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商务信函范文信头商业信函范文
商务信函范文信头商业信函范文
商业信函的写作1）中文信函如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
（1）开头开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
（2）正文信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。
如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；④提出进一步联系的希望、方式和要求。
（3）结尾结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。
如“特此函达，即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
（4）署名署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
（5）日期写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要，不要遗漏。
2）英文信函同国外进行经商的业务往来信函，常用英文书写，按英文信函的习惯用法，由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。
（1）信头信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
（2）日期日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。
为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。
比如Mail，1998（美式写法）；1，May，1998（英式写法）。
（3）收信人的名称及地址与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。
如果收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.（先生），Mrs.（夫人），Miss（小姐），Hon（用于称呼市长、部长、大使等），Pres.（总经理、会长、总统等），Prof.（教授）等等。
收信人地处的书写格式与信封相同。
（4）称谓在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用DearSir称呼收信者。
（5）正文正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
（6）结尾英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司，谦称则常用：
YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：
Yourssincerely，Sincerelyyours等。
需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
（7）签署签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有：
ChairmanoftheBoardofdirectors（董事长），President或Genera1Manager（总经理），Director（董事），StandDirector（常务董事），Manager（经理），HeadofDepartment（职员），Manageress（女经理），HeadofaDepartment（处长），Sectionchief（科长）等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
（8）其它商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.（Postscript的缩写）引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：
日期May,20,1998,收信人Mach&.Welson，地址340CamedleAveKemlworttl，N.T,注意Attn：
Mr.JackG.JohnsonSCHARFMANBROS.INCCABLEADDRESSExport一ManufacturersTELEPHONES信头HEMPSTSRepresentatives一Importers（516）292一1750Sauco393FRONTSTREETTELEX:
96-7725HEMPSTEDNEWYORK11550称呼DearSirs。
ThankyouforyourinterestintheMEYLANlineOfstopwatches，timingdevice，etc。
信文：
WeareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesforMEYLANCORP。
P1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。
信尾谦称Verytrulyyours，公司名称SCHRTFMANBROS.INC.签字写信人姓名MichaelSeharfmah写信人职务Manager发信人及打字员MS／am附件Encl.OneicleId=job_113c99772b76246_0
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
（1）开头
开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
（2）正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。
如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
（3）结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。
如“特此函达，即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
（4）署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
（5）日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要，不要遗漏。
英文的：
1、信头Theheading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。
当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinsideaddress
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。
另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。
称呼后面的标点，一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。
开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
7、正文Thebodyoftheletter
信的主体。
一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语Theplimentaryclose
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后，另起一段写结尾语。
9、结束语Theplimentaryclose
结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。
例如：
“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
10、签名Thesignatrue
写在结束语的下面，签上写信人的名字。
如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。
签名的下面，最好写上发信人的职位。
中文商业商务信函的写作格式，如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
一、开头：
开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
二、正文：
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。
三、结尾：
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。
如“特此函达，即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
四、署名：
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
五、日期：
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要，不要遗漏。
商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。
它是以信函为载体，将客户所需发布的商务___广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。
商业信函以信函为载体，选择有针对性的目标客户群的名址打印封装，通过邮政渠道寄发的一种函件。
与电视等媒体相比，商业信函的优势是针对性极强，“命中率”极高。
普通类商业信函：
以传递商品、服务的信息，进行广而言之的一种信函广告。
它的内容可以是宣传单、征订单、通知书、邀请函、优惠劵、市场调查表、产品说明书等印刷品广告；也可以是各类产品试用袋、CD碟、计算机光盘、广告小礼品等实物广告。
帐单类商函（邮简）：
以传递经济结算单为内容的信函。
它的内容为金融单位的___结算单、电信系统的话费通知单、保险行业的保费通知单以及其它服务行业如：
水、电、气费通知单等。
参考资料：
英文商务书信的基本格式包括三种格式
1、商务书信的格式
（1）：
齐头式
齐头式（blockstyle）是一种简便的商务书信格式，在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。
