国家档案行业标准公务电子邮件归档与管理规则.docx

资源描述

国家档案行业标准公务电子邮件归档与管理规则.docx

《国家档案行业标准公务电子邮件归档与管理规则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《国家档案行业标准公务电子邮件归档与管理规则.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

国家档案行业标准公务电子邮件归档与管理规则.docx

国家档案行业标准公务电子邮件归档与管理规则

国家档案行业标准：

公务电子邮件归档与管理规则

邺

国家档案行业标准:

公务电子邮件归档与管理规则

DA/T32-2005国家档案局2005-04-30发布2005—09—01实施

1范圈

本标准规定了公务电子邮件的撰写,传递,鉴定,

归档,整理,移交与保管等规范化程序与管理规则.

本标准适用于公务电子邮件的归档与管理,在维

护其真实性,完整性和长期可读性的基础上,为其安全

保管和有效开发利用提供依据.

国家机关,团体,企事业单位和其他社会组织的公

务电子邮件归档与管理适用本标准.

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标

准的条款.凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修

改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准,

然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使

用这些文件的最新版本.凡是不注明日期的引用文件,

其最新版本适用于本标准.

GB/r18894—2002电子文件归档与管理规范

GB/T17678.1—1999CAD电子文件光盘存储,归档

与档案管理要求第一部分:

电子文件归档与档案管理

GB/T17678.2—1999CAD电子文件光盘存储,归

档与档案管理要求第二部分:

光盘信息组织结构

DA/Tl一2Ooo档案工作基本术语

DA/T18—1999档案着录规则

DA/T22—2000归档文件整理规则

国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法

3术语和定义

DA,/1r1-2000确立的以及下列术语和定义适用于

本标准.

3.1电子邮件electronicmail

由电子计算机生成,处理,并通过电子邮件系统经

由计算机网络发送和接收的电子信息.它包括信息文

本本身及其附件.

电子邮件可在一机构内部进行传递,也可在政府部门

之问或政府部门与公众之间进行传递.电子邮件分为三

种:

公务电子邮件,暂时性公务电子邮件,私人电子邮件.

3.2公务电子邮件electronicmaildocument

国家机关,团体,企事业单位和其他社会组织在公

务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件.

3.3公务电子邮件系统electronicmaildocument

system

——Jll:

ll;alit16——

用于产生,传送,接收,阅读和处置公务电子邮件

的计算机应用系统.

3.4电子文件管理系统electronicrecords

managementsystem

为了收集,组织,记录电子文件信息并对其进行分

类,以利于电子文件保存,检索,使用和处置的计算机

应用系统.

4总则

4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度

和技术措施,确保其真实性,完整性和有效性.

4.2公务电子邮件的鉴定,归档,整理,保管,移交

等应实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性.

4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间,范围,

技术环境,相关软件,版本,数据类型,格式,被操作数

据,检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量.

4.4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其

他载体形式的文件时,应在内容,相关说明及描述上保

持一致.

4.5公务电子邮件的鉴定,归档,整理,保管,移交等

应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任.

4.6机构内设置的公共邮箱（机构内对个人开放的

邮箱,邮箱内设有许多文件夹,分别用来讨论工作中不

同方面的问题）或共享邮箱（用来供员工发送疑问或者

关于执行的公务某一特定方面的信息,只有一定范围

内的人员才能使用的邮箱）必须说明创建的目的或理

由,邮箱使用者的范围,向使用者阐述邮箱的使用方法

和要求.公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人.

4.7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的

使用密码,密码应妥善保护,并定期更改.

4.8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件

系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系

统,并确保工作人员在使用文件或查找信息时,其工作

站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启

动.病毒特征库应当定期更新.

5公务电子邮件的撰写与传递

5.1公务电子邮件标题,正文内容的撰写以及署名

规则参照相关纸质公文规定.邮件标题撰写应符合邮

件主题或公务性质,以保证邮件应用的时效性以及归

档,检索利用质量.

5-2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发

送和接收公务电子邮件,不得使用私人邮箱.邮件一经发

出,必须原样保存应尽量避免公务邮箱用于私人活动.

