AEO关务管理手册.docx

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AEO关务管理手册

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AEO管理手册

AEOMANUAL

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AEOMANUAL

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PageNo.

EffectiveDate

TABLEOFCONTENTS

章节

内容

版本号

总页次

封面

050218

第1页

文件履历表

050218

第2页

050218

第3~4页

0.1

前言

050218

第5页

0.2

颁布令

050218

第6页

0.3

任命书

050218

第7页

0.4

AEO管理手册说明

050218

第8页

0.5

公司简介

050218

第9页

0.6

AEO管理手册管理控制

050218

第10页

0.7

公司组织架构图

050218

第11页

行政人事部组织架构图

050218

第12页

2

管理职责

050218

第13~19页

1

海关业务培训

050218

第20~21页

3

单证控制

050218

第22~24页

4

单证保管

050218

第25~27页

5

内审制度

050218

第28~31页

6

质量管理

050218

第32页

7

改进机制

050218

第32~34页

8

信息系统

050218

第35页

9

数据管理

050218

第35页

10

信息安全

050218

第35~38页

11

会计信息

050218

第39页

12

综合财务状况

050218

第39页

13

人员守法

050218

第39页

14

企业守法

050218

第39页

15

注册信息

050218

第40页

16

进出口记录

050218

第40页

17

申报规范

050218

第40页

TABLEOFCONTENTS

章节

内容

版本号

总页次

18

传输规范

050218

第40页

19

税款缴纳

050218

第40页

20

管理要求

050218

第40~41页

21

外部信用

050218

第41页

22

场所安全

050218

第42~46页

23

进入安全

050218

第47~49页

24

人员安全

050218

第50~52页

25

商业伙伴安全

050218

第53~54页

26

货物、物品安全

050218

第55~58页

27

集装箱安全

050218

第59~62页

28

运输工具安全

050218

第63~64页

29

危急管理

050218

第65页

0.1前言FORWARD

为了建立和完善公司的与海关关务有关事项的管理制度，达成海关机构的AEO

（“经认证的经营者”）要求，xxx公司整合现有资源，策划、编辑了该手册，以方

便指导日常管理工作。

PlantManager

0.2颁布令

为规范本公司关务管理流程，提高本公司的关务管理水平，确认公司关务管理符合海关要求，我们依据《海关认证企业标准》、《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》并参照GB/T19001《质量管理体系—要求》结合本公司的实际情况，组织各有关部门和人员编制了本公司的《关务手册》经认真审核现批准予以颁布实施。

本《关务手册》对关务管理体系作了总体描述，是进行关务管理活动的规范和准则。

本手册从颁布之日起生效，要求各部门、全体员工严格贯彻执行。

审批：

0.3任命书

为保证本公司关务管理符合《海关认证企业标准》、《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》和关务管理体系的正常运作，特任命我公司xxxxxxxxx先生（身份证号：

4xxxxxxxxxx）担任本公司的关务管理者和贸易安全主任。

授权人：

被授权人：

日期：

20xx年x月xx日

0.4AEO管理手册的说明

1．目的

本手册依照《海关认证企业标准》、《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》并参照GB/T19001《质量管理体系—要求》编制而成。

用于指导本公司的关务活动，同时证实我公司关务活动符合《中华人民共和国海关法》和《中华人民共和国海关稽查条例》及通过体系的有效应用，确保我公司关务活动持续符合《海关认证企业标准》的要求。

