出纳管理的模块设计.docx
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出纳管理的模块设计
第四章出纳管理的详细设计
第一节出纳管理的总体设计
一、出纳管理的功能模块划分
现金和银行存款是企业的重要货币资金，由于它们具有一些特殊的性质，管好、用好这类货币资金是现代企业管理的一项重要内容。
出纳管理功能是出纳人员对此类资金进行管理的有效工具。
它包括出纳签字、支票管理、现金和银行存款总账和日记账的查询与输出、资金日报、期末银行对账等功能，并可对现金、银行存款的收入与支出，以及长期未达账项等提供审计报告。
出纳管理的功能模块划分如图4-1所示。
图4-1出纳管理的功能模块划分图
二、出纳管理的数据存储设计
出纳管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理和凭证管理中已经给出，没有给出的有支票登记簿数据基表和银行对账单数据基表。
支票登记簿和银行对账单两个数据基表的名称分别为Zpdjb和Yhdzd。
在Zpdjb基表中存储支票登记数据，包括已报销的支票和未报销的支票，支票登记簿不设计历史数据基表，该基表的作用是对领用支票进行登记和管理。
在Yhdzd基表中存储银行对账单期初未达项数据和银行对账单数据，该基表的作用是在期末进行银行对账，编制余额调节表，对长期未达账进行审计等，银行对账单不设计历史数据基表。
Zpdjb和Yhdzd两个基表的数据结构分别如表4-1和表4-2所示。
表4-1支票登记簿基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套号
字符型
2
组合主键
非空
Kmbh
科目编号
字符型
20
组合主键
非空
Zph
支票号
字符型
6
组合主键
非空
Lyrq
领用日期
日期型
非空
续表4-1
Lydw
领用部门
字符型
16
Lyr
领用人
字符型
8
非空
Je
金额
数值型
15.2
非空
Yt
用途
字符型
20
Bxrq
报销日期
日期型
Bz
备注
字符型
40
表4-2银行对账单基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套号
字符型
2
组合主键
非空
Kmbh
科目编号
字符型
20
组合主键
非空
Ph
票号
字符型
6
组合主键
非空
Rq
日期
日期型
非空
Jsfs
结算方式
字符型
8
Jfje
借方金额
数值型
15.2
Dfje
贷方金额
数值型
15.2
Ye
余额
数值型
15.2
第二节出纳签字与支票管理的功能设计
一、出纳签字的功能设计
为加强企业现金收入和支出的管理，出纳人员可通过出纳管理功能对制单人员填制的带有现金或银行存款科目的凭证进行检查核对，主要核对收付款凭证的科目金额是否正确，对于审查认为有错误或有异议的凭证，应交与制单人员修改后再核对。
只有经出纳签字的凭证才能进行审核和记账处理。
这样才能确保登记到账簿的每一笔收付款业务的准确和可靠。
在计算机上对收付款凭证进行出纳签字，并将出纳签字结果存入计算机，其目的有两个，其一是防止其他人员对已出纳签字的收付款凭证进行修改，凡是经出纳签字的收付款凭证，系统将拒绝任何人对其进行修改；其二只有经出纳签字的收付款凭证，即加注出纳签字标志的收付款凭证，才能进行审核和记账处理，因此，达到了防止未经出纳签字的收付款凭证进入会计信息系统。
在系统中需要进行出纳签字的收付款凭证有两种，其一是未进行出纳签字的收付款凭证；其二是经出纳签字，但在记账前发现有疑义，利用出纳签字功能将其出纳标志改为未签字。
在进行出纳签字时，首先要输入查询条件，找到出纳签字对象，然后再对查询出来的收付款凭证进行出纳签字。
在出纳签字中，收付款凭证查询条件的输入界面如图4-2所示。
图4-2出纳签字—收付款凭证查询条件输入窗口
