档案工作统计分析材料.docx
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档案工作统计分析材料
档案工作统计分析材料
篇一：
第十讲档案统计
第十讲档案统计
一、档案统计工作含义
定义：
以数字的形式揭示档案和档案工作的发展过程、现状以及一般规律的一项工作。
包括档案统计调查、统计整理、统计分析和提供统计资料等内容。
档案统计是档案管理工作中一项重要的环节，是监督和保证档案工作质量，提高档案工作水平的一项工作，在整个档案工作中占有重要的意义。
1、统计工作的对象
档案统计工作的对象主要有档案机构、档案数量、档案工作人员、档案经费情况等项目。
也就是说，凡是可以进行量化描述和量化研究的现象，都可以纳入档案统计工作。
目前，我国档案工作的统计体系，基本上分四个层次：
（1）全国档案工作基本情况统计。
与工资、干部职工统计要求一样，纳入国家国民经济和社会发展计划的统计指标，由国家档案局组织进行，由国家统计局指导与监督。
（2）专业系统档案工作基本情况统计。
各个系统，如教育系统、医疗系统、交通系统等，由专业主管机关组织进行。
（3）地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计。
由地方档案行政管理机关组织进行。
（4）档案馆、档案室（包括各种专门档案室）档案工作情况统计。
由各档案馆、档案室自己组织进行。
2．档案统计工作的任务
一方面是及时地对档案和档案工作诸多方面、多种状况的数据进行统计调查、整理和分析，比如档案与档案工作的规模、水平、结构、速度等在一定时间、地点、条件下实际的数量表现。
另一方面向国家提供档案统计资料，反映档案事业的水平，可以为国家发展档案事业提供丰富而又准确的依据。
二、档案统计工作的意义（自学）
档案统计工作是指导档案工作的一种管理措施和方法，是整个档案工作中必不可少的环节，历来受到档案部门的重视。
1．档案统计工作是科学管理档案的基础、手段和方法。
2．档案统计是使档案工作处于良性运行的重要保证。
3．档案统计工作是提高档案学研究水平的重要保证。
三、统计工作的要求
1．准确性。
我们常说，做事要做到“心中有数”，对工作而言，更是如此，准确性是统计工作的生命线，很多政策、法规的制定，都建立在对统计数据的分析之上。
档案工作也是这样，数字统计不准确，就会给工作带来盲目。
（20XX年2月25日。
国家统计局在这天发布的公报显示，在“蜗居”成为流行语的20XX年，全国70个大中城市房屋销售价格仅上涨了1.5%。
这一数据迅即引发一场舆论风暴。
人们几乎一致认为这不可思议，人们都说“可能是放错了小数点。
”一个小小的数据，让国家统计局局长马建堂十多天里寝食难安。
据后来国家统计局解释，他们有两套数据，一套是1.5%，加权数据测算的；一套是24%。
而24%是均价涨幅。
统计是一门专门的学科，我们外行人都不知道什么是
加权数据，什么是均价涨幅，但是24%的涨幅恐怕更容易接受。
2．及时性。
档案的统计要纳入日常工作轨道，将统计工作制度化。
档案统计的及时性要求当然远远会低于一些密切关联民生领域的一些指标，比如，物价。
（每个月，国家统计局都会公布cPi指数。
城乡居民收入和消费支出数据指标，通常作为观察通货膨胀水平的重要指标。
一般说来当cPi>3%的增幅时就是通货膨胀；而当cPi>5%的增幅时就是严重的通货膨。
一些人就会问，这些数据到底从哪儿得来的？
”。
这个工作是这样开展的：
在各个地方安排采价员，分布在近5万个采价点上对600至1000种规格品进行价格记录。
要求采取记流水账的方式，日复一日、一笔一笔记录他们家庭的收入和支出数据，不能有任何遗漏，更不能弄虚作假。
工作人员每月上门核实、收集账本，及时进行整理、编码、录入、审核、上报。
最终，就有了国家统计局发布的城乡居民收入和消费支出数据。
3．科学性（统计报表的制定，各项统计指标的设置、范围、内容要做到规范。
科学）
4．法治性（夸大成绩、缩小失误，虚报、瞒报、伪造）（一些公司为了少交税，将工资数据少报；一些贫困县，为了争取国家财政补助，将经济指标也往少里报，不愿摘掉“贫困”的帽子；一些单位，还常常有吃空晌shang,将一些离职创业、或者退休死亡的职工的编制空挂，正常领取财政拨款）相对来说，档案统计数据的弄虚作假，其危害程度要小一些，但是也要纳入法制的轨道，对统计违法行为依法制裁。
档案统计指标与步骤
档案统计指标是进行档案登记、统计、分析的基础，发挥档案信息咨询，监督工作的条件，它的作用和意义都特别重大，所以对档案统计指标的选定，要遵循一定的原则，不可随意：
