采购部规范化管理工具箱资料.docx

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采购部规范化管理工具箱资料

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第二章采购计划管理5

第一节采购计划管理岗位职责6

一、采购计划主管岗位职责6

二、采购计划专员岗位职责6

三、采购预算专员岗位职责7

第二节采购计划管理制度7

一、采购计划编制制度7

二、采购预算管理制度10

第三节采购计划管理表格12

一、采购申请单12

二、订单采购计划表13

三、采购变更申请审批表13

第三章供应商开发与管理14

第一节供应商开发与管理岗位职责15

一、招标采购主管岗位职责15

二、供应商管理主管岗位职责15

三、供应商管理工程师岗位职责16

四、供应商开发专员岗位职责17

五、供应商管理专员岗位职责17

第二节供应商开发与管理制度18

一、供应商管理制度18

二、供应商筛选制度23

第三节供应商开发与管理表格24

一、供应商筛选表24

二、合格供应商列表25

三、供应商考核表25

第四章采购价格管理27

第一节采购价格管理岗位职责28

一、采购价格主管岗位职责28

二、采购询价专员岗位职责28

第二节采购价格管理制度29

第三节采购价格管理表格32

一、询价单32

二、采购询价记录表32

三、比价、议价记录表33

第五章采购谈判与合同管理34

第一节采购谈判与合同管理岗位职责35

一、采购合同主管岗位职责35

二、采购谈判专员岗位职责35

三、采购合同管理专员岗位职责36

第二节采购谈判与合同管理制度36

一、采购谈判管理制度36

二、采购合同管理制度38

第三节采购谈判与合同管理表格42

一、采购谈判计划表42

二、采购谈判记录表42

三、合同签订审批单43

第六章采购进度控制44

第一节采购进度控制岗位职责45

一、采购进度控制主管岗位职责45

二、采购跟单员岗位职责45

第二节采购进度控制管理制度46

一、采购进度控制制度46

二、采购交期管理办法48

第三节采购进度控制管理表格51

一、采购进度控制表51

二、采购物资跟催表51

三、采购交货延迟检讨表52

第七章采购质量控制53

第一节采购质量控制岗位职责54

一、采购质量控制主管岗位职责54

二、采购检验专员岗位职责54

第二节采购质量控制管理制度55

一、采购认证管理制度55

二、采购质量控制制度60

第三节采购质量控制管理表格63

一、采购检验报告63

二、检验异常报告64

三、采购认证计划表65

第八章采购结算管理66

第一节采购结算岗位职责67

一、采购结算主管岗位职责67

二、采购结算专员岗位职责67

第二节采购结算管理制度68

一、采购结算付款管理制度68

二、预付货款采购管理制度70

第三节采购结算管理表格72

一、预付申请表72

二、采购付款申请表73

三、采购付款进程表73

第九章采购成本控制74

第一节采购成本控制岗位职责75

一、采购成本控制主管岗位职责75

二、采购成本控制专员岗位职责75

第二节采购成本控制管理制度76

一、采购成本控制制度76

二、采购订购成本控制制度79

第三节采购成本控制管理表格84

一、采购成本预算表84

二、采购物资价格申报表85

三、采购成本汇总表85

第十章采购绩效管理86

第一节采购绩效管理岗位职责87

一、采购绩效主管岗位职责87

二、采购绩效专员岗位职责87

第二节采购绩效管理制度88

一、采购绩效考核制度88

二、采购人员行为规范91

第三节采购绩效管理表格93

一、采购绩效考核表93

二、采购绩效改进表94

三、采购绩效奖惩表94

第二章采购计划管理

第一节采购计划管理岗位职责

一、采购计划主管岗位职责

采购计划主管在采购部经理的指导下全面管理企业的采购计划，组织编制采购计划和采购预算，并对执行情况进行监督检查，确保企业的生产经营活动顺利、有序地进行。

采购计划主管的岗位职责如表2-1所示。

表2-1采购计划主管岗位职责

1．制订采购计划

（1）根据企业年度生产计划、销售计划和经营发展战略等制订年度采购计划，并对其进行分解

（2）汇总企业及各部门的物资月度申购计划，结合年度采购计划，制订详细的月度采购计划

（3）根据采购计划的执行情况编制增补计划或临时计划

2．监控采购计划执行

（1）监控采购计划的执行过程，并定期向采购部经理汇报采购计划的执行情况

（2）评审采购计划的达成情况

（3）平衡采购计划，并根据生产、销售的实际情况调整采购供货期

3．库存控制