2．适用范围

本手册描述的关务管理体系要求适用于本公司的一般出口企业的xxxxxxxxxxxxxxxxx的进出口管理。

3．定义、术语

本手册采用ISO9001、《海关认证企业标准》中的定义和术语。

4．编制、审批

本手册由关务负责人组织有关人员编制并审核，董事长或其授权人员批准发布实施。

5．控制

本手册分为“受控”和“非受控”两种，发放厂内使用的手册属于“受控”版本加盖受控

章，按《文件控制程序》进行控制，发放给厂外的属于“非受控”版本不盖章，本公司不

负责更改和有效性。

6．解释权

本手册的解释权属于本公司关务负责人。

0.5公司简介

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxx

0.6AEO管理手册管理控制

1编制与审批

AEO管理手册由行政人事部依据最高管理者的策划要求以及各职能部门的运作进行编制，经厂长同意、审批后方可发布执行。

2修改程序

2.1公司各个部门需要根据AEO管理手册运行的变化（如内部运作变化、外部环境变化、海关

要求变化等因素）或根据持续改善的要求而提出改进建议。

2.2行政人事部有责任根据国际或国家新颁布的标准、政策、法规、客户要求或公司组织架构

的变动，提出对手册修改的意见。

2.3当AEO管理手册需要修改时，由提出人提供修改建议，由行政人事部进行修改，经厂长同

意审批后方可发行。

0.7组织架构及管理职责

为了达成建立和完善AEO管理要求，XX公司在既有组织架构的基础上，清晰了关务负责人和审计组织，

并明确了相关人员在关务活动中的职责和权限。

确保所有的与海关相关的业务及贸易安全都有对应的窗口和

执行人。

确保所有的与海关相关的业务及贸易安全管理工作得到有效的监督、审计。

0.7.1公司组织架构图

0.7.2行政人事部组织架构图

2管理职责

2.1President董事长

∙召集和主持公司管理会议，组织讨论和决定公司的发展规划、经营方针、年度计划以及日常经营工作中的重大事项；

∙任命公司厂长、关务高级管理人员和公司其他高层管理人员，建立、实施、监管AEO体系及其它各管理体系；

∙执行公司内部事务与海关有关事务的最终裁决权。

2.2PlantManager厂长

∙全面组织实施公司管理会议的有关决议和规定，全面完成董事长下达的各项指标，并将实施情况向董事长汇报；

∙负责建立公司的经营管理体系并组织实施和改进，根据市场变化，不断调整公司的经营方向，使公司持续健康发展；

∙负责落实执行公司各项经营管理活动并监督计划实施成果；

∙负责宣传贯彻执行国家和行业有关法律、法规、方针、政策；

∙负责公司各管理体系包括关务管理体系的策划、建立和实施；

∙在关务活动过程中起领导作用，确保AEO认证所需资源的提供，批准AEO认证内审相关文件资料，批准AEO认证文件的发布和实施；

∙确保公司与海关相关的业务满足海关相关的法规要求，对责任追究与改进机制产生的活动的批准；

∙负责公司各管理体系包括关务体系的内部审计团队的建立和审计工作的指导；

∙成立内审小组，确定内审组长及内审员。

2.3Administration/HRManager行政人事部经理（关务管理者和贸易安全主任）

∙全面负责公司行政人事部管理工作；

∙全面负责关务管理和贸易安全管理工作；

∙年度培训计划的审批和监督执行；

∙根据海关认证企业标准操作规范要求建立海关认证体系

∙负责AEO管理体系的建立和维护。

