某某食品集团采购部经理岗位作业指导书DOC 19页.docx

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某某食品集团采购部经理岗位作业指导书DOC19页

第一章职位说明书

第一节组织机构

第二节岗位职责

职位名称：

采购部经理

直接隶属：

分公司总经理

直接下属：

采购部统计、保管员、采购员、司机、装卸工

协调部门：

集团综合计划部、分公司生产部、财务部、储运部、品控部

岗位描述：

在分公司总经理直接领导下，负责协调、组织、安排公司各部门所需各类物资的采购、保管及调拨工作，按照公司要求物资限量库存，宏观调控各物资储备量，物资采购达到优质低价，监督仓储物资的保值安全工作。

岗位职责：

1、负责组织、安排公司所需各类物资的采购、仓储及调拨工作。

2、负责对分公司采购部所辖范围内大宗物资采购合同的签订及付款把关、申办工作。

3、保证及时了解市场行情，加强价格管理，降低成本，优质采购。

4、监督检查各保管员物资标识（分类卡）符合要求，帐目清晰准确。

5、监督检查各仓库物资存储条件、形式，确保存储物资资产保值。

6、完成综合计划部下达的采购任务。

7、供应商各种物资标准、资质证明（如：

原料肉的检疫证明、防五证明、清真证明、供应商各种经营证照等）的索要，按公司规定及时提供相关部门使用。

8、监控保管员库温记录，与供冷单位保持业务联系，保证原料肉库温符合工艺要求。

9、对仓库物资的防火、防盗安全负责。

10、对库存物资的合理储备，保证生产的原辅料供应负责。

第三节主要权利

一、组织管理

1、有分公司重大决策参与权。

2、分公司专项会议的组织权。

3、所辖工作的指挥权。

二、人事劳资

1、有对下属的任免建议权。

2、有对下属的晋升有建议权。

3、有对下属100元以内的奖罚权。

4、有对下属的转正建议权。

5、本部门编制内的人员招聘权。

6、本部门编制外的人员招聘建议权。

7、有对下属的辞退建议权。

8、有对下属本部门内的工作调动权。

9、有对下属3天以内的事假审批权。

三、资金使用

1、有按程序工作范围内标的1万元合同的签订权、合同签订审批权。

2、1万元一次性资金支付（应付款项）权。

3、有对下属1000元以内的差旅费借款审批权。

4、有3000元以内的采购员采购专款借款审批权。

四、物资领用

1、有50元以内（原辅料3000元以内）的物资采购审批权。

2、有200元以内（原辅料3000元以内）的物资报销审批权。

（因降低成本、提高质量等原因需更换供货厂家时，有权购入200元以内的样品，以供检验及试用。

）

3、有50元以内的物资领用审批权。

4、办公用品的领用权。

五、其他权利

1、市内采购物资的供货商的确定权。

2、对采购计划单中填写不明确的有权拒绝采购。

第二章采购实施工作流程

第三章常规工作内容

第一节安排采购任务

一、依据各部门提报的采购计划单，查看库存报表，有无存货，如有，通知需求部门办理出库手续领用；如无，在采购计划单中签字，同意采购。

二、按采购员具体分工分派采购任务，下发采购计划单，确定采购时间、采购顺序。

三、及时督办采购采购员，保证物资的供应。

第二节物资的调拨

一、依据生产任务通知单，合理及时安排调拨各分厂生产所需物资（如：

各种辅料、包装物、产成品等）。

二、按照各分厂开具的调拨单，合理安排装卸工调拨物料的顺序，保证及时供应生产。

三、配货站、铁路货运处通知物资到货时，根据到货数量通知采购员、司机、装卸工前去取货。

第三节落实月采购计划