（1）监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构及数量水平

（2）实时掌握物资的库存情况，对订购的物资从订购至到货实行全程跟踪

4．处理其他工作

（1）深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道

（2）完成上级领导交办的其他工作

二、采购计划专员岗位职责

采购计划专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购计划，具体职责内容如表2-2所示。

表2-2采购计划专员岗位职责

1．编制采购预算

（1）收集采购预算的编制依据，编制年度采购预算并报上级领导审批

（2）根据采购需求的变化情况提出采购预算修正案，并报上级领导审批

2．监督采购预算执行

（1）根据采购预算的执行情况编制采购预算分析报告

（2）监督采购预算的执行情况，确保采购预算不超支

（3）落实采取成本控制措施，审核采购支出

三、采购预算专员岗位职责

采购预算专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购预算，并监督预算的执行情况，具体职责内容如表2-3所示。

表2-3采购预算专员岗位职责

1．接受各部门的请购需求

（1）负责收集各部门上交的“请购单”

（2）汇总各部门的请购需求，确定物资的总需求量

2．编制采购计划

（1）协助采购计划主管编制单项采购工作计划，并及时上交

（2）根据采购计划的执行情况协助采购计划主管编制增补计划或临时计划

（3）根据需求计划制定采购订单，选择合理时间和批量下订单

第二节采购计划管理制度

一、采购计划编制制度

下面是某企业的采购计划编制制度，供读者参考。

制度名称

采购计划编制制度

编号

执行部门

第1条目的。

为编制合理的采购计划，加强对采购计划的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序地进行，特制定本制度。

第2条适用范围。

本制度适用于公司采购计划的编制工作。

第3条管理职责。

采购计划主管在采购部经理的指导下负责组织编制年度、季度、月度采购计划，并严格监督其执行情况。

第4条编制采购计划的重要性。

1.预估用料数量、交期，防止断料，确保生产经营活动正常进行。

2.避免库存过多、资金积压、空间浪费。

3.配合公司资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达成。

4.指导采购作业。

第5条采购计划分类。

公司采购计划包括但不限于以下三类：

年度采购计划、月度采购计划和日采购计划。

1.年度采购计划是指根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分分析与收集的基础上，依据往年历史数据对比预测制订的采购计划。

2.月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况和市场行情等制订的采购计划。

3.日采购计划是指在对月度采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制订的采购计划。

第6条采购计划的编制依据。

采购部在编制采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供应情况等相关因素。

第7条采购计划的编制步骤。

采购计划的编制步骤如下图所示。

编制采购计划步骤图

第8条采购计划编制注意事项。

采购部在编制采购计划时应注意以下事项。

1.采购计划要避免过于乐观或保守。

2.考虑公司年度目标达成的可能性。

3.生产、销售计划的可行性和预见问题。

4.物料需求与物料清单、库存状况的确定性。

5.物料标准成本的影响。

6.保障生产与降低库存的平衡。

7.物料采购价格和市场供需的可能变化。

第9条采购计划专员应审查各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无可替代的物资，只有现有库存不能满足的申请采购物资才能列入采购计划中。

第10条如果“采购申请表”中所列的物资为公司内其他部门所生产的产品，在质量、性能、交期、价格相同的情况下，需采用公司产品。

第11条对于已申请的采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。

第12条如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表”，由该部门负责人审核签字后，报公司主管副总核准后列入采购范围。