在图4-2中，首先要选择查询对象，查询对象为一组单选项，从中选择且必须选择一项；然后再对“收款凭证”和“付款凭证”两个复选框进行选择，若凭证设置分收付转，则这两个复选框可选，否则这两个复选框失效；最后输入凭证号、日期、制单人三个查询条件项，这三项与凭证审核的对应查询条件项相同。
输入完查询条件之后，选“确认”则系统按输入的查询条件，在当年凭证基表（Pz）中，将满足条件的收付款凭证查询出来。
查询时，若凭证设置分收付转，则凭证类型根据条件选择，其值必为“收款”或“付款”或两者兼有，否则凭证类型值必为“收付”。
其查询结果如4-3所示，若选“放弃”则此次输入的查询条件作废。
由于在出纳签字时，其收付款凭证查询条件一般都是不同的，所以不必设计“输出”和“引入”功能。
图4-3出纳签字—待出纳签字凭证
出纳签字功能与凭证审核功能类同，在图4-3中，显示满足条件的待出纳签字凭证，其内容与凭证审核相同。
对于未出纳签字的凭证既可以使用“出纳签字”功能逐个凭证签字，也可以使用“批出纳签字”功能，一次将查询出来的所有未出纳签字凭证全部签字通过，以便加快出纳签字速度，但此功能必须谨慎使用。
在出纳签字过程中可使用“批取消出纳签字”功能，将已出纳签字但未审核记账的所有凭证，取消其出纳签字，使其变为未出纳签字。
对于已出纳签字但未审核记账的凭证（包括以前出纳签字的和刚刚出纳签字的凭证），都可以使用“批取消出纳签字”功能，取消其出纳签字，也可以使用“出纳签字”功能逐个取消其出纳签字。
出纳签字的具体功能如下。
1、出纳签字
在图4-3界面选定一个凭证，即选择一行，用鼠标双击选定的行，或者选择“出纳签字”，则该行所对应凭证的完整信息就会显示出来，如图4-4所示。
在该界面除出纳签字外，其他数据只能查阅而不能修改。
图4-4出纳签字
在图4-4中，可以查阅凭证的详细内容，查阅后可对当前凭证进行出纳签字。
当选“签字”时，系统在以绿色显示出纳人姓名的同时，自动将出纳人姓名和出纳标志“√”写入Pz数据基表中，写入时按凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的出纳人字段全部填入出纳人姓名，将出纳标志字段全部填入“√”；当选“取消”功能时，系统将原来以绿色显示的出纳人姓名去掉，并自动将Pz数据基表中，该凭证的出纳人姓名和出纳标志两个字段清空，清除时先按凭证号找到该凭证，然后将该凭证所有记录的出纳人姓名字段和出纳标志字段全部赋空值。
在出纳签字过程中，可利用“首张”、“末张”、“上张”、“下张”来寻找要出纳签字的凭证。
2、批出纳签字
在图4-3中，只有在出纳签字对象全部为未出纳签字凭证时，才可用此功能，否则，若系统发现具有已出纳签字的凭证时，此功能失效。
当选“批出纳签字”功能时，系统将所有凭证的出纳人姓名全部以绿色显示，同时自动将出纳人姓名和出纳标志“√”写入Pz数据基表中，写入时按凭证号逐个找到对应的凭证，并将此凭证所有记录的出纳人字段全部填入出纳人姓名，将出纳标志字段全部填入“√”。
3、批取消出纳签字
凭证在审核和记账之前，可以将出纳标志取消，使其变为未出纳签字。
同样，使用此功能时也必须谨慎，否则，可能会使已做的出纳签字工作作废。
在图4-3中，可以对查询出来的凭证取消其出纳标志，当然对于未出纳签字的凭证，取消其出纳标志毫无意义，但在出纳签字对象中包含未出纳签字的凭证时，此项功能可以正常进行。
当选“批取消出纳签字”功能时，系统将所有凭证的出纳人姓名全部清空，并自动将Pz数据基表中，对应凭证的出纳人姓名和出纳标志两个字段清空，清除时先按凭证号逐个找到对应的凭证，然后将此凭证所有记录的出纳人姓名字段和出纳标志字段全部赋空值。
二、支票管理的功能设计
为了加强企业的银行支票管理，出纳人员通常需要建立支票登记簿，以便详细登记支票的领用人、领用日期、支票用途和报销情况等。
只有对科目字典中科目账类设置为“银行”的科目，才能起用支票登记簿功能登记支票。
“支票管理”功能不仅在出纳管理总控菜单下可以调用，而且在出纳签字的图4-3和图4-4界面中也可调用。
