运营手册2制度建设.docx
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运营手册2制度建设
XX集团分支机构
----运营手册
第二册制度建设
XX集团机构发展中心
二零零六年十月
序言
目的：
规范分支机构的整体运行，塑造分支机构标准CIS，为分支机构执行提供参考标准，提高分支机构的竞争优势，为办事处工作流程给予指导。
前言：
《运营手册》是分支机构各类工作执行的参考标准，是分支机构“规定动作”的基本要求，是分支机构向“标准化”、“专业化”、“职业化”、“形象化”的指导手册。
同时也是集团对分支机构管理要求和营销目标考核的参考依据。
第二分册“制度建设”，收录了集团制定的办事处相关管理制度，包括营销、工程、技术服务、客户接待等。
如果发生变化调整将在公司主页上分支机构论坛随时更新，请参考更改。
目录
XX集团驻外分支机构管理制度1
XX集团产品销售驻外分支机构人力资源管理制度3
XX集团驻外分支机构业务管理制度7
XX集团驻外分支机构财务管理制度10
XX集团消防网络业务管理制度13
XX集团消防设施维修保养业务管理制度15
XX集团工程业务管理制度18
XX集团技术服务管理制度22
XX集团驻外分支机构物流管理制度24
XX集团驻外分支机构审计管理制度27
XX集团客户接待管理制度30
关于进一步做好接待工作的通知32
XX集团驻外分支机构公务配车管理制度34
XX集团驻外分支机构管理制度
第一条目的
规范集团各驻外分支机构的管理，实现各驻外分支机构的任务目标。
第二条适用范围
本制度适用于集团各驻外分支机构。
第三条驻外分支机构的体制
1、各驻外分支机构由集团批准成立；
2、驻外分支机构为非独立核算机构；
3、驻外分支机构负责完成集团下达的任务、目标，代表公司向客户提供各类服务；
4、驻外分支机构接受集团各职能部门的监督、指导和考核。
第四条驻外分支机构的职责
1、遵守集团各项管理制度，各项工作流程及管理规定；
2、认真领会、贯彻集团的经营指导思想和策略方针，完成销售任务目标；
3、建立和保持与当地行业主管及职能部门的关系，维护良好的客户关系；
4、了解和掌握市场主要竞争对手的情况，及时反馈市场需求和客户意见，与集团相关部门保持联系和沟通；
5、加强团队建设与管理，负责员工的招聘和培养，保证人力资本的保值增值；
6、严格按照集团有关规定使用各类资金。
第五条驻外分支机构的管理
1、驻外分支机构在行政管理上归属于集团垂直领导；
2、根据驻外分支机构的业务性质，集团相关职能部门进行相应的业务指导、经营管理等工作；
3、驻外分支机构的设立和调整、考评和培训工作由集团相关部门负责。
第六条驻外分支机构员工在职期间出现以下行为，根据情节轻重，分别予以通报批评、罚款、解除劳动合同等处罚，构成犯罪的移交司法机关处理：
1、未经许可私自刻制相关印章的；
2、侵占、挪用公司货款、经营资金以及其它公司财物的；
3、由于自身的重大失误给集团造成严重损失或是带来重大经营风险的；
4、从事与本集团无关的业务或兼任其他公司职务的；
5、借集团资源谋取私利或在外招摇撞骗的；
6、泄露价格、标的、设计方案、合作关系等业务工作方面秘密的
7、利用职权侵占公司利益的；
XX集团产品销售驻外分支机构人力资源管理制度
第一条目的
为规范产品销售驻外分支机构人力资源管理（以下简称驻外分支机构），确定驻外分支机构各项人力资源政策，有效激励员工，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于集团负责产品销售的驻外分支机构。
第三条驻外分支机构人员编制
1、新设驻外分支机构（设立在2年以内），年度回款额100万以内的定编为2人（不允许设内勤）；回款超过100万的，每增加回款50万，可申请增加1人。
