财务部管理办法.docx

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财务部管理办法

家庭厨房财务部规章及管理办法

一、总则

第一条：

为了完善公司财务管理，规范会计基础工作，理顺公司内部财务关系，明确各职能部门、项目管理部门的责权利，确保财务核算工作顺利进行，制定本办法。

第二条：

本办法根据《国家统一会计制度》，《会计工作基础规范》及有限公司相关要求，结合本公司具体情况制定本办法，此办法仅限于公司内部经济业务发生时需共同遵守的行为标准，除此不再有任何约束力。

第三条：

本办法解释权为本公司财务。

公司财务关系是公司财务在处理经济活动时与企业外部机构、企业关联公司、公司自身各职能部门、项目管理部门以及公司职工之间所产生的经济关系。

理顺公司财务关系，便于划分责任；明确职责；使公司经营管理有序开展。

二、原则

一、坚持准则

严格遵守国家相关法律法规、条例准则及公司章程，要培养自身的抗压能力、宁折不弯。

二、清正廉洁

不贪不腐，拒绝一切诱惑，保证身为财务人员的纯洁性。

三、谨言慎行

提高保密意识，对一切财务信息及公司决策守口如瓶，对任何人员任何形式的打探时刻保持警惕和坚定。

四、精益求精

对工作应细如毫发，对成果应及时查缺补漏（自查及复核）、防微杜渐，对自身应高标准严要求、努力提升专业、为公司创造更高的价值。

五、互敬互爱

应在工作中互帮互助，利益前先人后己；不是家人，胜似家人。

三、细则

一、原始凭证

日常工作中，公司内部生产、采购以及销售等部门的事务与财务部相衔接的，要注意原始凭证的完备性。

具体如下：

1、原始凭证的内容必须具备：

凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。

2、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章、财章或发票专用章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签章及手印。

自制原始凭证必须有经办单位领导人及其指定的人员签章。

对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章、财章或发票专用章。

3、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。

购买实物的原始凭证，必须有验收证明。

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4、原始凭证不得涂改、挖补。

发现原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖开出单位的公章。

二、暂借款及预付款审批制度：

1、暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。

借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，并按规定审批权限审批后，由财务部付款；

2、预付款是指因公司业务的需要，需预先支付的各项，需由经办人按要求填写“付款申请书”，向财务部出具采购申请单等材料，完备各项审批手续后，方可付款；

3、以上经济业务发生时，需领用空白支票的，由财务人员在支票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票存根上签收。

支出时必须填写大小写金额，并及时告知出纳付款金额。

不得将空白支票交给其他单位或个人。

作废支票须交回财务部留存。

遗失支票，领取人必须及时报告财务部并登报声明作废，若支票已被支付，领取人要按被支付金额赔偿；

4、所有借款及预付款，必须在前账结清之后方可再借付。

确因业务需要而来不及结清前账，必须向财务主管讲明原因，经同意后方可再借付；

5、经办人必须在一个月内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。

超出三个月不结帐者，财务部有权扣发经办人工资抵偿。

6、由于银行特殊的工作时间及国家对企业库存现金的要求，所有人员申请超过2000元的借款及报销额需前一天告知财务部。

三、费用报销制度：

1、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。

经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。

2、报销费用时必须填写“费用报销单”，凡购置金额在500元以上的项目费用、销售费用及办公费用需在报销单上注明收款方单位名称、联系人姓名及联系电话。

一切费用凭发票报销。

所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，不得谎报，一经发现，严肃处理。

3、报销程序：

经办人→经办人部门主管→财务部审核→总经理审批→财务部结算；

4、公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支；

5、办公用品的购置：

由各部门根据需要，编制计划报财务部审核汇总，按审批权限批准后，由采购人员按计划统一购买，填制采购申请表，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。