一、常见档案统计指标及其运用
（一）档案统计指标的选定原则
1．客观性。
2．统一性。
3．稳定性。
4．可比性。
（二）档案统计指标的内容
1．有关档案馆藏或室藏方面。
大体包括以下几点内容：
一是档案馆（室）所藏档案总量；二是档案结构分量统计，即对不同种类、不同时期、不同保管期限、不同整理状况的档案数量的分别统计；三是馆藏资料情况等。
2．有关提供利用方面。
一般有两种：
一是利用者情况统计；二是利用服务情况。
3．有关档案经费及结构建设方面。
包括档案事业经费、机构设置情况、基本建设情况、档案库房面积以及档案室（馆）内设备等方面。
4．有关档案工作人员基本情况方面。
包括档案室（馆）工作人员总体数量（定编）和档案人员结构分量：
按年龄段、文化程度、档案专业文化程度以及专业技术职称等情况。
5．有关档案方面专业教育基本情况方面。
包括普通高校、成人教育、中等学校等教育机构的学生和师资情况等方面的统计。
（三）档案统计指标的应用
1．绝对数。
用以揭示档案和档案工作现象在一定时间、地点条件下的规模和数量。
比如建馆的总数、档案库房面积、案卷数等等。
比如，一个某档案馆，库房面积390平米，案卷数20000册，文书档案15000卷，科技档案4000卷，实物档案160卷等等都是绝对数。
所以说绝对数是最基本的档案统计指标。
2、相对数：
一个时期相对于另一个时期，一个地区相对于另一个地区，部分对整体，实际对计划等指标的对比中，都会得出相对数。
比如，1983年全国29个省、直辖市、自治区的县级档案馆有2193个，这个数值是绝对数，只能反映当时县级档案馆的实有数，并不表明它的发展速度，如果将这个数据与1959年县级档案馆的736个这一数据比较，则可以看出，在35年间，我国县级档案馆增加进2倍。
3．平均数
平均数是表明一般或总体典型水平的统计指标。
主要是便于对比分析，反映出各地区、各系统在发展速度等方面的差别。
算术平均数是平均数中最常用的形式。
档案室（馆）的登记和统计训练
一、档案室的登记和统计工作
档案室主要通过以下形式去统计：
1．卷内文件目录：
登记和统计单份文件的数量、卷内文件的页数；也可以从案卷封皮上“本卷共多少件多少页”直接统计。
2．案卷目录：
登记和统计案卷的数量。
通过案卷目录可以统计档案的总量或某类档案的案卷数量状况。
卷内文件目录和案卷目录是档案最基本的登记和统计形式。
3．总登记薄：
这是用来登记档案收进、移出等变化情况和实存数量的登记、统计形式，控制着档案室全部档案的总量和变化情况。
（教材196页）
二、档案馆的登记和统计工作
档案馆是永久保存档案的地方，档案馆每年按规定向上级业务主管机关报送本馆的基本情况。
1、进收登记簿
主要登记档案在何时、何地接收了多少档案进馆的情况。
2、全宗名册
用来统计档案馆保存档案的全宗数量，固定全宗顺序号的表册。
3、案卷目录登记薄是用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量，固定案卷目录顺序号的表册。
三、统计报表的编制。
另外，还有档案数量、档案借约利用情况、本年编研档案资料、设备（台）等。
（见档案管理学第241页）统计时注意：
1．要认真阅读说明和指标解释，了解指标的含义、范围、计算方法，指标之间的关系，等。
如表中“现有专职人员”是指企业档案部门的全部固定职工；
2．使用的计量单位应该符合要求，如“现有库房面积”“档案数量”的内容和计量单位都作规定和说明。
3．以前档案数量常用“卷”来计量，但由于卷的厚度不同，因此不太准确，现逐渐采用国际做法，采用“米”做单位
四、档案事业管理机关的统计工作
各级档案事业管理机关对所属业务指导工作范围以内的档案材料、档案工作情况和档案工作人员构成等基本情况
，应该具体、精确、系统地了解，以便根据单位的实际情况，进行业务指导工作。
档案事业管理机关的统计工作，一方面依靠所属档案馆（室）填报登记、统计报表和卡片，另一方面也可以根据填报来的材料进行综合分析，按照工作需要拟制填写其他统计表。
档案事业管理机关的统计工具主要是全宗卡片和全宗变化情况年度报表、档案机构人员情况调查表等。
（1）全宗卡片。
它是档案事业管理机关掌握本行政区域内各档案馆保存的全宗状况和全宗分布情况的一种登记形式。
卡片由档案馆填写，并向档案事业管理机关报送。
档案事业管理机关收到全宗卡片后，要进行全面检查，然后按档案馆集中，以全宗顺序号排列保管。
（2）全宗变化情况年度报表。
