Pipeline查询商品等有关资料操作指引.docx

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Pipeline查询商品等有关资料操作指引

Pipeline查询商品等有关资料操作指引

一、Pipeline上的商品资料总概

请点击以下结构图中每个选择框，查看详细信息，包括：

查询路径、包含的文件介绍及查询方法等，结构图中的斜体字代表选项中包含的文件种类。

1.Pipeline

路径：

http:

//pipeline-cn.wal-

2.数据汇总平台

路径：

在图标下面找到“数据汇总平台”

3.在线合同管理

路径：

点击“数据汇总平台”输入自己的ID和密码

点击“在线合同管理”

4.1随货文件

1）此文件夹中的文件介绍

I来源

根据《收货指南》的要求，SZ/TJ/JXDC收货部将总部采购商品的供应商送货时随批次附送的文件上传此系统。

II资料类型

进口食品的进口卫生证书、酒类商品的酒类随附单（含进口和国产酒）、特批文件。

III资料的时效性

●该系统自2006年5月投入使用，2006年5月后DC收货的随货文件开始上传此系统，2006年5月之前收货的商品，其随货文件并未上传此系统。

●由于目前无充足人手做网上资料的更新工作，所以随着时间推移，会出现部分网上资料过期的情况。

2）查找资料的方法

●路径：

进入“在线合同管理”点击“随货文件”

●点击该界面右上角的“查询”

点击“查询”

●界面出现多个选项：

编号（流水号）/商品号/生产日期等仅在商品号框中输入进口食品的商品号点击界面右下角的“查询”

仅在商品号框中输入商品号，然后点击右下角的查询

●此时界面列出一个或多个商品信息

●针对进口食品-----根据该商品包装上标注的生产日期，逐一点击每个商品右端的“详细信息”

逐一点击每个商品右端的“详细信息”

出现“数据详细信息”界面点击“证书文件”右端图标在打开的扫描件中核对查询商品的品名和生产日期，如果信息不符，则需要联系供应商提供。

点击此图标，电脑会提示OPEN-打开或SAVE-贮存。

●针对酒类商品-----按上述方法直接点击“证书文件”图标打开该商品的酒类随附单扫描件。

同样核对随附单中注明的生产日期与该商品包装上标注的生产日期是否一致，如果不一致，则需要供应商重新提供盖章的随附单。

●特批文件

这是供应商向DC送货时，所送商品不符合《收货指南》的要求，经采购部领导特批，在公司承担风险的情况下，仍然同意收下这些商品的特批文件。

当商场被政府检查，或商场自查发现了问题商品，供应商提供不了相关文件时，可在此时核查该商品是否属于采购特批商品。

4.2商品资料

1）此文件夹中的文件介绍

I来源

索取证书的目的在于商品能够溯源，总部采购在建立新商品前，根据ICC的要求向供应商索取生产商和商品的有关证明文件，这些资料交给总部ORC部门审核，合格后商品才得以进场，同时ORC将这些资料上传系统。

II资料类型

●供应商或生产商、及商品资料文件：

供应商或生产商的生产许可证、条码许可证、商品的检测报告、进口食品卫生证书、3C证书、有机证书、绿色食品证书、无公害证书、专利证书、特殊化妆品卫生许可批件、保健食品许可批件等

备注：

不包含合同供应商的营业执照和购销合同，这些资料目前统一存放在总部财务部。

III资料的时效性

●该系统自2006年开始使用，2006建立的新商品资料开始上传此系统，2006年以前建立的商品资料只有少部分上传此系统。

●ORC只在建立新商品前索取商品资料，但由于目前没有充足人手做网上资料的更新工作，所以随着时间推移，会出现部分网上资料过期的情况。

2）资料查找方法

路径：

进入“在线合同管理”点击“商品资料”

根据需要查找的资料类型，分别按以下方法查找：

a供应商或生产商资质文件

●资料种类：

生产许可证/条码证书等

●查询方法：

进入“商品资料”界面后，点击该界面右上角的“查询”

点击右上角的“查询”

仅在供应商号框内输入供应商号的前6位数字；调取条码证书时也可在UPC号框内仅输入UPC码的前7位数字（UPC码的第一位数字为0时，该0不输入）点击右下角的“查询”。

●此时界面列出一个或多个商品信息。

按照所需查找的“资料类型”，逐一点击其右端的“详细信息”出现“数据详细信息”界面点击“证书文件”右端图标在打开的扫描件中核对文中信息是否与该产品包装标注的信息一致。

点击此图标，电脑会提示OPEN-打开或SAVE-贮存。

b商品资料文件

●资料种类：

检测报告/进口食品卫生证书/有机证书/绿色食品证书/无公害证书/专利证书/3C证书/免检证书/进口许可批件/保健食品证书等

●查询方法：

点击“商品资料”界面右上角的“查询”在UPC码框内输入UPC的前12位数字（UPC的第一位数字为0时，该0不输入）按上述方法打开扫描件，核对文中信息是否与该产品包装标注的信息一致。

如果输入UPC码未找到文件，建议再重新仅输入供应商前6位查找，这样可看到此供应商名下的所有资料，然后再在相对应的“资料类型”中查找。

c例外情况

当过ORC时，供应商因某种原因提供不了某些要求提供的有效证书，在“数据详细信息”界面中的最后一行“备注”中会注明“特批”等文字，这是采购在权衡风险的情况下同意做此商品，ORC同事将特批文件上传系统，替代相应的文件。

