印章管理规定.docx

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印章管理规定

青岛市郑庄脂渣食品有限公司管理文件

印章管理规定

起草：

审核：

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实施日期：

声明：

声明人青岛市郑庄脂渣食品有限公司对本文件享有完整的著作权和所有权，且该文件已经由声明人采取保密措施，关于本文件的使用必须遵守声明人的相关规定。

任何单位或个人未经声明人许可均不得将本文件及本文件的任何内容以任何形式传播或透露给任何第三方，否则将视为侵犯声明人的著作权和商业秘密，声明人将追究相关单位或个人的法律责任。

--目录–

1.目的3

2.适用范围3

3.印章的定义和种类3

4.印章的刻制3

5.印章的保管4

6.印章的使用4

7.印章的停用、废止和销毁6

8.罚则7

9.附则7

10.与印章管理相关的记录或文件7

11.印章刻制流程图8

12.印章使用申请流程图8

13.印章刻制申请表9

14.印章登记表9

15.印章保管交接委托书10

16.印章使用申请单10

17.印章外出使用交接书11

18.印章使用台帐12

1.目的

为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、保管、使用，以及停用和废止，防止印章使用中的风险，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用青岛市郑庄脂渣食品有限公司所有印章的管理和使用。

3.印章的定义和种类

3.1本规定所指的印章，是指在公司发布、管理的文件、文书以及其他与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章，包括公章、业务专用章和部门印章。

3.2公章。

公章是公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。

公司公章名称为“青岛市郑庄脂渣食品有限公司”，图形为含五星的圆形。

3.3业务专用章。

公司经营活动中代表和行使某项专业内容的印章，主要包括财务专用章、合同专用章、法人章、发票专用章、检验专用章等。

3.4部门印章。

是指公司相关业务部门，根据自身业务活动的需要，在公司内部行使部门事务时使用的印章。

3.5公司目前的印章种类有：

公章、法人章、财务专用章、合同专用章和发票专用章各一枚。

4.印章的刻制（见附件一印章刻制流程图）

4.1行政部负责公司所有印章的刻制。

4.2除3.5现有的各种印章外，其他所有印章的刻制由用章部门填写印章刻制申请表（附件三）提出申请，经公司人力资源部、行政部、法务部等相关部门对印章刻制的必要性和风险进行评估并出具书面建议，报总经理审批。

4.3印章刻制申请应当包含需刻制印章的名称、原因、指定的印章管理人姓名、以及印章的材质要求等。

4.4行政部负责印章的刻制工作。

行政部接到印章刻制申请后，派专人持公司出具的授权委托书进行印章的具体刻制，对所需要刻制的各种印章，应当自收到刻制申请之日起三个工作日内刻制完毕。

对需要经过公安部门或者其他行政机关批准或备案的印章，由行政部负责办理批准或备案手续，具体用章的业务部门给予协助。

4.5行政部应当设置印章登记表（附件四），对公司现有的以及将来刻制的各种印章进行编号备案，对印章的领取做好详细的记录，随印章有关的其他资料一并保存。

5.印章的保管

5.1公章、法人章、财务专用章、合同专用章和发票专用章的保管。

5.1.1财务主管负责上述印章（财务专用章除外）的日常保管和维护。

财务主管出差、请假或因其他原因不在公司时，应当将其所保管的上述印章交回总经理保管或经总经理同意后委托其他人员暂时保管。

5.1.2上述印章委托他人暂时保管时，应当办理好保管的交接手续，由委托人和接管人共同填写印章保管交接委托书（附件五）。

5.1.3委托人回公司后应在第一时间将委托保管的印章收回，并对委托期间的印章使用情况进行检查。

5.2其他印章的保管。

除5.1规定以外的公司印章、部门印章以及其他各种印章由具体使用部门负责保管，各部门应当指定专门的保管人员，负责印章的保管和维护。

5.4已经停用或废止但尚未销毁的印章由行政部统一保管。

5.5印章保管人员（包括暂时保管人员）是印章使用的监督和管理人，应当采用合理的方式（如对存放印章的场所及时上锁等）保障印章的存放安全，并严格按照印章使用的有关规定监督印章的使用。

