文员实务.docx

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文员实务

文员实务

1.文员的工作顺序

1.1文员的工作指导思想

为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想：

先计划，付诸实施，然后检查结果“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程。

文员在在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划。

然后根据这个计划去实施，并检查结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

只要能按照指定的计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成任务。

并能够获得成功的经验和失败的教训。

这三个步骤并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环。

下面详细说明这个过程。

（1）计划的步骤

在文员的工作中，有不少是已经预先决定顺序的定型业务，但有时为了要有效率地处理非定型业务的工作，需要先做具体计划，以便顺利达成目标或目的。

假如计划得好，该项工作就等于完成了一半。

反之，若接到指示时，没有任何设想就着手从事该项工作，就可能会只顾该项作业而无法看清整体的工作情况，这样将会影响其他作业的效果，迫使预定计划延迟完成。

所以，在没有开始之前要先做好计划。

制定计划时的要求有以下几点：

a.充分了解即将开始的工作内容——除了和整体工作的关系之外，也要正确了接工作而重要性、紧急性和上司的期待要求等。

b.思考以什么方法进行效率会最佳——为配合工作期限的要求应安排工作顺序，并具体有迅速、正确、完美的工作意识。

c.上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。

（2）实施的步骤

这个步骤是按照计划从事工作的阶段。

这个阶段在时间上来说是最长的，因此在实施中最重要的是，使手段与目的能互相配合。

此外，文员处了定型业务之外，也会遇到突发性的紧急情况。

所以，文员也应具有适当判断情况，以机智应对的应变能力。

实施时的要点如下：

a.同时检查是否按照当初所以拟定的顺序进行——如果没有按照原定计划进行，就要马上加以修正、调整、并向上司报告。

b.上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施——即使上司所指示的工作看起来毫无意义，也要确实按照上司的意思去执行。

c.配合上司预期的期限——为了这个要求，平时就应该好好了解自己做事的速度，假如在进行过程中发生问题，要求即向上司报告。

（3）检查的步骤

检查就是评估、研究工作是否按照当初的计划进行，有没有达到预期的效果，并在下一次的计划中能体现出这一次检查的结果，以此作为提高工作质量的手段。

因而，检查时不可或缺的重要步骤。

为了要检查、评估及研究结果，文员必须有追求更高工作质量的积极性和自我批评、自我启发的愿望、态度，并能够对自己的工作负起检查以及改正的责任。

检查时的要点如下：

a.分析计划和实绩的差异——先检查是否有如当初计划所预期的成果。

如发现两者之间产生差异，就要分析检查原因，冷静地、真确地加以评估，随时予以改进，并记录在“研究备忘录”上，以便日后进行改进。

同时也要在新的计划表中体现出来。

b.把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己a识或技术不足的情况，就应努力予以弥补。

1.2按照优先顺序

由于文员经常要同时进行几项工作，所以文员应培养自己正确判断情况，按照“优先顺序”处理工作的能力。

由于文员经常要同时处理好几件事情，因而，正确决定工作的优先顺序就显得十分重要，既能够提高工作效率，也有利于文员的时间管理。

怎样来决定工作的优先顺序呢？

第一阶段：

先将自己想做的工作以重要程序为标准；分成：

a是否应该做的事？

b是否做或不做都无所谓的事？

c，不可以做事?