档案馆向档案事业管理机关报送全宗卡片后，每年应向档案事业管理机关报送全宗变化情况年度报表，说明每一全宗内档案增减变化情况，档案事业管理机关将报表反映的情况填在全宗卡片上。
（3）档案机构、人员基本情况统计表。
是档案部门统计档案工作人员的具体情况的一种报表，是对单位档案管理人员的变更情况及基本信息详细登记填写，不仅方便了档案业务指导工作的开展，也便于档案行政部门对各立档单位档案人员队伍开展针对性的建设。
篇二：
关于做好公司档案统计与管理的工作计划
关于做好公司档案资料统计与管理的工作计划
为了完善公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理利用公司档案资料，在公司领导的指示与领导下，我将负责开展档案统计与管理事宜。
档案统计与管理是一项涉及部门广、档案类别多、持续时间长的工作，为了做好这项工作，现拟定以下工作计划：
一.制定档案管理制度并监督执行。
建议公司发布档案管理制度作为日常工作守则，让全体员工意识到档案管理的重要性和长久性，为档案统计与管理做好宣传工作。
（我已起草了网通电子商务有限公司档案管理制度，全文附工作计划后，请公司领导审阅和指正。
）
二.做好档案资料统计与保管的条件准备工作，包括档案存放位置选址，档案柜、档案盒、装订机、打孔机、防火消防栓等相关物品的采购。
（此项需要公司安排指定存储地点，并由有关部门负责采购档案盒、防火、防潮等相关物品采购。
）
三．经公司领导审核，确定需要统计与管理的档案类别，制定档案统计与管理登记表，包括档案统计汇总表、档案借阅登记表、档案销毁记录表等。
我已初步拟定了档案统计汇总表模板，计划从档案类别、档案编号、档案名称、档案所属部门、保密等级、存放位置、归档时间等方面开展统计工作，档案统计汇总表模板附后。
1.档案类别分大类和小类，大类分以下五类：
1）文书类
2）资质证书类
3）合同资料类
4）公司内部资料
5）公司对外申报资料
2.为了方便查阅，对上述五类进行了以下细分：
1）文书类a）公司发文
a）公司资质证书
b）公司荣誉证书
2）资质证书类c）员工资质证书
d）知识产权类证书
a）采购合同
b）销售合同
3）合同资料类
d）业务合作合同
e）施工合同
a）公司注册备案类
b）人事档案资料
4）公司内部资料c）财务档案资料
d）技术档案资料
e）公司管理文档
f）其他
a）科技项目申报资料
b）知识产权申报资料
5）公司对外申报资料c）项目年检验收资料
d）贷款申请资料
e）荣誉资质申报资料
3.档案拟统计的部门：
1）总经办
2）行政部
3）人力资源部
4）采购部
5）销售部
6）招商部
7）市场部
8）产品推广部
9）客服部
10）技术部
11）产品部
12）运维部
13）设计部
14）财务部
15）投资与数据管理部
16）跨境贸易部
4.根据档案形式可分为以下四种：
1）实物类档案（奖杯、锦旗等）
2）声像类档案（视频、摄像等）
3）电子类档案（电子光盘、电子文档等）
4）纸质类档案（书册、图纸等）
5.根据档案内容进行保密等级划分，拟分为以下四种：
1）一般机密（可公开存放、外借、对外展示的一般性资料）
2）中级机密（涉及个人及公司信息或协议关键条款、具有法律举证价值）
3）高级机密（不可公开、丢失或损坏后对公司运营有潜在损害）
4）机密（公司最高机密，正常情况下不得借阅、复印）
根据公司档案管理制度，为了做好档案资料合理利用工作，我已制定了档案借阅登记表模板，档案借阅登记表附后。
对于存储时间久，经相关人员鉴定无保存价值的档案资料要进行销毁工作，销毁前需要经公司领导审核批阅，并做好销毁记录，销毁记录表模板附后。
四.与各部门沟通协调，按部门开展档案资料收集归档工作。
五.对收集的档案进行分类整理，并对分类后的档案资料进行信息登记和入库存放工作。
六．对档案室及档案资料定期进行检查和维护，根据档案管理制度做好档案利用工作，对有借阅需求的员工做好借阅登记与归位工作。
七．根据档案的保管期限，定期进行档案保存价值的鉴定工作。
该项鉴定工作由公司高层领导、档案产生部门负责人、档案管理人员共同实施。
对无利用价值的档案经公司领导审核并签字批准后开展销毁工作。
以上计划当否，请指示！
计划编制人：
总经办傅赞梅
编制日期：
20XX年8月11日
附件1：
深圳市网通电子商务有限公司档案管理制度
第一条为了规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理利用公司档案资料，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行一级管理，由公司总经办统筹管理工作。