一、接综合计划部采购计划后，实施采购，对已经有固定厂家且有订购合同的物资，可直接填写物资采购申请单，报分公司总经理审批，向厂家订购。

二、对生产长期使用的各种原辅料、包装物及生产辅助物资，依据生产消耗量、库存实际数量，结合公司制定的最高、最低库存量实施订购，保证供应生产，合理占用资金。

三、对于综合计划部下达的采购计划，如产生异议应立即向分公司总经理汇报，沟通决定后实施采购。

四、工作备忘录

1、孜然：

每年8－9月份进行孜然的储备工作。

2、辣椒：

每年8－9月份进行辣椒的储备工作。

3、大葱；每年10月左右进行大葱的储备工作。

第四节购买价格的监督

一、采取电话询问的办法询价。

打电话询问我公司供应商或其它供应商物资价格，以确定采购员是否高价采购。

二、采购部经理直接到市场对采购员所购物资价格的总体情况进行检查，以确定采购员是否高价采购。

第五节购买价格的确定

一、外购的大宗原辅料

1、对于外购的大宗原辅料，由采购部经理与供应商就购买价格进行商谈。

2、采购部经理在与供应商就购买价格商谈完毕后，将商定的价格通知公司价管员与分公司总经理。

3、待价管员询价后，通知采购部经理与分公司总经理，方能确定最终购买价格，进行合同的签订。

二、市场高值物品的采购

1、对于市内高值物品的采购，由采购员询价后，报采购部经理及价管员。

2、待价管员询价后，通知采购部经理与采购员，方可购买。

第六节《购货合同》的签订

采购部经理与供应商商谈的价格在征得价管员及分公司总经理的同意后，可签订《购货合同》。

一、原辅料及包装物《采购合同》的签订

1、按照公司规定《购货合同》的起草格式，进行起草。

2、合同起草前向品控部经理索取所购原辅料及包装物的质量标准，对供应商提供的产品质量进行约定。

3、购货合同超过3万元时，应请公司的法律顾问审核并签字。

4、购货合同按公司法律顾问审核签署的修改意见，修改完毕后，由采购部经理填写《用印申请单》。

5、低于10万元人民币的购货合同，由分公司总经理在相应的《用印申请单》上签字。

6、如购货合同超过10万元人民币时，应由集团总经理在《用印申请单》上签字，财务部方可在购货合同上加盖合同专用章。

二、高值物资《采购合同》的签订

1、按照公司规定《购货合同》的起草格式，进行起草。

2、合同起草前向申请采购部门索取名称、规格、型号、质量要求、应用范围等相关资料。

3、购货合同超过3万元时，应请公司的法律顾问审核并签字。

4、购货合同按公司法律顾问审核签署的修改意见，修改完毕后，由采购部经理填写《用印申请单》。

5、低于10万元人民币的购货合同，由分公司总经理在相应的《用印申请单》上签字。

6、如购货合同超过10万元人民币时，应由集团总经理在《用印申请单》上签字，财务部方可在购货合同上加盖合同专用章。

7、设备、设备配件原则上由设备经理采购，设备配件可由采购部协助采购，但需由设备经理提供配件技术要求。

第七节检查库房

一、定置、卫生

1、同一品种原料肉及不同产地原料肉应分区码放，合格与不合格原料肉应设标识（合格为绿色标识，不合格为红色标识，黄色为待检）加以区分。

2、冷库内原料肉码放整齐，码放高度及货堆的规格应符合公司规定。

3、货堆之间应留有通风道和通车道，货堆不应紧靠近墙壁、供冷管道及仓库门边两侧，以避免产品受温差影响而影响原料肉品质。

4、原料肉仓库内应保持卫生清洁，并备有防鼠设施。

5、原料肉冷库库温及原料肉的温度要定期安排检验员进行抽查，冷库温度异常应及时通知采购部，以便其及时与供冷方沟通供冷事宜。

6、辅料库内各类辅料的摆放应整齐、规范，并设有明显标识（合格为绿色标识，不合格为红色标识，黄色为待检），合格品与不合格品应分区码放。

