始时间
日期/时间
否
加班结束时间
H期/时间
否
持续时间
数字
长整熨
否
“企业工资发放记录”表
“企业工资发放记录”表是企业的工资财务记录，保存着已经核发工资的员工具体内容。
•企业匸资发放记录”表逻辑结构设计如卜农。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
n动編号
足
年份
数7
长整型
否
月份
数字
长!
ft型
否
日期
日期/时何
否
员I:
编号
文本
9
會
从本I•矗数猟
数7
单梢度型
岗位津贴数噸
数字
单脚畑
否
加班补鮎数離
数字
单稍度5!
育
出塑补贴数濒
数字
单ffi度型
會
违纪扣除数缺
数字
单精度型
ft
实际应发散额
数字
否
备注
文本
255
11.3.3数据表字段结构设计
企业工资计算规则”表
“企业工资计算规则”表保存着企业内部的工资计算规则。
-企业匚资计算规則”逻辑结构设计如卜展
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
加班补贴
数字
单粘度型
否
出差补贴
数字
单梢度型
否
迟到八认退扌II除
数字
单糯度型
否
峽席扣除
数字
单梢度型
否
“签出记录”表
如果员工需要签出时，则使用该表登记在册，其逻辑结构设计如下表。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
FI期
FI期/时间
是
员「编号
文本
9
是
班次編号
文木
2
否
签出时间
FI期/时间
否
备注
文本
255
杏
11.3.3数据表字段结构设计
“签到记录”表
签到时，使用“签到记录”表登记，其逻辑结构设计如下表。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
日期
日期/时何
单梢度型
是
员工编号
文木
9
是
班次绸号
文本
2
签到时间
H期/时间
杏
备注
文木
255
否
“缺勤记录”表
“缺勤记录”表记录着所有员工的缺勤信息，其逻辑结构设计如下表。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
日期
日期/时间
单精度型
&
员工编号
文木
9
是
峡動原因
文本
255
否
缺勤犬数
数字
长整型
否
缺勤开始时间
日期/时间
否
缺勤结束时间
日期/时间
否
备注
文木
255
否
11.3.3数据表字段结构设计
月度出勤汇总”表
“月度出勤汇总”表保存着企业员工每月的出勤信息汇总,其逻辑结构设计如下表。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
员I编号
文本
9
是
签到次数
数字
长整型
否
签出次数
数字
长幣吃
否
迟到次数
数字
长整型
否
早退次数
数字
长整型
否
出垦天数
数字
长整型
否
诸假天数
数字
长整型
否
休假天数
数字
长整熨
加班时间汇总
数字
K整型
否
“职位津贴配置”表
“职位津贴配置”表保存着企业内部关于津贴的具休信息,其逻辑结构设计如下表。
字段名
数据类型
字段宽度
是否主键
职位津贴编号
文本
6
足
名称
I、
18
否
数额
数字
单精度型
否
备注
文本
255
否
11.3.4数据表的表关系设计
为“人事管理系统.accdb”数据库建立表关系。
亠1独
1«]
l=>
11.3.4数据表的表关系设计
为“人事管理系统.accdb”数据库建立表关系。
卿冇局（S）
关闭g
9^91
刍龟歳戰口
箋衔离关蚕关用
n
第三步：
在【关系】视图中右击,在弹出的快捷菜讥中选择【显不农】命令：
或者血接单击［关系】组中的【显示表】按钮.如F图所示•
射四步：
系统弹出【显示表】对话框，如卜•图所示。
11.3.4数据表的表关系设计
为“人事管理系统.accdb”数据库建立表关系。
11.3.4数据表的表关系设计
为“人事管理系统.accdb”数据库建立表关系。
第七步：
选中【实施参!
!
