办公用品管理流程.docx

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办公用品管理流程

办公用品管理流程

1办公用品管理的目的与原则

1.1目的：

办公用品管理的目的在于规范公司办公用品申领、采购、保管、发放及统计流程，有效控制公司办公成本，防止浪费，实现各部门办公资源共享最大化。

1.2原则：

坚持以旧换新，以坏换新，杜绝重复领取、顺手牵羊现象；做到办公用品台账清晰，心中有数。

2办公用品申领流程

2.1提出领用申请：

每周五前，部门员工根据个人办公用品使用情况，书面提出办公用品领用申请。

申领领原则如下：

◆非易耗品，如订书机、计算器、文件夹、笔筒等需以坏换新，原则上一人只能领取一次。

◆易耗品，如签字笔、笔记本、铅笔等需以旧换新，原则上除财务部外每人一月2支签字笔。

◆其他部门公用办公用品，如打印纸等由申领人统一申领。

2.2申领人审核并汇总：

部门申领人于每周五下班前，对部门办公用品申领进行审核，收集已旧已坏办公用品；汇总部门办公用品申领，列出申领清单（见附件2-1）。

2.3OA至行政综合部：

部门申领人对部门办公用品审核并汇总列出清单后，于周五下班前通过OA将申领清单传至行政综合部办公用品管理人员。

2.4行政综合部审核并记录：

行政综合部办公用品管理人员收到各部门办公用品申领清单后，进行审核记录。

公司无库存的需于周二中午以前采购到位。

3办公用品采购流程

3.1办公用品拟购清单及申请：

行政综合部根据各部门申领清单，结合办公用品库存情况，理出拟购清单，向行政综合部部长及相关领导提出采购申请，采购申请包括采购物品、采购数量、费用预算等（见附件2-2）。

3.2签署意见：

行政综合部部长及相关领导就办公用品拟购申请签署意见。

3.3询价、比价：

行政综合部采购人员应就欲采购物品进行询价、比价，确定合作供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，便于日后常规性采购的优惠政策。

3.4交易：

行政综合部采购人员与供应商确定拟购物品价格、质量后予以交易，对于大件物品，如办公打印纸、维达卷筒纸等考虑供应商送货。

3.5电脑录入，物品入库：

行政综合部办公用品管理员将采购回公司的办公用品就名称、品种、型号、价格、采购日期等进行电脑入库，建立台帐（见附件2-3）；将采购物品分类入库保管。

4办公用品发放流程

4.1发放物品准备：

每周二下午为办公用品发放时间，行政综合部在每周二上午准备所需发放的物品。

4.2领取办公用品并登记：

部门申领人每周二下午前往行政综合部，根据所在部门申领清单领取办公用品，将收集的已坏已旧办公用品交予行政综合部办公用品管理者，并按照行政综合部要求予以签字登记（见附件2-4）。

4.3部门员工领取办公用品：

部门申领人领取部门办公用品后，部门员工向部门申领人领取各自办公用品。

部门可根据部门规模考虑签字登记。

5办公用品统计流程

5.1每周统计：

行政综合部办公用品管理人员在每周的办公用品领取发放过程中即可就办公用品进行统计，做到账物一致。

5.2每月盘点：

行政综合部办公用品管理人员在月末进行办公用品全面盘点，提前增加库存，减少采购次数，尽可能一月集中采购一次。

对盘点过程中发现的差异寻找原因，使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报部长。

5.3月统计报表：

行政综合部办公用品管理人员月底出统计报表，包括物品编号、物品名称、规格型号、价格、领用数量、库存量及领用部门等信息（见附件2-5）。

5.4审阅并签署意见：

行政综合部部长对每月办公用品报表进行审阅，发现问题签署相关意见。

附件2-1：

办公用品申领清单

申领部门

申领人

申领时间

序号

物品名称

规格

数量

用途

附件2-2：

办公用品拟购审批表

填表时间：

序号

物品名称

规格

数量

预算

特殊要求

订购原因

行政综合部意见

主管领导意见

附件2-3：

办公用品台账

物品

项目

编号

数量

单价

入库时间

备注

武汉南国置业股份有限公司

附件2-4：

办公用品领取登记表

编号

物品名称

规格

数量

使用部门

领取人

领取时间

备注

附件2-5：

办公用品月统计报表

编号

物品名称

规格

单价

月末库存

本月领用数量

领用物品总价

备注