当出纳签字的凭证涉及到银行科目时，系统要求输入支票登记信息。
支票管理界面如图4-5所示，此界面的银行科目由系统根据出纳签字凭证的银行科目自动填入，以作为默认科目，用户可根据需要选择银行科目，选择时系统将科目字典中所有科目账类为“银行”的科目全部列示出来，用户可在下拉式列表框中选择，系统根据选择的银行科目列示支票登记信息。
当出纳签字凭证涉及到多个银行科目时，系统逐一要求输入支票登记信息。
这样设计与管理业务相适应，如果将支票登记设计在制单时进行，则不尽合理，因为制单多由会计人员进行，而支票登记应由出纳登记。
因此，支票管理设计在出纳管理和出纳管理的出纳签字中较为合理。
在进行出纳签字时输入有关支票登记信息，并可在此进行查询输出支票登记信息。
当然在出纳管理子系统中也可直接调用支票管理功能。
1、增加支票登记信息
在图4-5界面选“增加”则系统在数据区的最后一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增支票登记信息。
（1）领用日期：
必须输入，可用系统日历表参照输入，也可直接输入。
其默认值为系统日期。
（2）领用部门：
可为空，可输入支票领用人员所在的部门名称。
可采用值列表方式在部门字典中选取。
（2）领用人：
必须输入。
最多可输入4个汉字。
如果建立核算单位职员字典，可采用值列表方式在职员字典中选取。
（3）支票号：
必须输入。
输入支票号码。
（4）金额：
必须输入。
输入支票金额或预计金额。
（5）用途：
可以为空，可在此输入支票的用途，一般要求输入此项，以便了解支票用途，便于对支票进行管理。
（6）报销日期：
由系统自动填写，也可由用户手工输入。
当领出支票没有报销时，此项为空，当支票已报销时，此项由记账处理功能根据银行科目编号和支票号自动填写，但对于有些已报销而由于其他意外因素造成系统未能自动填写时，用户可进行手工输入。
手工输入时可用系统日历表参照输入，也可直接输入。
（7）备注：
可为空，也可输入与该支票有关的说明信息。
图4-5支票管理
2、修改支票登记信息
在查询状态下，数据不允许修改，只有选择“修改”功能时才可修改，可直接在图4-15界面进行修改。
3、删除支票登记信息
删除分逐个删除和成批删除两种功能，删除具有一定限制，若某支票登记没有报销，则该支票登记信息不允许删除。
可直接在图4-5界面进行删除。
选择某一（或某些）已报销支票登记信息记录，选“删除”后，被选中的支票登记信息就被删掉。
当选“批删”功能时，系统要求输入被删除已报销支票的起止日期，经确认后即可删除此期间的已报销支票信息。
“批删”功能应慎重使用。
4、查询支票登记信息
系统根据选择的银行科目列示其支票登记信息，在此基础上可用“查询”功能将满足条件的支票登记信息查询出来。
查询时先要输入查询条件，查询条件需输入的数据项与增加支票登记信息所输入的数据项完全相同，所不同的是输入查询条件时，这些数据项并不要求全部输入，一般只需输入其中几项即可，对于有输入内容的各数据项，组成查询条件时为逻辑“与”关系，对每个数据项输入的内容，除支票号为前位匹配关系外，其他数据项为包含关系。
输入的条件越多，查询出来的支票登记信息就越少，查询就越精确；否则输入的条件越少，查询出来的支票登记信息就越多，查询就越粗放，如果用户在查询条件界面什么也不输入，则系统将所选银行科目下的所有支票登记信息全部列出。
当选择“查询”时，数据区将不会有任何数据，即进入了查询条件输入状态，除“查询”外，其他功能按钮全部将失效，当输入完查询条件后，再按“查询”即可将满足条件的支票登记信息查询出来。
当银行科目所涉及的支票登记信息较少时此功能不常用。
4、打印支票登记信息
当支票登记信息不太多时，可全部打印。
当支票登记信息比较多时，可先用查询功能进行查询，然后再打印。
利用查询功能可以实现对数据的行向筛选。
无论是增加、修改、删除支票登记信息，在完成之后，必须在“保存”与“放弃”之间作出选择，此时其他功能按钮失效，选择“保存”则完成一次支票登记操作，此次增加、修改或删除的支票登记信息被存储到支票登记簿基表中；选择“放弃”则此次操作作废。