7、按公司规定的各类辅料的保质期，定期检查储存的辅料有无超保质期现象，如有存在超保质期现象，应立即封存，经检验合格后方可使用。

8、辅料库内应保持卫生清洁且干燥，并备有防潮、防鼠、防虫设施。

二、保值、安全

1、防尘、防鼠：

配备防尘、防鼠设施，以保证物资资产价值，不给公司造成损失。

2、防火：

仓库内应备灭火器，且数量足够，灭火器的保质期（一年）应在有效期范围内，仓库保管员能熟练使用灭火器。

3、防盗：

保管员应对所辖仓库的门窗严密程度，门锁完好度、护锁

装置的配置情况进行检查。

4、防潮：

门窗及仓库顶部是否存在漏雨现象，如发现异常应及时向

采购部经理汇报。

第八节检查报表

一、检查对采购部统计报出的《包装物购入、消耗、库存日报》与

《原料、辅料、内包装物购入、消耗、库存日报表》，对报表填报的相关数字的准确性进行审核。

二、根据库存日报表中所反映的各类物资的储存量，并结合生产计划、公司规定的产成品储备量，提报各类常用物资的采购计划并组织实施落实。

第九节往来账目的核对与付款请示

一、往来账目的核对：

根据公司和供方的业务需要，随时与财务进行往来账目的核对，将核对的结果反馈给供方。

二、根据各类物资的付款期限不同，及时准确的按合同约定帐期等具体条款结清各种应付账款及预付账款。

1、应付账款：

由采购部统计填写付款请示单，到财务部成本会计处审核签字确认应付账款余额后，交分公司总经理签字，方可交财务部经理处办理付款手续。

2、预付账款：

根据不同业务需要，由采购员填写付款请示单，同本部门经理签字后，交分公司总经理签字后，方可交财务部经理处办理付款手续。

第十节各类物资领用单据的签批

采购部经理按公司规定的劳保用品、办公用品发放指标对劳保用品的领用进行签批。

第十一节报销票据的签批

各类采购物资的报销票据签批注意以下事项：

一、价格合理；

二、数量准确（有保管员入库单）；

三、发票为正规发票，农副产品（如：

葱、姜等）需要有种植蔬菜的农民身份证；

四、发票背书采购人、保管员、品控部经理、价管员（采购物资一万元以上）签字；

五、采购物资属原辅料、包装物类，报销时需附有品控部质检合格单。

第十二节车辆管理及油耗指标

一、每月月底，采购部司机将全月的行车总里程及全月油耗总量,向采购部经理及财务部成本会计报出。

二、采购部经理安排统计员，根据采购部司机上报的行车里程，查看其车辆内行车里程表与所报数字是否吻合。

第十三节车辆的维修

一、车辆修理应事先填写书面申请，经采购部经理检验后，报分公司总经理批准，方可送修。

二、车辆必须在公司指定的厂家维修，司机应监督维修的全过程，以保证质量，缩短维修时间。

三、如出现增修项目，应及时汇报，经主管领导及分公司总经理批准后，方可维修。

四、可自行修复的，由公司自行购买配件换修，以降低修车费用。

不能自行修复的，在修车厂维修时，更换下来的原破损件带回公司交采购部经理核验。

五、如车辆在行驶途中发生故障，而急需修复和更换零配件的，原则上应在不影响安全行车的前提下，开回公司检验后送修。

无法开回后，可根据实际情况送修，修理费超过50元时，应先向采购部经理请示。

六、采购部经理根据实际情况，属权限内的，立即给予答复，超出权限的应请示分公司总经理后给予指示。

第十四节员工病、事假的审批

一、对本部门管理人员病、事假的审批：

视情况给假，但批假时须令

其将工作交接，承接人无疑问后，留取请假人联系方式（固定或移动电话号码）以便及时联系，可给予3天以内的假期；如超3天的要求请假人向分公司总经理请示，批准后方可给假。

