固定资产管理系统制度.docx
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固定资产管理系统制度
固定资产管理制度
第一章前言
为规范公司固定资产管理，明确各部门职责与权限，提高固定资产使用效率，保证公司固定资产的安全与完整，达到固定资产管理工作规范化、合理化，掌握固定资产的构成与使用情况，依据《企业会计准则》、总公司相关制度，结合公司实际情况，特制定本管理制度。
本制度适用于公司所有固定资产和低值易耗品的管理。
此制度由财务部联合企管部制定并联合总裁办、运营部、IT部、车管部执行。
本规定自2013年7月1日起开始执行
第二章固定资产的定义、分类
一、固定资产的定义
企业为生产商品，提供劳务，出租或经营管理而持有的单位价值在2000元以上，使用寿命在3年以上的有形资产，并且在使用过程中保持原有物质形态的有形资产备注：
电脑、空调不受以上两项条件的限制，列入固定资产核算范畴。
二、固定资产的分类
结合公司实际情况将本公司固定资产分为五类：
1、房屋及建筑物类：
公司所使用的房屋以及与房屋不可分割的附属设施和各种建筑物。
如：
厂房、办公楼、仓库、围墙等。
2、运输设备类：
用于载人或运货的各种运输工具。
如：
运输车辆、管理用公务车。
3、运营设备类：
生产过程中用于装卸货物及营运过程中提供服务的工具。
如：
叉车、加油机。
4、IT设备：
指电脑、数据采集器、交换机扫描仪等。
5、行政办公设备类：
指用于行政办公的设备，如：
空调、复印件、打印机等。
固定资产目录：
代码
类别
固定资产名录
01
房屋建筑类
02
运输设备类
0201普货长途运输车辆、0202普货短途运输车辆、0203冷藏长途运输车辆、0204冷藏短途运输车辆、0205危险品长途运输车辆、0206危险品短途运输车辆、0207管理用车
03
运营设备类
0301电动叉车、0302柴油叉车、0303手动液压升降叉车、0304电动液压升降叉车、0305叉车电瓶、0306升降平台、0307货架、0308磅秤、0309电子秤、0310监控设备、0311制冷设备、0312千斤顶、0313打气泵、0314洗车机、0315空压机、0316电焊机、0317冲撞记录仪、0318油桶夹、0319油罐、0320加油机
04
IT设备类
0401台式电脑、0402笔记本电脑、0403数据采集器、0404信息软件、0405服务器、0406扫描仪、0407交换机
05
行政办公设备类
0501办公家具、0502税控器、0503电话设备、0504空调、0505影碟机、0506打卡机、0507电热水器、0508冰箱、0509电视机、0511锅炉及暖气设备、0512洗衣机、0513广播器材、0514食堂用具、0515体育用品、0516变频器、0517氟回收机、0518电压表、0519配电房设备、0520发电机0521针式打印机、0522一体机、0523喷墨打印机、、0524扫描枪、0525复印机、0526传真机、0527照相机、0528投影仪、0529票据打印机、0530摄像机
第三章固定资产取得方式和计价原则
一、取得方式：
外部采购和内部调拨
二、入账原则
采用初始成本计量原则。
第四章固定资产的日常管理及责任
1、总部管理职责划分：
1、总部运营车辆和运营设备由总部车管部进行直接管理。
2、总部公务车由总部运营部进行直接管理。
3、总部IT设备由总部IT部进行直接管理。
4、总部行政办公设备及低值易耗品由总部总裁办进行直接管理。
5、总部各个职能部门对分公司相对应的资产主管部门实施监控的管理。
2、分公司管理职责划分：
1、分公司车管部、运营部、IT部、综合办分别对运营车辆和运营设备、公务车、IT设备、行政办公和低值易耗品品进行直接管理。