5.3涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服

务系统进行发送和接收,并对发送的邮件进行加密处理,

同时应对网络环境,服务器,工作站进行安全性验证.

5.4在发送公务电子邮件时应使用真实身份,并根

据电子邮件的密级和发送范围,确定是否应进行加密

和电子签名.不得在公务电子邮件及其附件中使用扫

描签字等易被修改,伪造的签字方式.

5.5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由

公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录,作

为指导,监督归档的依据（公务电子邮件发文,收文登记

表参见附录A.1,A.2）.

公务电子邮件收发记录应当归档,只有授权人员

方可查询.

5.6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启

可疑电子邮件,如发现病毒,应立即通知系统管理人员.

5.7公务电子邮件收发日志应备份,脱机保存,定

期移交档案部门.

6公务电子邮件的鉴定与归档

6.1鉴定归档责任归属

6.1.1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档;接

收到的外部邮件,由接收者进行鉴定归档.

6.1.2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨

沦的发起者进行鉴定归档.

6.1.3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件

夹或邮箱的责任人进行鉴定归档.个人邮箱内邮件的

鉴定,由邮箱拥有者负责.

6.2鉴定内容

6.2.1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公

文性质,是否具有保存价值.对于涉及公务但以个人名

义收发的电子邮件应视为公务电子邮件.

6.2.2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作,

参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关

规定执行.

6_2_3各单位档案部门必须对需要归档的公务电

子邮件进行真实性,完整性,有效性鉴定.真实性鉴定

是指认定邮件是否当时当人收发的,检查公务电子邮

件的内容,结构和背景信息经过传输,迁移等处理后是

否与收发时的原始状况一致.完整性鉴定是指利用有

效的技术手段,检查公务电子邮件的内容信息,背景信

息,结构信息等要素是否完备.有效性鉴定是指检测公

务电子邮件是否具备可理解性和可用性,包括载体的

完好性,信息的可识别性,存储系统的可靠性,载体的

兼容性等.

6.3归档范围

6.3.1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用

价值的公务电子邮件均属归档范围.载有相同信息的

纸质文件属于归档范围的,则该份电子邮件也应归档.

6.3.2公务电子邮件归档时,应包括以下部分:

a）邮件发送人,接收人的具体情况（包括姓名,职

务,所属部门和公务电子邮箱）;

b）发送,接收邮件的时间;

c）邮件密级;

d）邮件的题名;

e）邮件正文,附件;

D邮件收发日志;

曲发送,接收邮件的软件名和版本号.

6.4归档要求

6.4.1办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件

应及时从原有邮箱中迁移出来,进行逻辑归档,保存到

专门的电子文件管理系统中.需归档的电子邮件不可

长期保存在公共邮箱内.

6.4.2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件

后应立即将电子邮件打印成纸质文件,将打印输出存

档到纸质文件管理系统中.

6.4.3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转

换为本标准规定的标准格式（公务电子邮件存储格式参

见附录B）,如无法完整,准确地转换,应将相关的应用

程序一并归档.

6.4.4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行

归档.

6.4.5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档.

7归档公务电子邮件的整理

7.1归档公务电子邮件的整理按DA/T22-2000

规定的要求进行.

7.2归档公务电子邮件以件为单位整理.同一全

宗可按类别,保管期限,机构（问题）等进行分类整理,公

务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致,

有对应其他版本的,应通过档号建立两者之间的联系.

7.3将已整理好的公务电子邮件按顺序存人规范

化载体（公务电子邮件存储载体参见附录C）,不同保管

期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上,务

必保证电子邮件的真实与完整.

7.4公务电子邮件的着录参照国家有关规定进

行.存储公务电子邮件的载体着录内容包括:

a】说明文件,对存储载体内文件及软硬件环境进行

描述.

b】类目表文件,说明载体内文件分类信息.

e】着录文件,存放有关文件的目录信息.

d务电子邮件夹,存放已归档的各种公务电子邮件.

