门店商品收货流程.docx

门店商品收货流程.docx

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门店商品收货流程

文件说明

*目的

规范门店收货部的商品收货操作，提高收货工作效率，降低收货差错。

*适用范围

门店非生鲜类商品日常收货工作。

*流程结构

此流程分为直送商品收货、配送商品收货、商品临时收货、联营商品收货四个子流程。

名词解释

直送商品收货

供应商直送门店的经销类商品收货的操作。

配送商品收货

物流配送至门店的经销类商品收货的操作。

商品临时收货

系统停用期间，无法进行订单制作，因销售需要使用《临时收货单》进行收货的操作。

联营商品收货

联营供应商送货至门店，门店收货使用《联营商品验收单》对联营商品进行收货的操作。

注：

*项为必填项

流程规则

1收货部必须设置单独收货区域，在收货时所有商品应在收货区域进行验收，任何货物不得随意出入收货区域。

2使用收货笼进行收货的门店，在收货时所有商品应在收货笼内进行验收，任何货物不得随意出入收货笼。

3供应商必须服从收货员安排，不得随意走动，不得从收货区进入卖场或滞货区；如因特殊业务要求需进入卖场，需从门店入口进入。

4商品验收应优先验收熟食、冷冻冷藏、保鲜商品，优先办理门店之间的调拨、配送商品收货等公司内部业务。

5所有商品须由收货员验收，且遵循“先退/换货后收货”的原则。

6所有直送新商品必须100%扫描样品，验证条码的正确性（生鲜非包装商品除外），核对商品信息与订货通知单信息的一致性。

7收货部不得拒收符合商品验收要求的配送商品、调拨商品、DM商品。

8收货部有权拒收供应商失效订单、供应商送货资料不齐、单据不符、送货数量超出订单部分的商品和有质量问题的、超出允收期的、商品状态为冻结的商品等。

9门店收货部在验收供应商直送商品时需按照商品验收要求执行；收货部在验收配送商品时，需按照商品上的批号索要相关质检报告。

10直送商品验收时，允收期为商品保质期的1/3，配送商品验收时，允收期为商品保质期2/3，超过允收期的直送商品必须拒收，超允的配送商品门店必须先收货，收货完成后由门店收货部汇总配送超允商品明细报店长、店助联系物流部解决。

11配送、直送超允商品需验收时，如属于畅销商品或低价促销品，需门店商品部经理、店助或店长签字同意后方可收货。

12所有供应商直送商品，门店收货部需在收货当日闭店前及时、准确地完成商品接收及系统数据录入，以确保系统库存与实物相符。

13配送商品到店后，门店收货部需在当日闭店前完成商品的接收及系统数据的录入工作，如遇夜间送货需在次日闭店前完成商品接收及系统数据的录入工作。

14对于供应商免费赠送的商品（零成本），需按正常商品验收。

15收货员进行商品验收时，必须按照订单数量进行商品验收，不得因人为原因拒收或少收。

16正常订单的验收成本为订单成本，长期订单的验收成本为系统当日最新成本。

17收货部所有单据由收货部单据组负责按照供应商、日期进行存档。

18门店实施预约收货制度：

在预约时间内送货的供应商优先验收，其它未按预约时间内送货的供应商或非门店收货时间到货的供应商可视情况压后验收，但仍应安排在当天予以验收。

19系统停用期间，因销售需要需进行收货时，如果供应商所送商品无《订货单》，收货员使用《临时收货单》进行收货，系统恢复使用后，需在一个工作日内完成系统验收；系统停用期间，因销售需要需进行收货时，如果供货商持《订货单》送货，收货员使用供货商提供的《订货单》按照正常收货程序进行收货，将实际验收数量填写在《订货单》上，系统恢复使用后，需在一个工作日内完成系统验收。

20联营商品需通过收货部收货验收后方可进入卖场。

流程涉及部门及人员职责

1收货部经理：

负责安排、监督、指导收货员日常收货工作；抽查商品验收情况；查看供应商送货差异

情况及预约收货情况，并跟踪处理；负责抽查收货部单据组单据处理工作；汇总供应商整单未送货情况及送货量不足情况；审核收货部拒收商品；及时向店长反馈供应商送货异常情况，并定期制作《供应商送货违规行为统计汇总表》。