根据公司发展战略规划，规范各职能部门的运作流程，建立AEO管理体系，并维护和监测体系的运行，确保体系运行符合相关要求；

∙指导和监督各职能部门体系及进出口业务运作流程、表单记录等的规范化管理，并执行到位；

∙定期向厂长报告AEO管理体系的情况和任何改进的需求；

∙组织内审员对公司的AEO管理体系、AEO认证标准的符合情况和进出口业务活动等进行内部审计。

制定《内审计划》并组织实施，提出审计意见，保证AEO管理体系的有效运转；

∙统筹管理AEO管理体系及行政制度等相关的文件，保证文件资料的安全和有效；

∙负责工厂内物理及信息安全的日常监督管理；

∙负责建立和保管AEO内部审计的书面档案；

∙负责对公司AEO认证建立书面和电子档案（履历）；

∙履行董事长赋予的其它职权；

∙主导AEO体系的文件编写工作；

∙负责关务违法和违纪人员的责任追究。

2.3.1行政人事组

∙负责公司人员招聘、背景调查和离职办理等工作；

∙负责公司内部培训与考核工作；

∙确保公司成员特别是从事关务活动人员满足海关认证企业标准要求和法律法规要求；

∙负责公司成员考勤工作；

∙负责公司成员人事档案的建立与保存；

∙负责人员培训工作的统筹管理及制定公司《年度培训计划》并组织落实；

∙各项培训课程的实施；

∙负责培训教材的编写、和整理；

∙负责培训实施、考核和培训记录的存档管理；

∙负责联络外部培训事宜。

2.3.2关务组

2.3.2.1关务组主管

∙负责公司进出口相关单证的复核；

∙负责监督跟踪掌控各类报关业务的流程，熟练并掌握现场报关（进出口提前转关、二次转关、属地申报、退换货等各类通关模式）；加工贸易账册申请、变更及核销，客户商品归类的审核；

∙解决处理报关事务的各项突发问题，确保公司进出口业务顺利运作；

∙全面负责报关组的日常事务，制定管理规章制度，报关事务及报关业务运作流程的梳理、制定及优化；

∙对WTO政策、海关的政策及相关法律法规进行研究，制定相应策略，灵活运用政策,满足公司报关及办理批文的需求；

∙负责对法人、厂长、报关员及与进出口业务和贸易安全相关人员的海关法律法规的培训；

∙负责对报关专用章的管理。

2.3.2.1报关员

∙负责本公司进出口物料报关工作；

∙收集报关必备单证，做到单证齐全、单物相符；

∙向海关申报查验、纳税、放行手续，做好商检资产评估报验工作；

∙做好委外托运申请、运输、保险等事宜；发生供货商交付货物有损坏时,应及时向有关部门取证，并配合索赔事宜；

∙及时做好仓储费、运费等费用台账及相关报关单证资料的存档工作；

∙及时跟踪和报告项目报关进展动态，并完成主管临时工作交办和本岗位相关的工作。

∙负责货物装运时的监督装工作，货柜和车辆上封条并对上封条后的货柜和车车辆拍照及记录封条使用情况。

2.3.3保安组

∙负责公司安全管理工作；

∙具体负责公司各场所安全管理、进出门禁管理，定期对厂区的建筑物及围墙进行巡查，发现问题及时报告；

∙负责公司外部人员、车辆、货物进出的检查与登记工作；

∙负责公司消防安全管理、应急疏散管理，按要求定期组织消防演习、安全排查；

∙负责厂区物理安全的策划及维护，定期检查车间，排查车间安全隐患，定期对工厂内消防设施进行检看，查看有无异常；

∙负责对工厂内可疑人物的盘查。

2.3.4IT信息组

∙全面负责公司信息管理工作；

∙负责公司内电脑及网络系统的管理及维护（包括电脑及网络系统的权限管理、日常维护、信息备份、防火墙应用等）；

∙根据公司安排，对与信息安全有关的人员进行信息安全的培训;