2、设立2年以上驻外分支机构原则上按每完成回款60万，可申请增加1人。
3、机构发展中心按此标准，根据驻外分支机构的年度任务目标制定人员编制。
第四条驻外分支机构人员招聘规定
1、招聘原则：
公司招聘员工以思想品德、学识、能力、经验、性格、身体状况等适合于职务或工作为原则，坚持公开平等、择优录取。
2、招聘业务人员的优先条件：
具有同行业工作经验，或相关专业背景；
3、招聘技术服务人员的首要条件：
具有大专以上学历，且专业对口；
4、禁止招聘本驻外分支机构员工的直系亲属。
第五条招聘驻外分支机构人员流程
1、招聘入职程序：
驻外分支机构向机构发展中心提交增补申请，审批后转人力资源部；人力资源部通知驻外分支机构可否招聘，驻外分支机构根据实际情况安排招聘工作。
2、驻外分支机构及时将拟招聘人员简历报机构发展中心审批，将审批合格人员的各项入职手续发往集团人力资源部。
入职手续及相关表格详见《产品销售驻外分支机构人力资源操作手册》。
3、技术人员入职资格必须经过技术服务部门审核同意。
第六条试用期及试用转正
1、试用期为三个月，试用期工资按转正工资的70%发放。
试用期中休假累计超过十天（不含休息日）以上，试用期需相应延长。
2、对试用期中符合岗位要求的员工，于转正前一个月，由本人提出转正培训申请，人力资源部按照规定组织面试，面试合格后进行培训，培训考核合格后办理转正手续，正式签订劳动合同。
不合格者将延长试用期或辞退。
3、试用期员工工作勤奋，掌握工作要领及时、适当、工作表现杰出，驻外分支机构经理可以建议缩短员工的试用期，但必须提交书面培训申请逐级上报，但试用期最短不应少于一个月。
第七条驻外分支机构人员异动：
公司基于工作上的需要，可随时调整驻外分支机构人员的职务和工作地点，被异动员工接到通知后，应在二周内办妥异动移交手续，不得借故拖延或拒绝。
（可参考异动管理制度）
第八条驻外分支机构人员离职
1、辞退：
辞退员工由驻外分支机构经理建议，机构发展中心及集团人力资源批准。
主管级以上人员需总裁批准。
被辞退的员工在接到书面通知后应尽快办妥交接手续，未办理交接手续的不予办理人事关系调转、证件返还等事宜。
2、转正员工提出辞职，应提前30天以书面形式报告驻外分支机构经理审核，机构发展中心及集团人力资源批准。
按规定办妥离职手续后方可离开，否则将不予办理人事关系调转或相关证件返还等事宜。
3、试用期员工提出辞职，应提前1周申请，并办理如上离职审批手续和工作交接。
第九条驻外分支机构薪酬管理
1、驻外分支机构经理工资标准及发放方式由公司与驻外分支机构经理签订的《经营任务书》中规定；
2、其他员工工资标准由驻外分支机构经理根据当地薪酬情况建议，报机构发展中心及集团人力资源部批准后执行。
3、考勤报送：
考勤由驻外分支机构经理指定专人负责统计，考勤记录经驻外分支机构经理审核后报集团人力资源部，人力资源部将对报送的考勤及人员情况进行抽查、复核，对考勤统计有问题的将对考勤统计人予以500元以上的处罚，驻外分支机构经理承担等额连带责任。
4、工资制作：
工资由集团人力资源部制作，员工个人所得税由公司依据国家的有关规定代扣代缴，并将员工的《工资发放签名表》发至驻外分支机构经理处作为工资发放依据。
5、工资发放：
财务部负责汇款，驻外分支机构经理或内勤负责发放，严禁驻外分支机构经理截留\克扣\延期发放工资。
第十条驻外分支机构员工的培训及考核
1、驻外分支机构所有新入职人员必须按公司规定的时间到公司进行培训、考核。
驻外分支机构经理有责任配合公司的规定，支持公司举办的各项培训工作，如因特殊原因未能按规定参加培训的，需由驻外分支机构经理请假并说明原因。
驻外分支机构各项培训工作好坏，将直接列入驻外分支机构的考核结果，并作为驻外分支机构经理综合管理能力的重要得分。
2、驻外分支机构经理考核：
分为业绩考核和综合管理能力考核两种；
3、驻外分支机构其它人员考核根据业绩及工作表现进行综合评定；
