采购与付款流程财务制度.docx
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采购与付款流程财务制度
采购与付款流程财务制度
一、目的：
为增强规范公司推销与付款业务流程，增强推销相关业务的管理，保证公司资产的平安，特制定本制度。
二、适用范围：
适用于公司的除费用现金报销外的一切付款，包括但不限于购置资料、低值易耗品、固定资产、费用和效劳的一切推销与付款。
三、业务流程说明：
〔一〕业务流程图：
格
no
y
y
〔二〕业务流程分类说明：
（1）资料推销：
第一步：
下定单：
釆购PO经部门经理同意后下给供应商。
第二步：
收货：
供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个任务日内完成点货、检验。
如合格收下货物，不合格由质量部在二个任务日内开MRB会义并取得不合格供应商处置单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个任务日内与供应商协商前进回供应商，并通知财务。
第三步：
收发票：
第四步：
请款：
国际推销业务IQC收齐一切单据后填写请款单，经部门经理、财务经理同意，按规则要总经理同意的还要经总经理同意。
出口推销业务由报关完成以上请款。
第五步：
财务审核付款：
（2）低值易耗品、固定资产推销：
第一步：
请购：
按公司规则走釆购流程，部门经理应控制能否超越预算。
第二步：
下定单：
同上
第三步：
收货验收：
IQC收货,请购人领货并验收并领货。
第四步：
收发票：
同上
第五步：
请款：
釆购按
（1）请款
第六步：
财务审核付款
四、详细业务的票据操作指南：
（一）资料推销：
分为国际推销业务、出口推销业务。
（1）国际推销业务：
要求单据：
PO、收货单〔对方送货单〕、发票、请款单。
（a）要求请款单供应商称号或代码与发票和PO上的完全分歧。
（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的分歧、且不得高于PO上的数量。
〔c〕要求发票上的每个原料的单价与PO上的分歧或低于PO单价。
假设PO商定的付款条件和付款方式请款单应与其分歧、总金额与发票分歧或低于发票。
请款人以为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为赞同。
（2）出口推销业务：
要求单据：
PO、收货单〔对方送货单〕、发票、报关单、请款单。
详细要求适用国际推销业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊状况的付款。
（二）固定资产推销：
业务流程运用单据：
运用单位必需提供请购单PR、CEAR〔二千美元及以上的〕。
详细参见我司«固定资产管理方法»
业务流程：
请购、同意、推销下定单、收货、领货〔验收〕。
要求与资料分歧，关于单位物品含税价钱在二千元以下的要求取得增值税发票〔在同等价钱条件下〕。
比资料推销多二张单据。
请购单，领货固定资产验收单：
（三）低值易耗品及费用：
1、低值易耗品及有实物形状的费用：
业务流程运用单据：
运用单位必需提供请购单PR、PO、发票、收货记载、领用及验收人签字。
业务流程：
请购、同意、推销下定单、收货、领用及验收。
要求与资料分歧，关于单位物品含税价钱在二千元以下的要求取得增值税发票〔在同等价钱条件下〕。
比资料推销多二张单据。
请购单，领货单：
2、无实物形状的费用或效劳：
流程特别要求：
费用或效劳运用单位在合同商定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同商定的效劳的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记载并将ERP收货号填写上。
五、对单据的要求：
〔关于不契合要求的单据将退回〕
1、PO：
（1）要求与ERP中的各项内容分歧、项目完全。
（2）编号不得重复。
（3）添加ERP供应商编码。
（4）要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修正或添加请在修正处请推销经理签字同意。
2、收货单或对方送货单：
要求原件，并写实收数量、收货号〔与ERP分歧〕有收货人签名和日期。
如有涂改主管签字确认。
3、发票：
（1）增值税公用发票：
釆购审核内容：
开票日期至请款日不得超越80天；要求审核数量。
