采购内部审计方案.docx

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采购内部审计方案

XX有限责任公司

采购流程审计方案

一、审计目的：

根据集团公司的采购管理制度，对现阶段公司有限责任公司（以下简称“公司”）采购部门的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查，做出客观评价，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。

二、审计内容：

1、采购管理制度是否有效和完善。

2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。

3、公司对采购主要业务环节（采购预算、供应商的选择、合同的签订、请购与订单、货物验收、货物仓储、付款等）的管理、控制是否完善。

4、对本次审计发现的问题继续后续追踪审计。

三、审计范围：

20XX年X月——20XX年X月期间的采购管理工作。

四、审计人员及配合部门：

审计人员：

集团监审部（董飞、杨杉）

配合部门：

生产部、采购部、财务部、行政部

五、审计时间：

六、审计重点与程序：

（一）采购预算（计划）业务

获取采购政策、采购预算、生产预算、销售预算

1、预算编制的审计：

（1）采购预算的编制是否与生产预算、销售预算、资金预算等相协调；是否考虑存货政策和采购政策；是否考虑存量管理制度，并制定安全存量、最低最高存量及请购点，经济批量等因素。

（2）预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。

2、采购预算是否按审批流程审批，是否经董事会授权。

3、实际请购是否与采购预算相配合，并严格控制；是否机动配合生产和管理制度及库存而作出适当调整。

4、实际采购与预算产生的量差和价差有误查明原因，并作出适当的记录和调整。

（二）供应商的选择

获取《合格供应商名录》，采购招投标管理办法，招标过程有关文件

1、供应商管理审计：

（1）应重点审查组织对定点供货商选择的合理性，包括供货商选择评价程序是否规范；有无明确的供货商选择目标和评价标准；有无建立供货商评价小组，小组人员组成是否合理；

（2）有无完整、真实的供货商资料；供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式；

（3）有无对供货商档案进行规范管理，建立《合格供货方目录》，定期组织对供货商调查和复审；修改供货商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。

2、对供应商选择的审计：

由于电器公司主要材料供应商均由招投标方式产生，应重点审查招如下内容：

（1）审阅有关记录，检查招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序情况。

（2）审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。

（3）审查招标采购的价格是否合理。

复验标底价格，对编制标底的工作底稿所载明的

物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；审查最高采购限价的

合理性和公允性；

（三）合同的签订

抽查部分大额采购合同、合同审批记录

1、审查合同内订购的商品货物及品质、规格、数量、质量、交货期及价格是否符合采购预算要求。

2、审查订购货物的价格是否合理，交货方式和结算方式是否恰当，如由招投标方式产生，是否与投标书一致。

3、审查、评价合同是否依据经济合同法签订，主要包括供应商资格，是否为合格供应商、手续是否完备、有无双方主要领导审查批准、是否按照合同审批流程执行，副本有无交财会部门及监审部门备查。

4、了解谈判流程及有关谈判记录，查看合同及其相关谈判记录，对比采购合同的内容及条款，确保谈判内容与合同内容一致；了解主管领导是否适度参与谈判。

追溯与供应商签订合同商谈的详细内容记录，了解合同起草过程，是否对所列条款进行研究、审定、或咨询公司法律顾问；并根据相应的法律法规分析各具体条款的合理、公平、公正性。

（四）请购与订单

获取请购申请、订单、订单台账

1、各种类别原材料是否由负责请购的部门和专人开立请购申请，并依授权核准后办理采购事宜；请购申请内容是否详实，并经授权主管人员签批；紧急采购是否经常发生，其原因是否充分恰当；请购是否与采购预算相符合。

2、采购订单是否在采购合同的框架内执行，调阅采购档案，审查其中询价报价单、订购单是否办理齐全，前后一致。

3、订单的内容，采购货物飞名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货期、装卸地点、包装、运输方法、运费、付款结算办法、验收、保险等是否规定完备，内容是否符合相关合同法规定。

4、订单是否由专人进行档案管理，是否建立合同及订单台账，以以便查阅。

（五）货物验收

获取请购单、验收单、送货单、发票等

1、审查是否设置独立的质量检验部门组织物资验收，有无采取适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；

2、审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；

3、审查物资验收是否签署顺序编号的验收报告；

4、审查超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；

5、审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同情况及时组织索赔，是否每月编制退货报告，以供采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等；