2收货主管：

负责安排、监督、指导收货员日常收货工作；抽查商品验收情况；查看供应商送货差异

情况及预约收货情况，并跟踪处理；为物流车辆安排停车位卸货、负责抽查收货部单据组单据处理工作；汇总供应商整单未送货情况及送货量不足情况。

3收货部单据组：

根据供应商提供信息修改未送货供应商确定的预约收货时间；接收供应送货单，安排

收货顺序；处理收货单据（包括查询、登记、打印、录入、审核及传递等），负责单据的存档管理。

4商品部经理：

核查本部门已验收商品的补货工作、审核收货部拒收商品、跟进并协助供应商送货异常

情况的解决。

5防损部经理：

监督、抽查收货部收货秩序及验收情况，包括商品数量、质量抽查、各类收货单据抽检、

复核。

6收货员：

负责商品实物验收，确保验收商品质量、数量；负责已验收商品的入库上货位工作。

7商品部员工：

负责已验收商品的补货工作及配送商品的收货工作，与收货员共同验收熟食、冷冻冷藏、日配、称重、精品烟酒、精品化妆品、小家电、大家电、服装及鞋类商品。

8防损员：

负责收货部外围秩序及安全，确保机动车通道畅通；监督商品进出收货区域（含收货笼）；

监督供应商进出收货部；协助为物流车辆安排停车位卸货。

监督、抽查收货部员工操作情况，包括收货商品数量抽查、质量抽查、各类收货单据抽检、复核。

9物流部：

负责配送商品发货至门店；与门店对接处理配送差异，处理门店紧急的配送商品需求。

流程描述

1收货安排

1001供应商持一式一联的《商品订货明细单》（表单1-3）传真件至门店收货部单据组室，收货部单据组员工登记供应商到达时间，核对订单的预约时间，优先安排在预约时间内送货的供应商，对于非预约时间送货的，可视情况压后验收。

-供应商如需更改预约送货时间需提前2小时主动与门店收货部单据组联系，收货部单据组员工确认预约送货时间后，需在门店系统中更改供应商订单的预约送货时间。

同时要求供应商在原订单的预约送货时间下方标注更改后的时间。

-未按预约时间送货的供应商，系统自动记入《供应商送货违规行为统计汇总表》（表单1-4）。

1002收货部单据组员工对订单信息及内容进行核查。

-核查订单的有效性，对超过有效期的订单需拒收。

-如此供应商有退货，单据组员工在需供应商提供的《商品订货明细单》标注“此供应商有退货N份”，同时通知供应商先做退货，再进行商品验收。

-核查订单是否有对应免费货（零成本）订货数量，如此供应商有免费货（零成本）订货数量，需告知收货员此供应商有免费货（零成本）订货数量，需先收免费货（零成本）商品（如有搭赠比例，需按比例收取），再收有成本商品。

1003收货部单据组员工在系统中输入《商品订货明细单》单号，系统生成《商品订货明细单》（表单1-5）。

-如果供应商送货商品为新品，收货部单据组在《商品订货明细单》上标注“新品”字样。

-收货部单据组进行收货排序，并在《商品验收单（预制）》上注明收货顺序。

2商品验收

1004收货员将供应商领到卸货地点，提供卡板并协助供应商按标准进行码放（商品码放的长宽不能出板，高度不高于1.4米）。

1005收货员至收货部单据组领取《商品验收单（预制）》

1006收货员在收货区域（或收货笼）按照商品验收要求对供应商所送商品进行验收。

-商品验收要求：

A熟食、冷冻冷藏、日配、称重、精品烟酒、精品化妆品、小家电、大家电、服装及鞋类商品必须有商品部员工共同参与收货，其它类商品由收货员单独进行收货。

B直送商品验收时，允收期为商品保质期的1/3，配送商品验收时，允收期为商品保质期2/3，超过允收期的直送商品必须拒收，超允的配送商品门店必须先收货，收货完成后由门店收货部汇总配送超允商品明细报店长、店助。

C对于需收货的超允商品如属畅销品或低价促销品收货，需由相关商品部经理、店助或店店长理签字同意方可收货。

-收货员使用RF枪校验商品条码，核对商品实物与《商品验收单（预制）》两者之间的商品名称、条码、编码、规格等内容是否完全一致，确保单货相符。

所有直送新商品必须100%扫描样品，验证条码的正确性（生鲜非包装商品除外），核对商品信息与订货通知单信息的一致性。

-收货员依据《商品验收单（预制）》明细对商品验收、点数，“验收数量”不得大于“订货数量。

-商品抽检要求：

A验收抽样，应从不同卡板、方向、层面抽取，新品每样商品取一个用于扫描条码，验证后放回。

B精品烟酒、精品化妆品、小家电类商品必须100%开箱点数、查验质量，大家电类商品不需开箱。

C非原包装或每箱数量不固定的商品：

100%开箱点数，查验20%的商品质量。

D原包装商品：

20箱以下（含20箱）抽取3箱开箱点数、查验质量，20箱以上抽取10%开箱点数、查验质量（抽检箱数向上取整）。

如果抽检范围内的商品存在质量或数量问题，该供应商所送商品需100%开箱点数、查验质量。

-商品点数要求:

A商品点数时按订货商品的最小销售单位进行清点，在验收单上注明实收数（收货数量小写，同时注明箱数×箱装数，不足一箱时，箱数按照一箱计算）。

B如果商品实际送货数量大于订货数量，收货员应及时向收货部经理/主管汇报，收货部经理/主管确认后通知商品部经理，由商品部经理确定供应商送货多出部分的处理办法，如需收货必须下发订单，不得使用《临时收货单》进行商品验收。

-对于因质量问题或超出订货数量而拒收的商品，收货员在《商品验收问题登记表》（表单

1-6）进行登记，内容包括：

收货日期、供应商名称、供应商编号、单据编号、经手人、商品条码或编码、商品规格质量问题、验收员、审批人等。

1007商品点数、验收完成后，收货员将实际验收数量填入预制《商品验收单》“验收数量”栏，“验收数量”如需改动，首先将错误数量用“∕”划掉，在错误数量旁空白处重新填写正确的数量，并用“〇”圈起，收货员、供应商、防损员共同签字确认；若商品未到货，则在未收货商品的验收数量栏画“∕”。

收货完成后收货员、供应商、商品部员工（参与收货时）分别在预制《商品验收单》上签字确认，并注明收货日期。

-防损员、收货部经理/主管抽查已验收商品情况，每天抽查单数不少于验收总单数的10%（其中防损员抽查5%，收货经/主管抽查5%），抽查后在《商品验收单（预制）》上签名确认。

1008收货员将已验收商品放置进货暂存区。

收货完成后，收货员将签字确认的《商品验收单（预制）》交收货部单据组处。

1009收货部单据组员工检查单据填写是否符合要求。

确认无误后，根据《商品验收单（预制）》实际收货数量在系统《商品验收单》界面录入商品实际验收数量，生成《商品验收单》

-供应商由收货部单据组员工打印一式两联的《商品验收单》，在《商品验收单》第二联加盖“收货专用章”交供应商带回，第一联收货部存档，次日转财务。

《商品验收单（预制）》第一联收货部存档，第二联交商品部补货使用。

-所有商品验收单需在当天营业结束前系统审核完毕，如因单据问题不能按时确认的，收货部单据组每天下班前在系统中查询当天未审核验收单一览表并确认原因，报收货部经理/主管，由收货部经理/主管负责核实原因后报门店店长，并在24小时内解决完毕并确认单据。

3储位维护

1010当天新到的商品收货完成后，收货员通知商品部员工，商品部员工接到通知后30分种内到达收货区域根据卖场销售需求完成商品补货操作，收货员使用RF枪将已补商品从进货暂存区转入卖场销售区，如果商品部未在接到通知30分钟内到达补货区域，此商品当日不予补货，如因特殊原因需进行商品补货时按照紧急补货要求执行。

1011当天收货工作全部完成后，收货员使用RF枪将商品由进货暂存区移入仓库存储区商品储位。

4差异处理

1012门店如在《商品验收单》确认后发现收货差异，收货部经理需及时根据差异类型对商品库存进行调整。

-如门店实际验收数量与《商品验收单（预制）》填写的“验收数量”相等，但与系统确认的《商品验收单》验收数量不一致，即门店的实物库存与系统记账不相符。

A商品部、收货部、防损部进行实物盘点核查，填写一式一联《手工盘点表》。

B收货部经理通知供应商持问题的《商品验收单》至门店收货部。

C收货部经理、商品部经理、防损部经理、供货商根据实际盘点结果确认商品实际送货数量与系统验收数量之间的差异，如果实际验收数量大于系统验收数量，确认差异后，商品部经理根据差异数量立即补下商品订单，收货部单据组根据订单进行系统接收；如果实际验收数量小于系统验收数量，确认差异后，如果供应商为可退，收货部单据组根据差异数量立即进行系统退货申请的录入，收货部单据组在系统中打印退货通知单后根据退货通知单商品数量完成商品系统退货审核；如果供应商为不可退，商品部经理联系通知供应商在确认差异3日内将差异商品补齐。

-如门店实际验收数量与系统确认的《商品验收单》的验收数量相等，但与《商品验收单

（预制）》填写的“验收数量”不一致，即门店的实物库存与系统记账相符。

A商品部、收货部、防损部进行实物盘点核查，填写一式一联《手工盘点表》。

B收货部经理通知供应商持问题的《商品验收单》至门店收货部。

C收货部经理、商品部经理、防损部经理、供货商根据实际盘点结果确认商品实际送货数量与系统验收数量之间的差异。

D收货部经理根据盘点结果在《商品验收单》供应商联、收货部联或《商品验收单（预制）》收货部联上修改“验收数量”并签字，供应商、商品部经理、防损部经理、店长签字确认差异。