领用时，须填制出库单，经分管领导批准；

6、各部门在开支业务招待费之前，需事先经公司总经理批准。

否则，财务部不予报销。

7、公司员工外出办事，原则上不能乘坐出租车。

如需要乘坐出租车，要事先请示公司分管领导，并在报销单上注明原因；

8、所有需报销的各种原始单据，必须在单据所填日期的一个月内报销，超过一个月一律不予报销。

9、为保证公司正常运转及财务人员的结账需要，每周报销时间定于周一、三、五上午9点至下午5点半。

10、经办人员需正确粘贴报销单，如有困难，应及时取得财务人员的帮助。

经办人员与财务人员应仔细核对报销金额，事后如发现错漏，将追究经手该业务的财务人员的责任。

四、采购物资管理

要严格执行采购管理制度。

财务部门应严格审查采购物资价格的合理性，即使对手续齐全的凭证，也应严格审查是否超出预算，对物品的领用也应严格审核。

采购人员应严格执行采购管理制度，不按制度执行的，财务部门有权不予报销。

比如，采购制度严格规定，采购时必然为两个人或以上共同经手，决不能单独或一人经手，当在报销中发现经手人只有一个时，财务部门可以不予报销。

另外，企业还应指派专门的验货人员（或者库管人员），对每次采购物料价格、质量、数量进行监督，验货人员应当归财务部门管理，并给予一定的权力。

特别强调的是，对于采购资金的管理，财务部门更应监督采购人员合理利用采购资金，对每笔采购资金的使用应严格审查，审核各部门的设备，物资采购计划和企业开支计划，维护企业经济利益。

具体如下：

第一、采购流程

由各部门、仓库和财务部相互配合，确定最优采购批量。

采购肉类、海鲜、蔬菜、调料、酒水、香烟等原材料和库存商品时：

（1）厨房部负责人必须事先填制物品申购单，经库管人员核对后，报总经理审批；

（2）采购员持签字批准的物品申购单到财务部办理借款手续；

（3）在采购完毕办理验收入库时，采购员必须会同财务部仓库管理人员、厨房部负责人（采购原材料）、总经理（采购库存商品）共同对货物进行验收。

验收内容包括：

进货数量、单价、质量等。

（4）验收无误后，三方在报销单据上签字确认，并及时办理货物的直拨或入库；

（5）采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。

第二、单据报销

（1）采购报销必须以签字确认的发票或收据、进货单等报销单据为有效凭据，避免出现白条报销或签字不全的报销单据；

（2）采购前，预借的物资款，必须经总经理签字批准方可借款；

（3）物资采购完毕，需及时报销，逾期三天不办理者，按挪用公款论处。

 第三、物品入库

采购员采购回所需原材料后。

如果是直拨物资，库管员根据前一天的申购单和购买凭证验收货物的数量，厨房验收货物的质量，审计员根据物品的单价和实际支付的总金额验收货物：

如果是入库商品，库管员要根据申购单核对物品的数量和规格，审计员出示单价及总金额，遇到需要用料人来确定物品质量的情况，用料人要现场验货。

特别要重视验收环节。

无论是供应商还是采购购回的物品必须首先与库房联系，由库房根据申购表验收货物。

对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。

供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员办理结算。

产品大部分都必须要新鲜，所以验货时必须注意这点，特别是食品要新鲜。

员工的暗箱操作时有发生，验货工作就变得很重要，严格把守验货关，把腐败扼杀在这一关，以免造成更大的损失。

  第四、填写报销单

 直拨物资报销方法：

库管员验收完物品后，根据验收的单据填写三联直拨报销单（一联厨师长保留，一联库房保留，一联做报销凭证），然后由厨师长、库管、审计员、采购员签字，然后交由总经理签字，只有五人全部签字后才能报销。