6、审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；

7、审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合格的检验证明，合同中是否规定了必要的质保内容；物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

（六）货物仓储

获取验收单、领发货单、货物管制卡、安全检查日报表等

1、货物的储存，是否依类别分存各库或分档保存，各库是否分设，个库是否设分区货架并分分格编号，编号是否清晰有系统规则，收货及发货是否便捷。

2、库房安全措施是否完善。

3、供应商交运商品货物时，应该对送货单。

发票，装箱单等单据，与请购单内容核对无误后办理验货手续。

4、交货入库数量超过或未达到订购量部分，是否作妥当处理。

5、供应商送货时是否均适时开立验收单并实施品质检验，以确保货物品质。

6、所以领货，是否均根据正式核准的领货单办理。

7、领货量异常时，有否查明原因，对于已领货未办手续的，或已办手续未提领的，有无追踪控制。

（七）付款

获取请购单、验收单、供应商发票、记账凭证、应付账款明细账等

1、审查负债的确认是否正确。

审查采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供应商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，并及时通知财会部门；财会部门是否在进一步审核的基础上，编制记账凭证，登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债。

2、国内采购是否办妥验收手续，备齐有关凭证送财务部门审核后，编制记账凭证后再付款。

3、国外进口采购是否根据报关资料办理结汇手续。

4、交货期延误或者品质、数量不符的采购，是否按合约规定执行扣款或罚款手续。

5、审查应付账款的登记是否正确。

审查应付账款登记和管理是否由独立于请购、采购、验收、付款以外的职员执行；是否根据不同供货商设置明细账进行明细分类核算；是否根据审核无误的原始凭证和记账凭证及时登记账簿记录，有无遗漏、隐瞒负债情况；是否定期将应付账款明细账余额与供货商寄回的对账单相核对，与应付账款总账相核对，与采购部门台账相核对，对存在的差异是否及时妥善处理；对享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的货款净额登记应付账款，以防止在付款时贪污折扣。

6、审查预付账款处理是否合规。

审查预付账款是否经过申请、审批；收到采购物资后，是否根据供应商发票及时冲减预付账款；是否与供货商定期对账。

7、审查应付账款余额的整体合理性。

审查财会部门是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况；采用分析性复核方法，通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额，确定应付账款有无异常变动。

8、审查付款处理是否合规。

审查付款是否符合资金结算制度的要求；付款是否在会计审核的基础上，经过授权人审批；是否按确定的付款方式付给指定的收款人；核实付款金额和收款人是否正确；有无使用空白支票；已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等。

七、审计的分工与计划

（一）分工

XXX：

负责

XXX：

负责

XXX：

负责

1、审计准备工作：

（1）收集、分析、评价采购管理制度。

（2）财务系统内导出截至差何日的采购费用明细账。

（3）了解公司审计年度内采购预算、实际采购情况以及两者的差异。

（4）了解公司的招投标管理现状，包括：

招投标方式、评标方式。

（5）了解非招投标物资采购的现状：

询价、议价、比价。

（6）查阅外部审计的审计报告及工作底稿，必要时可利用外部审计的工作成果。

2、现场审计工作时间安排

（1）首次进场会议------

（2）制度评估------

（3）采购、合同管理、验收、付款审计测试-----

（4）现场沟通会议-------

（5）审计问题的改善后续追踪审计-------

（6）出具审计报告及管理建议书-------

八、采购审计所需资料清单

（一）前期资料

1、物资采购预算

2、财务会计资料

3、相关制度规定：

例如采购政策、采购程序制度授权审批制度、供应商管理制度、货物仓储制度、合同签订制度、凭证管理制度等。

4、外部信息资料：

例如同行业相关资料、物价水平和编号幅度、技术变化程度和供应商资料等

（二）采购预算制度及审批阶段

1、采购政策

2、采购预算

3、销售计划

4、产品产量计划

5、生产作业计划

（三）合同及订单管理阶段

1、合同法及公司内部有关合同制度

2、《合格供应商名录》及供应商有关资料

3、采购招投标管理办法

4、招标过程有关文件

5、合同正文和副本及合同台账

6、物资采购申请单

7、订单及订单台账

（四）验收入库阶段

1、采购发票

2、运费单

3、检验报告单

4、入库单

5、退货单

6、付款申请表

7、付款凭单

8、转账凭证

9、应付账款明细账

10、材料采购明细账

11、对账单

（五）其他需相关部门提供的资料