6.印章的使用（见附件二印章使用流程图）

6.1公司印章的使用规则如下：

（一）公司公章用于对外发布公函，开具介绍信、授权委托书，诉讼法律文书以及根据法律法规定或政府相关部门要求需要加盖公章的其他文件等；

（二）法人章用于公司出具法人委托书时使用，或配合公章、合同专用章和财务专用章在相关的文件、合同、票据或其他资料中使用，法人章一般不得单独使用；

（三）合同专用章用于对外签订合同、协议或对合同进行更改时加盖；

　（四）凡属财务会计业务的加盖财务专用章，开具发票时加盖发票专用章；

　（五）公司其他专用章根据印章所属的业务范围确定；

（六）部门印章用于该部门与公司其他部门因业务需要时使用，部门印章原则上仅限于在公司内部使用。

6.2公章、法人章的使用流程。

6.2.1文件或其他资料需要加盖上述印章时，由用章部门填写印章使用申请单（附件六），并根据用章申请单的内容认真填写用章时间、文件名称、印章类别、发往单位和用章数量，并详细说明用章事由，逐级签字并经总经理审批后，方可加盖。

对外公函等特殊文件需要经法务部等相关合议部门审核并签字确认。

6.2.2财务部因开具票据、出具报表而使用法人章时应当以实际业务的发生为依据，以配合财务专用章的使用。

6.3合同专用章的使用。

6.3.1公司因签订合同等原因需要加盖合同专用章时，合同经办人应当填写用章申请单，经该部门的主管、负责人签字确认后随合同评审表一起交法务部合议，法务部合议无误后签署意见，并由总经理最终签字批准后加盖印章；

6.4印章使用台帐

6.4.1公章、法人章、合同专用章的管理人应当建立印章使用台帐（附件八），由印章使用人就材料名称、用章名称、用章原因等进行详细登记并签名。

6.4.2总经理、总经理助理等公司领导有权对公章、法人章和合同专用章的使用情况和台帐记录进行检查。

6.5财务专用章的使用。

6.5.1公司目前的财务专用章由酒店总经理保存。

6.5.2公司人员需要加盖财务专用章时，由用章人填写印章使用申请单，经该部门负责人签字、财务负责人审核、报总经理签字批准，用章人持总经理的签批到酒店总经理处盖章。

6.6其他印章。

其他印章的使用根据印章所涉及的业务范围，由各部门的主管或负责人审核确认后加盖印章，各部门主管、负责人应当对各自所管理的印章使用情况做好记录。

6.7印章加盖规则

6.7.1印章使用时必须盖在恰当位置，一般应加盖在文件底部单位或部门署名的中间位置，原则上不得压住正文（骑缝章时除外）。

须盖章的文件应当文字端正、图形清晰，盖章时使用的印泥应当适度、加盖清晰。

当文件或合同大于或等于2页时，应加盖骑缝印。

6.7.2严禁在空白合同、协议、证明、介绍信以及其他空白文书、空白纸上加盖公章、法人章、财务专用章或合同专用章。

因工作特殊确需开具或加盖印章时，须经各部门主管、负责人申请并报总经理同意方可出具，且待工作结束后，必须及时向公司汇报空白文书的用途，并将未使用的立即送回印章管理人处，由印章管理人负责销毁或保存后续使用。

6.8印章的外出使用

6.8.1公司印章原则上仅限在公司内使用，无特殊情况不得带出公司，尤其是公司的公章、法人章、财务专用章和合同专用章。

各部门若需携带上述印章或其中之一外出时，必须经总经理批准并在用章申请单上注明“需将印章携带外出使用”。

6.8.2印章使用地点在青岛市（指青岛七区五市）的，由公司派车，总经理指定专人携带印章与使用人同行，由印章携带人、借用人与印章保管人共同填写印章外出使用交接书（见附件七），并在印章使用时两人共同用章，相互监督。

上述情形下无论印章是否使用完毕，当日必须归还公司，如需继续使用的次日再借。

6.8.3确因业务需要或者相关政府部门要求，须将印章携带至青岛市以外的其他地点使用时，按照6.8.1的规定经总经理批准后，由印章使用人与印章保管人共同填写印章外出使用交接书（见附件五）后，方可交付印章。

6.8.4印章使用人应当在回公司后第一时间将印章交回印章管理人处，并对印章的使用情况如实登记台帐，印章管理人检查印章外表状况和台帐登记情况无误后，双方共同在印章外出使用交接书上签字确认。

6.9印章保管人（管理人）

6.9.1公司印章的保管人为印章使用的监督人，是印章使用的最后一道监督屏障。

6.9.2印章管理人应当坚持原则、作风正派。

严格执行印章管理制度，工作细致，对不符合本规定程序或不合法的以及不正当的用印要求有权拒绝。

并按照本规定的要求对公司印章的使用做好登记。

6.9.3印章管理人不得用掌管印章的方便为自己或他人谋私利，否则一经发现将取消印章管理人资格并按照公司相关管理制度严肃处理，情节严重触犯国家法律法规的，按照法律法规定规定处理。