∙负责网络安全管理；

∙了解网络安全动态，阻止外部网络入侵；

∙负责公司CCTV的管理与维护；

2.3.5厂务组

∙负责政府部门重要下发的公文管理；

∙钥匙管理，公司章印的管理；

2.4AuditTeam内审小组

∙负责AEO体系年度审计全面工作；

∙负责制定AEO体系审核规章制度及工作流程；

∙负责策划和实施AEO体系年度审核计划；

∙负责跟踪内审不合格项目整改及验证；

∙负责督促纠正、预防措施的实施；

∙负责编制年度审核报告向董事会报告AEO体系运行情况；

∙负责关务违法和违纪人员的责任追究建议的提出。

2.5ProductionManager生产部经理

∙确保生产部管理人员以及操作员得到相应的知识以使其按质量要求进行指定的活动；

∙负责执行生产过程规范化以确保生产效率以及产品符合规格要求以及质量标准；

∙监督部门绩效指标的达成率；

∙组织建立和完善生产指挥系统，制定生产计划，检查生产工作，确保生产任务的完成；

∙负责生产部与各部门之间的工作协调，组织分配劳动力，平衡调度设备材料，为达成目标而提供必要的条件；

∙管理厂房基建项目，为产品实现过程提供符合要求的基础设施；

∙确保产品的质量，发现问题及时组织解决和处理，重大问题直接报最高管理者；

∙负责控制内部加工的质量，参与解决影响加工质量的各种措施；

∙负责生产安全管理；

∙负责控制生产成本、不断创新。

2.6PurchasingSupervisor采购部主管

∙负责计划、组织、协调和监督采购过程的运作，调配部门人员的工作。

∙分析收到的投标以及为获得业务而提出建议。

∙为公司的采购过程建立最佳的供应资源和最佳的成本。

∙库存控制和审核。

∙参与制定和完成部门目标。

分析公司当前和未来的需求，制定适应公司需求的策略。

∙分析和推荐技术方案以改进公司的采购流程。

∙定期对供应商进行绩效评估，确保上游供应链符合我司的各项质量体系、贸易安全体系、环境管理体系、社会责任体系、商业道德体系、有害物质、冲突矿产等能持续满足要求；

∙参与新供应商开发过程。

∙对运作过程进行风险与机遇评估，对已经识别的风险与机遇进行分析与控制。

2.7EngineeringManager工程部经理

∙负责计划、组织、协调和监督工程部的运作；

∙参与质量目标的评估与指定，为实现质量目标而提供、执行方案；

∙负责项目评估以及与客户或外部供方进行技术沟通，以确保生产流程以及最终产品符合客户规格要求；

∙与客户合作，提出产品设计建议以提高生产效率、改善品质或提高产品价值；

∙为全面品质改善推荐或发起质量改善方案；

∙为确保生产过程得到控制以及符合预期条件而制作流程工艺指引；

∙监督部门绩效指标的达成率；

∙对运作过程进行风险与机遇评估，对已经识别的风险与机遇进行分析与控制。

∙负责货物技术标准规范的搜集、整理。

2.8QualityManager质量部经理

∙负责确保产品符合规格要求；

∙与客户合作，提高产品质量以及价值；

∙负责参与以及引导相关部门制订预防、改善措施；

∙管理客户退货以及CAR；

∙负责收集与分析质量数据，定期评估整体质量管理系统的稳定性、适应性；

∙负责全面质量控制,确保质量管理系统建立、完善和持续改善；

∙负责产品质量检验、控制与放行，包括对异动产品的再次检验与调查；

∙当不良出现时或有潜在风险时有权停止生产或停止出货；

∙定期组织公司质量系统内审；

∙对不合格品的处理；

∙负责外部供方质量管理；

∙负责向最高管理层报告质量管理系统的绩效以及改善；

∙通过培训和宣传，提高整个组织对客户要求以及法规和法律要求的认识；

∙对运作过程进行风险与机遇评估，对已经识别的风险与机遇进行分析与控制；

2.9ProductionMaterialControlManager物料控制部经理

∙参加客户订单评审；

∙编制生产计划；

∙监督物料以确保准时交货至客户；

∙负责与PM进行交货期沟通；

∙负责根据PM要求提供ECN/ECO在制品的执行指示；

∙监管物料报废率；

∙对运作过程进行风险与机遇评估，对已经识别的风险与机遇进行分析与控制。

2.10ProgramSupervisor项目部主管

∙担任公司的客户服务人员，负责与产品有关要求的顾客沟通，确保顾客要求得到准确识别；

∙负责公司与客户沟通的主要窗口，发展与维持与客户的良好合作关系；

∙参与内部和外部各方合作，评估、组织项目开展所需的各种资源；

∙参与客户要求评估；

∙在项目的整个生命周期中指导和管理相关项目；