财务审核内容：
审核〝购货单位称号〞必需为本公司称号全称、〝地址、〞、〝税务注销号〞，〝开户行及账号〞等项目填写必需正确。
应同时取得发票联〔第二联〕及抵扣联〔第三联〕，并能否为运用防伪税控系统开具的公用发票，各联均加盖销货单位发票公用章或财务公用章，字轨号码分歧，字迹清楚，不得涂改，各项目填写完全、正确无误，票面金额与实践支付的金额相符，两联的内容和金额分歧；
不同商品或劳务称号应区分填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有〝销货清单〞作为发票附件，商品称号应与入库单相符；
〝数量〞、〝单价〞、〝金额〞、〝税率〞、〝税额〞、〝算计〞、〝价税算计〞各栏计算能否正确，〝价税算计〞中的大小写金额能否相符；
契合其他增值税公用发票的管理规则。
（2）普通发票：
釆购审核内容：
日期为实践发作日，留意能否遵照规则不跨年度运用；并审核发票的开具日期能否超越该发票规则的运用时限；
财务审核内容：
发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票公用章或财务公用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写完全、正确无误，票面金额与实践支付的金额相符；
不同商品或劳务称号应区分填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有〝销货清单〞作为发票附件，商品称号应与入库单相符；
〝数量〞、〝单价〞、〝金额〞、〝算计〞各栏计算能否正确，大小写金额能否相符；
取得的定额发票上应按发票项目将客户称号、日期等填写完全；
〔3〕国外发票：
原那么上要求原件，如复印件应经过财务经理同意。
4、报关单：
要求原件。
5、请款单：
要求一切项目填写完全准确，不得涂改。
经部门经理同意，单张请款单金额超越授权限额16万元的经总经理同意。
六、业务流程请款单据资料看板：
PO
收货单〔对方送货单〕
发票已到发票
请款单
业务付款央求单〔资料推销〕报关单〔国外业务〕
预付款请款单
预付发票〔国外业务〕
PO或合同
PR请购单
固定资产验收单
PO
收货单〔对方送货单〕
发票已到发票
报关单〔国外业务〕
请款单
业务付款央求单〔固定资产〕
预付款请款单
预付发票〔国外业务〕
PO或合同
PR请购单
效劳验收单〔无实物效劳或费用〕
PO
收货单〔对方送货单〕
发票已到发票
报关单〔国外业务〕
请款单
业务付款央求单
〔低值易耗品及费用〕
预付款请款单
预付发票〔国外业务〕
PO或合同
七、财务处置：
1、供应商资料的新建和维护：
按推销部门提供的经过同意供应商资料表新建和更新表，在ERP中新建和更新供应商编码并录入相关信誉期、信誉额、开款信息、账号信息等相关资料。
并及时将客户编号发邮件给推销部门的相关人员。
财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。
2、确认应付账款：
（1）应付账款确实认的条件：
应付账款确认原那么：
1）货物曾经收到或劳务效劳曾经完成商品一切权上的主要风险和报酬转移给购货方；
2）需求在商定时间内偿付给供应商;
3）金额可以牢靠地计量；
详细业务财务应付账款确认条件：
推销定单、收货单〔我司有权收货人员签字〕、发票〔按合同条件确定的时点和条件开具〕。
（2）供应商发票入账的流程:
核对企业的推销定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单〔验收报告〕、供应商开具的发票，日常所称的〝三项核对法〞。
主要核对数量和价钱能否相符。
（关于国外出口还要核对报关单）
（3）会计处置：
入账:
对平正确后及时按发票等相关单据及时停止账务处置。
（4）付款及销账：
每月出纳在付款前，由总账会计向供应商直接或经过相关部门给予付款方案明细，按发票对应付账款停止及时的核销。
（5）供应商对账：
关于年未供应商对账,供应商发邮件或寄信给我司相关人员后,财务将按我司账面状况做出回复。
3、月未结账对账：
a）月未制造PPV表,与本钱会计停止核对,在结账前对平.
b）每季度停止MRB库存清点。
IQC部门应每月对MRB库存实物停止清点，财会应活期稽核，做到账实、账账相符，对差异状况应及时查明缘由并报告相关指导。
c）每季组织IQC\推销休会对ERP中未入账的收货记载中的DMR停止清算.
d）每周一对ERP及用友中的明细停止核对.月未在结账前总账将对总账和明细账停止核对.