对于（应该做的事）,集中精力进行这些工作，至于b和c，即使自己想做也要干脆从计划中删除。

文员尤其要能够正确判断c（不可以做的事）的能力，因为这些事和文员职务的权限有关。

第二阶段：

其次以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为：

A：

重要且紧急的事；

B.紧急但并不重要的事；

C.重要但并不紧急的事；

D.虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。

应该选择A（重要且紧急的事）最优先处理，接着进行B.然后才做C,剩下D则要考虑是否有空间在处理，或请别人代理。

第三阶段：

同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该作的重要且紧急的事情决定优先顺序。

但在考虑上司意向的时候，有必要先了解上司决定优先顺序的习惯，如果懂得这一点，便能按照上司的期待和要求进行工作，而且与上司之间也会产生默契。

假如经过上述阶段，扔不能决定优先顺序时，最好直接找上司商量、请示。

2.文员管理时间、费用的方法

2.1管理好文员自己的时间

文员怎样管理好自己的时间取决于工作性质，首先应该正确看待你所从事的工作，其次是如何使最重要的工作做得更好。

成功管理好你自己的时间会使文员的工作、生活习惯有很大的改变。

可以采取以下措施：

（1）定好目标，把想做或需要做的事情写下来；

（2）作出选择，及按重要性的程序把目标排列出来；

（3）计划你的时间：

对每一项工作作出安排，定好最后期限，使用日历、计划表、检查表等手段。

（4）把工作分配给助手去做，这样你就有更多时间处理重要的事情。

（5）学会谢绝浪费时间、无关紧要的不素之客；

（6）尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做。

（7）提供交流效率，避免重复对话和返工；

（8）避免和同时浪费时间、毫无意义的闲聊或争吵；

（9）想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务；

（10）第一次做一项工作时间可以稍微慢一些，因为重新做一遍会花更多的时间。

（11）把可以同时做的事情集中在一起，比如，把所有要跑腿的事情放在一起做；

（12）开始工作之前要做好准备工作，这样就不会因为遗忘某事而之中途停顿；

（13）利用间隙时间计划一下将要做的事情，如不挂断电话等人时；

（14）根据你的体力安排工作，精力最充沛的时候做最难做的工作；

（15）简化工作，如用电子邮件代替电话通知；

（16）利用好现有的技术（机器、服务）等，使枯燥而费时间的手工操作变得轻松简单。

3.文员的工作方法

文员承担的责任分两种：

明确的和不明确的责任，明确的责任是文员必须做好他（她）职责范围的事，这是本份工作；而一个优秀的文员应该有意识地去工作不明确的工作，做好了，则有利于上司和他人对你器重，也是文员晋升的准备条件。

以下介绍的工作方法有些属于不明确的责任，需要文员发挥主动精神，运用聪明才智。

3.1请示方法与报告方法

请示是文员工作有疑难，无法处理时，向上司请示指示，或无权处理时，向上司请求批。

上司必须做出答复或批复。

报告，则是文员上司反映情况，提出建议，或应上司要。

求作出汇报。

上司不一定作出答复或批示。

这是两种不同的概念和方法。

请示必须事先，报告则可以在事先、事中、事后。

该请示的做了报告，上司可能听过、看过后不做批复，会误事；该报告的作了请示，可能造成上司吴批，也是的失职。

请示具有以下的内容和形式：

（1）请示内容：

必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权处理。

常规性工作或自己职权范围内的事则无须请示。

文员因注意在实际工作中，体会、掌握办事规律，分清哪些问题可以自己处理，那些问题可以处理后报告上司，那些问题必须请示后再处理，避免遇事不敢负责现象，并防止越权形式的偏向。