4、为提高驻外分支机构的综合管理水平,有效控制人员的合理增长，增加人均贡献率,公司将每季度对驻外分支机构人员的业绩情况进行综合评定,并定期对业绩不理想、工作表现差的人员进行末位淘汰。
第十一条各驻外分支机构必须严格执行各项人力资源管理政策。
驻外分支机构经理作为人力资源管理第一责任人,全面负责人力资源管理的各项工作；驻外分支机构内勤作为驻外分支机构人力资源的直接管理人员，接受集团人力资源部的管理。
XX集团驻外分支机构业务管理制度
第一条目的
明确公司驻外分支机构的性质、职责，保证驻外分支机构销售业务过程中经营费用的合理预借、使用、核定和核销管理。
第二条适用范围
本制度适用于负责产品销售的驻外分支机构。
第三条驻外分支机构性质
1、驻外分支机构由公司出资组建，负责公司产品销售地的客户联络和技术服务工作。
2、非独立核算，由公司根据相关规定核定和拨付费用。
3、接受公司各相关职能部门的工作支持、指导和监督。
第四条驻外分支机构职责
1、在公司本年度统一报价单的基础上，按公司要求以公司名义签订产品购销合同。
2、公司统一报价单未列出的产品，不得自行决定产品价格，未经公司许可擅自定价销售给公司造成损失的，由销售人员和驻外分支机构经理承担。
3、负责所在地区的客户关系并提供相关服务。
4、负责公司合同欠款的回收。
由于驻外分支机构经理不尽责导致的坏账损失，由驻外分支机构经理承担相应赔偿责任。
第五条定义
经营费用：
各分支机构销售工作发生的各种费用，包括专项资金和经营资金。
专项资金：
针对大型项目，由公司拨付给驻外分支机构开展业务的资金。
经营资金：
分支机构签订合同回款后，公司按本制度规定核定给驻外分支机构用于业务开展工作的资金。
第六条专项资金申领拨付及核销程序
1、驻外分支机构操作大型项目时可向公司申请专项资金，公司主管领导批定后拨付。
2、公司拨付专项资金后，驻外分支机构需及时汇报项目进展情况，专项资金只有在项目成功签约并得到公司主管领导同意后方可核销。
第七条经营资金的预借、核定办法和使用范围
1、驻外分支机构经理可报请公司主管领导申请每次不超过1万元的备用金，用于业务工作开展。
备用金将从公司为驻外分支机构核定的经营资金中逐步扣除。
2、经营资金核定办法
经营资金的核定采用比例法，根据回款额按规定的比例据实核定。
各驻外分支机构签订以房产、车辆及物品折抵设备款的合同，公司在取得相应资产所有权凭证后，记录回款业绩，但不再核定相应的经营资金，如资产重新变现，按变现后价值对应的规定比例核定。
公司采取打折让利方式收回的合同欠款，让利部分超过合同欠款金额20％以上的，或由公司采取法律诉讼程序收回的合同欠款，不再核定相应的经营资金。
3、经营资金的使用范围
参见《XX集团驻外分支机构财务管理制度》。
第八条各类产品的经营资金核定比例：
（见下表）
产品类型
下浮
核定比例
火灾自动报警及消防联动控制系统产品
未超过85%
6%或单独报批
超过85%但未超过88%
4.5%
超过88%但未超过90%
3%
超过90%的（须报批）
2.5%
可视对讲系统产品
未超过60%
7%
超过60%但未超过63%
5%
超过63%未超过65%
3.5%
超过65％（须报批）
3%
楼宇自动化控制系统产品
未超过55%
15%
超过55%但未超过60%
12%
超过60%（须报批）
9%
极早期火灾智能预警系统产品
未超过65%
7%
超过65%但未超过68%
5%
超过68%但未超过70%
4%
超过70%（须报批）
3%
可燃气体探测器产品
未超过30%
5%
超过30%但未超过35%
4%
超过35%但未超过40%
3%
可视烟雾探测报警系统产品
未超过30%
11%
超过30%但未超过40%
9%
超过40%但未超过45%
7%
超过45%但未超过50%
5%
英国APOLLO火灾自动报警系统
未超过50%