∙定义支持公司业务目标的项目范围、目标和交付要求；

∙对于项目目标所需资源进行评估；

∙识别和解决项目团队中的问题和冲突；

∙积极主动地管理项目范围的变化，并制定应急计划；

∙计划、计划和跟踪项目时间表和里程碑；

∙以满足客户期望为主导，定期对客户满意度进行调查与分析，并采取适当的行动以保持客户满意以及市场竞争力；

∙对运作过程进行风险与机遇评估，对已经识别的风险与机遇进行分析与控制。

2.11仓库

∙负责制定并实施仓库管理制度和收、发、存、退的管理制度，确保帐、物、卡一致，并录入系统；

∙执行与仓储管理有关的防护工作，严格遵守“先进先出”规定；

∙及时对仓储过期、变质物料及时汇报与处理；

∙顾客和外部提供物料的管理；

∙负责仓库物料有关标识的管理；

∙对运作过程进行风险与机遇评估，对已经识别的风险与机遇进行分析与控制；

∙负责关键区域（仓库区、装卸区）人员准入的授权及准入控制；

∙负责装运前货物异动检查及报告；

∙负责对装载进出口货物的车辆或货柜进行七点检查,有问题时及时提出；

∙对装货的过程进行监控，对空柜、半柜、满柜及锁柜拍照。

2.12财务部主管

∙负责制定本公司财务制度及相应的实施细则；

∙主持公司财务预决算、财务核算、会计监督和财务管理工作；组织协调、指导监督财务部日常管理工作，监督执行财务计划，完成公司财务目标

∙根据公司中、长期经营计划，组织编制公司年度综合财务计划和控制标准

∙建立、健全财务管理体系，对财务部门的日常管理、年度预算、资金运作等进行总体控制；

∙主持财务报表及财务预算决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析，保证财务信息对外披露的正常进行，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时的调整；

∙正确进行会计核算，填制和审核会计凭证，登记明细账和总账，对款项的收付，财物的收发，增减和使用、经费收支进行核算

∙对公司税收进行整体筹划与管理，按时完成税务申报以及年度审计工作

∙比较精确地监控和预测现金流量，确定和监控公司负债和资本的合理结构，统筹管理和运作公司资金并对其进行有效的风险控制

∙对公司重大的投资等经营活动提供建议和决策支持，参与风险评估、指导、跟踪和控制

∙与财政、税务、银行等相关政府部门及会计师事务所等相关中介机构建立并保持良好的关系

∙向总经办汇报公司经营状况、经营成果、财务收支及计划的具体情况，提出有益的建议。

制定本企业会计制度

∙负责定期财产清查。

负责公司固定资产的财务管理，按月正确计提固定资产折旧，定期或不定期地组织清产核资工作

∙正确计算收入、费用、成本，正确计算和处理财务成果，具体负责编制公司月度、年度财务报表

∙根据规定的成本，费用开支范围和标准，审核原始凭证的合法性、合理性和真实性，审核费用发生的审批手续是否符合规定

∙及时了解、审核公司材料、设备、产品的进出情况，并建立明细账和明细核算，了解经济合同履约情况，催促经办人员及时结算和出入库手续，进行应收应付款项的清算

第一章内部控制标准

（一）、组织机构控制

1、海关业务培训

为促进公司的发展目标，增强相关责任人员对海关法律法规的了解和认识，提高依法工作的能力。

XX公司应建立健全内部培训制度，规范培训的要求与频次，明确培训的内容和考核要求。

确保培训工作有章可循，考核要求有法可依。

海关业务培训管理制度

1．目的

为有效推动AEO管理体系和配合公司进出口业务的发展，提升员工有关海关法律法规、政策等方面的知识水平和贸易安全管理能力，特制定海关业务内部培训制度。

2．适用范围

适用于公司从事进出口业务和贸易安全管理的相关人员。

3．定义

无

4．职责权限

4.1关务负责人：

负责《海关认证企业标准》、海关法律法规培训的策划及监督。

4.2行政人事部：

负责人员培训工作的统筹管理及制定公司《年度培训计划》并组织落实

各项培训课程的实施；

负责培训教材的编写、和整理；

负责培训实施、考核和培训记录的存档管理；

负责联络外部培训事宜。

5．工作流程

5.1培训计划

5.1.1行政人事部负责组织调研在职员工培训需求，制定公司年度，并按培训计划组织

实施员工培训。

5.1.2部门根据实际需要，制定部门内部培训计划，并确保按计划实施员工培训工作。

5.1.3行政人事部负责指导、协调、督促公司各部门开展内部培训工作。

5.1.4计划培训对象包