（2）请示形式：

可以是口头形式，也可能是书面形式。

重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，一示慎重，也用口头请示，上司制作口头答复或指示。

紧急的事，文员可先做口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。

3.3受意方法

受意是文员接受和领会上司意图。

一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。

这种直接受意，易于判断和领会。

另一种是间接受意，指上司意图办事。

但要防止把上司酝酿过程中的意图当做上司的受意，把的质疑、设问误认为上司的指示。

文员还要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示”，以免弄巧成拙。

要做到：

1.备好记录本，记录下指示要点。

2.注意倾听，用心判断指示的用意。

3.必需时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。

4.如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。

5.接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

3.4介绍时的礼节

（1）介绍时的原则。

介绍，在原则上时将被介绍者的有关资料提供给地位高、手遵敬的一方。

介绍时的方法如下：

A.先介绍自己公司的人，再介绍公司的人；

B.先介绍地位底的人，再介绍地位高的人；

C.介绍地位相相同的人时，应该按到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年轻的人。

D.若年龄、地位都相同，便从较亲近的人开始介绍；

E.将一个人介绍给大家时，先介绍这个人；

F.先介绍希望被介绍的人，在介绍其他的人；

G.同时很多人时，可从右至左，按顺序介绍；

H.先介绍希望被介绍的人，再介绍其他的人；

I.当男士与女士各方面情形都相近时，要先介绍男士；

J.若全是女士，先介绍未婚者，在介绍已婚者；

K.亲疏之间，从亲者先介绍

文员与会议

文秘人员的工作也总是和各种各样的会议联系在一起。

文秘人员在会议中的角色可能是参加者、协调者、某个会议的与会者或主持者的助手，，或充当会议记录人员。

所以会议对文秘人员而言极其重要。

通常，会议乃是沟通的主要方式，而且是企业组织进行工作的重要活动。

上司因为本身的任务，也即经营管理而主持会议；或参加企业内外举办的各种会议。

事实上，上司在日常业务中，为会议所耗费的时间非常之多。

文秘人员为要尽量减轻上司的负担，必须具备会议相关知识，也需要了解会议的事前准备和事后处理的程序，对会安排的方方面面都要熟悉。

会议的基本知识

2、1会议的目的

会议是沟通的重要方法，为要有效整合众人的意见，设法协调一致而举行。

会议可按照目的、形式、阶层、功能的不同，加以分类说明。

2、2会议以目的分类

会议的具体目的是

（1）信息的传达；

（2）信息的交换；

（3）相互启发；

（4）作出决定；

（5）收集创意；

在一个企业中所举行的会议，包括有下列各种名称的会议，又包含其中之一或更多的目的。

（1）说明会议。

以信息传递为目的。

说明会议是为把上层作出的决策，单方面地传递给下层的会议，又发问和回答，但没有讨论、表决。

（2）研究会议。

这是以信息的交换和相互启发为目的的会议。

相互启发就是对于一些个人未能注意的问题，彼此交换看法和经验。

会议上虽然会有讨论，但不会议表决的方法定谁是谁非。

（3）解决问题会议。

已作出决定为目的。

这是这对某些特定问题或议案，同过参加者的讨论，、表决的方式，获得解决问题的最佳方案的会议。

会议上，有时提示已作出的原方案作为基础，请参加会议的全体人员想出改善方案。

这是一种能收集很多参加者智慧，同时让每个人都有参与感，是企业举行最多的会议。

（4）学习会议。

以传递信息和相互启发为目的。

在一个企业中，为教育、训练员工而具备的会议。

领导者为教育参加人员所拟订的计划，利用会议让与会人员自由发言讨论，再由领导者作出综合结论，并将结论印发给与会人员。

（5）创意会议。

以收集创意为目的，由参加会议者自由发挥想象力，借以收集、开发更多创意，所以也称为开发型会议。

员工大会：

由企业全体员工参加的会议。

主要有动员大会和总结评比大会。

前者是鼓舞士气，调动员工积极性和工作热情，后者意在总结经验展望未来，向全体员工提出新的希望和要求。

常用会议用语日下表所示

项目

内容

议案

为了在会议中审议而提出的方案

提案

为了在会议中决定而提出的方案

表决

主持人请参加会议的么个人以举手、起立或投票等方式表示态度，决定对议案的赞成与否。

议决

对议案以表决的方式来决定赞成者为多数或少数。

表决时议决投票方式表决。

票决

以投票的方式解决

例行会议

按规定或习惯，以固定的日期和场所审议事项的会议。

除非所决定的事项有特别变更外，通常不会另行通知。

分科会

设在全体会议下的各种专门领域的小型会议。

咨询、答询

在未决定之前，选询问具有专门的知识人士的见解即咨询；而回答就是答询。

最低出席数

举行会议，为决议多必要的最低出席人数。

如半数、2/3数。

临时会议

临场提出意见要求议决。

提出预定议案以外的议案。

举行会议的决定：

会议乃是为了公司经营管理的需要而召开，所以必须根据这一目的来判断有无召开的必要，计划及召开会议，评估成果，是上司的工作。

为了要符合上司预期的成果，遵照上司指示去准备会议，是文秘人员的重要工作。

不管会议的计划多么完善，有时会由于准备的疏忽而是会以失败。

因此会议准备工作的周全与否，对会议的成果有极大的影响。

3.6会议通知的写法和传达方法

在写通知时，一定要有

（1）会议名称；

（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；

（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）

（4）地点：

（具体在几楼几号会议室）

（5）议题（或者议事日程）

（6）主办者的联络处、电话号码等；

如果会议场地是在公司外，除了上述之外，还必须有：

（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号（必要时附上地图）

（8）其他：

注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料，都要详细说明。

4.5遵循会议议程的顺序规则

正式会议议程的顺序规则涉及

A.事务介绍

B.动议的大致分类

C.动议及先后顺序

D.委员会和非正式行动

E.辩论

F.投票

G.负责人和记录

H.组织和会议

I.负责人和委员会

J.各种不同的规则及实践。

会议记录的制作方法

正式的会议记录是具有法律效力的档案。

决议、动议和其他声明，以及法律上有衣物制作的股东大会和董事会的记录等等，必须专门的速记人员逐字逐句记录。

但是在公司经常召开的一般会以，则只须简要的记录会议经过情形或会议结果即可，其他也必须准确和完整。

文员在做记录时，最好同时准备录音机以提高工作效率。

会议记录的内容和格式

会议结束，文秘人员应该趁对会议内容还记亿犹新时，赶快听会议记录录音，根据会议的录音带和备忘录，在必要处修改记录，在准备一份各行书写的草案。

定稿之前把草案交给上司过目。

草案获准并完工之后就定稿。

如果用电脑操作不必把，则不必再把整个文件重打一遍，只要把上司的修改支持编辑进来即可。

也可根据需要，在认可后印刷所需要数量，分发有关人员。

会议记录记载事项如下

A.会议名称

B.会议记录人的姓名、盖章

C.时间（开始时间、结束时间）

D.会议地点

E.议题

F.主持人、主席

G.出席名单

H.会议的经过情形及结论

I.先关资料

J.下次会议预定日期

会议记录的写法，应该注意如下的事项

A.已决定事项为重点，逐项列出交易明了

B.简洁而又要领地写出会议经过，不必写所有人员的发言

C.要注意的是，要写什么议题？

一怎么样的顺序提出？

这些议题是什么人发言？

有什么答复？

表决结果又没有定案？

这些都要简要地写上

D.要写正确、写清楚，要注意有无疏漏之处