9%
超过50%但未超过55%
7%
超过55%但未超过60%
5%
超过60%（须报批）
4%
备注：
1、电气火灾报警系统及气体灭火系统的经营资金核定比例单独发布；
2、公司认定的代理商的回款，对所属驻外分支机构核定经营资金，按照上述比例减半执行。
第九条以下费用不从驻外分支机构经营资金中列支，经公司主管领导批准后，由公司负担报销：
1、公司批准收取的客户现金，在公司规定的时限内汇往公司账户所发生的银行手续费；
2、代表公司参加各类产品的设备投标活动，合同签订并履行后，产生的购买标书费、中标手续费及图纸等相关费用；
3、代表公司组织、参加的区域性产品展销会、介绍会及发布会的相关费用；
4、在专业刊物刊登广告、参与赞助活动、加入行业组织及网络的相关费用；
5、公司批准的房租费用；
6、办公设备：
电脑、传真机、办公桌椅等；
7、公司批准的客户考察接待费用；
8、公司批准的其他费用。
第十条驻外分支机构人员更替离任
1、驻外分支机构经理更替离任时，未核销的经营资金由公司主管领导根据驻外分支机构实际情况批准处理。
2、驻外分支机构经理更替离任时，备用金由借款人以现金偿还。
3、销售人员离职或内部异动，其经营资金及备用金的处置，由所在驻外分支机构经理比照以上原则进行处理。
XX集团驻外分支机构财务管理制度
第一条目的
保障营销业务开展，规范公司驻外分支机构的财务行为，提高管理效率。
第二条、经营资金管理
1、驻外分支机构的经营资金实行合同部计算核定，财务部核算、核销的管理办法。
2、合同部按公司规定比例核定经营资金，报公司主管领导批准并送达财务部。
合同部和财务部将核定额记入相关辅助账簿，并据以核销。
每月末，合同部和财务部应核对经营资金的核定额、核销额和余额。
3、经营资金核销申请经公司确认、批准后，在额度内财务部依据申请者提交的合法有效票据金额即行支付。
4．经营资金原则用于驻外分支机构日常经营开支，由驻外分支机构经理根据公司的各项规定进行管理。
年度经营资金余额可转至下一年度继续使用。
经营资金遵循先核定入账，后使用销账，不得突破核定总额的原则。
经营资金的使用规定如下：
合同部和财务部审核票据，财务部核算，按如下顺序安排支出：
差旅费、通讯费、交通费、办公费、水电费、招待费、保险费和其它费用。
购置固定资产、低值易耗品支出（不够固定资产标准的大额物品如办公桌椅等），改善办公条件的支出等。
第三条现金管理
严禁个人侵占公司合同款，一经查证，公司予以除名，违反法律的将移交司法机关处理。
为了支持新设驻外分支机构的发展或专项业务的开展，公司给予“备用金”借款用于初期业务周转，使用额度不得超过公司规定，必须在公司规定的使用期限内归还。
第四条费用管理
1．公司负担的费用
驻外分支机构核销由公司承担的费用依据《XX集团驻外分支机构业务管理制度》之规定办理，驻外分支机构须按公司主管部门制定的年度计划、相关管理制度和规定程序办理审批与核销工作。
2．驻外分支机构负担的费用，经公司相关流程审核批准后，通过经营资金进行核销。
3、驻外分支机构购置固定资产，无论公司负担还是经营资金负担，必须事先经公司批准，并按照公司关于固定资产管理规定的要求办理各项手续，所购资产所有权属于公司，使用权属于驻外分支机构。
第五条票据管理
1．核销经营资金的票据应来源于日常经营活动；必须保证票据的合法有效性，不能是过期版本或伪造票据；票据种类与所发生业务一致。
具体包括办公耗材类、差旅宿费类、会务类、培训类、通讯费类、招待费类、广告费类等。
2、票据各栏应严格按票据内容完整、规范填写，加盖客户的财务专用章或发票专用章。
3、向客户提供销售发票的办理
驻外分支机构详细填写《增值税普通/专用发票开据申请单》。
开票单位名称必须与ERP系统信息保持一致。
如申请增值税专用发票，同时提供开票单位税务登记的有效“一般纳税人证明”。
