时间管理.docx
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时间管理
《时间管理》讲义
制作人：
人保财险李方耀
课程名称
时间管理
课时
2
授课对象
保险销售人员
授课目的
学完本课程后，学员能够达到：
1、了解时间的特性、时间管理的方法与工具；
2、掌握如何避免浪费时间的不良习惯，以及掌握时间管理的好习惯，提高工作效率。
授课重点
1、在学会管理时间之前，先了解时间的特性：
时间的四大特性及三大定律。
2、我们通过一个工具――时间管理矩阵来区分各类事情：
紧急重要的、重要不紧急的、紧急不重要的、不紧急不重要的事情。
通过分析，我们知道面对这四个象限，要有四个不同的行动准则，我们称之为“4D原则”。
就是：
紧急重要事情马上做，重要不紧急事情稍后做，紧急不重要事情授权做，不紧急不重要事情不做。
3、具体的工作中，有10种有形的坏习惯影响我们的工作效率，有10种无形的坏习惯偷走了我们的时间。
4、我们一起学习了15个时间管理的好习惯，也是可以直接帮助我们改善工作效率。
讲授方法
所需器材、道具
电脑、投影仪、白板及笔、一透明玻璃瓶、若干石头、沙子、水、每学员2张白纸
序号
幻灯片页码
授课大纲（幻灯片大纲）
课程内容（详细讲述的内容）
授课
方法
时间（分钟）
1
题目：
时间管理
讲师自我介绍（姓名及工作经历）
讲述
2
2
课程目标
•学完本课程后，学员能够达到：
了解时间的特性、时间管理的方法与工具，掌握如何避免浪费时间的不良习惯，以及掌握时间管理的好习惯，提高工作效率。
讲述
1
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课程目录
一、时间的特性
二、时间管理矩阵
三、时间管理的坏习惯
四、时间管理15招
1、在学会管理时间之前，先了解时间的特性：
时间的四大特性及三大定律。
2、我们通过一个工具――时间管理矩阵来区分各类事情：
紧急重要的、重要不紧急的、紧急不重要的、不紧急不重要的事情。
通过分析，我们知道面对这四个象限，要有四个不同的行动准则，我们称之为“4D原则”。
就是：
紧急重要事情马上做，重要不紧急事情稍后做，紧急不重要事情授权做，不紧急不重要事情不做。
3、具体的工作中，有10种有形的坏习惯影响我们的工作效率，有10种无形的坏习惯偷走了我们的时间。
4、我们一起学习了15个时间管理的好习惯，也是可以直接帮助我们改善工作效率。
讲述
2
4
一、时间的特性
浏览
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忙人的告白……
“因为我们不知道
究竟什么对我们最重要，
所以每件事好像都很重要。
因为每件事好像都很重要
所以我们不得不每件事都做。
有些人看到我们每件事都做，
所以，他们期望我们什么都做。
每件事都做让我们非常忙碌，
所以我们没有时间去考虑，
究竟什么对我们最重要。
”
请一个学员读念出一个忙人的告白。
一个业务员成功和失败的分水岭可以用五个字来表达：
“我没有时间。
”
（停顿一下）
浏览与
互动
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一寸光阴一寸金（表）
所谓“一寸光阴一寸金”，我们的人生平均从20岁到60岁用来工作，创造价值，打造我们的事业。
但是，这40年里，又有多少时间真正用在创造价值上呢？
我们一起来看一个表：
（见ppt，并一项一项地念出来，）。
抛出思考问题：
我们只有3年的时间去创造价值！
我们的时间够用吗？
我们如何管理它？
（停顿，让学员思考）
浏览、讲述
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小案例
如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。
你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。
条件只有一个：
用剩的钱不能留到第二天再用。
前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。
请问：
你如何用这笔钱？
（停顿）
（学员回答）
告诉大家的测试真相：
其实，每天给到我们的是8.64万秒，这就是上天给到我们无比宝贵的财富。
浏览
、
提问
4
8
时间的四项独特性
（1）供给毫无弹性
（2）无法蓄积
（3）无法取代
（4）无法失而复得
但这个财富有着这样的特性：
1）供给毫无弹性：
时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。
（2）无法蓄积：
时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。
不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。
（3）无法取代：
任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。
因此，时间是无法取代的。
（4）无法失而复得：
时间无法象失物一样失而复得。
它一旦丧失，则会永远丧失。
花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。
讲述
3
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生物钟定律（图表）
这要求我们充分利用生物钟分配好时间，松驰有道，在最有效率的时间段做最重要的事情。
讲述
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帕金森定律：