当选择“保存”与“放弃”之一后，其他功能按钮变为正常色，即为可选状态，而“确认”和“放弃”又变为失效状态。
第三节出纳账表的功能设计
一、现金和银行存款总账的功能设计
现金和银行存款总账查询不仅可以查询到总账科目（一级科目）的年初余额、各月发生额、累计发生额和月末余额，而且还可以查询到各级现金和银行存款科目的年初余额、各月发生额、累计发生额和月末余额。
在手工核算方式下，由出纳负责登记、查询现金和银行存款日记账，而总账由会计主管负责登记、查询。
在实现电算化以后，出纳有必要了解现金和银行存款的总账信息，以便于对现金和银行存款进行有效的控制和管理。
在进行现金和银行存款总账查询时，首先要进行查询条件选择，其查询条件输入界面如图4-6所示。
在图4-6界面，首先在单选组中选择显示总账还是打印总账；其次在下拉列表中选择账页格式，账页格式具有金额式、外币式两个可选值，其默认值为金额式；第三在年份选择中系统默认为当前年份，即对当前年份的现金和银行存款总账进行查询和打印，当然在年份下拉列表框中可选择以前年份，对以前年度的现金和银行存款总账进行查询和打印。
在总账查询科目选择中，系统根据科目字典中的科目账类将所有现金和银行存款科目全部列出，包括一级科目和明细科目以供选择，选择采用复选方式，可选择多个科目输出总账。
可利用“全选”和“全消”功能实现对总账查询科目的快速选择，可以采用复选框来选择多个总账科目，如果不设计复选框，也可用鼠标选择多行的方式实现。
总账科目可以是一级科目，也可以是明细科目。
选择待查询总账科目后，如果希望在总账查询中包含未记账凭证，则可选择包括未记账凭证选择框，否则可不选择。
选择完毕后，若选择“确认”系统根据选定的总账格式和会计科目将总账显示或打印出来；若选择“取消”则此次操作作废。
现金和银行存款总账显示界面图4-7所示。
图4-6现金和银行存款总账查询条件选择
图4-7现金和银行存款总账
在图4-7中，设计了“打印”和“明细”功能，在图4-6中可经一次选择打印多个现金和银行存款总账，此时并不显示总账，而图4-7中显示总账时也可随时打印，在查看总账时可随时用“明细”功能查看所选现金或银行存款科目的明细日记账。
在图4-7中，利用科目选择可以逐一查看所选科目的现金和银行存款总账，在各科目总账的查看过程中，还可以用账簿格式选择功能来随时改变账簿格式，系统自动根据科目的性质列出账簿格式可供选择（无外币核算为金额式，有外币核算为金额式和外币式）。
当选外币式时，在图4-7中的借方栏、贷方栏、余额栏为本位币数据，而在其后还要设计汇率栏和外币的借方栏、贷方栏、余额栏。
总账需要一次性创建所有总账数据项，并在有关科目发生额与余额数据填入时，将该填入的数据全部填入，然后根据用户选择的账簿格式显示总账，将与格式要求无关的数据屏蔽掉（即变为非显示项），这样根据用户选择的账簿格式，由程序控制显示那些数据项和不显示那些数据项，如此设计可以简化程序设计，并可提高系统的运行速度。
现金和银行存款总账的生成步骤如下。
1、创建总账屏幕显示对象，其数据项包括日期、凭证号、摘要，本位币：
借方、贷方、方向、余额、汇率、外币：
借方、贷方、方向、余额共12个数据项，并定义对应的列标题，年份填入系统参数中的当前核算年份（历史数据查询时根据年份选择填写）。
2、按选择的科目编号，从科目字典中读取该科目的余额方向和1月份该科目的月初余额，如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中1月份该科目的外币月初余额，将其分别填入总账第一行的本位币方的“方向”和“余额”栏，以及外币方的“方向”和“余额”栏，同时将该行的日期填入“01”，摘要填入“上年结转”。