无“一般纳税人证明”的不可开据增值税专用发票。
增值税抵扣期限为三个月。
由于有些地区税务部门实际执行时是按月份而不是按90天，则月末开据的增值税专用发票抵扣期限则不足70天。
因此，须高度关注增值税专用发票的开据日期，避免超期。
4、其它要求
客户名称变更开据发票时一定要提供由工商局开据的“名称变更核准通知书”。
已经执行完毕的合同，即货物已全部发出，款已全部收到，应在当年开据发票，最迟不得超过下一年的第二季度。
对于逾期开据发票的申请，须经公司主管领导审核批准。
未执行完毕的合同，可以根据用户要求随时开据发票。
5、驻外分支机构收到发票后仅限专人拆封、登记。
并应及时送交客户避免过期作废，同时要求客户在发票签收单上签字，及时返回公司。
发票丢失，公司提供当时开据发票的复印件,不再重新开据发票。
6、发票因特殊情况退回公司时，必须填写发票退回情况表，并由驻外分支机构经理签字连同发票一起寄回公司。
7、如因合同变更、作废等原因必须调整发票金额时，驻外分支机构须填写《发票调整通知单》，由经办人和驻外分支机构经理签字，传到财务部发票管理员处审核，无误后方可调整发票金额。
8、驻外分支机构内勤人员应及时统计开据发票情况，并与发票管理员核对回款情况，保持与公司一致。
XX集团消防网络业务管理制度
第一条目的
促进XX集团消防网络业务的发展，加强网络公司各业务处经营资金使用的管理，保证核定和使用的经营资金合理、有效。
第二条适用范围
本管理制度适用于网络公司各业务处开展消防网络业务所使用的经营资金。
第三条各类产品购销合同付款方式要求及经营资金核定比例
一、GST-119NET城市建筑消防设施及消防安全监控系统及GSTNETGSTNET行业火灾自动报警网络监控系统产品。
1、公司外购的机柜和接警卡最低下浮不能超过50%，按5%核定经营资金；其他外购产品按回款额2%核定经营资金，外购产品回款额按照20%记入考核回款。
2、合同下浮比例未超过70%，经营资金的核定比例为回款额的14%；
3、合同下浮比例未超过75%，经营资金的核定比例为回款额的12%；
4、合同下浮比例超过75%，要求采取“先款后货”的付款方式，如采取分期付款，须经公司主管领导批准后方可签订，经营资金的核定比例为回款额的6%。
二、安防、音视频火灾紧急报警系统、GST-110/119/122三台合一调度指挥系统产品。
1、金融联网系统
中心软件部分按回款的25%核定经营资金。
GDZ-6语音数字联网报警器结算价为700元/台，每台超出1000元部分经营资金核定80%，终端产品款到发货。
2、音视频火灾紧急报警系统
音视频火灾紧急报警系统主机结算价450元/台，分机550元/台，款到发货。
3、GST-110/119/122三台合一调度指挥系统、企业级119消防调度指挥系统
经公司批准，按合同软件回款的25％核定经营资金。
第四条公司价格表未列出的产品，各业务处不得自行决定产品价格，在合同签订前，将用户所需产品的名称及主要技术指标提交公司组织评审确认，由网络市场营销部给出报价方可与用户签订合同;未经公司许可擅自定价销售，造成的损失由业务经理负责，并从其经营资金中扣除。
XX集团消防设施维修保养业务管理制度
第一条目的
充分调动各消防网络服务中心、各维保中心及各驻外分支机构的积极性，明确维修维保经营资金的使用，保证经营资金合理、合法、有效的使用。
第二条适用范围
本制度适用于以威尔分公司注册的消防网络服务中心、各消防维保中心及各驻外分支机构开展的消防设施有偿维修、维保业务所使用的经营资金。
第三条定义
消防设施维修维保业务：
指消防工程质保期过后，由本集团提供该工程内全部或部分消防设施的有偿检查、维护、维修、保养服务的业务。
消防设施维修维保业务分为有偿维修和维保两种业务方式。
有偿维修业务：
指在较短的时间内，通过维修或更换元器件、半成品、成品，使存在故障的消防设备恢复正常工作的有偿服务业务。
