长松为您支招：不相容职责岗位设定机制的建立.doc

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不相容职责岗位设定机制的建立

上一期我们讨论资金安全系统建设中库存现金及银行存款监盘机制的建立时，实际上已经涉及到了我们今天要讨论的不相容岗位设定机制的问题。

会计编制银行存款余额调节表而非出纳，这实际上就说明编制银行存款余额调节表工作职责与出纳岗位不相容。

企业管理内控中，不相容职责岗位设定是一项基本原则。

在资金安全系统建设中，这一原则也需作为一项重要机制得到落实。

本期我们将全面讨论这一机制的设计。

现金监盘机制的建立可以确定企业某一时点现金资产（包含库存现金和银行存款）金额是否正确，并及时发现现金资产余额已经发生的问题。

但监盘机制无法保证资金不发生问题，因此资金安全系统建设还需要其他机制的建立来保证资金过程的安全，不相容职责岗位设定机制即是其中一项重要的机制。

经过对资金出现问题案例的分析，其中一大部分案例形成原因是由于公司违反了不相容职责岗位设定原则。

例如北京海淀区某客户发生的会计累计从公司挪走70万元的案例，2008年，他们聘请我的审计团队去公司查账，原因是新聘财务人员发觉账务存在问题而拒绝接管公司账务。

原来，公司两年前聘用的一名财务人员突然辞职，未能与下任财务人员做交接工作。

新聘财务人员上任后发觉资金可能存在问题，故拒绝接受账务，并建议公司老板聘请专业机构进行全面审查。

公司采纳了新聘财务人员的建议，聘请我们进行全面审查。

经近两周的全面审查，资金账实虽然相符，但共发现70余万的资金支付未得到授权，原财务人员将资金挪走。

会计如何能将公司资金划走？

原来公司会计与出纳同为一人，老板很信任这一财务人员，同时由于公司规模不大，就让会计兼任了出纳。

这一案例的发生即是因为违反了不相容岗位设定的原则。

会计与出纳是不相容岗位，即做账的不管钱，管钱的不能做账。

出纳除了登记现金、银行日记账外，不能登记会计账。

否则，资金账实很容易通过账务调整达成一致，即账实做到了账实相符，问题也就不容易被发现。

这种会计、出纳一肩挑导致的资金被挪用案例比比皆是。

由于会计与出纳属于不相容岗位，因此二者之间也不能存在亲属等关联关系。

现金安全系统建设中存在几项这种不相容职责岗位设置的情况，下面我们就每种情况进行阐述。

支票印鉴的名章和财务章由出纳和会计分开保管，实际操作中，会计一般为财务经理或经授权的人。

名章保管及登记使用与财务章的保管及登记使用为不相容职责，应当分开。

这样可以保证一个人无法动用公司账户的资金，并确保印章使用得到完整记录。

实际上这样的设计就是确保真实动用公司账户资金时必须由二人以上得到确认，才能真实动用。

最近几年普遍采用的网银结算方式中，通过密码授权支付流程支付在原理上与印章分开保管是一样的，印章变成了密码而已。

实际中，很多企业印章管理比较随意、混乱，因此也发生了很多挪用公款的案例，例如下面这个案例就是公司印鉴管理未按分开保管原则而导致的挪用公款案例。

【出纳挪用公款两千万豪赌三年作案上百次】

　　2008年，来自广东五华的张小惠入职位于广州市萝岗区的粤精高科有限公司，并一直任该公司出纳员，负责现金收付、提存与保管、空白支票和印鉴管理等。

因为只是公司层级较低的出纳员，月薪还不到3000元。

而在张小惠的家乡五华，地下“六合彩”赌博成风，张小惠的堂表兄弟姐妹中就有许多是专门从事中间人角色，帮参赌人向互联网赌博网站或者幕后庄家投注后从中“抽水”营利。

同年12月，张小惠在亲戚的怂恿下起意进行地下“六合彩”赌博，为了获取高额回报，她想到了挪用公司资金。

在工作期间，张小惠发现公司对印鉴和公章保管松懈，于是，张小惠通过虚开空白支票或者虚构已离职人员张某华等人、虚增员工“张娇”等工资明细表等手法，先后多次从粤精公司银行基本户中以提现、转账、代发员工工资等各种名义提取现金或者转账至其本人的银行账户内，随后转存至中间人提供的“庄家”银行账户，作案次数超过上百次，持续了近三年，均没有被公司发现。

直至她发觉今生已无力归还所挪公司资金，遂于2011年9月初起意潜逃，最终，在2011年11月间，广州市萝岗区公安分局侦办人员辗转追踪，在上海市某商务连锁酒店将张小惠抓捕归案。