工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间
80/20定律：
80％的时间花在一本书20％的页面上；
80%的电话是来自20%的同事或亲朋；
80%的总产量来自20%的产品；
80%的时间产生只有20％的价值；
80%的销售额是源自20%的顾客；
80% 的人卖时间，20% 的人买时间；
……
帕金森定律
“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间。
”意思是：
由于人的惰性，同一个工作，如果要求两天内完成，结果往往是在第二天下午才完成工作。
其实，这工作往往可以要求在一天内完成。
“好钢用在刀刃上”，就是这个道理。
我们做业务的，如果挖掘出优质的业务，如何分配我们的业务时间，这都是我们每一个业务员需要重新检查自己。
讲述
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二、时间管理矩阵
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杯子理论
（准备一个透明玻璃杯，几个石头，若干沙子，一杯水，）
我们做一个小试验：
1、把石头放在杯内，请问：
还可以放东西吗？
答：
放沙子。
2、把沙子倒进去，还可以放东西吗？
答：
水。
3、如果先放沙子、水，放满后，能放石头吗？
答：
不能！
试验启示：
1、杯子，相当于我们一天的时间；石头，就是我们要做的重要事情，而且是连贯做的；沙子、水，就是我们无关重要的小事情。
2、如果先安排了小事情，就没有多余的时间空间做重要事情了。
记住：
帕金森定律，小事情是做不完的，可以把所有的时间占满。
所以，必须先安排重要事情。
演示
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传统的时间安排（图）
看ppt的两个对比图：
传统的时间安排VS更有效的时间安排。
我们无意识之中往往是：
在其他不紧急、不重要的事情的基础上加插紧急、重要的事情（大石头）。
见下图：
讲述
2
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更有效的时间安排（图）
更有效的时间安排是：
先安排了紧急、重要的事情，即“大石头”，才安排其他不紧急、不重要的事情。
见下图：
讲述
2
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要事第一
我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?
（停顿）
讲述
1
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时间管理矩阵（图）
我们通过一个工具――时间管理矩阵来区分各类事情：
紧急重要的、重要不紧急的、紧急不重要的、不紧急不重要的事情。
讲述
1
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时间管理矩阵图
具体来说，怎样规划我们的时间？
我们来看一看时间管理矩阵（见ppt）：
第一象限是重要又急迫的事。
诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。
如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。
但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。
忙于第一象限的结果是：
*1压力
*2筋疲力尽
*3危机处理
*4忙于收拾残局
第二象限是重要但不紧急的事。
主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。
荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。
反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。
做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。
这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。
结果：
*1有远见、有理想
*2平衡
*3纪律
*4自制
*5少有危机
第三象限是紧急但不重要的事。
表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。
电话、会议、突来访客都属于这一类。
我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。
结果：
*1短视近利
*2危机处理
*3被视为巧言令色
*4轻视目标与计划
*5缺乏自制力，怪罪他人
*6人际关系浮泛，甚至破裂
第四象限属于不紧急也不重要的事。
简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。
但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。
这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。
然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。
讲述
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时间管理矩阵（图）
总的来说，处理不同的象限的事情会有不同的结果：