2、分公司未设其职能部门的由分公司总经理指定专门的部门及管理人员进行直接管理。
3、账目管理的划分：
总部财务负责对总部固定资产的账务进行管理，全国各分公司财务人员对固定资产账目进行管理并监督录入资产系统的正确性及标签的打印。
总部财务对分公司固定资产账目进行监控管理。
第五章固定资产的申请、采购
一、固定资产的申请
使用部门（或使用人）提出申请，在OA预算管理模块申请，经部门经理审批后，按审批权限标准报批后交由总裁办行政部门采购。
车辆申请由使用部门提出申请报告，按审批权限报批后，由总裁办行政部联同使用部门、内审部共同询价、比价或招标，由总裁办行政部签订合同，集团统一购买。
运输设备、运营设备、IT设备、行政办公设备的审批流程。
（电脑、车辆的总部购买）流程如下：
二、固定资产申请审批权限
单笔投资在3000元以内的，由集团资产主管部门总监、主管副总裁审批；单笔投资在3001-50000元以上的报执行总裁审批；大于50000元报董事长审批。
资产采购在资产主管部门总监审批权限内的，主管副总裁进行终审；如果超过主管副总裁权限的，主管副总裁签署意见之后报执行总裁审批。
三、固定资产采购与报销
（一）购买固定资产付款凭单单据的填写
报账人员除了填写基本的信息外，需将购买资产的资产系统编号写在付款凭单上。
（二）财务进行审核付款凭单
对于报账人员报销购买的固定资产，进资产系统查看此编号是否有记录，核对录入数据是否与发票相符，确保财务系统与资产系统保持一致。
（三）财务审核过程中发现未录入资产系统的不予签字、报销。
4、固定资产录入资产系统及标签的打印
购买的固定资产由采购人员或有专门的录入人员，录入资产系统并打印标签，贴到相应的资产上。
确保实物与资产系统和财务系统一致。
第六章固定资产的调拨
一、固定资产调拨原则
（一）同法人资产调拨原则
财务NC系统中固定资产卡片与资产系统同时调拨
（二）跨法人资产调拨原则
跨法人资产调拨时，财务NC系统中的固定资产卡片不做调拨，只有资产系统调拨。
二、固定资产调拨流程图
（一）固定资产的调拨必须资产系统与OA报送同步进行。
1、资产系统调拨流程如下：
注：
资产系统调拨上报不能逐级上报审批人，需要同时上报审批人
资产系统截图如下：
资产调拨申请人通过资产管理资产调整【调拨】报送调拨添加调拨资产报送给相关审批人，相关审批人通过【调拨】审批调拨模块进行审批
2、OA上报的流程如下：
A.调出方的资产管理员填写资产调拨单，同时OA上报给调出方财务经理、调出方总经理、调入方财务经理、调入方总经理、总部资产会计、总部资产管理部门管理员。
B.其次有总部资产会计流转给财务总监；总部资产管理部门管理员流转给资产主管部门总监。
资产调拨方式
Ø同一法人资产调拨
Ø跨法人资产调拨
（三）固定资产调拨财务上的处理
财务作为固定资产管理的责任部门，对于资产的管理必须做到帐实相符，资产调拨必须通过财务，财务的账务也随之进行调整。
1、同一法人的资产调拨的相关操作
调出方通过资产系统中的资产管理模块资产调整【调拨】报送调拨申请发送给各个单位相关的负责人及领导进行审批，审批后NC系统进行账务处理。
2、跨法人资产调拨
财务原则上是不允许调拨的，但根据我司实际情况是存在跨法人车辆调拨的情况。
跨法人调拨后NC系统与资产系统的处理：
Ø财务NC系统的处理
跨法人调拨后财务账面不进行调拨处理，固定资产卡片也不做调拨处理，资产还是在原法人公司账面核算，折旧、保险等固定费用做管理报表调整，车辆日常产生的费用计入车辆使用方帐套。
Ø资产系统的处理
因跨法人资产调拨涉及到腾翼系统中的内部交易问题，故需在资产系统进行调拨处理。