入库物资报销方法：

采购员购回入库物资经库管员验收合格后，库管员填写入库单据并签字，再由审计员和采购员签字，然后一联留底，一联作为报销凭证，总经理签字后就可报销。

    第五、出库物资

每天早上各部门主管在本部门所需领用的领料单上签字，库管员根据领料单的数量发放物品。

晚上下班前，相关部门主管需要到库房统一签领出库单，出库单共三联，一联留底备用，一联报财务核算成本，一联交相关部门参考。

另外，对于采购物资入库的验收以及出库过程中物资丢失等状况，要查明情况。

若确定是由库管人员失职造成的损失，则由当事人照价赔偿。

五、资金运用

为了强化财务管理和资金的合理使用，公司各职能部门、项目部应该建立健全资金使用计划制度，对日常周转金、项目周转金实行计划定额管理办法。

年初或者实施新项目前，对其资金所需量进行核定，并由使用者编制用款计划实行定额内使用。

资金使用计划每月初送交公司财务，以便财务依据用款计划合理安排资金，没有使用计划的款项财务在用款时暂不考虑。

在此特别强调：

对日常周转金、项目周转金要从严管理，对未经公司领导同意或公司财务同意，各周转金只能专款专用，不得私自转借他人或挪作它用，违者严肃处理。

六、休假制度：

根据《中华人民共和国劳动法》的规定，结合公司及财务部工作的实际情况，特制定以下管理办法：

1、周公休假期：

按《劳动法》规定，为保证员工身心健康及工作效率，员工每日工作8小时，每周工作5天，公休2天。

在不影响公司正常运营的前提下，由财务主管安排实行部门内部轮休。

2、法律规定的法定节假日照休或结合本公司实际情况进行调休。

3、带薪年休假、事假、婚假、丧假、迁居假、探亲假、产假及病假则按照公司休假制度执行。

四、部门纪律

1、财务部所有员工应着装整齐，仪态、仪表端庄；上班时间必须统一着工作服，未按要求着装者给予相应的处罚。

2、本部门所有员工应使用礼貌用语，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

3、接听电话应及时，一般电话铃响不超过三声；接听电话时应首先礼貌问好，规范用语，如：

您好，财务部。

如遇无人接听，离之最近的员工应主动接听。

重要电话应做好记录并及时转告；公司电话严禁公话私用，一经核实处罚10元。

公司内部通讯需使用内线电话，与税务、工商、银行等部门沟通方可使用外线电话。

4、员工必须按时上班，按时打卡，工作时间内不得无故离岗、串岗；不得利用电脑玩游戏、看电视、电影等与工作无关的事情；不得大声喧哗，应保证办公环境的安静有序。

如临时外出办公需告知财务主管，若财务主管不在，需告知至少一位本部门同事。

5、员工办公桌面物品应摆放整齐。

桌上摆放物品包括电脑、水杯、书籍、资料、计算器等与工作有关的物品。

与工作无关的物品应统一置放于抽屉。

工作期间应做好个人工作区域、办公桌面的卫生清洁工作，保持物品整齐。

下班时清理好桌面物品。

6、员工应节约用水、用电，爱护办公设备。

办公室专用设备如打印机、电脑等应每周清洁保养，电脑应设密码，密码应经常更换，以防止财务资料泄露。

7、做好安全防范工作，下班时关好门窗，关闭电脑、饮水机、打印机等所有办公设备电源以及照明开关。

8、要提高安全保密意识，不要将财务资料随意摆放；要将财务资料妥善存放后方可离开个人位置；如有非财务部人员进入财务部时，财务人员要将摊开的账本、凭证等资料合拢。

9、办公设备如电脑、电话、打印机等发生故障或有损坏时，应及时向综合部报修，以便及时解决故障。

10、财务部严禁吸烟和明火。

11、每周最后一个工作日下午五点半开始卫生大扫除。

12、每天下午下班前10分钟为夕会，对一天的工作进行总结，以便及时解决出现的问题。

13、部门应组织定期与不定期的学习，并鼓励员工自我学习，以提升员工自身素质。

备注

1、本通知注重规范公司经济活动所涉及的相关内容，以加强会计基础工作建设，促使财务管理与会计核算有序进行为目的。

2、本办法涉及公司相关部门及业务事项，需征得相关部门及业务部门意见之后商定。