例如：

编号87163的文件，按上述方法进入“数据详细信息”界面后，其“备注”栏显示：

“特批无样品和报关单，附保证书”，打开文件显示的是内有GMM签字的ICC表，以及供应商的质量保证书。

4.3当查找不到资料时-----

按上述查询方法在“随货文件”和“商品资料”内查找不到对应的进口卫生证书/酒类随附单/生产商和商品的相关文件时，请CA或商场直接联系供应商索取。

5.政府检查中商场常用资料

1）路径：

点击“政府事务部”点击“政府检查中商场常用资料”

2）此文件夹中的文件介绍

I来源

商场接待政府检查时普遍需要配合政府部门提供的常用资料。

II资料类型

目前放置有：

奶/豆肉制品相关资料（深圳适用）、商场99自用品中的一次性包装自用品资料（全国适用，包括卷拉袋、纸类、塑料和消毒产品）、纸制包装用品资料（全国适用）、鲜食原料资料。

III资料的时效性

2007年9月开始收集上传，并会陆续上传其它类型资料。

IV资料查找方法

直接点击“政府检查中商场常用资料”

即显示所有内容，无需输入任何信息。

二、Pipeline查询前需要掌握的信息

上网查找前，您首先需要获取以下信息：

1.商品号

●9位数，如000154343（01部门）、251117158（25部门）

●由于同一UPC码的商品有可能分属于全国多个城市的不同供应商，而商品号是唯一性的，所以，建议查找资料一定要获得商品号。

2.供应商号

●9位数，如494596010（01部门），该号码的后3位是部门号,查询时需要输入供应商号的前6位，即494596。

3.最小销售包装上标注的UPC码

只查找检测报告时，可仅输入共13位的UPC码，如：

6920548825146。

4.其它必要信息

指需要与调取的文件内容进行核对的信息，比如：

查找生产许可证，就需要获得包装上标注的QS编号和生产商信息。

三、案例

某市工商局来商场检查，要求提供以下商品的检测报告/生产商卫生许可证和生产许可证/系统成员条码证书/供应商营业执照：

F步骤1.

首先需要获取以下信息：

商品号

供应商号

供应商名称

商品名称

UPC码

（共13位）

生产商

生产许可证编号

154179

494596010

广州大旺

旺仔小馒头250G

6920548825146

南京旺旺食品有限公司

QS320112010043

F步骤2.

按照4.22）b商品资料文件介绍的方法查找

●检测报告

在UPC框内输入条码前12位6920548825146（注意：

69前不要输0）

●生产商生产许可证

在供应商号框内输入供应商号码的前6位，即494596，点击右下角“查询”后，界面最下端显示：

共186个记录  第1/4页  首页上一页1234下一页末页

此时建议点击“末页”，因为越往后资料越新，即查找顺序是第4--1页。

从第4页的“资料类型”栏中找到标注为“生产许可证”的项目（由下往上找），逐一打开对应的“详细信息”，最后找到编码049780是南京旺旺的生产许可证。

备注：

由于同一供应商可能代理多个生产商的商品，所以一定要将调取出的文件内容与最小销售包装上标注的生产商名称和证书号码进行核对。

●条码系统成员证书

在UPC框内输入UPC码前7位6920548，出来2项资料都是检测报告，说明网上没有条码证书，需要找到供应商电话，向其直接索取。

●营业执照

最快的办法是立即发邮件至ChinaGAGITeam，告知供应商号和名称，GIteam会立即发邮件给财务部同事索取。

备注：

如果调取出的资料显示已过期，需CA直接致电供应商让其传真。

四、编后语

●打好基础功，平时花时间操练网上查询方法，摸索查找经验；

●对此资料系统要有客观认识和评价。

按照公司目前的采购和收货程序，我们的做法能够满足《特别规定》的索证要求。

由于每家店都有总部采购DC配送的商品，为了各地能较快拿到DC商品的资料，公司花2年时间开发了这套系统，这种在线资料管理的方式即是对国家倡导的节约环保号召的积极响应，也节约了经营成本和人力物力，加上ORC人手不足，无法把商场所有DC配送商品的资料都上传并更新，故而，目前系统中的商品资料是有限的。

●《特别规定》要求经营者须索证索票，但并未规定索证形式，也未规定必须现场拿出索证资料。

我们在接待政府检查时，应坚持我公司目前已按法规的要求执行，由于总部查找资料需要一点时间，我们会在调查期间内提供所需的索证资料。

我公司开发的在线资料管理系统是企业提高管理效率而采取的积极措施，不存在因为系统中的资料不全而被政府部门处罚的情况，除非在调查期内我们提供不出相关的索证资料。

●对公司的在线资料系统有了正确的认识后，在接待政府检查时，建议以巧妙的方式向政府人员宣传此在线系统，使之成为公司管理制度的又一个亮点。

就目前部分城市接待国家级政府部门工作组检查的准备工作，建议与当地政府部门达成统一战线，实事求是地介绍在线系统，共同协商如何充分利用好此系统来宣传企业管理索证资料的最佳实践的办法，从而通过企业的良好表现来体现当地政府部门的监管政绩。

●如果当地政府部门认为该系统资料不全，没有必要进行宣传时，我们完全可以不再宣传此系统。

●该在线资料系统存在与否，都不影响我们对索证工作的合规操作。

请按照总部所做的《特别规定》应对指引的培训内容来接待和处理有关索证索票的政府检查。

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