雌苎塞..■黼广———一

7.5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴

有标签.标明以下信息:

a）载体编号;

b1立档单位名称;

c）类别（或主题）;

d）邮件起止日期;

e）转存日期;

D密级;

g）文本（正本或备份）;

h）操作环境（硬件或软件）;

i1存储介质的生产日期;

j）保管期限.

8公务电子邮件的移交与接收

8.1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门

移交已归档的公务电子邮件,移交时应履行规定的程

序,并做好移交登记（移交登记表参见附录D）.完全合

格后方可移交.登记表一式两份,移交单位和档案管理

部门各保存一份.

8.2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其

技术环境进行检验,检验结果分别由移交单位,接收单位

填入《公务电子邮件移交检验登记表》（参见附录E）.登记

表一式两份,移交单位和档案管理部门各保存一份.

8.3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或

物理方式.涉密的公务电子邮件采用物理方式移交.

8.4无论采用逻辑方式还是物理方式移交,对于

需永久或长期保存的公务电子邮件,均应当将电子形

式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交.

9公务电子邮件的保管

9.1案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件

制作备份,一式三套,一套封存保管,一套提供利用,一

套异地保存.

9.2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/

T18894—2002中9-4的相关规定

9.3档案部门应定期对公务电子邮件进行检查.

公务电子邮件应当定期转移到适宜长期保存的介质上

存储公务电子邮件的删除和销毁应符合GB/T18894-

2002中9.8的相关规定.

f注:

本标准文本以国家档案局政策法规研究司法规

标准化处编制的《档案工作标准汇编6》收录文本为准.

附录略）庸

附录A

（规范性附录）

公务电子邮件收发文登记表

裹A.1公务电子邮件发文登记表

序号主题邮件题名附件名发送者接收者抄送密送发送时间接收时间密级邮件大小备注

裹A.2公务电子邮件收文登记表

序号主题邮件题名附件名发送者接收者转发抄送发送时间接收时间密级邮件大小备注

附录B

（规范性附录）

公务电子邮件存储格式

数据类型推荐数据格式可参考的数据格式存储格式传输格式

文本PDF,XML,TXT,R'rFDOC,WPS,PPT等其他字处理格式1XT,XMLPDF,XML

rI'IFF,JPEG,JPEG,SVG格式,近期图像,照片11FF,GIFB,PDFBMP,XBM,JPEG及其他格式

SVG可采GIFB,PDF格式

WMA,AU格式,RAM/RMMP3

WAV,MP3,WAV,WMA,

音频MP3,WAV（RealAudio流式音频格式）,

MIDI/MODsWMAASF,RM,RA

MPEG,AVI,视频MPEG一

2,MPEG-4,AVIQuickTime,RealVideoMPEG,ASF,RMT和RAF

数据库与光DBF

XMLXLS,MDB,ExcelDBFDBF

盘数据表

SVG,DWG,图形DXF

SVG,DWFDWG,DGNDWF,SVG,DWGDWF

网页HTML,XMLSGMLHTML

附录c

（规范性附录）

公务电子邮件存储载体

载体名称（介质）用途载体质量要求

一

次性写入磁带WORM数据备份,胶机保存

只读光盘CD—ROM数据利用,备份,脱机保存

缩微胶片存储珍贵档案

一

次性写入光盘CD—R数据利用,备份,脱机保存直径为120mm,厚度为1.2nun（或更薄）

一

次性写入光盘DVD-R数据存储,备份

硬盘数据处理,交换,利用

软磁盘,闪存盘数据处理,交换（不能作为长

期存储介质）

附录D

（规范性附录）

公务电子邮件移交登记表

公务电子邮件移交登记表（首页）

序号档号邮件题名附件名密级载体类型保管期限备注

公务电子邮件移交登记表（续页）

载体类型载体数量邮件份数载体描述

文记录结构记录类型口定长记录总数

件（物理,逻辑）口可变长

特口其他总字节数

征

记录字符,图形,音

频,视频文件格式

硬件环境（主机,网

络服务器型号,制造

设厂商等）

备

环操作系统

境

特软件环境数据库系统

征（型号,版本等）