车辆需要在资产系统调出，调入方调入的车辆还是保持原有的法人不变，只是所在单位发生变更。
需要分公司在资产系统进行调拨申请，但财务上不进行账务和固定资产卡片调拨。
3、部门单位之间的资产调拨必须通过资产系统。
具体操作流程如下：
资产系统截图如下：
变动上报人通过资产管理资产调整【变动】变动上报添加变动资产发给相关审批人审批。
相关审批人通过【变动】审批变动模块审批
第七章固定资产的报废
一、固定资产报废条件
固定资产由于使用的正常损耗或遭受非常损失事故等原因，丧失生产能力，不能继续使用时，应办理报废手续，固定资产报废时，做好固定资产清理核算工作。
符合下列条件之一的固定资产可申请报废：
（一）已经达到使用年限，并且已经丧失了使用价值的固定资产；
（二）已经达到使用年限，虽然可以继续使用，但消耗过大或者修理费用过高的资产；
（三）已经达到使用年限，按照国家相关标准强制报废的资产；
（四）虽未达到使用年限，但由于使用不当、保养不善等原因造成该资产丧失了使用价值。
二、固定资产报废审批流程（OA流程和资产系统流程同步进行）
（一）OA报废流程如下：
A.使用单位资产管理员填报资产报废审批单；资产报废申请表见附表；资产报废审批单填写的相关数据，由当地财务进行提供。
B.报废审批单填写无误后，同时报单位财务经理、经理审批、总部资产会计、总部资产管理员。
C.由总部资产会计、总部资产管理员分别流转给财务总监、部门总监签批意见；
D.在资产主管部门总监审批权限内的，财务总监进行终审；如果超过资产主管部门权限的，财务总监签署意见之后报主管副总经理、总经理审批；
E.各地的财务按照终审意见进行账务处理。
（二）资产报废资产系统报废流程如下：
（注：
资产系统不能逐级审批，需同时上报审批人）
报废固定资产资产系统截图如下：
资产报废通过OA资产管理模块资产调整【报废】资产上报上报相关领导审批人相关审批人在【报废】审批报废的资产。
三、固定资产报废审批权限
原值在3000元以内的资产报废由集团资产主管部门总监审批；原值在3000-5000元以内的，由集团主管副总裁审批，5000元以上的，报执行总裁审批。
四、固定资产报废税务要求
报废的固定资产必须去税务局备案，关于车辆报废去税务局备案需要提交的资料，可咨询当地的税务局。
Ø正常的车辆报废
Ø非正常的车辆报废
五、固定资产报废的相关要求
（一）固定资产报废实行“一物一请示制度”；
（二）对于人为原因造成的提前报废，在申请报废的同时，要有对责任人的处罚或者赔偿证明；
（三）经过审批同意报废的资产，按照总公司的意见进行处理、变卖，分公司、办事处将资产处理结果反馈总公司；
（四）由分公司、办事处处理的报废资产，报废损益进入分公司当期损益；
（五）对于闲置的、未达到报废年限的资产不得提前进行报废，达到报废年限后再做处理。
第八章固定资产使用年限、折旧
一、固定资产使用年限
具体使用年限：
房屋及建筑物为20年、运输设备5年、运营设备5年、IT设备5年、行政办公设备5年。
每月应计折旧额，按固定资产的月初账面原值和月折旧率计算，为简化核算，固定资产的净残值率定为5%。
各类固定资产折旧年限表
代码
类别
明细
使用年限
01
房屋建筑类
20年
02
运输设备类
0201普货长途运输车辆、0202普货短途运输车辆、0203冷藏长途运输车辆、0204冷藏短途运输车辆、0205危险品长途运输车辆、0206危险品短途运输车辆、0207管理用车
5年
03
运营设备类
0301电动叉车、0302柴油叉车、0303手动液压升降叉车、0304电动液压升降叉车、0305叉车电瓶、0306升降平台、0307货架、0308磅秤、0309电子秤、0310监控设备、0311制冷设备、0312千斤顶、0313打气泵、0314洗车机、0315空压机、0316电焊机、0317冲撞记录仪、0318油桶夹、0319油罐、0320加油机