7.印章的停用、废止和销毁

7.1有下列情形之一时，印章应当停止使用或废止：

（一）公司名称变动时，所有印章均应停用废止并刻制新章；

（二）公司机构变更时，与机构名称不符的部门印章或专用章应当停用并废止，是否刻制新章，根据具体的使用情形确认；

（三）印章损坏时，应当停止印章的使用，并刻制新章；

（四）印章遗失或被盗时；

（五）根据国家法律法规、政策变动或其他原因导致印章不能使用时。

7.2印章遗失或被盗时应当暂时停止印章的使用，并对遗失的印章进行对外公告，声明作废后再

行刻制新章。

7.3印章的销毁。

印章停用或废止后，除根据规定应当交回公安机关的外，其他印章交公司行政

部保管，保管期限为两年，两年期满，没有其他问题时，统一销毁。

8、罚则

8.1公司任何人必须严格按照本规定管理和使用公司印章，否则将按照公司相关管理规定，视

情节给予责任人50元以上的罚款。

8.2公司印章必须统一刻制，严禁未经批准私自刻制公司印章，否则无论用于何种目的，都将严

肃追究责任。

8.3违反印章刻制、管理和使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律的，

提请司法机关依法追究刑事责任。

9、附则

11.1本规定解释权归法务部。

11.2本规定自2011年10月12日起实施。

10、与印章管理相关的记录或文件

12.1印章刻制流程图（附件一）

12.2印章使用申请流程图（附件二）

12.3印章刻制申请表（附件三）

12.4印章登记表（附件四）

12.5交接委托书（附件五）

12.6印章使用申请单（附件六）

12.7印章外出使用交接书（附件七）

12.8印章使用台帐（附件八）

青岛市郑庄脂渣食品有限公司法务部

2011年10月12日

终止

附件一：

印章刻流程图

印章刻制申请表

总经理签批

用章部门申请

人力、法务等部门合议

未通过

通过

人力行政部

无需相关政府部门批准备案的印章刻制

进行公司内部的印章登记备案

需相关政府部门批准的印章到该机关办理印章刻制

印章登记表

印章登记表

发送具体使用部门

领取印章，并办理内部登记备案

附件二：

印章使用申请流程图

印章使用申请单

总经理批准

法务等相关部门合议

部门负责人签批

印章使用人申请

签订印章外

出使用交接书

交付印章或派员携章随行

携带印章外出使用

登记台账

印章保管人监督

检查台账并在印章外出使用交接书交回情况处签字

盖章完毕

印章交回

交回印章并

登记台账

附件三

印章刻制申请表

申请人

日期

用章部门

印章名称

材质要求

形式

刻制事由

使用范围

印章管理人

权限

合议部门一

（必要性）

合议部门二

（法律风险）

主管意见

负责人意见

总经理意见

附件四

印章登记表

登记日期

印章编号

印章名称

印模

印章种类

材质

用途

刻制人

制成时间

管理人

废止时间

责任人

废止事由

附件五

印章保管交接委托书

委托人因原因，需将所管理的印章，委托接管人代为保管日。

委托期间，保管人行使委托人的权利管理印章，保管人承诺如下：

1、严格按照公司印章管理制度的要求管理印章，保证印章的安全；

2、严格审核需盖章资料的盖章审批程序，并按台帐要求的标准做好用章记录；

3、绝不利用保管印章的方便为自己或他人谋取私利，侵害公司的合法权益，否则自愿承担一切责任；

4、保证在委托人回公司后及时将印章交回。

委托人：

接管人：

时间：

年月日时间：

年月日

附件六

印章使用申请单

年月日

申请人

部门

文件名称

印章类别

发往单位

印章数量

公章合同章财务章法人章

其他

加盖印章事由

合议部门意见

签名

部门负责人

总经理

附件七

印章外出使用交接书

借用人因事宜，须将公司印章携带至（地点）使用，印章外出使用期间，借用人行使印章管理人的权利。

借用人承诺如下：

1、妥善保管所借用的印章，确保印章的绝对安全；

2、严格按照所申请的用途使用印章，不将印章用于其他用途，绝不利用借用印章的方便为自己或他人谋取私利，否则自愿承担由此造成的一切法律责任；

3、保证在业务办理完毕后第一时间赶回公司，将印章交回并根据印章使用情况如实登记台帐。

印章交付时间：

年月日时分

借用人：

保管人：

监督人：

年月日年月日年月日

印模：

附：

印章交回情况

印章交回时间：

年月日时分

确认：

1、印章外观验收无误；

2、台帐已经登记。

借用人：

保管人：

监督人：

年月日年月日年月

附件八

印章使用台帐

序号

时间

印章名称

文件名称

文件用途

文件页数

用印个数

使用人

备注