2、总经办档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，总经办保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、由公司对外签订的协议或合同，由总经办保存原件，财务部及合同执行（或签订）部门可留存复印件。
6、在归档范围内的所有资料，由经办人整理后连同有关资料移交总经办档案室，部门需要使用的可复印或复制。
篇三：
合同台账、统计、档案管理办法
合同台账、统计、档案管理制度
台账管理
第一条为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理，特制定本办法。
第二条凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。
第三条合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。
第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查，协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。
第五条合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。
第六条合同台帐应包括以下内容：
（一）合同名称；
（二）合同主体；
（三）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；
（四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；
（五）合同所附资料；
（六）其他应当记载的重要内容。
第七条合同台帐应附以下资料：
1、合同正本或副本；
2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件；
3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明；
4、补充合同、会议纪要、往来函电；
5、有关的重要资料。
第八条合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。
第九条使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换；办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。
若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。
第十条本办法由法务部制定并解释，自颁布之日起执行。
统计管理
第一章总则
第一条为适应公司企业发展的需求，进一步加强和提本单位管理水平，不断规范企业管理工作，建立合同统计工作制度。
本制度的建立，按国家统计法律法规精神，结合公司有关文件要求进行。
第二条统计工作的基本要求是：
要保证合同资料的权威性、准确性和及时性，统计工作要为公司的管理和发展服务。
第三条必须依照《统计法》和统计制度的规定如实上报统计资料，不得虚报、瞒报、拒报、迟报，不得伪造、篡改统计数据。
第四条应在下列方面加强对统计工作的领导和监督：
（一）领导和支持统计机构、统计人员和其他有关人员执行统计法规和统计制度，准确、及时地完成统计工作任务，加强统计工作现代化建设；
（二）吸收和组织统计人员参加企业经营管理，发挥统计的服务和监督作用；
（三）切实保证统计工作所必需的人员、工作条件和工作时间。
第二章统计机构与统计人员
第五条应在财务部门设置专职或兼职统计人员，建立健全企业内部统计网络。
第六条统计机构或者统计负责人的主要职责是：
（一）组织、协调本单位的统计工作，完成各部门统计调查任务，搜集、整理、提供统计资料；
（二）对本单位的生产和经营情况进行统计分析和统计监督；
（三）管理本单位的统计调查表，建立健全统计台帐制度，并会同有关机构或者人员建立健全原始记录制度。
第七条统计人员必须认真学习统计法律法规，严格执行统计制度；刻苦钻研统计业务，掌握统计工作技能，熟悉各项统计指标的含义和核算方法，按照规范的程序报送统计资料。
第三章统计资料的管理和上报
第十一条必须按时上报政府统计部门和公司其他相关部门所要的统计报表和统计数字、资料，所提供的统计资料，须经本单位领导人或者统计负责人审核、签署或者盖章后上报。