《完幣性】刼选这样我们就完成了第个衣关系的创建。
晅烫以上步骤中的第6步框.以保证在“管理员”表中登记的“员和第7步.建立其余各表间的表关系,如下表所示•工編号”都址在“员工信息”表中记录的
“员工编号”o单击【创建】按钮.创建
衣人糸.如卜怪n片不。
a名
相关炭名
*段名
«1.命焦
、■；
ItHtt
员1：
WA
员工绘巾
人字蠻处f二a
H1：
■号
员
•:
I也•；
员工■号
MifAfl.
住电1资贫收记求
W1：
•时
址
腹到id求
H£««>
扯l.mA
Rg吕
祓出3
员工斛
员IMA
员工怕勺
rnttum4
M1：
縊勺
员l：
tt*
，；丨"•：
映妙记求
员工竝号
城Ki（U
渝班记城
ae■号
W1•们Q
fiJUAV
部门竹皿
AXfAA
m门炉号
级别1.竇■号
偷Q
尚心绅結趾就
伺住绵越级別怕乃
出妙配盘纸匕
別次配盘
聊次塢巧
製出记求
班次说巧
班次配玄
MI次城号
祓到3
11.3.4数据表的表关系设计
笫八步：
建工这些关系肩可以住【关系】视图中预览所有的关联关系.如卜图所示。
!
\是苦侵存对’关烹桁砒更改？
［二!
1匚|厂舌⑨］［取韵1
为“人事管理系统.accdb”数据库建立表关系。
11.4窗体的实现
“主切换面板”窗体的设计
设计“登录”窗体
创建“员工信息查询”窗体
创建“员工人事变更记录”窗体
创建“员工考勤记录查询”窗体
创建“员工工资查询”窗体
11.4.1“主切换面板”窗体的设计
鹘。
“主切换面板”窗体，实现系统功能的导航
笫一步：
启动Access2007,打开“人审管理系统.accdb*数据库。
第二步：
驻击【创建】选项P卜・【窗休】组中的【窗体设计】按钮,Access即新创建一个窗体并进入窗体的【设汁视图】，如卜图所示・
第三步：
添卯窗体标遲。
单击【控件】组中的【标题】按钮勺，则窗体浪示【窗体页川】节，并在页相区域中显示“主切换面板”标題。
将窗体标题更改为“欢迎使用夕林人常背理系统”•并设丹标題格式，如卜图所示。
AWtt用夕林人爭tt理察蜒
•标题”并个畠性如卜图所示的【属性表】窗格。
e»S
■
yex
Ress
A.
PH
■
wo
Q0MC"
OKIE
HE
<沁•-
*<•
11.4.1“主切换面板”窗体的设计
竊「主切换面板”窗体，实现系统功能的导航
笫四步：
添加系统徽标•单•山【徽标】按钮,艸出迭抒徽标的对话框“迭择一个Bmp图片作为徽标.并将【图片类空】设为“嵌入",眾终结果如卜图所示。
笫五步：
设W上体背眾颜色。
在上体区域屮右由.4初出的快捷據单中迭择【垃充/行尿色】命令.弹岀如卜图所示的菜弧。
*»«m夕*人事ft尺鬲统
VI1.2
"浜站B”_D
RW^l
;mr.i/rjra
”F.ruedi
11.4.1“主切换面板”
窗体的设计
歸“主切换面板”窗体,
实现系统功能的导航
笫六步：
在颜色块中选择一种颜色作为背眾颜色。
第七步:
添加按钮。
单由【控件】组中的【按钮】控件.并在窗体匸体区域中单曲系统会弹出【命令按钮向导】对话框•如下图所示.
第八步：
单击【取消】按钮,取消该向导.单击按钮由体,并在【屈性衣】窗恪中设灣按钮的【名称】为-btnr.删除【标趣】属性中的信息。
第九步:
在"btnr按钮控件右•方添加一个“标签”窗体控件，将【名称】屈性改为“Ibir,【标题】屈性改为“代
11.4.1
“主切换面板”窗体的设计
竊「主切换面板”窗体，实现系统功能的导航
新萼东关联标誉
将糕荃左件关联◎・・・关于I比错谟ff?
