电算化会计核算基本流程.docx

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电算化会计核算基本流程

第一节电算化会计核算基本流程

一、电算化与手工会计信息系统的共同特征

1.数据量大、数据结构复杂；

2.数据的全面性、完整性、真实性、准确性要求严格；

3.数据的安全性、及时性、可校验性要求高；

4.数据加工处理方法要求严格；

5.同其他子系统联系紧密。

二、电算化会计与手工会计数据处理的不同点.

（一）电算化会计的新特征

1.数据准确性明显提高；

2.数据处理速度明显提高；

3.提供信息的系统性、合法性、共享性大大增强。

（二）电算化与手工会计数据处理的异同

1.计算机与手工数据处理的相同点

（1）数据处理步骤相似；

（2）会计信息相同的最终目标一致；

（3）遵守的会计法规和会计准则相同。

2.计算机与手工数据处理的不同点在手工会计信息系统中，会计数据的收集、会计数据的处理、会计信息报告的编制都是人工完成的；会计数据存储在纸张上，其表现为数据处理工作量大、差错多、效率低。

而计算机处理可以克服手工数据处理的缺点。

3.会计电算化数据处理新特点

（1）会计数据收集（两种方式）人工和计算机混合收集方式：

是指首先财会人员将反映各种经济业务的原始凭证（纸张凭证）审核、确认，然后通过键盘、屏幕将数据直接输入计算机存入凭证数据库文件的一种方式。

自动收集方式（又分为三种）：

对电算化系统自身的数据资源进行自动收集；对电算化系统中不同子系统间的数据资源进行收集；对其他系统中的数据资源进行收集。

（2）会计数据处理（两种方式）成批处理：

指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式；实时处理方式：

是指当产生一数据或财会人员有一次处理要求时，计算机就立即进行处理的方式。

三、电算化会计核算基本流程

（一）账务处理系统概述账务处理就是指从记账凭证的输入到账表的输出过程。

账务处理子系统的目标

（1）及时、准确地采集和输入各种凭证保证输入计算机的会计数据及时、正确和全面。

（2）高效、正确地完成记账过程。

（3）随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。

（4）建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。

（5）账务处理也可包含其核算与管理功能。

（二）账务处理系统处理流程

1.手工账务处理系统处理流程

根据现行会计制度的规定和企业性质及规模大小的差异手工作业下的账务系统可以采用五种账务处理流程:

（1）记账凭证账务处理流程

（2）日记总账账务处理流程

（3）科目汇总表账务处理流程

（4）汇总记账凭证账务处理流程

（5）多栏式日记账汇总账务处理流程

记账凭证处理流程图

记账凭证处理流程

优点：

1.数据流程清楚、简单；

2.总分类账既可反映一个科目本期内发生额、期末的结余数；

3.总分类账也可详细反映整个会计期间内各笔经济业务。

缺点：

登账工作量大（由于总账是根据记账凭证逐笔登记）。

日记总账账务处理流程图

日记总账账务处理流程

优点：

1.数据流程清楚、简单；

2.所有总账在一张账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关系

缺点：

账页过宽，不便于登记和使用

科目汇总表账务处理流程图

二——

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科目汇总表账务处理流程

优点：

1.减少登账工作量；

2.可以通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。

缺点：

1.总分类账不能明确反映科目之间的对应关系;

2.不便于对经济活动进行分析和检查。

手工会计下账务处理形式的缺陷：

数据大量重复

同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导致数据的不兼容。

信息提供不及时

由于账务处理的工作量很大，手工处理不能随时提供出各种会计报表。

准确性差

由于数据的多次转抄与计算，易出错。

工作强度大

为了达到既要算得快又要算得准的目标，必须增加财会人员劳动强度。

2.电算化账务数据处理流程

设计电算化条件下的账务数据处理流程时，不能照搬手工方式下的账务数据处理流程，而应突破长期的手工处理所形成的定式，设计岀更适合计算机处理、效率更高、处理更合理的系统。

在对手工方式下账务数据处理流程分析的基础上，吸取手工方式下的优点，利用计算机具有的自动计

算、记忆和存储等功能和运算速度快、不知疲劳以及计算准确等特点，克服手工方式的不足，设计出电算化方式下的账务数据处理流程。

电算化方式下的账务数据处理流程图

（i）编制记账凭证

凭证处理主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印，以及生成自动转账凭证等功能。

编制记账凭证可以采用以下几种方式:

1手工编制完成记账凭证后录入计算机。

2根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。

3由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。

在录入过程中的正确性检查：

凭证号检查、凭证日期检查、会计科目的检查（存在性检查、是否是明细记账科目的检查、与凭证类型是否相符的检查）、借贷金额平衡的检查。

（2）凭证审核

1凭证审核目的与功能

记账凭证审核的目的：

一是发现凭证输入过程中无法检测到的错误；二是为记账提供依据，只有审核过的凭证才能记账。

记账凭证审核的功能：

完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性的审核。

2凭证审核方式

静态屏幕（人工）审核方式

是指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对凭证进行检查。

二次输入（自动）审核方式

是将同一批记账凭证再输入，通过计算机比较两批输入的凭证是否相同，从而检查输入错误的一种审核方

3）记账

是根据己审核的凭证，由计算机自动、准确、高速完成。

得到账簿和报表所需的汇总信息和明细信息。

1记账方式

记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次账。

即可一天记数次账，也可以多天记一次账。

记账处理的过程

记账凭证的检验；

保护记账前状态；

开始记账。

电算化会计核算流程中的记账有以下特点：

a.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；

b.同时登记账务、明细账和日记账；

c.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”和汇总。

（4）账表输出

输出的账表主要包括：

日记账、明细账、总账、综合查询结果以及对外报表。

1输出的方式主要包括：

账表的打印输出；

账表的屏幕显示输出；

账表的磁盘输出。

2日记账输岀方式：

所有科目都可以有日记账，同时又有明细账。

3明细账输出方式：

由于在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各种明细账，因此，明细账即可以按月打印输岀，也可以按季、年打印输岀。

注:

在计算机账务处理系统中减少或取消多栏式明细账，并编制一些必要的报表来集中反映有关科目经济业务的发生情况（如企业管理费明细表）。

4总账输岀方式：

一种是三栏式总账；另一种是用余额表或科目汇总表代替总账。

（5）结账

在手工会计处理中有结账过程,在计算机会计处理中也应有这一过程,以符合会计制度的要求。

手工会计核算流程中,结账是个工作环节,工作量大且复杂。

电算化会计核算中,通过一次性预先定义账户结转关系,结账作为一个步骤由计算机在较短时间内自动完成。

结账包括:

期末转账业务处理、月结和年结。

结账是一种批处理，只允许每月结账日使用。

12月

在计算机条件下不同于手工条件下，可以在上月未结账的情况下，输入下一个月的凭证甚至在去年的账未结的情况下输入今年的凭证，这就是采用计算机后特有的跨月制单。

结账处理步骤

1保护结账前状态；

2结账前必要的检查工作：

上月未结账，则本月不能结账；

本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。

3如果是结12月份的账，则必须产生下年度的空白账簿文件，并结转年度余额。

4做结账标志。

如果某月有结账标志，则不能再输入该月凭证和该月账。

（6）编制会计报表

会计报表子系统不是对经营交易或事项的直接处理，而是加工和报告由其他子系统处理产生的资料与信息。

会计报表子系统的主要功能是：

依据会计准则和有关法规，定期编制外部会计报表和企业内部管理所需的各种报表，并利用会计报表数据，对经济活动与财务收支情况进行全面、系统的分析。

手工会计核算流程中，编制会计报表是个工作环节，工作量大且复杂。

电算化会计核算中，通过一次性预

先定义账户报表数据对应关系，编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内自动完成的。

会计报表基本操作流程

1报表设置:

确定表名、报表编号等；

2报表格式定义:

按照规定进行格式标准样本的设计；

3报表数据来源定义:

根据报表的编制方法，定义数据的选取方式。

4报表生成:

根据用户定义的报表格式和数据来源生成报表。

5报表审核:

对已经生成的报表数据是否正确进行查询审核。

6报表汇总与合并

7报表输出:

显示查询、报表打印、报表传输。

8报表维护:

对已经定义的报表进行增加、删除和修改。

9报表备份:

完成从计算机硬盘向软盘的复制。

10报表恢复:

从软盘到机内硬盘的恢复备份。

第二节账务处理模块基本操作要求

一、系统初始化系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。

系统初始设置是应用账务系统的基础工作，将一个通用的账务系统改造成适合用户核算要求的专用账务系统。

系统初始化环节要求完成的操作：

1.账套管理

2.设置操作员及权限

3.设置系统参数

4.设置会计科目

5.设置各辅助核算项目

6.设置外币币种及汇率

7.录入科目期初余额并试算平衡

8.设置凭证类别

9.设置结算方式

（一）账套管理

包括：

账套号、账套名称、企业信息（名称.地址.法人.邮编.电话.税务号）、会计期间、启用会计期、所

属行业、记账本位币、所有编码方案、账套主管等。

说明：

（1）只有系统管理员才能建账；

（2）账套主管负责财务软件运行环境的建立、初始设置工作、财务软件的日常运行管理工作、监督并保证系统的有效、安全、正常运行；负责报表管理及其财务分析工作。

（二）设置操作员及权限根据会计电算化的要求设置操作人员，并规定其操作权限。

具体操作方法视不同的会计软件，增加操作员和授权。

即手工方式的财务分工。

该项操作只能由财务主管或系统管理员完成。

（三）设置系统参数在首次启动账务系统时，需要确定反映账务系统核算要求的各种参数，使得通用账务系统适用于用户的具体核算要求。

如“账簿余额方向”等的设置。

（四）设置会计科目会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。

财务软件中所采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定，而明细科目自行设定。

1.会计科目设置一般包括：

代码、名称、余额方向、属性（辅助核算、外币核算、数量核算）等。

2.会计科目其他设置功能

1增加会计科目

2修改会计科目（注：

只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存）

3删除会计科目

4指定现金、银行及现金流量会计科目（岀纳的专管科目）考试系统的会计科目设置界面

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（五）设置各辅助核算项目

对企业中往来单位、个人、部门、项目等的核算可通过设置为相应的辅助核算进行管理。

如：

用友账务系

统中一共可设置十一种辅助核算：

包括部门、个人、客户、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目及个人项目六种组合辅助核算。

1.设置操作中应注意事项说明：

（1）部门档案设置中，修改部门档案：

在部门档案界面左边，将光标定位到要修改的部门编号上，用鼠标单击【修改】按钮。

这时界面即处于修改状态，除部门编号不能修改，其他信息均可修改。

（2）个人档案设置中，新增职员档案的操作：

单击【增加】按钮，输入职员编号、输入职员姓名、选择所属部门、输入职员属性或类别。

其中红色“*”为必输项，其它为任选项。

（3）供应商档案设置中，主要用于设置往来供应商的档案信息，便于对供应商及业务数据进行统计和分析。

供应商档案设置的各栏目内容基本同客户档案，以下仅对不同项目做简要说明。

在供应商档案其他页中不同于客房档案管理的内容有以下两项：

1单价是否含税。

2对应条形码：

用于存货进行条形码管理时，若存货条形码中有供应商信息，则需要在对应供应商中输入对应编码信息。

（六）设置外币币种及汇率

如用户有外币核算业务，应先定义外币币种，然后进行汇率管理，外币设置功能可提供录入固定汇率与浮动汇率。

作用：

一方面减少录入汇率的次数和差错；另一方面可以避免在汇率发生变化时岀现错误。

设置内容：

外币币符、外币币名、本期汇率（期初和期末）、记账汇率（固定汇率与浮动汇率）外币折算

为本位币的方式等。

（七）录入科目期初余额与试算平衡

为了保证新系统的数据能与原系统的数据衔接，保持账簿数据的连续完整，需要将各个科目及辅助核算项目，在开始使用会计软件进行核算时的科目余额及发生额等相关数据输入软件系统，它是手工会计核算和计算机核算的衔接点。

科目期初余额录入完毕后，使用软件提供的功能进行试算平衡，进行上下级科目间余额的试算平衡和一级科目余额试算平衡，以保证初始数据的正确性，检验过程直接由计算机自动运行。