有关财务统计资料由财务会计机构或者会计人员提供，并经财务会计负责人审核、签署或者盖章。
第十二条统计报表和财务报表资料必须真实可靠，相同指标的口径范围及核算结果必须一致。
第四章有关法律责任
第十三条企业上报政府统计部门的报表、资料必须严格按照国家统计局和省统计局的有关规定，并由相关部门核实，总经理审批后，统一上报，如因违反法规而受到处罚，由相关责任人负责，将视其情节追究相关责任人的责任。
（一）有下列违反规定行为之一的，给予以警告，并追究相关人员的责任：
1、虚报、瞒报统计资料的；
2、伪造、篡改统计资料的；
3、拒报、屡次迟报统计资料的。
（二）按照国家统计局的规定，企业上报的统计资料，无相关的原始记录、内部报表、统计台帐等核算依据的，按伪造统计资料论处。
（三）按照国家统计局的规定，企业在一个统计年度内累计三次以上迟报统计资料的，按屡次迟报统计资料论处。
（四）企业领导人自行修改统计资料、编造虚假数据或强令、授意统计机构、统计人员篡改统计资料或编造虚假数据的，由公司通报批评，并建议有关部门（单位）给予相应处分。
（五）企业领导人对拒绝、抵制篡改统计资料、编造虚假数据、虚报、瞒报统计资料行为的统计人员进行打击报复的，视其情节追究相关人员的责任。
（六）企业统计人员参与篡改统计资料、编造虚假数据的，公司予以通报批评，并建议有关部门给予相应处分。
（七）因违反统计法受到罚款处理的，由相关责任人承担。
档案管理
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不
包含劳动合同）。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和
有效利用。
2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同
文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部
门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总
经办允许不得作承办人。
三、合同文档的管理办法
1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、合同编号规则：
承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－
顺序号（三位）。
示例：
TGB－20XX02－001（推广部20XX年2月份第1号合同）
3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门
对合同订立、履行全过程负全部责任。
承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。
总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。
4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程
进行监察、审计。
5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签
订合同或具有履约性质的书面文件。
6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任
制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。
7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，
及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。
8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合
同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须
进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同
文档的安全。
11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情
节予以处罚。
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