八、特殊业务的说明：
退回或折让、预付款规则
1、发作退回或折让是指应质量等效果要将产品退回给供应商或让供应商赞同在其货款中扣除款项。
销售退回与折让应经相关指导按«权责指引»审批后操持。
退回货物由质检部门检验和仓储部门清点（计量）后入库。
财会部门依据检验证明、退货接纳报告以及退货方出具的退货凭证等操持相应的退款事宜和账务处置。
〔1〕关于增值税发票：
分二种：
一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。
另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具«进货参与或讨取折让证明单»由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交财务。
〔2〕普通发票国外发票：
财务未入账，可以退回让供应商重开。
或可开具红字发票。
2、预付款：
关于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务核销，以保证后续货款的支付。
关于国际预付款，应按PO或合同的规则填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。
〔1〕预付款请款必需自己填制完成请款。
〔2〕人民币预付款央求请在付款前二天完成。
外币预付款央求请在付款前一周完成。
如未提早财务将按请款日后二天后付款。
〔3〕关于到期未清销，财务将解冻一切预付款。
〔如交货日期延后，请修正原请款单〕
九内控流程图。
步骤
控制点
控制点分值
管理控制要件
不相容岗位/职务
管理控制权责
反省提示
1.
推销方案、方案的编制与审定
（15分）
1.1推销方案的编制与审定。
需用单位〔或相关控制部门〕依据消费运营需求，结合预算〔方案〕，提出物料需用央求，经需用单位〔或相关控制部门〕指导审定，报有关技术和管理部门审核，仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制推销方案分管指导审定。
5
物料需用央求，相关部门审核意见，库存平衡记载，推销方案
——
参见«权责指引»
反省物资需用央求能否在方案内，并经相关部门审核，仓储或有关部门能否平库，相关审定能否契合«权责指引»。
1.2推销方案的编制与审定。
推销部门依据推销方案编制推销方案，经部门担任人签字后报相关指导按«权责指引»审定。
推销方案应明白推销的原那么、推销的渠道、供应商的选择方式和范围等外容。
10
推销方案及审定意见
方案编制与审核分别
参见«权责指引»
反省推销方案能否经推销部门担任人审核，能否明白推销物资的详细数量、质量要求、交货期、推销方式等，相关审定能否契合«权责指引»。
2.
供应商的选择与价钱确定
（20分）
2.1供应商资源及价钱信息管理。
企业物资推销部门应在总部供应商网络基础上树立健全本企业的供应商网络，活期考评列入名单的供应商资信及履约状况，依据考评结果调整供应商名单并报总部备案。
供应商名单确实定与调整应经相关指导按«权责指引»审定。
企业物资推销部门应树立物资价钱数据库，及时搜集相关物资的价钱信息，活期发布物资推销的指点价钱和参考价钱，作为物资推销的主要依据。
5
供应商网络名单，活期考评记载，相关批件，物资价钱数据库
——
参见«权责指引»
反省能否树立供应商网络及价钱数据库，有无对供应商活期考评记载，对供应商确实定与调整能否报相关指导按«权责指引»审定。
2.2供应商的选择与价钱确定。
由企业自行组织推销的，推销部门应依据审定的推销方案，经过招标、询比价等方式确定供应商与价钱，原那么上供应商应在总部或企业确定的供应商网络名单中选择，价钱不得打破总部发布的推销指点价。
经过招标方式推销的，应依照总部招标管理方法执行，对大宗、批量、重要及特殊物资的推销原那么上应采取招标方式推销；
经过询比价等非招标方式推销的，推销部门应坚持货比三家、比质比价的原那么。
需求谈判的，应组织相关部门就价钱、要求等停止谈判，经审核后报有关指导按«权责指引»审定。
15
物资推销实施方案，供应商网络名单，总部及企业推销指点价目录，招标或询比价资料，相关审批件
洽商谈判不得少于两人
参见«权责指引»
反省供应商选择能否在总部或企业网络名单内，推销价钱能否打破总部或企业指点价，推销能否经过询比价、有无询比价记载，经过招标方式推销的能否契合招标管理规则，对大宗、批量、重要及特殊物资的推销能否采取招标方式，应由总部集中推销的能否有违规自行推销的现象，相关审定能否契合«权责指引»。
3.
