试论电子文件管理与归档工作.docx

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试论电子文件管理与归档工作

试论电子文件管理与归档工作

杨巧芬

随着全球性信息化和网络化的高速发展，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了以代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件——“电子文件”。

但是，在我国现有技术应用的情况下，电子文件又具有一些很明显的弱点。

一是它在运行过程中内容容易被窃取和改动，信息容易发生丢失，黑客和病毒这两大顽敌时时威胁着它的安全；二是它本身不能被人们直接读取，必须借助于专门设备，而这些设备的更新又很快，过若干年这些读取设备可能就会从社会上消失，那时，电子文件就变为无法读取的死信息。

网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、网络病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的亟待解决的重要课题。

正因为电子文件有着这样一些显而易见、难以克服的弱点，因此，很多信息专家和有识之士担心今天的信息社会，在未来很可能变为信息空白的社会。

因此，做好电子文件的管理与归档工作，是档案工作者所面临的新挑战。

电子文件是信息社会中党务、政务运行的一个重要手段，是信息化条件下文件和档案的一种新型载体，是我国档案信息资源的重要组成部分。

要想管理好电子文件，首先必须了解电子文件的种类与特性。

一、电子文件的种类：

一是按文件的功能分类，可分为主文件、支持性、辅助性、工具性文件；二是按文件的生成方式分类可分为：

在计算机系统直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

三是按电子文件的信息存在形式分类。

按电子文件的信息存在形式所进行的分类有八种形式即：

文本文件或称字（表）处理文件，数据文件，图形文件，图像文件，影像文件，声音文件，命令文件，包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”、包含对其它文件链接功能的文件为“超文件文件”（Hypertext）。

二、电子文件的主要特性可概括为:

其一，电子文件是数字化信息枝术的产物。

电子文件是在计算机中产生处理,其信息形态是数字化的。

电子文件从一个载体复制到另一个载体,或者从一台计算机传递到另一台计算机,实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。

其二，对设备的依赖性。

电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件而具有生命力并发挥作用。

从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。

离开了计算机系统，不仅无法识读，管理活动便无从谈起。

对设备依赖性主要体现在:

一是数字编码,二是硬件,三是软件,四是技术设备更新,五是加密。

其三，电子文件载体的非直读性。

电子文件的非直读性体现在很多方面。

一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨,何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质,根本不可能看到。

其四，电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。

文件的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况,文件的逻辑结构是指信息自身的结构,同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件可以不在载体上连续存放,甚至可以存放在不同的载体上,而不影响其正常地显示输出。

在电子文件信息的处理过程中,其物理结构经常发生变化,而其逻辑结构却可以保持不变。

电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述,当然这些信息可能是隐含的,无特殊需要而不显示出来。

正是由于这种原因,电子文件的物理结构和逻辑结构之间关系是很复杂的。

其五，电子文件信息与载体的相分离性。

电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。

其六，信息的可变性、不安全性。

计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。

计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存，毫无痕迹。

电子文件档案除上述特性外，还具有载体材料和信息技术的不稳定性、电子文件的信息共享性等。

其次，对电子文件档案进行科学管理，还必须分析其面临的一些主要问题。

一是，电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。

保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。

档案的本质属性是原始记录性。

纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。

计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。

二是，电子文件档案信息安全问题日益突出。

随着计算机网络的高速发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。

电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。

同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。

中国著名的杀毒软件公司瑞星公司发布的《2006年度中国大陆地区电脑病毒疫情互联网安全报告》显示2006年被瑞星公司截获的新病毒共有234211个。

以办公自动化和网络作为生存基础的电子文件处于这样一种恶劣的网络环境之中，可以想象一个疏忽就可能导致灭顶之灾。

接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

面对大量的电子文件，要解决电子文件所面临的归档问题，可采取以下主要措施：

一、完善制度，措施到位，合理配置资源。

1、档案馆（室）应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家相关电子文件归档标与管理要求，制定本单位电子文件归档管理制度。

2、明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。

由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

3、统一电子文件归档格式。

因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。

电子文件管理系统应建立一系列标准，构成档案信息资源有文本文件、数据库文件、图形、图像文件和视频文件等。

这些种类的文件又有多种不同的格式，仅文本型文件就有诸如DOC、TXT、PDF等格式。

多种格式的存在对各个立档单位电子文件的归档工作造成了很多的困扰，也使档案馆对所接收电子文件的长期可读性心存疑虑。

因此，应统一电子文件归档格式。

电子文件的数据类型、种类、编号、著录，电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等都应尽力保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

4、合理配置资源包括设备和人力资源。

电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。

此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，应尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。

二、建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。

在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。

三、前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。

1、档案管理工作提前介入电子文件档案管理。

对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别，它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。

把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到了最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。

2、电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构”，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵牾，从而达到功能合理，效率最高。

前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。

针对电子文件“稍纵即逝”的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应放在所有能出现失误和差错的环节之前。

把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。

四、纸质文件与电子文件同步归档。

为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。

在电子文件归档时,如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系,是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。

例如文件上、下文的关系和结构就是元数据。

对于纸质文件来说,元数据往往直接体现在其形态上,如一份印好的文件,纸上的文字、形排列及格式等。

电子文件的这种元数据必须特意附在文件信息中,否则将无法恢复电子文件的原貌。

此外,纸质文件由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续,则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。

电子文件的运作往往是在网络上进行的,操作者互不见面,体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。

如不特意提供或补充这些元数据或背景信息,就可能给电子文件的运作和归档带来问题。

五、电子文件归档应重视技术鉴定。

电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

1、可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。

进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。

检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。

2、对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。

电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。

电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。

从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。

随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。

如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。

4、对归档的电子文件应进行无病毒鉴定以保证电子文件的安全性。

档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。

六、搞好电子文件的服务和利用。

１、在对电子文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个业务环节的，带有一定重复性的作业提前实施，可以有效地减少重复作业和滞后作业，最大限度地提高作业效率。

２、凡是可能在文件形成同时生成的数据（包括描述文件内容、结构、背景、版本、文件生成环境、存在状态等各方面的信息）均在当时及时采集、存储下来，文件形成时尚无法生成的文件运转、保管、利用等方面的数据则进行实时追加。

３、所有数据均为一次采集，终身使用。

这种数据采集方式与各管理环节独立采集方式相比工作量大为减少，有效地防止了重复采集中的数据误差，并且保证了用于描述文件、检索文件和系统维护所需数据的完整齐全，真实可信。

３、把电子文件的版本控制、备份措施、鉴定复审、利用权限等管理要求设计在电子文件管理系统之中，由系统自动实施，可以确保各项管理措施及时、准确、到位。

电子文件种类繁多，又具有一定的特性，而且具有传统文件无可比拟的优势，随着现代化和信息化进程的快速发展，电子文件应用的深度和广度将不断拓展，搞好电子文件管理和归档工作是每个档案工作者责无旁贷的责任。