维保业务：
指服务时间以年为单位，按双方签订的合同约定服务内容，对消防设施定期进行检查、维修、保养，使其保持正常工作状态的有偿服务业务。
第四条有偿维修维保工作原则
1、由集团投资建设的各消防网络服务中心、各消防维保中心，其人员不占用各地驻外分支机构人员编制，工资由集团公司发放。
2、已建立消防网络服务中心、消防维保中心的地区，过质保期消防项目的维修、维保、零售业务由各消防网络服务中心、各消防维保中心负责，原则上驻外分支机构不再负责。
当有偿维保业务与驻外分支机构销售业务有冲突时，应本着以公司利益为重妥善解决。
3、所签订的维修维保项目，消防网络服务中心、消防维保中心及驻外分支机构负责人是第一风险控制责任人，应加强风险意识，确保公司的利益不受损害。
对于舞厅、洗浴等娱乐场所、管理混乱、火灾隐患较大的商品批发市场等项目，不允许签订维保项目；对于其它厂家的控制器、包含气体灭火设备的项目、技术力量薄弱的驻外分支机构，需申请并得到批准后方能签订维保合同。
第五条维修设备基价及下浮比例规定
1、维修设备基价：
常规消防报警设备成品按照07年价格表的11％计，半成品等按照07年维修价格表的28％计；船用报警、燃气报警设备成品按照07年价格表的35％计；可视对讲产成品按照07年价格表的38％计。
价格表中未列出的半成品等按成本的2倍计。
2、下浮比例：
维修合同价不能低于设备基价。
3、对于维修价格表、销售价格表中都有的设备，以维修价格表为准。
4、如合同中涉及到消防检测费、外包费用及其它特殊费用，应报维保业务管理部审核，维保事业部总经理批准，方可与检测公司、其他公司单独签订消防设施检测、外包合同。
计算经营资金时先扣除这部分费用再计算。
凡涉及到有特殊费用的，须维保事业部总经理审批通过后方可实施。
第六条经营资金核定比例
经营资金的核定采用按照各处签订的合同回款额乘以规定的比例计算。
（1）有偿维修业务
1、有偿维修合同,经营资金＝（合同回款－设备基价－其它费用）×50％。
其它费用:
辅材费、检测费、临时用工费、税金等。
（2）维护保养业务
维护保养合同必须以威尔公司名义签订，经营资金＝（合同回款－设备基价－其它费用）×50％。
（3）对于由公司承担其它特殊费用的项目，计算经营资金时，按照以上的计算方式再减去其它特殊费用，核定比例由原来的50％调整到40％计算。
第七条经营资金的分配
1、设有消防维保中心的城市，核定的经营资金中，48％由维保中心负责人负责支配；32%作为维修业务人员的业务经费支出和奖励；20％作为驻外分支机构奖励。
2、对于当地未设消防维保中心的集团驻外分支机构，核定的经营资金中，68％由驻外分支机构支配；32%用于维修业务人员的业务经费和奖励。
3、XX威尔分公司消防网络服务中心经营资金的分配，参照本政策执行。
4、经营资金按照每月回款进行核销，每月核销一次。
设立网络服务中心、消防维保中心的，经营资金可直接汇给负责人；未设立维保中心的，经营资金可直接汇给驻外分支机构。
XX集团工程业务管理制度
第一条目的
明确集团工程业务单位的组织形式以及在承揽工程总包业务或销售产品时应遵循的业务流程和相应职责；规范和加强经营费用的预借、使用、核定和核销管理，保证经营费用使用的快捷方便和合法有效。
第二条适用范围
本制度适用于集团各类工程业务单位（含区域工程业务中心、地区驻外分支机构、行业业务部以及独立业务员）。
第三条定义
1、集团下设工业消防业务中心和系统集成业务中心。
工业消防业务中心的业务范围是承揽工业领域的消防总包业务以及开展工业领域内的产品销售；系统集成业务中心的业务范围是承揽民用消防总包业务、弱电系统集成总包业务以及楼宇自控产品的销售。
2、两个工程业务中心可根据业务发展规划及需要
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