合同签署与管理
（25分）
3.1合同审核与签署。
大宗、批量或重要的物资推销必需签署推销合同。
合同由推销部门拟订，经财会、法律等部门审核后报相关指导按«权责指引»签署合同，同时送财会、法律等部门。
5
推销合同及审核意见，授权委托书
——
参见«权责指引»
反省相关部门能否对合同停止审核，签署的合同能否送交财会、法律等部门。
3.2推销及供应人员的变卦备案与管理。
推销人员变化时，企业推销部门应及时将人员变化状况向供应商备案或以书面方式通知供应商；推销部门应及时掌握供应商相关人员的变化状况，并将供应商相关人员的变化状况及时通知相关部门。
5
相关备案或书面通知的备查资料
——
——
反省企业有无对推销及对方供应人员变化状况的备案管理资料，能否将有关变化状况及时通知有关部门。
3.3合同变卦。
推销合同需求变卦时，推销部门应会同财会、法律等部门按原合同审签顺序操持。
5
审核意见，合同补充协议〔或合同变卦单〕等资料
——
参见«权责指引»
反省合同变卦有无补充协议变卦单等资料，相关审签能否契合«权责指引»。
3.
合同签署与管理
（25分）
3.4合同管理。
合同管理部门应将失效的合同一致延续编号，并将与合同相关的文件资料一并整理存档，妥善管理。
5
合同管理台账
——
——
反省合同能否延续编号并存档。
3.5跟踪合同执行。
物资推销、技术、设计部门和运用单位应对长周期的重要设备和资料编制监造纲要，签署协议，落实责任，实行进程监控。
推销部门应依照推销合同确定的制造周期、交货时间、工程项目进度方案落实催交催运措施，监视合同按期执行。
5
监造纲要及协议，催交催运记载
——
——
反省能否落实了对长周期重要设备和资料的监造责任，反省推销部门能否有催交催运记载。
4.
物资验支出库
（15分）
4.1物资验收与入库。
一切推销物资〔含中转现场物资〕均应操持入库手续。
推销物资到货后，物资管理部门应组织推销、质检、仓储等部门对到货物资停止检验清点，质检部门出具检验报告，仓储部门依据检验合格的报告操持入库手续，编制入库单（入库单应延续编号，推销、仓储等部门签字），注销库存明细胀。
对检验不合格的物资，仓储部门应拒绝操持入库手续。
10
验收资料，库存明细账
推销、检验、仓储分别
——
反省物资入库验收资料能否完全，验支出库能否契合不相容要求，库存明细账注销能否及时。
4.2退货、索赔与折让。
推销部门应对不合格物资要求供应商及时改换或整改，或提出退货、索赔或折让方案，报经相关指导按«权责指引»审批后操持。
5
索赔或折让方案
——
参见«权责指引»
反省推销部门对不合格物资能否要求供应商及时改换或整改，对无法改换或整改所提出的索赔或折让方案，相关审批能否契合«权责指引»。
5.
推销付款与往来核对
（15分）
5.1物资推销核算。
财会部门依据推销合同、入库单、发票等资料及时作账务处置。
对已入库未取得购货发票的物资，财会部门应于月末暂估入账。
5
推销合同，入库单，发票及清单，会计记载
——
——
反省财务入账手续能否完全，暂估入账能否及时合理。
5.2推销款的支付。
推销款的支付由推销部门依据推销合同及到货状况提出央求，填制付款央求单，附齐相关单据，经推销等部门担任人审核签字后送财会部门审核，财会部门依据资金布置、运用方案、预付状况及合同商定操持款项支付手续，推销款支付应经相关指导按«权责指引»审批后操持。
5
推销资金支付央求
央求与审核分别
参见货币资金«权责指引»
反省推销款支付的依据能否完全，与合同商定能否相符，相关审批能否契合«权责指引»。
5.3推销往来款的核对。
财会部门应每月与推销部门核对往来款项，并会同推销部门活期与供应商核对往来款项，发现差异应及时查明缘由纠正，严重效果应向有关指导报告。
5
对账记载
对账与复核分别
——
反省财会部门能否每月与推销部门对账，财会与推销部门能否认期与供应商对账，有无对账记载，严重效果能否报告。
6.
剖析与考核
（10分）
6.1剖析。
企业推销部门应会同有关部门活期对方案准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及推销管理等状况停止剖析，并向企业有关会议报告。
5
剖析资料
——
——
反省能否认期剖析推销管理状况，有无剖析资料。
6.2考核。
企业应树立与推销相关的考核方法，活期对推销管理状况停止考核。
5
有关考核资料
——
——
反省能否认期考核。
算计
16
100
——
——
——
——
十附那么。
1、本制度由公司财务部制定，经总经理核准签发，自2020年10月30日起实施执行，未尽事宜以财务部发文为准。
2、本制度由财务部担任解释。
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