二、要求请假人将请假条交报考勤员，以便月末财务部核算工资。

第十五节安全管理

一、期组织召开由全体保管员参加的安全工作会议，由采购部经理听

取与会人员就本岗位及所辖仓库的安全工作做出汇报。

二、积极参加由人事行政部经理组织的安全知识培训。

三、随时对各仓库的安全工作进行检查。

检查的主要内容包括：

1、各仓库门窗的防潮、防盗设施是否符合要求。

2、各仓库的防火设施是否符合要求，员工能否正确操作灭火器，灭火器数量是否足够，是否在保质期内。

3、按要求设定的紧急、疏散出口是否畅通。

第十六节工作总结．待办单

一、日工作待办单

1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。

2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。

上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。

3、将当日工作项目记录，做出总结。

二、周工作计划

1、每周六16：

00前将周工作计划报人事行政部经理处。

2、周工作计划应按公司规定的格式填写，内容真实全面，不漏项。

三、月末工作总结

1、每月30日16：

00时前将月工作总结报人事行政部经理处。

2、月工作总结应按公司规定的格式填写，内容真实全面，不漏项。

四、司刊稿件

1、每月15日16：

00时前，向分公司人事行政部提供司刊稿件。

2、要求所提供的稿件内容具有知识性、趣味性、娱乐性，要有真情实感，不应随意摘抄，应付了事。

第十七节工作例会

一、周六汇报会

1、每周六16：

00时前，将本部门周六会议上所需汇报的材料，按公司规定的格式填写后，报人事行政部经理处。

2、按照公司惯例，每周六月6：

00时准时参加公司周六汇报会议，在会议上应就本部门上周工作的完成情况与下周工作的安排情况做出汇报。

3、汇报时要求简明扼要，如某件事情的汇报需耗时较长才能说明，应在会上做简要概括，会后向领导做详细汇报。

二、周部务会议

1、每周召集采购统计员、保管员、采购员、司机、装卸队长参加。

2、检查上次会议布置的工作是否落实。

3、听取每位参会人员汇报，对本周工作中存在的问题给予分析解决。

4、指出在检查过程中发现的问题，落实责任人采取相应措施予以解决，并跟踪检查。

5、对本周采购物资质量、采购时间、采购价格作以总结，指出成绩及不足，必要时制定相关措施加以解决，并跟踪结果。

6、将本公司周会相关内容及本周公司下发文件作以宣贯、传达；对下一步工作进行部署。

7、会议要求专人记录，存档备查。

第十八节绩效考核

一、每月2日前，按照本部门的绩效考核指标，对本部门成员上月的工作完成情况进行考核。

二、每月3日，将本部门自行考核结果及向公司提供的《信息互查表》及时报至分公司人事行政部。

三、对于分公司人事行政部及集团人力资源部的考核，要本着实事求是的态度，认真配合，不得有虚报、瞒报、漏报现象的发生。

第十九节ISO9001质量管理体系运行情况的检查

一、依据《质量手册》和《作业指导书》，对本各部门ISO9001质量管理体系运行情况进行检查。

二、检查的主要内容：

1、是否按ISO9001质量管理体系的要求进行操作，并填写记录。

2、记录填写要求符合ISO9001质量管理体系的要求，并填写及时、准确、清晰。

3、各级管理人员，对本企业《质量手册》和《作业指导书》掌握和了解的程度。

4、对公司及本部门的质量方针、质量目标是否熟知并理解。

5、各级管理人员及操作员工对本岗位职责了解的情况。

6、配合按ISO9001质量管理体系的要求定期组织内审员进行内审，并对内审记录中整改项目加以整改。

第四章异常工作纠正及预防措施

第一节高价采购

一、外购:

1、退货

2、如果退货不成，按责任制比例承担其损失。

预防措施：

，提高业务素质、业务能力，拓宽信息渠道。

增强责任心。

二、市内采购：

1、退货

2、如果退货不成，按责任制比例承担其损失。

预防措施：

加强业务能力，提高业务素质，拓宽信息渠道。

增强责任心；监督、控制到位。

第二节原辅料及包装物等物资供应不及时

一、外购

1、根据库存及生产情况提前订货，并电话催办供应商采取最快的运输

方式到货。

2、与生产部、储运部协调，在不影响发货的前提下，延后生产。

二、市内采购

尽一切办法保证供应及时，如果市内采购不到采取外购。

第三节所购物资出现质量问题

一、根椐品控部出具检验结果，积极采取措施及办法先保证生产。

二、视不同物资及不同质量问题采取退货、降价、挑选使用等办法解决。

第四节货到后接收数量与发货数量不符

一、首先查明造成数量不符的原因，如果是供方原因，则要求予以补货。

二、如果是运输途中造成数量不符，与供方沟通后，可直接要求承运人赔偿。

第五节原料肉仓库温度低于－18℃

一、当保管员上报此情况后,立即上报总经理。

二、与此同时组织保管员检验其原料肉及其它物资是否缓化并协调供冷单位立即解决此问题。

第六节安全事故

安全事故大致分为：

人身伤亡事故、火灾事故、被盗事故等。

一、在本部门人员出现人身安全事故时，立即到达事故现场，查看人员受伤情况，派人护送伤者就医，保护事故现场，并上报分公司总经理。

二、发生火灾、被盗事故时，应立即拨打119、110报警，然后向分公司总经理汇报。

三、在分公司总经理的领导下，成立事故调查小组，调查事故发生原因并形成调查报告。

四、分析事故原因，采取相应整改措施解决。

五、依据事故调查的结果判定事故原因，并划分责任，形成书面材料后上报分公司总经理。

第七节库房设施的损坏

一、在对物资实施保管过程中，如接到保管员汇报的库房设施损坏现象，应及时向分公司总经理汇报。

二、要求保管员配合分公司总经理指派的维修人员进行修缮工作，避免由于工作拖沓而给公司造成的经济损失。

三、维修完毕后，采购部经理要对维修结果进行检查，保证物资具备较好的储存条件。

第八节账物不符

一、如果采购部经理或财务部在对各仓库进行盘点的过程中，发现账物不符的现象时，应立即调查原因。

可能造成账物不符的原因：

1、个别《领料单》存在入账时遗漏的现象。

2、生产急需物资，未开票先提货。

二、责成保管员查明账物不符原因，并立即予以纠正，采购部经理在保管员纠正后，进行验证。