3、按选择的科目编号，从科目字典中读取1月份该科目的借方发生额、累计借方发生额、贷方发生额、累计贷方发生额、月末余额，如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中1月份该科目的外币借方发生额、累计借方发生额、贷方发生额、累计贷方发生额、月末余额。
在总账数据最后增加一空行，将日期的月份填入“01”，将本位币借方发生额、贷方发生额、月末余额分别填入该行的本位币借方、贷方、方向（按已读出的科目余额方向填写）、余额栏，将外币借方发生额、贷方发生额、月末余额分别填入该行的外币借方、贷方、方向、余额栏，同时将摘要填入“本月合计”。
再在总账数据最后增加一空行，同样将日期的月份填入“01”，将本位币累计借方发生额、累计贷方发生额和月末余额分别填入该行的本位币借方、贷方、方向、余额栏，将外币累计借方发生额、累计贷方发生额和月末余额分别填入该行的外币借方、贷方、方向、余额栏，同时将摘要填入“本年累计”。
4、在凭证基表中，按选择的科目编号统计1月份涉及到该科目的凭证个数，统计时将相同的凭证号按一个凭证计算，即统计不同凭证号的个数，将统计得出的凭证个数分别填入“本月合计”和“本年累计”行的凭证个数栏。
5、重复第三、四步，再读取并填入2月份的本期发生额、余额和本年累计发生额，统计并填入2月份凭证个数和1、2月份凭证累计个数等等，直至当前月份为止，若选包括未记账凭证，则当前月份的本期发生额、余额和本年累计发生额还要将未记账凭证数据计算在内。
6、将总账数据全部填列完成后，如果所选科目是外币科目，则要根据总账各行的余额，或发生额，或累计发生额计算汇率。
7、按照选择的账簿格式显示总账。
若选金额式则只显示本位币借、贷、余数据。
若选外币式则需显示本位币借、贷、余，汇率和外币借、贷、余数据。
外币式只有对科目性质为外币核算的科目才为可选。
二、现金与银行存款日记账的功能设计
现金和银行存款日记账与普通科目明细账是有区别的，在日记账中要有日合计数，而在明细账中不要求有日合计数，日记账只能按日期和凭证号排序，而明细账可以按其他条件排序。
在出纳总控菜单下，现金日记账和银行存款日记账是两个不同的子菜单，其输出的内容不同，但其功能相同。
在进行现金和银行存款日记账查询时，首先要进行查询条件选择，其查询条件输入界面如图4-8所示。
图4-8日记账查询条件选择
图4-8中，系统根据子菜单选择和科目字典中的科目账类将所有现金科目和银行存款科目全部列出，包括一级科目和明细科目以供选择，除了按月查和按日查单选组外，其他选择项与图4-6界面各对应选择项完全相同。
当选则按月查时需要输入起止月份，输入时可用下拉列表框在12个月份可选值中选择，当选则按日查时需要输入起止日期，输入时可用系统日历表参照输入。
选择完各项查询条件并经确认后，系统将按查询条件输出现金或银行存款日记账，其显示界面如图4-9所示。
在图4-9中，设计了打印、锁定、凭证、总账等功能，其中科目选择与图4-7相同，账簿格式选择包括金额式和外币式两种，其默认值为金额式。
利用“打印”功能可以将显示的日记账内容打印出来。
当显示现金或银行存款日记账数据时，账簿格式不同，所显示的内容也不同，如果账簿栏目较多，需要设计水平数据滚动条来左右移动查看数据，移动时系统将“日期”和“凭证号”两栏锁定不动，当用户需要将摘要栏锁定时，可用“锁定”功能锁定或解除锁定摘要栏。
在查看现金或银行存款日记账时，如果需要查看凭证信息，可用鼠标双击某一行或选“凭证”功能，则系统根据光标所在行的凭证号将对应凭证显示出来，其显示的凭证内容与凭证查询所显示的凭证内容相同。
当需要了解日记账科目对应的总账信息时，选“总账”功能来查看其总账。
按月份生成日记账的过程与生成总账的过程有类似之处，其步骤如下：
图4-9日记账
1、创建日记账屏幕显示对象，其数据项包括日期、凭证号、摘要，本位币：
借方、贷方、方向、余额、汇率、外币：
借方、贷方、方向、余额共12个数据项，并定义对应的列标题，年份填入系统参数中的当前核算年份（历史数据查询时根据年份选择填写）；