不同的部分——比如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。
齐头式很简单，因此非常受欢迎。
其主要格式如下：
段落齐头：
在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。
不同的段落之间要空行：
不同的部分（比如说不同的段落，或商务书信中的地址），则以空行的方式隔开——
（1）寄信人地址和收件人的地址之间：
空三行
（2）称呼与信件正文的第一段之间：
空一行
（3）信件正文的段落之间：
空一行
（4）大小标题与随后的段落之间：
不空行
2、商务书信的格式
（2）：
改良齐头式
改良齐头式（modifiedblockstyle）结合了缩排式与齐头式的特点，它看起来跟缩排式很像，而最大的不同，就是在改良齐头式中：
①段落首行齐头，新段落与左边界齐头（flushleft）。
②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，如同缩排式。
改良齐头式就跟齐头式一样，版面看起来清晰整齐，它是商务书信经常使用的格式。
3、商务书信的格式（3）：
缩排式
缩排式（indentedstyle）比其他通用的商务书信格式稍微复杂一些。
缩排式是比较老式的商务书信格式，所以很多人都熟悉这种格式。
在缩排式里，每个段落的首行要缩排，信件中某些其他部分也要缩排。
有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式，但是也有些人觉得这种格式过时了。
有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么清晰，有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么容易，而其他的格式应用起来通常比较简单。
现在大家更喜欢采用其他新的格式，但是很多商务人士还是习惯使用缩排式。
在商务书信中，缩排式的意思就是要缩排，要缩排的部分包括：
1）段落的第一行
2）寄件人地址（returnaddress）
3）寄件日期（date）
4）结尾敬辞（plimentaryclose）
5）签名（signature）
采用缩排式时，最重要的就是要前后一致，缩排最少要六格，要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。
对于商务书信中的其他要素也一样，重要的原则是缩排的距离一样，彼此上下对齐。
①段落的第一行要缩排
每个段落的首行都缩排，与正文的左边界距离1.5厘米左右；这是最常见的缩排距离，但是大于3.5厘米的缩排也有人用。
不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。
关键就是要前后一致，也就是每段缩排的距离都一样。
要把段落缩排有几种可行的做法：
可以按几次空格键
可以按一次tab键
也可以利用段落格式设定的功能
通常你会用enter键在段落之间多空一行，但是采用缩排式的商务书信，也可能在段落之间不空行。
不过最重要的原则仍然是要前后一致。
②商务书信中的其他部分缩排
商务书信采用缩排式时，还有其他的部分也要缩排：
寄件人地址、日期、结尾敬辞、签名。
这些部分的缩排方式，应该从页面的右半边起头，统一从页面中线稍微往右的地方起头。
商务书信介绍
商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。
需要写商务书信的情况
你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。
有些商务书信是“公司写给公司”，有些则是不同公司个人之间的书信往来。
商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。
通常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。
如果你的公司已经有固定的格式，那就按照公司的格式。
信的长度超过一页时，安排格式
如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。
至于第二页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。
你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打___，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。
商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。
书信一般可分为商务信件或公函（BusinessLetterorOfficialCorrespondence）和私人信件（PrivateLetter）两大类。
①对没有头衔的男性一般称呼Mr.
②对女性一般称呼Mrs.，Madam或Miss。
③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。
例如Professor（缩写为Prof.），Doctor（缩写为Dr.），General（缩写为Gen.）。
这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如Prof.（Phil）White等。
④对外公函中对收信人的称呼，可用Gentlemen（而不是Gentleman），DearSir（s）和MydearSir（s）等。
Gentlemen之前不能加Dear，后面也不能带姓名。
用Sirs时，前面常用Dear一词，但也可单独用Sir。
若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用Madam或其复数Mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（Mydear）Mr.Ambassador，YourExcellency（复数为Excellencies）。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以Sir称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用Madam称呼。
有时也用YourMajesty称呼以表示。
客气和尊敬YourMajesty可兼指男性和女性，其复数为YourMajesties。
⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir或（Dear）Madam但在正式尊称时，一般用YourHighness（复数为Highnesses）。
商务信函信的正文（BodyoftheLetter）
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。
在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。
在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用P.S.表示补叙。
商务信函结束语（ComplimentaryClose）
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。
第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。
结束语视写信人与收信人的关系而定。
签名（Signature）
信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。
若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上Miss,Mrs.或Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。
有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔
附件（Enclosure）
信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。
若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.
再启（Postscript,缩写为P.S.）
再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。
私人和公务信函--注意事项
首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。
其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。
这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。
书信交往，同样需要以礼待人。
因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。
最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.私人和公务信函--常用句式。
一、国际商业信函的格式
1、IndentedForm缩格式
缩格式特点：
1）页面日期：
靠右
2）标题：
具体收信人和事由居中
3）段首缩格：
二个汉字或字母
4）结束敬语和落款靠右
2、BlockedForm齐头式
齐头式特点：
1）除信头外全左对齐
3、ModifiedBlockedForm改良齐头式
改良齐头式特点：
1）页面案号和日期靠右；
2）落款偏右
二、国际商业信函的组成部分
必要部分：
1.Theletterhead信头
标准：
包括：
发信函方的公司全称、公司地址、公司电话、公司传真、公司E-mail
中式：
名称在上，地址在下，地址先大后小。
英式：
名称在上，地址在下，地址先小后大。
包括，公司名称、门牌
号、街道名、城市名、邮编、国家名。
示范：
AirEnvironmentalMechanical
EquipmentLimited
2076WestMainStreet
Devon,EX140RA
U.K.
2.Thedateline日期
标准：
信头之下，多右齐
美式：
在信头和收信人名称地址之间
英式：
通常在收信人名称地址之下
均可以齐头，也可以靠右
包括：
美式：
月-日-年
英式：
日-月-年
3.
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