第一象限是应急事情；第二象限是高品质事情；第三象限是迷惑人的、表面是紧急但实际是低效率的；第四象限是消耗精力和时间并且没什么实际效益的事情。
小结：
现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？
请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。
其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。
讲述
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4D原则（图）
四个象限的不同处理方法。
讲述
2
20、21
普通人的时间安排（图）
根据4D原则的划分，普通人的时间安排与成功人士的时间安排的不同在于：
（见PPT）
讲述
2
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消防局的工作
问：
消防局的主要工作是什么？
答：
1、灭火救人；2、推广消防知识和措施。
问：
哪一个工作更重要？
答：
第二个！
其实，灭火救人就是第一象限的工作内容，做好预防措施就是第二象限的内容。
做好预防，才会使得灭火救人的工作减少！
这就是时间管理！
提问讲述
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请学员回顾上周的时间安排，有否按照原则作？
请学员为自己规划下周时间安排表。
（时间5分钟）
互动
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三、时间管理的坏习惯
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时间大盗的分类
（有形的）
时间的大盗
在我们工作中，有许多“小偷”会“盗走”我们宝贵的工作时间，有哪些小偷呢？
看得见的小偷有：
1、接听不重要的电话
2、打不重要的电话
3、可以不参加的会议
4、打扰
5、官僚作风，形式主义
6、沟通不足
7、同事间不充分的信任
8、资源不足
9、阅读不重要的文件及邮件
交通堵塞
讲述
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26
时间大盗的分类
（无形的）
上面的事情很容易花掉了我们大段大段时间。
除此之外，还有一些无形的、不自觉的习惯，包括：
1、欠缺周详计划
2、不懂分辨轻重缓急
3、过分注重细节
4、犹豫不决
5、不懂得说不
6、拖延
7、善忘
8、不懂授权
9、欠缺组织
10、健康欠佳
讲述
10
27、28
下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。
1.你通常工作很长时间吗？
2.你通常把工作带回家吗？
3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？
6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？
7.你时常在做重要工作时被打断吗？
8.你在办公室用餐吗？
9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？
10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？
11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？
12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？
13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？
14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？
15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？
16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
（学员用3分钟时间完成）
互动
3
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总结你的时间掌控
测试结果：
12-16：
救命！
你的时间管理上需要改进
8-12：
当心！
需要重新审视你的时间行动指南
4-8：
可以！
方向正确，但仍需提高
0-4：
恭喜！
坚持并保留你的方法
讲述
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四、时间管理15招
测试结果表明：
大多数的人处在6-12之间。
所以，有必要改善自己的一些工作习惯。
这里和大家分享15招：
讲述
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第一招：
今日事、今日毕
每日行事历：
一般例行事务，需带回家解决（明天有明天的工作）。
凡事“再一次”就会浪费了很多的时间。
讲述
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第二招：
找出最佳生理时间
周一征候群——周末狂欢，周日睡大觉；周五征候——假期等待。
懂得找到自己最佳状态的时间段，从事最需要集中精神的工作，以提高效率。
讲述
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第三招：
同时做两、三件事情
1.同时做两件事情：
刷牙、洗脸、洗澡/听收音机；上厕所/看书；开车听演讲或者有声音的录音带。
2.同时做三件事情：