第13条采购计划应同时报送财务部审核，以利于公司资金的安排。

第14条采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。

第15条本制度自公布之日起执行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

二、采购预算管理制度

下面是某企业的采购预算管理制度，供读者参考。

制度名称

采购预算管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的。

为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。

第2条适用范围。

本制度适用于公司采购预算管理工作。

第3条管理职责。

1.采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。

2.财务部协助采购部编制采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。

3.总经理负责审批采购预算。

第2章采购预算的编制

第4条采购预算的编制目标。

1.采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。

2.方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。

第5条采购预算的编制依据。

1.生产经营所需的物资数量。

2.预计物资期末库存量。

3.本期计划末结转库存量。

结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。

4.物资计划价格。

物资计划价格由采购部根据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。

第6条影响采购预算编制的因素。

在编制采购预算时，相关部门负责人应充分考虑以下影响采购预算的五项因素。

1.采购环境。

2.公司销售计划。

3.物资使用清单。

4.存量管制卡。

5.物料标准成本的设定。

第7条采购预算的编制方法。

采购部必须根据物资采购的具体内容选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算、定期预算等。

第8条采购预算的编制步骤。

1.采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。

在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。

2.采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。

3.采购部应根据平衡过的采购预算草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。

第3章采购预算的执行与调整

第9条采购预算的执行。

1.经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留;如确有需要，下期补办相关手续。

2.未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。

3.采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。

4.预算外的采购必须经采购部经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理。

第10条采购预算的调整。

采购预算的调整审批程序必须与编制审批程序保持一致，不得更改。

如遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。

1.公司经营方向发生变更。

2.受重大自然灾害的影响。

3.公司内部重大政策调整。

4.外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。

5.市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。

第4章附则

第11条本制度由采购部负责解释。

第12条本制度自公布之日起执行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

第三节采购计划管理表格

一、采购申请单

编号：

日期：

年月日

申请部门

部门编号

项目编号

需求时间

收货地址

联系人

联系电话

申请理由

采购对象

□固定资产□生产用料□办公用品（家具、文具）

□办公用品（其他）□低值易耗品?

□其他

采购项目描述

名称

规格

用途

数量

需求日期

预计单价

金额

预算情况

年度预算

已用预算

部门可用预算

预算编号

尚余预算

审核

财务部

申请人

使用部门经理

预算负责人

二、订单采购计划表

编号：

日期：

年月日

物资名称

品名

规格

适用产品

上旬

中旬

下旬

库存量

订购量

单号

用量

单号

用量

单号

用量

三、采购变更申请审批表

请购部门

原请购单编号

品名

规格

采购日期

变动内容

变动原因

联系电话

经办人

采购部

意见

采购专员

日期：

年月日

采购主管

日期：

年月日

采购经理

（盖章）年月日

财务部

核准意见

经办人

日期：

年月日

负责人

（盖章）年月日

主管副总

（盖章）年月日

总经理

（盖章）年月日

备注

1．随附资料包括原采购请购书复印件、已采购合同复印件。

2．本表一式四份，请购部门、采购部、财务部、仓储部各一份。

第三章供应商开发与管理

第一节供应商开发与管理岗位职责

一、招标采购主管岗位职责

招标采购主管的岗位职责是在采购部经理的指导下全面负责招标采购的各项工作，建立招标采购工作规范，编制招标文件，开展投标评审，签订招标合同等，具体职责如表3-1所示。

表3-1招标采购主管岗位职责

1．制订招（投）标制度及计划

（1）参与编制并严格执行企业的招（投）标采购管理制度和工作流程

（2）制订采购招标工作计划，组织招标采购工作，做好招标采购准备

（3）根据物资需求部门或项目需求等编制招标文件，并在媒体上发布招标公告

2．招标采购管理工作

（1）组织开展邀标、资格审查、考察等招标准备工作，并对通过资格预审的投标人发放招标文件

（2）及时组织开标、评标会议，确定评标人员，并进行评标、定标

（3）负责招标过程中的事项和问题的答疑

（4）组织招标后合同的谈判、起草、评审和签订工作，并监督合同的执行情况

3．招标采购预算管理

（1）严格执行招标采购预算，控制采购成本

（2）整理和审查供应商提供的价格，剔除超过招标预算价格的供应商

4．进口物资的采购与验收管理

（1）协助质量管理部办理与报检进口物资采购手续的工作

（2）参与进口物资的验收，协助仓储部办理入库等工作

二、供应商管理主管岗位职责

供应商管理主管的岗位职责是在采购部经理的指导下建立并完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估和管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，具体职责内容如表3-2所示。