年初余额可根据以下公式自动计算得出：

借方年初余额=期初余额+本年累计贷方发生额-本年累计借方发生额

贷方年初余额=期初余额+本年累计借方发生额-本年累计贷方发生额

系统会自动

用户只要输入最明细级科目的有关期初余额,累计借方，累计贷方数据,对于所有上级科目数据

进行汇总计算。

例如：

录入期初余额界面

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100204科目的累积借方金额的计算方法（两种）：

（1）总账科目金额=所属明细科目余额之和

=15,725,000-5,725,000-9,000,000

=1,000,000

（2）借方期初余额=累计借方-累计贷方

贷方期初余额=累计贷方-累计借方

=700,000+300,000

=1,000,000

1121原材料的期初余额的计算方法：

=750,000+1,000,000

=1,750,000

（八）设置凭证类别

几种常见的分类方式：

记账凭证；

收款、付款、转账凭证；

现金、银行、转账凭证；

现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；

自定义凭证。

某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，一般有七种限制类型供选择。

借方必有：

借方至少有一个限制科目有发生。

贷方必有：

贷方至少有一个限制科目有发生。

凭证必有（无）：

无论借方或贷方至少有（无）一个限制科目有发生。

无限制：

使用所有合法的科目，可以是任意级次的科目。

借（贷）方必无：

在借（贷）方不包含借（贷）方必无科目。

类别字凭证类别限制类型限制科目

收收款凭证借方必有1001，1002

付付款凭证贷方必有1001，1002

转转账凭证凭证必无1001,1002

提示：

1.已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。

2.若有科目限制，制单时必须遵循。

3.若限制科目为非末级科目，则在制单时只能使用其上级科目或总账科目。

4.可以调整凭证类别的前后顺序。

例如：

凭证类别的排列顺序为收、付、转。

那么，在账簿时，同一日的凭证，将按照收、付、转的顺序进行排列。

（九）设置结算方式

为了提高银行对账的效率，提供了设置银行结算方式的功能，用来建立和管理用户在经营活动中所涉

及到的结算方式。

如现金结算、支票结算等。

结算方式最多可以分为2级。

结算方式一旦被引用，便不能进行

修改和删除的操作。

如：

结算方式名称

结算方式编码

是否票据管理

现金

1

否

支票

2

是

现金支票

201

是

说明：

1.结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示，但编码中&“、:

、，以及空格禁止使用

2.结算方式名称最多可写6个汉字12个字符。

二、日常账务处理操作

（一）日常业务处理

初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。

日常业务处理的任务是根据提供的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作，并查询和打印输岀各种日记账、明细账和总分类账，同时对部门、个人往来辅助账进行管理。

1.凭证操作

记账凭证是登记账簿的依据，是账务系统的唯一数据来源，填制凭证也是最基础和最频繁的工作。

（1）凭证录入

录入凭证时，应首先选择凭证类型，然后输入凭证中的其他要素。

录入完成后，要保存已录入凭证。

例如:

3月1日，财务部李明从工行提取现金10000元（附单据1张,现金支票号XJ2000）

（2）凭证录入说明

1录入凭证时的参照录入（摘要、科目结算方式、部门等）

2辅助核算项目的输入方法

不同的财务软件输入方法有所不同，可以是直接输入、也可以是打开对应窗口输入

3

金额的输入方法

红字金额的输入、自动找平的方法、借贷方向跳转等

注：

软件不同，方法也不相同，但所有软件都提供此功能。

一般软件红字以“―”号表示

在用友软件中：

在填制凭证金额时按“二”号键，由系统自动计算此笔分录中最后一个会计科目的金额

（3）凭证修改

1“无痕迹”修改：

对已经输入但未审核的机内记账凭证进行直接修改或删除；

已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先取消审核再修改。

2“有痕迹”修改：

如果已经记账的凭证发现有错，是不能再修改的，对此类错误的修改要求留下审计线索。

字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。

3其他说明：

未经审核的凭证直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。

若选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。

外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

（4）冲销凭证

制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。

通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

（5）删除凭证

1作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样

2作废凭证不能修改，不能审核

3在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理

4

这时可以采用红

相当于一张空凭证

账簿查询时，查不到作废凭证的数据

注：

已作废凭证，可以取消作废标志，恢复为有效凭证。

（6）整理凭证

如果作废凭证不想保留时，则可以通过［凭证删除/整理］功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号注意:

①只能对未记账作废凭证作凭证整理。

2已记账作废凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

（7）查询凭证

随时可以进行凭证的［查询］。

通过［查看］功能可查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

注意：

若当前凭证为外部系统生成的凭证，可将鼠标移到记账凭证的标题处，单击鼠标左键，显示当前凭证来自哪个子系统，凭证反映的业务类型与业务号。

（8）凭证汇总

记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后，可以进行汇总并同时生成一张“记账凭证汇总表”。

汇总凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此，财务人员随时可以查看企业当前的经营状况和其他财务信息。

（9）凭证的输出与打印

将未记账或已记账的凭证按标准格式输出到屏幕或打印机。

例如：

记账凭证的录入方法

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2.审核凭证

审核凭证是审核员按照财会制度，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。

其目的是防止错弊。

主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。

1审核人和制单人不能是同一个人。

2取消审核签字只能由审核人自己进行。

3凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。

4作废凭证不能被审核，也不能被标错。

3.记账

记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。

1记账采用向导方式，使记账过程更加明确。

2记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态

3在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。

4在期末对账界面，按下＜Ctrl+日＞键,进入恢复记账界面。

4.账簿管理账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助核算账簿的查询输出。

不论是查询还是打印，都必须指定查询或打印的条件，系统才能将数据显示在屏幕上或输出到打印机。

在

账簿查询中可以实现：

账务T明细账T凭证联查。

账簿查询结果:

打印、打印预览和数据输出三种方式。

数据输岀功能可以将查询结果存为各种类型的文件，如文本文件、EXECLFOXPROS件等，便于对数据进

行进一步的综合处理。

（二）结账期末处理包括：

自动转账、期末调汇、结转本期损益、期末结账等。

自动转账：

用于自动生成可以按比例转岀指定科目“发生额”