经审计，至案发前张小惠共挪用了公司资金总额合计人民币2152余万元。

上述这一案例即是典型的印鉴管理存在问题，出纳员正是利用这一点进行了公款挪用。

空白支票和印鉴全部由出纳管理就为这一案件的发生埋下伏笔。

货币资金支出的审批人不能同时担任出纳人员。

资金支付审批工作与资金支付属于不相容职责，也就是绝对不允许出现自己审批、自己支付的情况。

实际操作中，有些公司老板娘负责出纳工作，同时也负责审批工作，虽然从“人”的角度应该是可以实现控制的，但同时公司会忽视资金安全制度建设。

随着公司规模及业务的增加，这一方法也将很难持续。

在资金安全系统建设中，不相容职责岗位设定机制是一项重要的机制。

除上述所列几种不相容岗位外，根据公司具体业务的不同，还需进一步分析，细化不相容岗位职责。

例如，收据的保管、复核与收据的开具不相容；收据、发票的开具与收款不相容，尤其是现金收入频繁的企业。

对于上述不相容岗位职责设定应当建立、设计相应制度确保这一机制的正确执行。

下面我们为大家提供相应制度范本及工具范本供大家参考：

并且在下一期中我们将继续资金安全系统的建设，资金收付管控机制的建立。

【会计人员岗位配备管理制度】

●会计人员的工作岗位做到定岗、定员不定死，有计划地进行岗位轮换，以使会计人员能够全面熟悉财会工作、扩大知识面、增强业务素质、提高工作水平，加强会计工作内部监督。

轮换时应按规定办理交接手续。

岗位轮换一般2～3年轮换一次，最长不超过5年。

●公司应当配备具备相应专业知识和实践经验的合格人员，分别担任货币资金业务的各个岗位，办理货币资金业务，并且要定期实行财务部门内各岗位之间的轮换制度。

●办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。

●货币资金业务要有严格的职务分离，不能由一人完成货币资金业务的全部过程。

● 货币资金的收付及保管只能由经授权的出纳人员来负责处理，其他人员不得接触支付前的任何现金。

● 出纳和会计工作不能由一人兼任，或是由有亲戚关系的两个人担任，也就是出纳和会计工作必须由两个人担任且两人之间没有亲戚关系。

负责资金管理的出纳，除了需要登记现金银行日记账外，不能登记其他会计账，以确保钱、帐分开，做到会计和出纳相互牵制监督。

负责应收账款的人员不能同时负责货币资金收入账的工作；负责应付账款的人员不能同时负责货币资金支出账的工作。

● 支票印鉴的名章和财务章由出纳和会计分开保管。

● 银行对账单由会计去银行领取，且由会计负责编制银行余额调节表。

● 货币资金支出的审批人不能同时担任出纳人员。

● 负责收款的人员不能同时担任开具发票、收据的工作。

● 会计机构负责人的直系亲属不得在本单位会计机构中担任出纳工作。

● 同一家公司的财务负责人和该公司的采购人员，不能有任何亲戚关系，以确保通过财务部对采购工作进行有效监督。

● 外聘的分子公司总经理，和其管理的公司的财务人员，包括出纳、会计以及财务主管或经理不能有任何亲戚关系，以确保总公司对分子公司财务工作的有效控制。

【财务印章管理制度】

1．印章的基本管理制度

（1）印章的代理印制部门，必须登记各类财务印章的使用部门。

（2）所有印章必须妥善保管，不得随意摆放，不能擅自将自己保管的印章交由他人使用，也不能私自接受他人保管使用的印章。

（3）配有印章人员发生人事变动，必须做到“人走章收”，由财务直属的上级人员进行监交或收回。

2．印章种类及使用规范、制度

2.1印鉴

（1）定义：

专指财务专用章和法人代表章，共二枚，并在结算银行预留式样。

（2）用途：

主要用于各类结算票据的支付、收款。

主要付款结算票据有：

支票、本票申请书、汇票申请书、商票承兑和付款、贷记凭证、电汇单等；收款或背书转让时在背书人栏中盖章。

（3）使用规范：

结算票据中必须同时加盖二枚印章，并保证清晰；印鉴盖章必须使用大红色，不使用得以其他颜色，否则支出或收入的票据无效。

（4）管理制度

① 二枚印章必须由分处分专人保管，不可一人同时保管使用，一般情况，法人章由财务经理或总账会计保管，印鉴及相关票据由出纳保管，出纳付出结算票据，必须由财务经理或总账会计审核后加盖法人章。

② 上班时间，印鉴必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴必须放入保险柜中，不得随意摆放。

③ 印鉴外借必须进行登记，注明用途。

④ 印鉴必须由分公司财务经理签字批准后方可刻制。

2.2财务专用章（圆形）

（1）用途：

作为同往来单位对账及其他与财务事项相关的证明，适用于独立核算子公司。

（2）管理制度：

必须由专人保管，对于各类对账结果和财务证明必须经相关部门或人员审核后才能加盖。

2.3银行账号章

（1）定义：

开户名称和开户银行的身份标识。

（2）用途：

用于与开户银行进行结算往来，加盖于付款结算票据（同上）及现金收款解款单、票据收款进账单。

（3）使用规范：

印章颜色根据不同票据、票据和银行要求而宜，但收款结算票据背面的“收款人”栏中必须同印鉴一样，使用大红色。

对于多个开户银行的，必须正确加盖账号章，不可串号。

（4）管理制度

① 账号章由专人保管专人使用（一般为出纳），防止发生遗失现象。

② 借用账号章必须及时归还。

2.4委托收款章

（1）定义：

委托开户银行向付款人进行收款的证明。

（2）用途：

向开户银行解入收款的结算票据时，必须在结算票据背面的“收款人”栏加盖“委托收款”，否则会造成退票。

（3）使用规范：

使用大红色印油。

（4）管理制度：

一般由出纳保管，防止发生遗失现象。

2.5现金付讫章

（1）用途：

出纳报销付出现金后必须在自填报销凭证和原始发票上加盖“现金付讫”章。

（2）管理制度：

由出纳保管，防止发生遗失现象。

2.6现金收讫章、支票收讫章

（1）用途：

出纳或收银收到现金或支票时在相关收款单据（收据、发票等）上加盖，作为收款证明。

（2）管理制度

① 为明确责任，必须专人专用，不得擅自借出，特别是门店收银台，对于固定收银员必须保证人手一份收讫章；

② 上班时间休息或离开位置及下班后时必须将收讫章锁入抽屉中，不得随意摆放。

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