2、按选择的科目编号和月份范围，将凭证基表中该科目，该月份范围内的凭证数据记录全部填列到日记账中（是否包括未记账凭证视终止日期和该选项而定），其内容有日期、凭证号、摘要，本位币：
借方或贷方、汇率，外币：
借方或贷方，其中无论是本位币还是外币，凭证的一条记录只能填列其借方数和贷方数中的一方；
3、在日记账中按日期计算各日的借方、贷方合计数，并将计算得出的各日合计数全部填列到日记账中，填列的内容有日期、凭证号、摘要，本位币：
借方、贷方、汇率，外币：
借方、贷方共8个数据项，其中各日合计数的摘要全部填入“本日合计”；
4、按选择的科目编号和月份范围，从科目字典中读取该科目的余额方向和起始月份该科目的月初余额，如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中起始月份该科目的外币月初余额，并在日记账中新增一行，将其分别填入日记账中本位币的方向和余额栏，以及外币的方向和余额栏，将该行的摘要填入“上期结转”（若起始月份为“01”则填入“上年结转”）；
5、按选择的科目编号和月份范围，从科目字典中读取起始月份该科目的借方发生额、累计借方发生额、贷方发生额、累计贷方发生额、月末余额，如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中起始月份该科目的外币借方发生额、累计借方发生额、贷方发生额、累计贷方发生额、月末余额，并在日记账中新增一行，将本位币借方发生额、贷方发生额、月末余额分别填入日记账中该行本位币的借方、贷方、方向（按已读出的科目余额方向填写）、余额栏，将外币借方发生额、贷方发生额、月末余额分别填入日记账该行外币的借方、贷方、方向、余额栏，同时将摘要填入“本月合计”。
然后再在日记账中新增一行，将本位币累计借方发生额、累计贷方发生额、月末余额分别填入日记账该行的本位币借方、贷方、方向、余额栏，将外币累计借方发生额、累计贷方发生额、月末余额分别填入日记账该行的外币借方、贷方、方向、余额栏，同时将摘要填入“本年累计”；
6、重复第五步，再读取并填入月份范围中下一月份的本月合计数和本年累计数等等，直至月份范围的终止月份为止，若选包括未记账凭证，则当前月份的本月合计数和本年累计数中还要将未记账凭证数据计算在内；
7、分别将“本日合计”行、“本月合计”行、“本年累计”行的日期和凭证号填入适当的数值，使其按日期和凭证号排序时，能够排在正确的位置，经排序后再将这些行的凭证号清空，将“本月合计”和“本年累计”行的日期列中的日列数据清空，将月列数据保留，即对于合计和累计行只需说明月份；
8、根据期初余额，将凭证号为空的行剔除，按凭证号不为空的行逐行计算余额；
9、按照选择的账簿格式显示日记账。
其中外币式只有对科目性质为外币核算的科目才为可选。
与按月份生成的日记账不同，按日期生成的日记账没有“本月合计”行和“本年累计”行，其生成步骤如下：
1、创建日记账屏幕显示对象，其数据项和列标题定义与按月份生成的日记账相同；
2、按选择的科目编号和日期范围，将凭证基表中该科目，该日期范围内的凭证数据记录全部填列到日记账中，其内容、填列方法、及其数据计算都与按月份生成日记账的第2步相同；
3、与按月份生成日记账的第3步相同；
4、首先按选择的科目编号和起始日期的月份，从科目字典中读取该科目的科目余额方向和此月份该科目的月初余额，如果该科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中此月份该科目的外币月初余额，然后再根据选择的科目编号和起始日期对凭证基表中该科目的借方发生额和贷方发生额进行汇总，其汇总的起始日期为此月1号，终止日期为条件选择起始日期的前一日，最后根据此月的月初余额和汇总得出的借方发生额、贷方发生额就能计算出期初余额。
在日记账中新增一行，将科目余额方向和计算得出的期初余额分别填入日记账中本位币的方向和余额栏，以及外币
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