表3-2供应商管理主管岗位职责

1．建立并完善供应商管理体系

（1）根据企业战略规划和年度运营计划分析资源供应市场，制订并实施供应商开发与管理计划

（2）根据供应商开发计划组织制定供应商开发流程，监督该流程的贯彻实施

（3）结合企业运营需求建立合格的供应商资料库

2．供应商监督与评估

（1）参与产品的询价、比价、议价工作，负责样品价格的确认及分析

（2）组织并做好供应商评估与审核工作，确保采购行为符合有关政策法规和道德规范

（3）协助采购部经理对供应商供货、质量、交期和售后服务进行监控

（4）对供应商进行考核，并根据考核结果及时指导供应商的日常工作，使其改进产品或服务

（5）负责定期对供应商的技术能力、质量保证能力、生产支付能力进行考察与评估，编制供应商评估报告，经上级领导审批后下发至相关部门

3．供应商维护

（1）定期拜访供应商，做好供应商维护工作

（2）定期对供应商数据进行核查和管理

4．其他日常管理

（1）负责指导、培养、监督、考核下级员工的工作

（2）协调、配合部门内部或其他相关部门的工作

三、供应商管理工程师岗位职责

供应商管理工程师的岗位职责是具体执行供应商管理工作，为供应商提供质量控制帮助，对供应商进行评估及考核，具体职责内容如表3-3所示。

表3-3供应商管理工程师岗位职责

1．提供技术支持

（1）为采购进货检验提供技术支持，审核并更新检验流程

（2）与生产部相关人员密切配合，解决生产过程中发现的供应商材料的质量问题

（3）负责新供应商、新模具和新产品的首件检验，监督、控制供应商变更材料或重要制造工艺后的产品质量

（4）了解供应商的生产流程和关键控制点，监督并协助供应商采取适当的方法解决采购物资的质量问题

（5）负责协调验证和处理不良品材料审核单，跟踪供应商改进措施并验证其有效性

（6）向本部门或其他部门人员提供相关的培训支持

2．供应商考核

（1）建立健全供应商评价体系与考核标准，制定供应商质量标准手册

（2）对供应商进行考核与评估，并根据考核结果进行等级管理

3．供应商维护

（1）当采购物资的数量或质量要求出现变更时，及时同供应商进行沟通，并负责供应商更新信息维护

（2）对供应商的日常行为进行准确记录，定期分析并及时提出相关问题和改进意见

四、供应商开发专员岗位职责

供应商开发专员的岗位职责是在供应商管理主管的领导下负责供应商开发的日常管理工作，提高企业对供应商的管理能力，具体职责内容如表3-4所示。

表3-4供应商开发专员岗位职责

1．供应商开发规划

（1）协助供应商管理主管制订和实施供应商开发计划

（2）制定并完善供应商开发流程，监督该流程的贯彻实施

2．供应商筛选与维护

（1）负责潜在供应商的拜访和评估工作，选择和推荐潜在供应商

（2）参与制定并完善供应商开发管理资料库

3．供应商评估

（1）负责产品询价、比价、议价和样品价格的确认及维护工作

（2）参与供应商的定期评价工作

五、供应商管理专员岗位职责

供应商管理专员的岗位职责是协助供应商管理主管处理相关日常事务，建立并完善供应商档案库，协助进行供应商开发，维护与供应商的关系，及时完成上级领导交办的其他工作，具体职责内容如表3-5所示。

表3-5供应商管理专员岗位职责

1．供应商评估与维护

（1）协助供应商管理主管做好供应商评估和审核工作，及时记录评审过程

（2）定期进行供应商拜访并做好供应商维护工作

（3）定期开展市场行情调查，收集并整理市场信息，汇报供应商情况，以及编制分析报告

2．供应商考核与监督

（1）根据供应商日常表现对其进行考核打分

（2）协助供应商管理主管对采购物资的质量、交期、售后服务工作进行监督

3．供应商档案管理

（1）建立供应商管理档案，及时收录供应商信息

（2）及时更新供应商管理档案，将供应商发生的重大事件及变动记录在案

第二节供应商开发与管理制度

一、供应商管理制度

下面是某企业的供应商管理制度，供读者参考。

制度名称

供应商管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的。

选择合格的供应商并对其进行持续监控，确保其能为公司提供合格的产品与服务。

第2条适用范围。

本制度适用于为公司提供产品与服务的所有供应商。

第3条管理职责。

1.采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评价。

2.采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。

3.总经理负责合格供应商的审批工作。

第2章合格供应商的标准

第4条评价合格供应商。

公司相关人员评价合格供应商时应按照以下标准综合考虑。

1.供应商应有合法的经营许可证和一定的资金实力。

2.优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。

3.对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量体系进行考察，主要包括如下图所示的五个方面的要求。

关键原料考察内容

4.具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。

5.能有效处理紧急订单。

6.有具体的售后服务措施且效果令人满意。

7.同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

8.样品通过试用且合格。

第3章供应商的评价程序

第5条供应商的初步评审。

1.质量管理部、采购部、设计部及其他部门视公司实际需求寻找合适的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

2.采购部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部和设计部的相关人员对供应商进行现场评审。

现场评审时评审人员应填写“供应商现场评审表”。

3.在对供应商进行初步评审时，采购部必须确定采购的物资是否符合相关法律、法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。

第6条供应商的现场评审。

1.根据所购材料对产品质量的影响程度，可将采购物资分为关键、重要、普通材料三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。

2.对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部和设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，质量管理部和设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数必须达到70分。

3.对于提供普通材料的供应商，公司无须进行现场评审。

第7条“供应商质量保证协议”的签订。

1.采购部负责和提供关键与重要材料的供应商和提供普通材料的供应商签订“供应商质量保证协议”。

2.“供应商质量保证协议”（一式两份），双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。

第8条提出样品需求。

1.若公司有样品需求，则由采购部通知供应商送交样品，质量管理部需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。

2.样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。

第9条样品的质检。

1.样品在送达公司后，由设计部和质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。

2.经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格，标