耳助（W
忽98祕①
叱^23139）・・・
11.4.1“主切换面板”
窗体的设计
爲。
“主切换面板”窗体，实现系统功能的导航
第I二步:
选择"btnrii项，并单击【确定】按钮。
这样“btn「按钮控件就ttlbir标签控件建立了关联。
11.4.1
“主切换面板”窗体的设计
竊「主切换面板”窗体，实现系统功能的导航
11.4.1“主切换面板”窗体的设计
建立“主切换面板”窗体，实现系统功能的导航蒂用。
第卜七步:
在"SwitchboardItems"表中添加相应的记录,如下表所示。
SwitchboardID
ItemNumber
ItcmTcxt
Comand
Argument
I
0
主切换面板
0
默认
1
1
员工借愿森询編辑
2
员工佶息件询編紺
1
2
人审费更记录杳询辑
2
人啷变更记录存询编辑
1
3
员工工资代询
2
员工工资代询
1
4
员工考勤记录査询
2
员匸考勤记录査谊
1
5
预览报农…
2
2
1
8
退出数据库
4
2
0
报农切换面板
0
2
1
企业工资发放记求报农
3
企业工资发放记录报农
2
2
企业员匸出勤记求报农
3
企业员r出動记求报衣
2
8
返回匸而板
1
1
11.4.2设计“登录”窗体
孵鵜觎轉那步骤’创建“登录”窗体’所有窗
创建的窗体视图如下图所示。
夕斡人宁褂软
►
…
r^nnsn
s••
17»JC•h»y
类型
名称
标题
标签
用户名
用户名,
标签
寄码
密码‘
文本抿
UscrNamc
文本框
Password
按钮
OK
按纽
Cancel
11.4.3创建“员工信息查询”窗体
使用窗体向导，来创建“员工信息查询”窗体。
第•步：
膚动Access2007,打开“人事管理系统.accdb”数撫库•
第二步：
切换到【创建】选项E•肛击【其他窗体】按钮,在弹出的菜单中选择【窗体向导】选项.如卜图所示。
第涉:
弹出【窗体向导】对话框,在【表/戏询】卜迪列衣框中选笄"农：
员匸信息”.将【对用字段】列表框中的所有字段添加到右面【选定字段】列农框中.如卜图所示。
一］S3WCQ）
目*5%框（M）
or从”F・
^MfZ>eFicft
"TV，』•
11.4.3创建“员工信息查询”窗体
使用窗体向导，来创建“员工信息查询”窗体。
第四步：
敢击【卜•一步】按钮，艸出要求用八选择布朋的对话框。
我们选择【纵栏衣】选项.如卜图所示・第伍步：
唯击【卜•一步】按律.弹出要求选抒窗体样式的对话框。
在卜拉列表框中选择Northwind选项.如卜•图所不.
IE
C*«ai
O»M'0）ORO^ip
5•”9£M
A
11.4.3创建“员工信息查询”窗体
使用窗体向导，来创建“员工信息查询”窗体。
第六步：
单击【卜•一步】按钮.输入窗休标題为“员I:
信息伍询”•再选中【打开廊体代石或输入倍息】单选按钮.如F图所示•
第七步：
单击【完成】按钮.完成窗体创建。
11-4.3创建“员工信息查询”窗体
使用窗体向导，来创建“员工信息查询”窗体。
这样我们祖利丿i畑体向孑创建r•个“员匚信息査询”窗体,窗体界面如卜图所
在窗体中右fir，在弹出的快捷菜单中选择【设计祕图】选项.进入该窗体的【设计视閑】・御卜'I勿所示.
11-4.3创建“员工信息查询”窗体
使用窗体向导，来创建“员工信息查询”窗体。
在【设计视图】中对自动生成的窗体做进一步的修
升级会员 