5年
04
IT设备类
0401台式电脑、0402笔记本电脑、0403数据采集器、0404信息软件、0405服务器、0406扫描仪、0407交换机、
5年
05
行政办公设备类
0501办公家具、0502税控器、0503电话设备、0504空调、0505影碟机、0506打卡机、0507电热水器、0508冰箱、0509电视机、0511锅炉及暖气设备、0512洗衣机、0513广播器材、0514食堂用具、0515体育用品、0516变频器、0517氟回收机、0518电压表、0519配电房设备、0520发电机0521针式打印机、0522一体机、0523喷墨打印机、、0524扫描枪、0525复印机、0526传真机、0527照相机、0528投影仪、0529票据打印机、0530摄像机
5年
二、固定资产折旧
（一）固定资产折旧采用平均年限法分类计提。
根据固定资产类别、预计使用年限和预计净残值率确定折旧率。
（二）预计净残值率是5%。
（三）折旧计算方法：
年折旧额＝原值×（1－残值率5%）÷折旧年限
月折旧额=年折旧额/12
第九章固定资产核查和盘点
一、为了解固定资产的使用状况，保证固定资产账实相符，财务部应会同总裁
办、归口管理部门和使用部门，每半年度对固定资产进行一次全面的实物盘点，根据实际情况财务部也可组织季度固定资产盘点，以及临时性盘点。
二、公司固定资产盘点工作由财务部负责组织，编写盘点计划报总经理批准后，由归口管理部门、使用部门进行自盘，设备科复盘，财务部负责抽盘。
三、固定资产综合管理部门及归口管理部门也可根据实际情况自行组织进行季度盘点、月度盘点及临时性盘点。
盘点过程中，通过逐项清点实物，与固定资产台帐及卡片的核对，填制“固定资产清查盘点表”（附表三），查明原因，属于人为的，应追究有关人员的责任，属于管理不善的，则按固定资产报废的批准权限办理固定资产注销手续。
第十章固定资产的其他管理规定
（一）新增固定资产统计表的管理规定
每月2号上报新增固定资产统计表。
新增固定资产统计表按照总部格式进行填写上报。
（二）固定资产标签管理规定
为了账面数与实物能一一对应，资产标签及时贴示到相应的资产上。
新增固定资产录入人员及时将标签贴在相应的资产上，未贴的不予报账。
（三）员工转岗或者离职，必须要有资产交接手续，此项工作由各个单位资产管理员及资产系统录入人员，对资产系统资产的使用人及部门进行修改。
（四）固定资产发票的管理规定
次月15日前分公司必须将新增固定资产发票原件寄到上海总部并附有发票交接表。
（五）对于违反固定资产管理规定的处罚
1、关于资产申请的处罚规定：
申请没有经过总公司审批，私自购买，每次罚款200元。
以OA审批最终审批为依据。
2、关于资产调拨处罚规定：
资产调拨未按照资产调拨流程走，每次按照200元的标准对责任人进行处罚。
3、关于固定资产报废处罚规定如下：
（1）对于不按固定资产报废流程上报的，将对责任人处以每项100元的经济处罚。
（2）对于未经过总公司同意擅自将资产转让、变卖、组建、报废的，将对责任人处以500元的罚款，并全国通报批评。
（3）对于不符合报废条件申请报废的，将对责任人处以每项300元的罚款。
4、于购买资产报销和标签管理的处罚规定：
对于购买资产未录入资产系统，财务给予报销的导致资产系统与财务系统不一致的给予财务经理每次50元的罚款。
附件：
附表一固定资产调拨单
附表二固定资产报废申请表
附表三固定资产盘点表
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