走路健身、听收音机学英语、上班的路上。
3.人脑一次能处理7件事情
讲述
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第四招：
决不轻易“迟到”
业务的约定、晨会、业务会议、培训等
讲述
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第五招：
没定期限就不叫工作
设定期限（双方共同协议）
交办事项、定下期限，按时追踪
–指使、要求、命令——书面化
–按时追踪
承办事项、自定期限、限期前提报
–主动提出进度报告。
–力有未逮时，马上说出来。
还记得帕金森定律吗？
讲述
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第六招：
整理工作环境
桌面
–清楚不必要的东西——相片、饰品。
–物归定位。
抽屉
–立即处理的公文、正在实施的计划。
–长期的计划。
–保留的公文，参考资料。
周围环境
–清爽舒适、工作效率。
讲述
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第七招：
普通文件只看一次
文件处理3W原则
What——该不该看，只看一次
Who——该谁看，交给谁办。
When——何时完成，预定最后日期。
只看一次的技巧：
杂志当报纸看
书本当杂志看
讲述
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第八招：
时间管理的利器
时间提醒器：
手机、Outlook
即时文字沟通工具：
QQ、MSN
节省会议沟通成本：
电脑视频
节省面对面的沟通成本：
电话/fax/email
节省文字记录工具：
小型收、录、放音机、小型摄影机器（Digital）、小型电脑（PDA）
讲述
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第九招：
名片式的小卡片
把好的想法、点子写下来——实现第一步
养成习惯
分类整理
随身携带笔和卡片
在家中其中重要的地方放置卡片盒子
手机的录音功能
讲述
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第11招：
花钱买时间
利用时间管理的80/20定律
雇佣他人做事，如钟点工
授权
讲述
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第12招：
舍弃完美主义
追求完美——花钱/花时间
追求卓越>追求完美
举例：
美国《独立宣言》有错别字
讲述
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第13招：
集合零碎时间做大事
化零为整
30分钟读书法——10页/30分钟/天=300页/月＝18本书/年
利用交通时间或运动时间来学习、计划构想
避开繁忙时间：
逆向操作
讲述
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第14招：
勇敢说“不”
您有拒绝的理由，不必每次都要有理由。
害怕冒犯某人——想好借口。
讲述
1
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第15招：
休息是为了走更多的路
午睡30分钟
周末真的是用来休息的
讲述
1
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课程总结
1、课程一开始我们就算过一笔帐：
我们一生中，只有3年左右的时间来创造价值，成就事业梦想。
我们的时间够用吗？
我们如何管理它？
2、在管理它之前，先了解它的特性。
时间的四大特性：
1）供给毫无弹性
（2）无法蓄积（3）无法取代（4）无法失而复得
3、利用时间的四大特性，我们使用它有三大定律：
生物钟定律、帕金森定律、80/20定律
4、从一个石头、沙子、水与杯子的试验中，我们得到一个道理：
先放石头，再放沙子和水。
同样，一天的时间，我们先安排重要的事情，再安排小事情。
5、因此，我们可以通过一个工具――时间管理矩阵来区分我们的事情：
紧急重要的、重要不紧急的、紧急不重要的、不紧急不重要的事情。
通过分析，我们知道面对这四个象限，要有四个不同的行动准则，我们称之为“4D原则”。
就是：
紧急重要事情马上做，重要不紧急事情稍后做，紧急不重要事情授权做，不紧急不重要事情不做。
6、通过消防局的工作安排，我们更加直观形象地对这四个象限的了解：
多做重要不紧急的事情，就会减少重要紧急的事情。
7、具体的工作中，有10种有形的坏习惯影响我们的工作效率，有10种无形的坏习惯偷走了我们的时间。
我们要慎防这20个“时间大盗”。
8、最后，我们一起学习了15个时间管理的好习惯。
这是课程的重点，也是可以直接帮助我们改善工作效率。
讲述
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《第五项修炼》
“想想看，
水质是突然恶化的吗？
交通是突然拥塞的吗？
健康是突然变差的吗？
婚姻是突然变糟的吗？
孩子都是突然变坏的吗？
我们的社会是突然变得如此乱的吗？
国家是突然变弱的吗？
全球生态是突然恶化的吗？
杰出的企业是突然转弱的吗？
……（摘自《第五项修炼》）”
请全体学员大声朗读。
（朗读）
而对我们威胁最大的，偏偏多属于这种缓慢渐变的过程，大部分人却要等到它爆发成“重大事件”时才会处理。
浏览讲述
2
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谢谢！
本课程到此结束，谢谢各位！
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