5送货跟踪

1012收货部单据组员工每日跟踪供应商送货情况，并汇总反馈。

-系统根据门店收货情况，每日汇总生成前一天的《未送货供应商查询》（表单1-7）、《供应商送货违规行为统计汇总表》。

-收货部单据组员工每天早上10点前将前一天的《未送货供应商查询》、《供应商送货违规行为统计汇总表》传收货部经理。

6表单

1-1：

1-2：

1-3

润家购物广场商品订货明细单

厂商编码

联系人

订单号

付款方式

交货日期

厂商名称

电话传真

核实日期

备注

商品编码

基本条码

商品名称

单位

规格

件数

订货数量

实到数量

进价

备注

09010010

2009010010007

******

**

*

***

****

09010011

2009010011004

*******

**

*

***

****

1-4：

供应商送货违规行为统计汇总表（系统单据）

1-5：

商品验收单（预制）（系统单据）

1-6：

商品验收问题登记表（手工单据）

商品验收登记表

收货日期

供应商名称

供应商编号

单据编号

经手人

商品编码

商品规格

质量问题描述

收货员

审批人

1-7：

未送货供应商查询（系统单据）

流程描述

1供应商送货

3001系统停用期间供应商送货至门店。

2商品验收

3002如果供货商所送商品无《订货通知单》但必须对其进行收货时，商品部经理填写手工一联《订单申请表》（表单3-1）并签字确认。

3003商品部经理报店长、店助审批后，将《订单申请表》交单据组员工。

3004单据组员工依据店长、店助审批后的《订单申请表》填写一式三联的《临时收货单》（表单3-2），将《临时收货单》交收货员。

3005收货员根据《临时收货单》进行验收商品（验收程序与正常订单收货验货程序相同）。

验收完成后收货员、供应商、商品部员工共同在《临时收货单》上签字确认，并注明收货时间。

3006商品验收完毕后，收货员将《临时收货单》交收货部单据组进行系统验收。

A收货部单据组员工在《临时收货单》第二联加盖“收货专用章”交供应商作为收货单据，《临时收货单》第一联收货部存档，第三联交商品部作为补货单据。

-供应商下次送货时凭留存的《临时收货单》置换《商品验收单》。

B系统恢复使用后，收货部单据组员工按照《订单申请表》完成系统订单的录入及审核，并按照《临时收货单》实际收货数量完成对应《订货通知单》的系统审核。

C单据组员工将《订单申请表》按部门进行存档，将《临时收货单》、《商品验收单（预制）》、《商品验收单》一并装订存档。

3储位维护

3007商品验收完成后收货员通知相关商品部员工补货，商品部员工在接到通知后30分种内到达收货区域根据卖场销售需求完成商品补货操作，收货员使用RF枪将已补商品从进货暂存区转入卖场销售区。

3008当天收货工作全部完成后，收货员使用RF枪将商品由进货暂存区移入仓库存储区商品储位

4表单

3-1：

订单申请表（手工单据）

3-2：

临时收货单（手工表单）

流程描述

1供应商送货

4001联营供应商将商品放至收货部指定收货区域（收货笼），并通知该厂商促销员至收货部进行

收货。

2商品收货

4002联营供应商至收货部单据组领取一式三联的《联营商品收货验收单》（表单4-1）并根据要求内容填写。

4003收货员依据《联营商品收货验收单》的商品明细检查商品质量，对于质量不符合要求的商品需拒收。

供应商促销员依据《联营商品收货验收单》清点商品数量，将实际收货数量填写在“收货数量”栏（收货数量必须大写）。

收货员对商品的收货数量进行抽查，抽查比例不得低于10%。

4004验收完成后收货员、供应商促销员、供应商共同在三联《联营商品收货验收单》上签字确认，《联营商品收货验收单》第一联由收货部留存，第二联由商品部补货使用，第三联由供应商留

存。

3商品补货

4005验收完成后供应商促销员持《联营商品收货验收单》第二联将商品补进卖场。

4表单

4-1：

联营商品收货验收单（手工单据）

收货流程图

一、文件流程

二.实物流程

（一）.手工收货

投单卸货：

首先核对订单号与供应商名称，再核实订单上的包装描述、数量、规格、订货日期、送货日期、送货地址等内容，凡符合以下条件皆可收货：

（二）、RF枪收货流程